10.2: Zaidi Telecommuting au Chini?

Malengo ya kujifunza

Mwishoni mwa sehemu hii, utaweza:

• Kutambua faida ya kuruhusu wafanyakazi kufanya kazi kutoka nyumbani
• Eleza vikwazo vya telecommuting kwa ajili ya biashara na kwa wafanyakazi
• Jadili matatizo ya kimaadili yanayohusiana na mawasiliano ya simu na baadhi ya ufumbuzi

Nini kama biashara yako ilitaka kupanua shughuli zake za mitaa kutoka kwa wafanyakazi sita hadi kumi lakini hakuwa na nafasi ya ofisi ya kuongeza wafanyakazi zaidi? Biashara za leo zina vifaa vya ufumbuzi wa kiufundi ili kuanzisha mahusiano ya kazi na wafanyakazi mbali na pana kupitia sauti, kompyuta, uhusiano wa video, na nafasi za kugawana kazi za mbali. Wafanyakazi wanaweza kushiriki faili kwenye seva ya mtandao wa mbali au kwenye wingu, na mameneja wanaweza kutumia mbinu zisizo za kawaida kufuatilia shughuli na utendaji. Makampuni kama Mkutano Mkuu, WeWork, na Workbar ni kukodisha upatikanaji wa nafasi za jumuiya vifaa kwa ajili ya mahitaji ya biashara ya wafanyakazi wa mbali. Telecommuting hiyo ni rahisi kutekeleza kuliko hapo awali. Lakini ni nini hasa faida na vikwazo vya mawasiliano ya simu, na ni masuala gani ya kimaadili ambayo huinua?

Telecommuting na Faida zake

Neno telecommuting liliibuka katika miaka ya 1970 kuelezea mazoezi ya kufanya kazi katika eneo fulani, iwe nyumba ya mfanyakazi au ofisi mbadala, ili kupunguza muda wa kubatilisha nafasi ya ofisi au duka. “Telework” iliwezeshwa sana na teknolojia mpya ya mawasiliano ya simu, ikiwa ni pamoja na mtandao, barua pepe, na simu za mkononi. Leo, telecommuting inamaanisha njia yoyote ya kufanya kazi katika eneo la mbali (nyumbani au nafasi nyingine) kwa sababu ya uhusiano wa umeme na/au simu na inajumuisha aina mbalimbali za ajira, kuanzia kazi za GIG hadi kazi ya mkataba wa muda hadi ajira ya kawaida ya muda.

Takwimu za hivi karibuni za Sensa zinaonyesha kuwa karibu wafanyakazi milioni nne wa Marekani wanaruka safari kwa angalau sehemu ya kila wiki, na kwa mujibu wa uchaguzi wa mwaka 2012, duniani kote, mmoja kati ya watano wafanyakazi wa mawasiliano ya simu mara kwa mara, na takriban asilimia 10 hufanya kazi kutoka nyumbani kila siku. ¹ Kielelezo 10.2 inaonyesha ukuaji wa mawasiliano ya simu nchini Marekani, China, India, Ufaransa, Ujerumani, na Uingereza. Kwa wazi, waajiri wanakubali mawasiliano ya simu kama chombo cha kubadilika, kwa kiwango kikubwa kutoka kwa matumizi ya mara kwa mara hadi utekelezaji wa wakati wote. ²

Kielelezo\(\PageIndex{2}\): Kama waajiri zaidi kutoa fursa kwa telework, watu wachache ni kubatilisha ofisi ya ushirika kila siku. (CC NA 4.0; Chuo Kikuu cha Rice & OpenStax)

