17.3 : Gestion des ressources humaines et conformité
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En quoi le rôle de conformité des ressources humaines conféré aux ressources humaines ajoute-t-il de la valeur à une organisation ?
La conformité en matière de ressources humaines est un domaine qui remonte à l'origine même de la fonction des ressources humaines, à savoir les fonctions administratives et réglementaires. La conformité continue d'être un domaine très important géré par les ressources humaines, et de nombreuses réglementations et lois régissent la relation de travail. Les professionnels des ressources humaines doivent être en mesure de comprendre et de gérer ces lois pour aider leurs organisations à rester en conformité et à éviter d'avoir à payer des amendes ou des pénalités. La menace supplémentaire d'atteinte à la réputation de l'organisation est une autre raison pour laquelle les ressources humaines doivent être conscientes et attentives à toute lacune potentielle en matière de conformité.
Parmi les exemples les plus courants de lois et de réglementations qui régissent la relation employeur-employé, citons les suivants (Shrm.org) :
- Loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans le domaine de l'emploi
- Loi sur les Américains handicapés (ADA)
- Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)
- Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA)
- Loi nationale sur les relations professionnelles (NLRA)
- Loi sur la notification de l'adaptation et du recyclage des travailleurs (WARN)
La Loi sur la discrimination fondée sur l'âge en matière d'emploi (ADEA) de 1967 protège les personnes âgées de 40 ans ou plus contre la discrimination en matière d'emploi fondée sur l'âge. Ces protections s'appliquent à la fois aux employés et aux candidats à un emploi. Elle interdit également toute discrimination fondée sur l'âge en ce qui concerne les conditions d'emploi, telles que l'embauche, le licenciement, la promotion, la mise à pied, la rémunération, les avantages, les affectations et la formation.
L'Americans with Disabilities Act (ADA) de 1990 interdit aux employeurs privés, aux gouvernements des États et locaux, aux agences pour l'emploi et aux syndicats de discriminer les personnes handicapées qualifiées. L'ADA définit une personne handicapée comme une personne qui : 1) a un handicap mental ou physique qui limite considérablement une ou plusieurs activités majeures de la vie, 2) a des antécédents d'un tel handicap, ou 3) est considérée comme ayant un tel handicap. L'employeur est tenu de prendre des mesures d'adaptation raisonnables pour tenir compte du handicap connu d'un candidat ou d'un employé qualifié si cela n'impose pas de « contrainte excessive » à l'exploitation de son entreprise.
La Fair Labor Standards Act (FLSA) de 1938 établit le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, la tenue de registres et les normes d'emploi des jeunes applicables aux travailleurs à temps plein et à temps partiel dans le secteur privé et dans les gouvernements fédéral, étatiques et locaux. Des règles spéciales s'appliquent aux emplois dans les administrations nationales et locales impliquant des activités de protection contre les incendies et d'application de la loi, des services bénévoles et des congés compensatoires au lieu de la rémunération des heures supplémentaires en espèces.
La loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) de 1993 permet aux employés remplissant les conditions requises de prendre jusqu'à 12 semaines de congé non rémunéré avec protection de l'emploi sur une période de 12 mois pour des raisons familiales et médicales spécifiques. La FMLA s'applique à toutes les agences publiques, y compris les employeurs étatiques, locaux et fédéraux, les agences éducatives locales (écoles) et les employeurs du secteur privé qui employaient 50 employés ou plus sur 20 semaines de travail ou plus au cours de l'année civile en cours ou précédente, y compris les employeurs conjoints et les successeurs des employeurs couverts.
La loi nationale sur les relations professionnelles (NLRA) de 1947 étend les droits à de nombreux employés du secteur privé, y compris le droit de s'organiser et de négocier collectivement avec leur employeur. Les employés couverts par la loi sont protégés contre certains types de fautes de la part de l'employeur et du syndicat et ont le droit de tenter de former un syndicat lorsqu'il n'en existe aucun.
La Worker Adjustment and Retraining Notification Act (WARN) de 1988 couvre généralement les employeurs de 100 employés ou plus, sans compter ceux qui ont travaillé moins de six mois au cours des 12 derniers mois et ceux qui travaillent en moyenne moins de 20 heures par semaine. Les entités gouvernementales fédérales, étatiques et locales qui fournissent des services publics ne sont pas couvertes. WARN protège les travailleurs, leurs familles et leurs communautés en demandant aux employeurs de notifier 60 jours calendaires à l'avance les fermetures d'usines et les licenciements massifs.
