16.2: סוגי תקשורת בארגונים
- Page ID
- 206169
- הכירו את סוגי התקשורת המתרחשים בארגונים.
במודל התקשורת שתואר לעיל, שלושה סוגים של תקשורת יכולים לשמש את המתקשר בשלב השידור הראשוני או את המקלט בשלב המשוב. שלושת הסוגים הללו נדונים בהמשך.
תקשורת בעל פה
זה מורכב מכל ההודעות או חילופי המידע המדוברים, וזה סוג התקשורת הנפוץ ביותר.
תקשורת בכתב
זה כולל דואר אלקטרוני, טקסטים, מכתבים, דוחות, מדריכים והערות על פתקים דביקים. למרות שמנהלים מעדיפים תקשורת בעל פה בגלל יעילותה ומיידיותה, אין להכחיש את הגידול בתקשורת האלקטרונית. כמו כן, ישנם מנהלים שמעדיפים תקשורת כתובה על פני מסרים חשובים, כמו שינוי במדיניות החברה, כאשר דיוק השפה ותיעוד ההודעה חשובים.
מנהיגות ניהולית
התמודדות עם עומס מידע
אחד האתגרים בארגונים רבים הוא התמודדות עם מבול של מיילים, טקסטים, הודעות קוליות ותקשורת אחרת. ארגונים הפכו מחמיאים יותר, הוציאו למיקור חוץ פונקציות רבות וטכנולוגיה שכבתית כדי להאיץ את התקשורת עם תוכניות תקשורת משולבות כמו Slack, המאפשרת למשתמשים לנהל את כל התקשורת שלהם ולגשת למשאבים משותפים במקום אחד. זה יכול להוביל לעומס יתר של מידע, והודעות מכריעות עלולות להיטבע על ידי עוצמת הקול בתיבת הדואר הנכנס שלך.
הוסף את הנוהג של "השב לכולם", שיכול להוסיף לנפח התקשורת, שעמיתים רבים משתמשים בו, וזה אומר שאתה עשוי לקבל חמש או שש גרסאות של דואר אלקטרוני ראשוני ותצטרך להבין את כל התגובות כמו גם את התקשורת הראשונית לפני שאתה מגיב או מחליט שהבעיה נפתרה ואין צורך בתגובה. להלן הצעות להתמודדות עם עומס דואר אלקטרוני כלפי מעלה, אופקית ומטה בתוך הארגון שלך וחיצונית לבעלי עניין וללקוחות.
אחת הדרכים להפחית את עוצמת הקול ואת הזמן שאתה מבלה על דואר אלקטרוני היא לכבות את הברז של הודעות נכנסות. ישנם פרקטיקות ברורות שעוזרות, כמו ביטול הרשמה לניוזלטרים אלקטרוניים או כיבוי התראות מחשבונות מדיה חברתית כמו פייסבוק וטוויטר. כמו כן, שקול אם הקולגות שלך או הדוחות הישירים שלך מעתיקים אותך על יותר מדי מיילים בתור FYI. אם כן, הסבירו כי עליכם לעדכן רק בשעות מסוימות או כאשר מתקבלת החלטה סופית.
כמו כן, תרצה להגדיר מערכת שתארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך ל"תיקיות "שתאפשר לך לנהל את זרימת ההודעות לקבוצות שיאפשרו לך לטפל בהן כראוי. המערכת שלך עשויה להיראות כך:
- תיבת דואר נכנס: התייחס לזה כאל עט מחזיק. הודעות דואר אלקטרוני לא צריכות להישאר כאן יותר ממה שנדרש לך להגיש אותן לתיקיה אחרת. היוצא מן הכלל הוא כאשר אתה מגיב מיד ומחכים לתגובה מיידית.
- היום: זה עבור פריטים הזקוקים לתגובה היום.
- השבוע: זה מיועד להודעות הדורשות תגובה לפני סוף השבוע.
- החודש/הרבעון הזה: זה מיועד לכל מה שצריך תגובה לטווח ארוך יותר. בהתאם לתפקיד שלך, ייתכן שתצטרך תיקייה חודשית או רבעונית.
- לידיעתך: זה מיועד לכל פריט המיועד למידע בלבד וייתכן שתרצה לחזור אליו בעתיד.
מערכת זו מתעדפת הודעות דואר אלקטרוני המבוססות על לוחות זמנים ולא על שולחי הדואר האלקטרוני, ומאפשרת לך לתזמן עבודה טוב יותר ולקבוע מועדים.
