1.3: Hali ya Usimamizi

3. Nini kinatarajiwa ya meneja?

Ikiwa mashirika yanapaswa kufanikiwa katika kukabiliana na changamoto hizi, usimamizi lazima uongoze njia. Kwa usimamizi bora, makampuni ya kisasa yanaweza kukamilisha mpango mkubwa kuelekea kuwa na ushindani zaidi katika mazingira ya kimataifa. Kwa upande mwingine, usimamizi usiofaa husababisha shirika kwa udanganyifu na wakati mwingine kushindwa kabisa. Kwa sababu ya hili, tunarudi sasa kwa kuangalia hali ya usimamizi. Hata hivyo, tunataka kusema kwamba ingawa lengo letu ni juu ya mameneja, kile tunachokizungumzia pia ni muhimu kwa matendo ya wasio na wasimamizi. Kwa misingi ya uchunguzi huu, tunapaswa kuwa tayari kuanza uchambuzi wetu wa nini mameneja wanaweza kujifunza kutokana na sayansi ya tabia ili kuboresha ufanisi wao katika mazingira ya ushindani.

Usimamizi ni nini?

Miaka mingi iliyopita, Mary Parker Follett alifafanua usimamizi kama “sanaa ya kupata mambo kufanyika kwa njia ya watu.” Meneja anaratibu na kusimamia kazi ya wengine ili kukamilisha mwisho asiweze kufikia peke yake. Leo hii ufafanuzi huu umepanuliwa. Usimamizi kwa ujumla hufafanuliwa kama mchakato wa kupanga, kuandaa, kuongoza, na kudhibiti shughuli za wafanyakazi pamoja na rasilimali nyingine ili kukamilisha malengo ya shirika. Kwa maana pana, basi, kazi ya usimamizi ni kuwezesha ufanisi wa shirika na kufikia lengo la muda mrefu kwa kuratibu na kutumia rasilimali zilizopo kwa ufanisi. Kulingana na ufafanuzi huu, ni wazi kwamba mada ya kusimamia kwa ufanisi watu binafsi, vikundi, au mifumo ya shirika ni muhimu kwa yeyote ambaye lazima afanye kazi na wengine ili kukamilisha malengo ya shirika.

Usimamizi upo katika karibu mashirika yote ya kutafuta lengo, iwe ni ya umma au ya kibinafsi, kubwa au ndogo, yenye faida au yasiyo ya faida, ya ujamaa au kibepari. Kwa wengi, alama ya kampuni bora au shirika ni ubora wa mameneja wake.

Majukumu ya Usimamizi

Swali muhimu mara nyingi lililofufuliwa kuhusu mameneja ni: Ni majukumu gani ambayo mameneja wana katika mashirika? Kwa mujibu wa ufafanuzi wetu, mameneja wanahusika katika kupanga, kuandaa, kuongoza, na kudhibiti. Wasimamizi wameelezea majukumu yao ambayo yanaweza kuunganishwa katika aina tisa kuu za shughuli. Hizi ni pamoja na:

1. Mipango ya muda mrefu. Wasimamizi wanaomiliki nafasi za mtendaji mara nyingi huhusika katika mipango ya kimkakati na maendeleo.
2. Kudhibiti. Wasimamizi wanatathmini na kuchukua hatua za kurekebisha kuhusu ugawaji na matumizi ya rasilimali za binadamu, fedha, na vifaa.
3. Skanning ya mazingira. Wasimamizi lazima daima kuangalia mabadiliko katika mazingira ya biashara na kufuatilia viashiria vya biashara kama vile kurudi juu ya usawa au uwekezaji, viashiria vya kiuchumi, mzunguko wa biashara, na kadhalika.
4. Usimamizi. Wasimamizi daima kusimamia kazi ya wasaidizi wao.
5. Kuratibu. Wasimamizi mara nyingi wanapaswa kuratibu kazi ya wengine wote ndani ya kitengo cha kazi na nje.
6. Mahusiano ya Wateja na masoko. Baadhi ya mameneja ni kushiriki katika kuwasiliana moja kwa moja na wateja na wateja uwezo.
7. Mahusiano ya jamii. Mawasiliano lazima iimarishwe na kulelewa na wawakilishi kutoka majimbo mbalimbali nje ya kampuni, ikiwa ni pamoja na mashirika ya serikali na shirikisho, makundi ya kiraia ya ndani, na wauzaji
8. Ushauri wa ndani. Baadhi ya mameneja hutumia utaalamu wao wa kiufundi ili kutatua matatizo ya ndani, wakifanya kama washauri wa ndani kwa mabadiliko ya shirika na maendeleo.
9. Ufuatiliaji wa bidhaa na huduma. Wasimamizi wanahusika katika kupanga, ratiba, na kufuatilia kubuni, maendeleo, uzalishaji, na utoaji wa bidhaa na huduma za shirika.