Ce ne sont là que quelques-unes des principales lois, réglementations et directives fédérales que les professionnels des ressources humaines doivent comprendre pour confirmer la conformité organisationnelle. Pour plus d'informations sur les ressources de conformité RH, la Society of Human Resource Management (SHRM) sur SHRM.org gère une pléthore de ressources pour les professionnels des ressources humaines et les entreprises qu'ils soutiennent.
Pour garantir la gestion et la supervision efficaces des nombreuses règles et réglementations en matière de conformité, l'équipe des ressources humaines doit utiliser les meilleures pratiques pour informer et responsabiliser les employés en matière de pratiques de conformité RH. Certaines de ces meilleures pratiques incluent l'enseignement et la formation, la documentation et l'audit. Chacun de ces éléments est décrit plus en détail et aidera les RH à atteindre leur objectif important qui est de maintenir la conformité RH de l'organisation.
L'éducation et la formation dans les domaines de la conformité et du droit du travail sont essentielles pour garantir le respect de toutes les lois et réglementations applicables. Ces lois peuvent changer d'année en année, de sorte que les professionnels des ressources humaines de l'organisation doivent s'assurer qu'ils suivent une formation et une formation continues. Il n'est pas simplement impératif que le professionnel des ressources humaines reçoive une formation. Dans de nombreuses organisations, les managers reçoivent une formation sur les règles et réglementations clés (telles que la FMLA ou l'ADA, pour n'en nommer que quelques-unes) afin qu'ils disposent d'une base de connaissances leur permettant de gérer les situations des employés et les domaines à risque potentiels. Les ressources humaines et la direction doivent s'associer pour garantir l'alignement sur les questions de conformité, en particulier lorsqu'il existe un risque que la situation d'un employé ne se répercute sur le territoire de la réglementation en matière de conformité. Voir le tableau\(\PageIndex{1}\) pour une liste partielle des lois fédérales du travail par nombre d'employés, telle qu'elle est affichée sur le site Web de la Society for Human Resource Management.
Tableau\(\PageIndex{1}\) : Lois fédérales du travail par nombre d'employés.
| Législation fédérale du travail par nombre d'employés |
|---|
| Loi américaine d'allègement des contribuables de 2012 |
| Loi de 1968 sur la protection du crédit aux consommateurs |
| Loi de 1988 sur la protection polygraphique des employés |
| Loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA) |
| Loi sur l'égalité salariale de 1963 |
| Loi de 2003 sur les transactions de crédit justes et précises (FACT) |
| Loi sur les rapports de crédit équitables de 1969 |
| Loi de 1938 sur les normes de travail équitables |
| Loi fédérale de 1935 sur les cotisations d'assurance (sécurité sociale) (FICA) |
| Loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (si une entreprise offre des avantages) (HIPPA) |
| Loi de 1986 sur la réforme et le contrôle des migrations |
| Ces lois fédérales s'appliquent à tous les employés de toutes les organisations. Plusieurs autres facteurs peuvent s'appliquer pour déterminer la couverture de l'employeur, par exemple s'il s'agit d'un employeur public ou privé, s'il propose une assurance maladie et s'il fait appel à un tiers pour effectuer des vérifications d'antécédents. Source : site Web de la SHRM, https://www.shrm.org/, consulté le 20 octobre 2018. |
Tableau\(\PageIndex{1}\). (Attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC-BY 4.0)
La documentation des règles et réglementations, sous la forme d'un manuel destiné aux employés, peut constituer l'une des ressources les plus importantes que les ressources humaines peuvent fournir à l'organisation pour atténuer les risques de conformité. Le manuel devrait être mis à jour régulièrement et devrait détailler les politiques et procédures de l'organisation ainsi que la manière dont les activités doivent être menées. Les conseillers juridiques devraient examiner toute documentation de ce type avant de la distribuer afin de s'assurer qu'elle est à jour et adaptée au public visé.
La planification d'audits de conformité RH doit faire partie de la stratégie globale de l'entreprise afin d'éviter les risques juridiques. La non-conformité peut entraîner d'énormes risques financiers et de réputation pour une entreprise. Il est donc important de réaliser des audits qui testent les contrôles et la préparation de l'organisation. Lorsque la fonction des ressources humaines prend l'initiative de mettre en œuvre des audits et d'autres meilleures pratiques, elle crée une réelle valeur pour l'organisation.
vérification du concept
- Qu'est-ce qu'un manuel destiné aux employés fournit à une organisation ?