דבר נוסף שיש לקחת בחשבון הוא הדואר האלקטרוני היוצא שלך. אם ההודעות היוצאות שלך אינן ספציפיות, ארוכות מדי, לא ברורות או מועתקות באופן נרחב מדי, סביר להניח שהקולגות שלך ינהגו באותו נוהג בעת תקשורת איתך. שמור על התקשורת שלך ברורה ועניינית, וניהול תיבת הדואר הנכנס שלך יעזור להפוך את הדואר האלקטרוני הנכנס שלך לניהול.
- איך אתה מנהל את הדואר האלקטרוני שלך עכשיו? האם אתה מערבב הודעות דואר אלקטרוני אישיות ובית ספר ועבודה באותו חשבון?
- איך היית מתקשר לעמית ששולח יותר מדי הודעות דואר אלקטרוני לידיעתך, שולח גם הודעות דואר אלקטרוני לא ברורות, או מעתיק יותר מדי אנשים בהודעות שלה?
איימי גאלו, עצור עומס דוא"ל, סקירה עסקית של הרווארד, 21 בפברואר 2012, https://hbr.org/2012/02/stop-email-overload-1;
מוניקה סילי, "בחסדי תיבת הדואר הנכנס שלך? כיצד להתמודד עם עומס דוא"ל", הגרדיאן, 6 בנובמבר 2017, https://www.theguardian.com/small-bu...email-overload.
תקשורת לא מילולית
יש גם טרנספורמציה של מידע בלי לדבר או לכתוב. כמה דוגמאות לכך הן דברים כמו רמזורים וסירנות, כמו גם דברים כמו גודל המשרד ומיקום, המרשימים משהו או מישהו בעל חשיבות. כמו כן, דברים כמו שפת גוף והבעת פנים יכולים להעביר מסרים מודעים או לא מודעים לאחרים.
השפעות עיקריות על תקשורת בין אישית
ללא קשר לסוג התקשורת המעורבת, טבעם, כיווןם ואיכותם של תהליכי תקשורת בין אישיים יכולים להיות מושפעים מכמה גורמים. 3
השפעות חברתיות
תקשורת היא תהליך חברתי, מכיוון שנדרש לפחות שני אנשים כדי לקבל פרק תקשורת. יש מגוון השפעות חברתיות שיכולות להשפיע על דיוק המסר המיועד. לדוגמה, חסמי סטטוס בין עובדים ברמות שונות בארגון יכולים להשפיע על דברים כמו פנייה לעמית כמו ברמת דירקטור כמו "גב 'ג'ונס" או עמית לעבודה באותה רמה כמו "מייק". הנורמות והתפקידים השוררים יכולים להכתיב מי מדבר עם מי ואיך מישהו מגיב. איור 16.2.2 ממחיש מגוון תקשורת הממחישות השפעות חברתיות במקום העבודה.
תפיסה
בנוסף, תהליך התקשורת מושפע מאוד מתהליכים תפיסתיים. המידה שבה עובד מקבל במדויק הוראות עבודה ממנהל עשויה להיות מושפעת מתפיסתו את המנהל, במיוחד אם הוראות התפקיד מתנגשות עם האינטרס שלו בתפקיד או אם הן שנויות במחלוקת. אם עובד עשה סטריאוטיפ של המנהל כלא כשיר, רוב הסיכויים שמעט שהמנהל אומר יילקח ברצינות. אם הבוס נחשב היטב או נתפס כמשפיע בחברה, כל מה שהיא אומרת עשוי להתפרש כחשוב.
מעורבות אינטראקציה
יעילות התקשורת יכולה להיות מושפעת מהמידה שבה אחד הצדדים או שניהם מעורבים בשיחה. קשב זה נקרא קשב אינטראקציה או מעורבות אינטראקציה. 4 אם מקבל ההודעה המיועד עסוק בנושאים אחרים, יעילות ההודעה עשויה להיות מופחתת. מעורבות אינטראקציה מורכבת משלושה ממדים הקשורים זה בזה: היענות, תפיסה וקשב.
עיצוב ארגוני
תהליך התקשורת יכול להיות מושפע גם מעיצוב הארגון. לעתים קרובות נטען כי ביזור ארגון מכיוון שזה יוביל למבנה משתתף יותר ויוביל לשיפור התקשורת בארגון. כאשר הודעות חייבות לעבור ברמות מרובות של ארגון, יכולה להתרחש גם אפשרות לעיוות, אשר תפחת עם יותר תקשורת פנים אל פנים.
- מהם שלושת סוגי התקשורת העיקריים?
- איך אתה יכול לנהל את זרימת התקשורת האלקטרונית?
- מהן ההשפעות העיקריות על התקשורת הארגונית, וכיצד עיצוב ארגוני יכול להשפיע על התקשורת?