Kama tutakavyoona, si kila meneja anayehusika katika shughuli hizi zote. Badala yake, mameneja tofauti hutumikia majukumu tofauti na kubeba majukumu tofauti, kulingana na wapi katika uongozi wa shirika. Tutaanza kwa kuangalia tofauti kadhaa katika kazi ya usimamizi.

Tofauti katika Kazi ya Usimamizi

Ingawa kila meneja anaweza kuwa na majukumu mbalimbali, ikiwa ni pamoja na yale yaliyotajwa hapo juu, kiasi cha muda uliotumiwa katika kila shughuli na umuhimu wa shughuli hiyo itatofautiana sana. Maoni mawili mazuri ya meneja ni (1) kiwango cha meneja katika uongozi wa shirika na (2) aina ya idara au kazi ambayo anajibika. Hebu tuchunguze kwa ufupi kila moja ya haya.

Usimamizi na Ngazi. Tunaweza kutofautisha ngazi tatu za usimamizi: watendaji, usimamizi wa kati, na usimamizi wa mstari wa kwanza (angalia Maonyesho 1.6). Wasimamizi watendaji ni juu ya uongozi na wanajibika kwa shirika lote, hasa mwelekeo wake wa kimkakati. Wasimamizi wa kati, ambao ni katikati ya uongozi, wanajibika kwa idara kuu na wanaweza kusimamia mameneja wengine wa ngazi ya chini. Hatimaye, mameneja wa mstari wa kwanza wanasimamia wafanyakazi wa cheo na kufanya shughuli za kila siku ndani ya idara.

Kielelezo\(\PageIndex{1}\): Ngazi katika Utawala wa Usimamizi

Kielelezo\(\PageIndex{1}\) kinaonyesha tofauti katika shughuli za usimamizi na ngazi ya hierarchical. Watendaji wakuu watatoa muda wao zaidi kwa masuala ya dhana, wakati mameneja wa mstari wa kwanza watazingatia jitihada zao juu ya masuala ya kiufundi. Kwa mfano, mameneja wa juu kiwango cha juu juu juu ya shughuli kama vile mipango ya muda mrefu, ufuatiliaji viashiria vya biashara, kuratibu, na ushauri wa ndani. Wasimamizi wa ngazi ya chini, kwa kulinganisha, kiwango cha juu juu juu ya kusimamia kwa sababu wajibu wao ni kukamilisha kazi kupitia wafanyakazi wa cheo na-faili. Kati ya mameneja wa kiwango cha karibu katikati kwa ajili ya shughuli zote. Tunaweza kutofautisha aina tatu za ujuzi wa usimamizi: ⁸

1. Ujuzi wa kiufundi. Wasimamizi lazima wawe na uwezo wa kutumia zana, taratibu, na mbinu za maeneo yao maalum. Mhasibu lazima awe na utaalamu katika kanuni za uhasibu, wakati meneja wa uzalishaji lazima ajue usimamizi wa shughuli. Ujuzi huu ni mechanics ya kazi.
2. Ujuzi wa mahusiano ya binadamu. Ujuzi wa mahusiano ya kibinadamu huhusisha uwezo wa kufanya kazi na watu na kuelewa motisha ya mfanyakazi na michakato ya kikundi. Ujuzi huu unaruhusu meneja kushiriki na kuongoza kikundi chake.
3. Ujuzi wa dhana. Stadi hizi zinawakilisha uwezo wa meneja wa kuandaa na kuchambua habari ili kuboresha utendaji wa shirika. Zinajumuisha uwezo wa kuona shirika kwa ujumla na kuelewa jinsi sehemu mbalimbali zinavyofanana pamoja ili kufanya kazi kama kitengo jumuishi. Ujuzi huu unatakiwa kuratibu idara na mgawanyiko kwa mafanikio ili shirika lote liweze kuvuta pamoja.

Kama inavyoonekana katika Kielelezo\(\PageIndex{2}\), ngazi tofauti za ujuzi huu zinahitajika katika hatua tofauti za uongozi wa usimamizi. Hiyo ni, mafanikio katika nafasi za mtendaji inahitaji ujuzi zaidi wa dhana na matumizi kidogo ya ujuzi wa kiufundi katika hali nyingi (lakini sio zote), wakati mameneja wa mstari wa kwanza kwa ujumla wanahitaji ujuzi zaidi wa kiufundi na ujuzi mdogo wa dhana. Kumbuka, hata hivyo, kwamba ujuzi wa binadamu au watu hubakia muhimu kwa mafanikio katika ngazi zote tatu katika uongozi.

