Skip to main content
Global

17.5: التخطيط التنظيمي الرسمي في الممارسة

  1. Last updated
  2. Save as PDF
  • Page ID
    193115

    • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

    أهداف التعلم

    1. تعرف على كيفية حدوث التخطيط في مؤسسات اليوم.

    تشير الدراسات إلى أنه في الخمسينيات من القرن الماضي، استخدمت حوالي 8.3 بالمائة من جميع الشركات الأمريكية الكبرى (1 من كل 12) مخططًا طويل المدى بدوام كامل. بحلول أواخر الستينيات، استخدمت 83 بالمائة من الشركات الأمريكية الكبرى التخطيط بعيد المدى. تشير التقديرات اليوم إلى أن جميع الشركات الأمريكية تقريبًا التي تزيد مبيعاتها عن 100 مليون دولار تعد خططًا رسمية طويلة المدى. 28 تمتد معظم الخطط الرسمية لمدة خمس سنوات في المستقبل، وتمتد حوالي 20 في المائة منها لمدة عشر سنوات على الأقل.

    تشجيع التخطيط

    على الرغم من المزايا التي يمكن اكتسابها من خلال التخطيط، فإن العديد من المديرين يقاومون ذلك. يشعر البعض أنه لا يوجد وقت كافٍ للتخطيط أو أنه معقد للغاية ويكلف الكثير. يشعر البعض الآخر بالقلق من العواقب المحتملة للفشل في الوصول إلى الأهداف التي حددوها. بدلاً من التخطيط المسبق، الذي يشار إليه أحيانًا باسم تخطيط المخطط (أي صياغة بيانات النتائج والإجراءات قبل المضي قدمًا)، يفشل العديد من المديرين ببساطة في التخطيط أو المشاركة في أفضل الأحوال في التخطيط أثناء العملية (يقرؤون الأحداث ويفكرون في الخطوة التالية قبل التصرف مباشرة). يعمل التخطيط أثناء العملية بشكل جيد للغاية عندما يكون لدى الأفراد إحساس بما يريدون تحقيقه ويمكنهم الارتجال أثناء تقدمهم في بحر من عدم اليقين والاضطراب. هذا يشبه إلى حد كبير لاعبي الهوكي المهرة الذين يعتمدون على غرائزهم، ويقرؤون الدفاع، ويرتجلون أثناء صعودهم الجليد نحو شبكة الخصم. غالبًا ما تعمل هذه العملية بشكل أفضل من محاولة تنفيذ خطة مسبقة مفصلة، كما هو الحال غالبًا في المسرحيات في كرة القدم.

    في الحالات التي نريد فيها تشجيع التخطيط المسبق، تسهل بعض التقنيات العملية:

    • تطوير مناخ تنظيمي يشجع التخطيط.
    • يدعم كبار المديرين أنشطة التخطيط للمديرين من المستوى الأدنى - على سبيل المثال، من خلال توفير موارد مثل الموظفين وأجهزة الكمبيوتر والأموال - ويعملون كنماذج يحتذى بها من خلال أنشطة التخطيط الخاصة بهم.
    • تدريب الناس على التخطيط.
    • قم بإنشاء نظام مكافآت يشجع ويدعم نشاط التخطيط ويتجنب بعناية معاقبة الفشل في تحقيق الأهداف المحددة حديثًا.
    • استخدم الخطط بمجرد إنشائها.

    لكي يستثمر المديرون الوقت والطاقة اللازمين للتغلب على مقاومة التخطيط، يجب أن يقتنعوا بأن التخطيط يؤتي ثماره في الواقع.

    هل التخطيط يؤتي ثماره حقًا؟

    قد يجد مديرو المنظمات في البيئات المعقدة وغير المستقرة صعوبة في تطوير خطط ذات مغزى، ولكن ظروف التعقيد البيئي وعدم الاستقرار هي بالضبط التي تنتج الحاجة القصوى لمجموعة جيدة من الخطط التنظيمية. ومع ذلك يبقى السؤال، هل التخطيط يؤتي ثماره حقًا؟

    نعلم من مناقشتنا السابقة أن تحديد الأهداف هو جزء مهم من عملية التخطيط. اليوم، يُعرف الكثير عما يميز الأهداف الفردية الفعالة. (نناقش هذه المسألة بمزيد من التفصيل لاحقًا في هذا الفصل.) على الرغم من أن الأهداف الجماعية والتنظيمية تمت دراستها بشكل أقل، فمن المحتمل أن نفترض أن معظم معرفتنا بالأهداف الفردية تنطبق أيضًا على أهداف المجموعة والتنظيم. يشير البحث إلى أن الأهداف التنظيمية الفعالة يجب أن (1) تكون صعبة ولكن يمكن الوصول إليها بالجهد، (2) أن تكون محددة وتحدد بوضوح ما هو مطلوب، (3) أن تكون مقبولة وتحظى بالتزام أولئك الذين سيساعدون في تحقيقها، (4) يتم تطويرها من قبل الموظفين إذا كانت هذه المشاركة ستحسن جودة الأهداف وقبولها، و (5) يتم مراقبتها للتقدم بانتظام.