Wafanyakazi wanaweza kuunganisha kwenye kompyuta za kampuni zilizounganishwa kutoka nyumbani na kutumia zana za kuimarisha kazi kwenye kompyuta zao za kompyuta, vidonge, na simu za mkononi ili kufanya uhusiano wa muda halisi kwa sauti, maandishi, au video yenye programu za gharama nafuu au za bure (au “programu”) kama FaceTime na Skype. Ufumbuzi mwingine wa programu, kama GoToMeeting au WebEx, hufanya kuanzisha na hata kurekodi mkutano wa synchronous na sauti na video iwezekanavyo kwa makampuni madogo zaidi kwa gharama nafuu. Vifaa vya mawasiliano na uzalishaji vinavyowezesha mawasiliano ya simu zinaweza kukua tu kwa idadi na kisasa. Vifaa vya ukweli halisi kama Ukweli wa Mchanganyiko wa Microsoft huruhusu mfanyakazi katika eneo moja kuwasiliana na holograph ya mtu mwingine kwa wakati halisi. Kwa mfano, teknolojia hii inaweza kuwezesha mahojiano ya kazi na mgombea wa mbali. Bila shaka, matumizi ya teknolojia huleta haja ya kuhakikisha usalama wa habari na ulinzi dhidi ya hacking, ikiwa ni pamoja na kuhakikisha uhalali wa watu wanaohusika kupitia teknolojia hii.

Waajiri kuruhusu wafanyakazi kwa mawasiliano ya simu kwa sababu mbalimbali. Kwanza, ni chombo cha kuajiri nguvu kwa watu ambao wanataka kusawazisha kazi zao na maisha ya kibinafsi. Inaruhusu wafanyakazi kufanya ratiba rahisi zaidi ya kutunza watoto au jamaa wakubwa wakati wa kudumisha kazi na kupata mapato. ³ Watu wenye changamoto za uwezo pia wanapendelea kubadilika ambayo telecommuting inawapa. ⁴

Telecommuting pia hupunguza masaa ambayo wafanyakazi hutumia kusafiri kwenda na kutoka kazini na inaweza kusaidia kuweka magari mbali ya barabara. Wachache wafanyakazi kubatilisha sawa chini msongamano juu ya usafiri wa umma. ^Magari machache yanamaanisha uchafuzi wa hewa kidogo pia. Wastani wa Marekani mfanyakazi (ambaye husafiri 30 maili na 60 dakika kwa siku) kuokoa zaidi ya $1000 juu ya gesi kwa mwaka na telecommuting (pamoja na gharama zinazohusiana ya maegesho na gari upkeep na bima). ⁶ Wafanyakazi wa mbali wanaweza kuendelea kufanya kazi zao licha ya hali ya hewa inayozuia usafiri. Hawana wazi kwa wadudu wa wafanyakazi wa wafanyakazi na wanaweza kuchukua siku chache za wagonjwa (ambayo wakati mwingine hutafsiri siku chache za wagonjwa wa kampuni nzima). Wafanyakazi wa mbali pia hawajawahi kuchelewa kwa kazi au mapema kuondoka wakati siku yao ya kazi inapoanza nyumbani.

Kwa upana zaidi, kuna ushahidi mzuri unaonyesha kuwa telecommuting ina athari za manufaa kwa uzalishaji wa mfanyakazi. Kwa mfano, utafiti wa kituo cha kupiga simu ulioripotiwa katika Harvard Business Review uligundua kuwa wafanyakazi wa mawasiliano ya simu walifanya wito zaidi ya asilimia 13.5, wakajiuzulu nafasi zao kwa nusu tu ya kiwango cha kawaida, na walikuwa na kuridhika kwa kazi kubwa zaidi ikilinganishwa na wafanyakazi ambao hawakuwa na mawasiliano ya simu. ⁷ Colorado Idara ya Usafiri, katika utafiti wa mawasiliano ya simu tija kwa tawi iliyotolewa vibali, kupatikana 48 asilimia kasi mara turnaround kwa kutoa vibali na 5 asilimia wito zaidi kwa ajili ya telecommuters. ⁸ Zaidi ya hayo, tafiti za wafanyakazi wa simu za JD Edwards ziligundua kuwa asilimia 20 hadi 25 za uzalishaji zaidi kuliko wenzao wa ofisi; wafanyakazi wa American Express waliofanya kazi kutoka nyumbani walikuwa asilimia 43 zaidi ya uzalishaji kuliko wafanyakazi katika ofisi. ⁹ Kwa kutokuwepo kwa mazingira ya jadi ya ofisi, kama uvumi wa maji baridi na chakula cha mchana cha muda mrefu, na kwa mtazamo wa furaha, wafanyakazi huwa na kufurahia wakati wana udhibiti wa maisha yao ya kazi. Telecommuting inawezesha kuongezeka kwa ufanisi na tija na pia husababisha uhifadhi mkubwa wa wafanyakazi, na hivyo kupunguza gharama za kuajiri na mafunzo kwa makampuni.