Kielelezo\(\PageIndex{2}\): Tofauti katika Ujuzi Inahitajika kwa Usimamizi Mafanikio Kulingana na Ngazi katika Utawala

Usimamizi na Idara au Kazi. Mbali na kiwango katika uongozi, majukumu ya usimamizi pia yanatofautiana kwa heshima na aina ya idara au kazi. Kuna tofauti zinazopatikana kwa uhakikisho wa ubora, viwanda, masoko, uhasibu na fedha, na idara za usimamizi wa rasilimali za binadamu. Kwa mfano, mameneja wa idara ya viwanda watazingatia juhudi zao juu ya bidhaa na huduma, kudhibiti, na kusimamia. Wasimamizi wa masoko, kwa kulinganisha, huzingatia chini ya kupanga, kuratibu, na kushauriana lakini zaidi juu ya mahusiano ya wateja na mawasiliano ya nje. Wasimamizi katika idara zote za uhasibu na usimamizi wa rasilimali za binadamu kiwango cha juu juu juu ya mipango ya muda mrefu, lakini itatumia muda mdogo juu ya bidhaa za shirika na sadaka za huduma. Wasimamizi katika uhasibu na fedha pia wana wasiwasi na kudhibiti na kufuatilia viashiria vya utendaji, wakati mameneja wa rasilimali za binadamu hutoa utaalamu wa ushauri, uratibu, na mawasiliano ya nje. Mkazo juu na ukubwa wa shughuli za usimamizi hutofautiana sana na idara ambayo meneja amepewa.

Katika ngazi ya kibinafsi, kujua kwamba mchanganyiko wa ujuzi wa dhana, binadamu, na kiufundi hubadilika kwa muda na kwamba maeneo mbalimbali ya kazi yanahitaji ngazi tofauti za shughuli maalum za usimamizi zinaweza kutumika angalau kazi mbili muhimu. Kwanza, ukichagua kuwa meneja, ukijua kwamba mchanganyiko wa ujuzi hubadilika kwa muda unaweza kukusaidia kuepuka malalamiko ya kawaida ambayo mara nyingi wafanyakazi wadogo wanataka kufikiri na kutenda kama Mkurugenzi Mtendaji kabla ya kuwa na mastered kuwa msimamizi wa mstari wa kwanza. Pili, kujua mchanganyiko tofauti wa shughuli za usimamizi na eneo la kazi inaweza kuwezesha uteuzi wako wa eneo au maeneo ambayo yanafanana na ujuzi wako na maslahi yako.

Katika makampuni mengi, mameneja wanazungushwa kupitia idara wanapoendelea juu ya uongozi. Kwa njia hii wanapata mtazamo mzuri juu ya majukumu ya idara mbalimbali. Katika kazi zao za kila siku wanapaswa kusisitiza shughuli sahihi kwa idara zao na ngazi zao za usimamizi. Kujua aina gani za shughuli za kusisitiza ni msingi wa kazi ya meneja. Katika tukio lolote, tutarudi kwenye suala hili tunaposhughulikia hali ya tofauti za mtu binafsi katika sura inayofuata.

Meneja wa Karne ya ishirini

Tulijadili juu ya mabadiliko mengi na changamoto zinazokabili mashirika katika karne ya ishirini na moja. Kwa sababu ya mabadiliko kama hayo, mameneja na watendaji wa kesho watalazimika kubadili njia zao za kazi zao ikiwa watafanikiwa katika kukabiliana na changamoto mpya. Kwa kweli, maelezo yao yanaweza hata kuonekana tofauti kuliko wao mara nyingi hufanya leo. Fikiria ujuzi tano ambazo Kampuni ya Fast inatabiri kuwa mameneja wa baadaye wenye mafanikio, ikilinganishwa na meneja mwandamizi mwaka wa 2000, watahitaji. Stadi tano ni: uwezo wa kufikiria ufumbuzi mpya, kuwa vizuri na machafuko, uelewa wa teknolojia, akili ya juu ya kihisia, na uwezo wa kufanya kazi na watu na teknolojia pamoja.