    في حين أن الأدلة ليست وفيرة، تشير الدراسات إلى أن الشركات التي تشارك في التخطيط أكثر نجاحًا من الناحية المالية من تلك التي لا تفعل ذلك. 29 على سبيل المثال، تشير إحدى الدراسات إلى أن متوسط العائد على الاستثمار لمدة خمس سنوات هو 17.1 في المائة للمنظمات المشاركة في التخطيط الاستراتيجي، مقابل 5.9 في المائة لتلك التي لا تفعل ذلك. (30) وبالمثل، فمن بين 70 مصرفاً تجارياً كبيراً، تفوقت تلك التي لديها نظم تخطيط استراتيجي على تلك التي لم تكن لديها نظم تخطيط استراتيجي. 31

    على الرغم من أن التخطيط له فوائد ملحوظة بوضوح، إلا أنه يمكن أن يكون مكلفًا. يمكن أن يكون الالتزام المالي كبيرًا للمنظمات التي لديها موظفي تخطيط رسميين. ومع ذلك، تشير الأبحاث إلى أن التخطيط له ما يبرره.

    موقع نشاط التخطيط

    يدعو التفكير الإداري الكلاسيكي إلى الفصل بين «التخطيط» و «العمل». وفقًا لمدرسة الفكر هذه، يقوم المديرون بالتخطيط للموظفين الأساسيين التقنيين وصياغة معظم الخطط للمستويات العليا من المنظمة، بمشاركة قليلة من المديرين والعاملين من المستوى الأدنى. في المقابل، يقترح منظرو الإدارة السلوكية إشراك أعضاء المنظمة في وضع الخطط التي تؤثر عليهم. إن تنفيذ برنامج الإدارة حسب الأهداف (الذي سيتم مناقشته لاحقًا في هذا الفصل)، على سبيل المثال، هو إحدى الوسائل التي يمكن من خلالها تحقيق هذا التخطيط التشاركي. يروج الباحثون في معهد Tavistock في إنجلترا لفكرة مجموعات العمل المدارة ذاتيًا كوسيلة لتوسيع مستوى مشاركة الموظفين. وفقًا لنموذجها الاجتماعي والتقني، تلعب مجموعات العمل دورًا رئيسيًا في التخطيط (وكذلك في تنظيم وتوجيه ومراقبة) العمل المخصص لها. تتمتع العديد من المنظمات - على سبيل المثال، شراكة جون لويس وفولفو وموتورولا - بتجارب ناجحة في مشاركة الموظفين في تخطيط الأنشطة والتحكم فيها. 32

    متخصصو التخطيط

    لمواكبة التعقيد التنظيمي والتطور التكنولوجي وعدم اليقين البيئي، تستخدم العديد من المنظمات متخصصين في التخطيط. يقوم المخططون المحترفون بتطوير الخطط التنظيمية ومساعدة المديرين على التخطيط. تعد Boeing و Ford من بين العديد من المنظمات التي لديها طاقم تخطيط محترف. قام متخصصو التخطيط في يونايتد إيرلاينز بتطوير خطة إدارة الأزمات في يونايتد.

    لدى المنظمات متخصصون في التخطيط وأقسام تخطيط لمجموعة متنوعة من الأسباب. ظهرت هذه الأدوار المتخصصة لأن التخطيط يستغرق وقتًا طويلاً ومعقدًا ويتطلب اهتمامًا أكبر مما يمكن للمديرين التنفيذيين تقديمه. في البيئات سريعة التغير، يصبح التخطيط أكثر تعقيدًا وغالبًا ما يتطلب تطوير خطط الطوارئ، مما يتطلب مرة أخرى وقتًا للبحث ومهارات التخطيط الخاصة. في بعض الأحيان، يتطلب التخطيط الفعال موضوعية لا يمكن للمديرين والموظفين ذوي المصالح الخاصة في مجموعة معينة من الأنشطة التنظيمية توفيرها.

    تتنوع أهداف فريق التخطيط. تتمثل مسؤوليتهم الأساسية في العمل كمستشارين للتخطيط للإدارة العليا ومساعدة المديرين التنفيذيين من المستوى الأدنى في وضع خطط لتحقيق أهدافهم التنظيمية العديدة والمتنوعة. في كثير من الأحيان، يقومون بتنسيق مجموعة معقدة من الخطط التي تم إنشاؤها لمختلف المستويات داخل المنظمة. أخيرًا، يوفر موظفو التخطيط التشجيع والدعم والمهارة لتطوير الخطط التنظيمية الرسمية.