Uchunguzi umeonyesha kuwa mtu anayesafiri kwa saa moja kwa siku uzoefu aliongeza dhiki, wasiwasi, kutengwa kijamii, na uwezekano wa unyogovu. ¹⁰ Labda hii ndiyo sababu makampuni ambayo kutekeleza mawasiliano ya simu uzoefu chini absenteism ujumla. ¹¹ Pia inaweza kuwa rahisi kushirikiana wakati si kugawana kiasi kidogo cha nafasi (kama vile katika msitu wa cubicle), na watu wanaweza kuwa tayari kushiriki rasilimali kwa kila mmoja wakati idadi ya wafanyakazi waliopo kwenye kituo hicho imepunguzwa. Jambo lingine ni kwamba kunaweza kuwa na kuzungumza kidogo na uvumi kati ya wafanyakazi wa mbali ambao hawana mawasiliano ya kila siku na kila mmoja au wenzao.

Waajiri wanaweza kuvutia kwa telecommuting kwa sababu nyingine. Kuwa na wafanyakazi wa mbali unaweza kupunguza gharama za nafasi ya ofisi. ¹² Kwa kweli, kampuni inaweza kufikiria kupanua hata kama hakuna inapatikana mali isiyohamishika au mji mkuu wa kupanua au kuboresha vifaa vya kimwili. Makampuni ambayo kuajiri wafanyakazi wa mbali pia inaweza kupanua bwawa lao la waombaji uwezo. ¹³ Wanaweza kuchagua kuajiri na ujuzi bora kazi kuliko wakazi wa eneo inaweza kutoa na kupanua mauzo yao na masoko wilaya kwa kukodisha wafanyakazi msingi katika eneo jipya.

Hatimaye, kuna faida nyingi za nje za mazingira ya telecommuting. Tumeona kwamba biashara ambayo inapunguza nafasi ya jumla ya ofisi pia inapunguza athari zake kwa mazingira. ¹⁴ wafanyakazi Remote bila kuongeza matumizi yao binafsi ya huduma wakati wa kufanya kazi nyumbani, lakini nafasi ni kwamba matumizi ya nishati ya nyumbani kwao sehemu inaendelea wakati alitumia katika kazi ya jadi pia (Kielelezo 10.3).

Kielelezo\(\PageIndex{3}\): Telecommuting ni kuwa zaidi ya kawaida duniani kote. Jambo hilo linasimama kuwafaidika wafanyakazi wa mbali na pia waajiri wao. (mikopo picha: Cory Zanker/Flickr, CC BY 4.0; takwimu mgawo: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY 4.0 leseni)