Kwa miongo kadhaa iliyopita, maelezo ya mtendaji yameonekana kama hii: Alianza katika fedha na shahada ya kwanza katika uhasibu. Alifanya kazi kwa njia ya kupitia kampuni kutoka ofisi ya mtawala katika mgawanyiko, kuendesha mgawanyiko huo, hadi kazi ya juu. Background yake ya kijeshi inaonyesha. Yeye amezoea kutoa amri, na kuwa nao watii. Kama mkuu wa juhudi za uhisani, yeye ni mtu mkubwa katika jamii yake. Hata hivyo, mara ya kwanza alisafiri ng'ambo kwa biashara alikuwa kama mtendaji mkuu. Kompyuta, ambazo zimekuwa za kawaida wakati wa kazi yake, zinamfanya awe na hofu. ⁹

Her [au] shahada yake ya kwanza inaweza kuwa katika fasihi Kifaransa, lakini yeye pia ana shahada ya pamoja MBA/uhandisi. Alianza katika utafiti na alikuwa haraka ilichukua nje kama Mkurugenzi Mtendaji uwezo. Anaweza kufikiri kwa ubunifu na kustawi katika mazingira ya machafuko. Yeye zigzagged kutoka utafiti kwa masoko ya fedha. Yeye ni vizuri na teknolojia na watu, na kiwango cha juu cha akili ya kihisia. Alithibitisha kuwa na thamani nchini Brazil kwa kugeuka ubia ulioshindwa. Anaongea lugha nyingi na ni msingi wa jina la kwanza na mawaziri wa biashara katika nchi nusu dazeni. Tofauti na mtangulizi wa mtangulizi wake, yeye si afisa wa kuchimba. Yeye ni wa kwanza kati ya sawa katika ofisi ya mtu tano ya mtendaji mkuu.

Kwa wazi, siku zijazo zinashikilia msisimko mkubwa na ahadi kwa mameneja na watendaji wa baadaye ambao wameandaliwa vizuri kukabiliana na changamoto. Tunawaandaaje? Utafiti mmoja ulipendekeza kuwa meneja wa siku zijazo lazima awe na uwezo wa kujaza angalau majukumu manne yafuatayo: ¹⁰

Global strategist. Watendaji wa siku zijazo lazima kuelewa masoko ya dunia na kufikiri kimataifa. Lazima wawe na uwezo wa kutambua fursa za biashara za kipekee na kisha hoja haraka ili kuzitumia.

Mwalimu wa teknolojia. Watendaji na mameneja wa siku zijazo wanapaswa kupata zaidi ya teknolojia zinazojitokeza, kama teknolojia hizi ziko katika viwanda, mawasiliano, masoko, au maeneo mengine.

Uongozi unaohusisha mazingira magumu. Mtendaji mwenye mafanikio ya siku zijazo ataelewa jinsi ya kukata mkanda nyekundu ili kupata kazi, jinsi ya kujenga madaraja na watu muhimu kutoka kwa asili tofauti na maoni, na jinsi ya kufanya ushirikiano na ubia wa pamoja kufanya kazi.

Kufuatia-kutoka-mbele motisha. Hatimaye, mtendaji wa kesho lazima aelewe mienendo ya kikundi na jinsi ya kushauri, kocha, na timu za kazi za timu na watu binafsi ili waweze kufanya vizuri. Mashirika ya baadaye yataweka msisitizo mkubwa juu ya timu na jitihada za kuratibu, zinazohitaji mameneja kuelewa mbinu za usimamizi wa ushiriki.

Kubwa mwasiliaji. Kwa orodha hii ya nne, tutaongeza kuwa mameneja wa siku zijazo lazima wawe wawasilianaji wazuri. Wanapaswa kuwa na uwezo wa kuwasiliana kwa ufanisi na seti ya wafanyakazi inazidi tofauti pamoja na wateja, wauzaji, na viongozi wa jamii na serikali.

Ikiwa utabiri huu ni sahihi kabisa ni vigumu kujua. Inastahili kusema kwamba wengi wa baadaye wanakubaliana kwamba ulimwengu wa shirika wa karne ya ishirini na moja utawezekana kufanana, kwa kiasi fulani, picha iliyoelezwa hapa. Kazi kwa mameneja wa baadaye, basi, ni kujaribu kuendeleza ujuzi huu unaohitajika kwa kiwango iwezekanavyo ili wawe tayari kwa changamoto za muongo ujao.

---

8 R. Katz, “Ujuzi wa Msimamizi Ufanisi,” Harvard Business Review, Septemba-Oktoba 1974, pp 34—56.

9 J.Lindzon, “Stadi tano ambazo utahitaji kuongoza Kampuni ya Baadaye,” Kampuni ya Fast, Mei 18, 2017, https://www.fastcompany.com/40420957... ya-ya-ya baadaye; A. Bennett, “Going Global: Watendaji Wakuu katika Mwaka wa 2000 Wanaweza kuwa na Uzoefu Mengi ya Nje,” Wall Street Journal, Februari 27, 1989, uk. A-4.

10 Jacob Morgan, “Sifa 5 za Meneja wa Kisasa,” Forbes, Julai 23, 2013, https://www.forbes.com/sites/jacobmo.../#644a2b6a3a0b.

maonyesho 1.6 (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)

maonyesho 1.7 (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)