    إدارة التغيير

    استخدام التكنولوجيا من أجل أعمال أكثر كفاءة

    كانت الحاجة إلى التحكم في التكاليف موجودة منذ بدء التجارة والشراء والبيع. كل تقنية جديدة تخلق إمكانيات جديدة في الإنتاج وخفض التكاليف. لا تختلف التكنولوجيا الحديثة. تؤدي القفزات في الاتصال وإدارة البيانات إلى إنشاء العديد من الشركات الناشئة والطرق الجديدة لتحديد المشكلات وحلها.

    تستخدم Innovu تقنية جديدة لمساعدة الشركات الصغيرة والناشئة على التحكم في تكاليف فوائدها الصحية. معظم الشركات الصغيرة والشركات الناشئة مؤمنة ذاتيًا؛ أي أن الشركة تدفع الفواتير الطبية للموظفين المشمولين أو تمول أي برامج صحية مباشرة. وفقًا لديان هيس، المديرة التنفيذية لمجموعة Central Penn Business Group المعنية بالصحة، يمثل أصحاب العمل 30 بالمائة من 2.9 تريليون دولار من الإنفاق على الرعاية الصحية في الولايات المتحدة، وتكلفة تعويضات العمال لأصحاب العمل 91 مليار دولار في عام 2014. وشملت هذه التكاليف 31.4 مليار دولار للخدمات الطبية و 30.9 دولار للمدفوعات النقدية (Hess 2016). يدعي موظفو Innovu العثور على الاتجاهات ويوفر أيضًا بيانات عن التكاليف بسبب التغيب والإعاقة وتعويضات العمال (Mamula 2017). مع انتقال أصحاب العمل إلى برامج العافية لتحسين الإنتاجية وخفض التكاليف الطبية، تساعد Innovu أصحاب العمل على «التأكد من وجود تحسينات لتبرير النفقات» (Hess 2016 n.p.).

    على نفس المنوال، تنتقل وكالة Marsh & McLennan Michigan LLC من مجرد توفير التأمين و «برامج العافية» العامة إلى مساعدة الشركات على التركيز على تحسين الرفاهية العامة للموظفين. بينما تركز برامج العافية التقليدية على الصحة البدنية لتحسين الإنتاجية، فإن الاتجاه الناشئ هو مساعدة الموظفين في القضايا العائلية والاجتماعية والمالية أيضًا. البرنامج الأكثر شمولاً من Marsh & McLennan هو جامعة MMA Michigan Wellbeing University، التي تعمل على توسيع برامج العافية التقليدية إلى خدمات دعم غير تقليدية. يساعد النهج الشامل للبرنامج أصحاب العمل متوسطي الحجم على «جذب المواهب والاحتفاظ بها، وتشجيع رضا الموظفين وتقليل التغيب». إن الانتقال إلى ما وراء العافية البسيطة هو خطوة نحو الاستثمار في الموظفين. قال بريت جاكسون، رئيس التحالف الاقتصادي لميشيغان، «إذا كان لديك موظف سعيد وصحي، فإن الإنتاجية تزداد» (Greene 2017 n.p.).

    Branch Messenger هي فكرة جديدة لحل جدولة الموظفين. يمكن للموظفين عرض الجداول الزمنية وتغطية نوبات العمل وطلب الإجازة، كل ذلك من تطبيق على هواتفهم. إنه يتكامل مع أنظمة الشركة الحالية للسماح بتحليل البيانات، ولكن ربما الأهم من ذلك أنه يسمح للموظفين بالاتصال. تم اعتماد برنامج الشركة الناشئة من قبل الشركات الكبيرة، مثل Target و McDonald's و Walgreens، للسماح للموظفين بتبديل نوبات العمل ببساطة عن طريق استخدام تطبيق على هواتفهم المحمولة. تعمل هذه العملية على تبسيط عملية تبديل النوبات من خلال السماح للموظفين بالتعامل مع معظم العمل، «سد فجوة الاتصال بين العمال والشركات التي تستخدمهم». التطبيق مجاني للموظفين ويعمل على كل من أجهزة iOS و Android. ويمكنه أيضًا إنشاء جداول رقمية من الجداول الورقية وإنشاء قنوات مراسلة خاصة بمكان العمل. وبالانتقال من خلال تجاوز مرونة نوبات العمل البسيطة، يتيح التطبيق للشركات الاستفادة من القوى العاملة «حسب الطلب» الأكثر مرونة. كما يسمح للشركات «بتوسيع قيمة أنظمة إدارة القوى العاملة الحالية دون الحاجة إلى تبديل التكاليف» (Takahasi 2017 n.p.)