Vikwazo vya Telecommuting

Mwaka 2013, afisa mtendaji mkuu wa Yahoo (Mkurugenzi Mtendaji), Marissa Mayer, alimaliza sera ya kampuni hiyo ya kazi-nyumbani, akidai kuwa mabadiliko hayo yataongeza mawasiliano na ushirikiano kwa kuwarudisha watu ofisini kufanya kazi na wenzao ana kwa ana. ¹⁵ IBM, Aetna, na Bank of America walifuata uongozi wake, akitoa mfano wa haja kubwa ya mawasiliano ya ushirikiano kushindana na makampuni madogo. ^{16 Upungufu} katika vyombo vya habari ulifuata tangazo hili, kwa sababu kufanya kazi nyumbani ni maarufu miongoni mwa wafanyakazi wa Yahoo. Yahoo tangu hapo imeonyesha kubadilika zaidi katika kuruhusu baadhi ya wafanyakazi kwa mara nyingine tena kufanya kazi nyumbani. ¹⁷ Lakini utafiti wa hivi karibuni unaonyesha kwamba wafanyakazi hushirikiana kwa ubunifu zaidi wanapokutana kujadili miradi uso kwa uso. Utafutaji huu una maana muhimu kwa makampuni yanategemea utafiti na maendeleo kwa ukuaji wao wa baadaye. Kwa kweli, Steve Jobs aliunda kituo cha Pixar ili kuongeza uwezekano wa mazungumzo ambayo ingeweza kukuza kizazi cha wazo. ¹⁸

Utamaduni wa kampuni si rahisi kufikisha umbali. Mfanyakazi wa mbali anaweza kuwa na tabia fulani za kufanya kazi katika kampuni tofauti na utamaduni tofauti wa ushirika (wakati mwingine katika nchi nyingine). Inaweza kuwa changamoto kuwasaidia wafanyakazi kukabiliana na utamaduni wa kampuni mpya wakati wanafanya kazi kwa mbali. ¹⁹

Pia ni vigumu zaidi kwa waajiri kufuatilia baadhi ya aina ya maendeleo yanayohusiana na kazi wakati mfanyakazi anafanya kazi kwa mbali. Uwezekano wa kutokuwa na mawasiliano huongezeka wakati kila kitu kinapaswa kupitishwa kwa umeme au karibu. ²⁰ Meneja hawezi “kusimamia kwa kutembea” wakati mfanyakazi yuko mbali. Hakuna fursa za muafaka za kushuhudia mfanyakazi anayeshirikiana na mteja au mteja. Wafanyakazi wa ²¹ wanaweza pia kusita zaidi kuomba mwelekeo kwenye mradi. Baadhi ya mameneja wasiwasi kwamba wafanyakazi slack mbali kama hakuna mtu huko kuwaangalia. ²²

Mfanyakazi wa mbali anaweza kuwa na wasiwasi juu ya faragha wakati maisha yake ya kibinafsi yanaingiliana na siku ya kazi (kama wakati mwanachama wa familia anaingia ndani ya chumba au mbwa hupiga wakati wa simu ya mkutano). ²³ Watoto wanaweza kuchanganyikiwa wakati inaonekana kama mzazi wao yuko nyumbani lakini haipatikani kwa chakula au kucheza au msaada wa nyumbani. Inaweza kuwa vigumu kwa wafanyakazi wa mbali kudumisha usawa wa maisha ya kazi wakati nyumba yao inakuwa ofisi yao (hasa ikiwa masaa yao yanafaa). Wafanyakazi wanaweza kuweka kando nafasi ya kuishi kwa ofisi ya nyumbani na kutumia pesa kununua vifaa vya kompyuta, dawati, na vifaa vingine.

Zaidi ya hayo, ni vigumu kwa timu ya teknolojia ya tovuti kutoa msaada wa kiufundi au data salama kwa kiwango ambacho kampuni inaweza kuhitaji wakati watu wanafanya kazi nyumbani. Aidha, wakati ufafanuzi wa mahali pa kazi unapoanza kufuta, ni nani anayehusika na majeraha yanayotokea kwenye kazi nyumbani? Mwajiri hawezi kutumia udhibiti huo juu ya hatua za usalama ambazo zinashikilia mahali pa kazi za jadi. ²⁴

Kunaweza pia kuwa na wasiwasi wa uzalishaji. Baadhi ya wafanyakazi wa mbali watafufuka kwa changamoto ya kujihamasisha kufanya kazi kwa bidii. Kwa kweli, tafiti zimeonyesha kuwa baadhi ya wafanyakazi wa mbali wanazalisha zaidi kuliko wenzao wa jadi. ²⁵ Lakini si rahisi kutatua wafanyakazi wenye uwezo kuwa wafanyakazi na wahalifu bila kipindi fulani cha majaribio na makosa, ambayo inaweza kuwa ya gharama kubwa.