    تحب أليسون هاردن، مديرة المناوبات في بيتزا هت في تامبا بولاية فلوريدا، الاتصال الإضافي للبرنامج. تقول أليسون: «إن ميزة المراسلة والقدرة على مشاركة الصور والمشاركات تجعل من السهل حقًا البقاء على اتصال بها». «إنها طريقة يمكنني من خلالها القيام بذلك خارج الشبكة الاجتماعية. ليس لدى الجميع فيسبوك وأشياء من هذا القبيل - لذا فهو جيد ومناسب للعمل وآمن للعمل» (Branch Messenger 2017 n.p.).

    يمكن أن تحمل عبارة «آمنة للعمل» دلالات «المشاركة المفرطة» على وسائل التواصل الاجتماعي، ولكن خلال إعصار إيرما، اعتمدت أليسون وطاقمها على برانش ماسنجر للاستعداد للعاصفة، مما سمح للمدير بنشر قائمة مرجعية للسلامة وتحديث نوبات العمل. ثم أثناء العاصفة نفسها وبعدها، تمكن السائقون من إخبار بعضهم البعض عن محطات الوقود التي تحتوي بالفعل على الغاز، ومن لا يزال لديه الكهرباء، ومن كان آمنًا (Branch Messenger 2017).

    مصادر

    برانش ماسنجر. 2017. «قصة عميل الفرع: كيف بقيت تامبا بيتزا هت على اتصال أثناء إعصار إيرما.» http://blog.branchmessenger.com/a-br...urricane-irma/

    غرين، جاي. 2017. «دورة جديدة لوكالة مارش آند ماكلينان حيث يسعى العملاء إلى الرفاهية.» أعمال كراين في ديترويت. http://www.crainsdetroit.com/article...eek-well-being

    هيس، ديان. 2016. «العمود: استخدام البيانات لجعل الأعمال أكثر كفاءة، والموظفين أكثر صحة.» لانكستر أونلاين، 8 نوفمبر 2016. lancasteronline.com/business/... 5cc57a478.html

    مامولا، كريس ب. 2017. «ستستخدم شركة تحليلات البيانات Station Square 6.5 مليون دولار للنمو.» جريدة بوست بتاريخ 10 أغسطس 2017. www.post-gazette.com/business... s/201708100025

    تاكاهاسي، العميد. 2017. «مدير الفرع يساعد العاملين بالساعة على تبديل نوبات العمل على الهاتف المحمول». venturebeat.com. https://venturebeat.com/2017/08/02/b...ves-on-mobile/

    أسئلة

    1. ما هي المشاكل الأخلاقية التي يمكن أن تظهر مع استخراج البيانات لأنها تنطبق على السجلات الصحية للموظفين؟
    2. ما هي المخاطر الأمنية التي يجب على الشركة أخذها في الاعتبار عند استخدام تطبيقات الهواتف الذكية للعمل؟
    صورة تُظهر لقطة مقرّبة لـ Tide Pods معروضة على أرفف السوبر ماركت.

    الشكل\(\PageIndex{1}\): واجهت شركة Procter & Gamble، الشركة المصنعة لـ Tide Pods، مشكلتين مع منتج الغسيل الجديد الشهير. في وقت مبكر بعد تقديمه، وردت تقارير تفيد بأن 180 طفلاً زاروا المستشفيات بعد تناول القرون الملونة معتقدين أنها حلوى. تفاعلت بروكتر آند جامبل سريعًا من خلال تصنيع عبوات مقاومة للعبث مما زاد من صعوبة وصول الأطفال إليها، وإضافة نكهة غير سامة من شأنها أن تثني الأطفال عن ابتلاع القرون، وبدء حملة إعلامية عن المنتج تهدف إلى إعلام أولياء الأمور بالمخاطر - بشكل عام، حملة منظمة جيدًا خطة الطوارئ. ولكن في عام 2017، بدأت P&G في تلقي تقارير عن مراهقين يتعمدون ابتلاع المنتج في «تحدي القرون» الذي انتشر على وسائل التواصل الاجتماعي. وكلما تم الإخطار، قررت P&G الاتصال بالمراهقين مباشرة والاتصال بشركات التكنولوجيا مثل Facebook و YouTube لإزالة هذه المنشورات ومقاطع الفيديو ولكنها لم تنشر ذلك، خوفًا من أن يؤدي ذلك فقط إلى قبول المزيد من المراهقين للتحدي أو تحدي الآخرين. (المصدر: مايك موزارت/فليكر/الإحالة 2.0 جينيريك (CC BY 2.0))

    فحص المفهوم

    1. كيف تتعامل مؤسسات اليوم مع التخطيط؟
    2. هل التخطيط يؤتي ثماره لمؤسسات اليوم؟
    3. من هم الأشخاص في المنظمة الذين يجب أن يشاركوا في التخطيط، وما هي أدوارهم؟