Sio mashamba yote yanafaa kwa mawasiliano ya simu. Baadhi ya kazi zinahitaji mawasiliano thabiti ya mtu na wateja au wateja, kama vile ushauri, tiba ya kimwili, na dawa. ²⁶ Viwanda vingine vinahitaji usalama mkubwa wa kompyuta, kama vile benki na fedha. Mipangilio mingine ya kazi, kama vile utekelezaji wa sheria, imeongeza mahitaji ya kujenga usalama ambayo ingefanya kazi kwa mbali kuwa mbadala salama kwa wafanyakazi. ²⁷

Upungufu mkubwa wa mawasiliano ya simu kwa mfanyakazi binafsi ni upendeleo ambao tafiti zinaonyesha katika mitazamo ya mwajiri. Wasimamizi wengi, baada ya yote, walipata hali yao katika kazi ya jadi. Wakati baadhi ya wafanyakazi wa mawasiliano ya simu na wengine hawana, wale walio katika uwepo wa kimwili wa mwajiri kila siku wanaweza kufanya hisia kwa urahisi (nzuri au mbaya) tu kwa kuingiliana na meneja wao. Pia kuna dalili kwamba wafanyakazi ambao huchagua utaratibu wa kazi usio wa kawaida wanaweza kuadhibiwa ikiwa wanaonekana kama wavivu au chini ya kujitolea kuliko wale wanaodumisha masaa ya kazi ya jadi. Waajiri wanaweza kuwa na nguvu kukumbuka ya kazi zinazozalishwa na mfanyakazi wao kuona mara kwa mara kuliko wao kufanya ya kazi mfanyakazi wa mbali ni kuwasilisha online. Kwa hiyo, matangazo na miradi muhimu inaweza kwenda kwa wafanyakazi ambao wanaonekana zaidi. Mfanyakazi wa mbali anaweza hatimaye kushoto bila usawa sawa katika kushinikiza kwa kuongezeka kwa kulipa na hali.

Changamoto za kimaadili za Telecommuting

Waajiri wa kimaadili wanapaswa kuzingatia changamoto za kimaadili za kusimamia wafanyakazi wa mbali, ikiwa ni pamoja na kuendeleza uaminifu kwa wafanyakazi wa mbali, kuhamasisha uaminifu kati ya wanachama wa timu ya mradi wakati wengine wanafanya kazi kwa mbali, kuweka usawa katika akili wakati wa kuchunguza utendaji wa wafanyakazi wa mbali na wa ofisi, na kuamua ambayo wafanyakazi kupata kazi remotely. Wasimamizi pia wanapaswa kulinda dhidi ya matumizi mabaya ya nafasi ya kazi ya mbali, kudumisha usalama wa data zinazohusiana na kazi ya mfanyakazi wa mbali, kukuza kiwango cha ushirikiano ambao ni muhimu kwa maendeleo ya bidhaa, na kulinda usalama wa mfanyakazi wa mbali. ²⁸ Jinsi gani mameneja wanaweza kukabiliana na changamoto hizi?

Ingawa ni rahisi kufikiria kuruhusu mawasiliano ya simu kwa wale wanaouliza tu, mameneja wanapaswa badala yake kuainisha ajira (sio watu) kwa kufaa kwao kwa kazi ya mbali. Best Buy hivi karibuni ilitangaza itakuwa kurekebisha sera yake ya kazi kutoka nyumbani kwa wafanyakazi katika ofisi yake ya ushirika, kubadilisha kutoka perquisite (au “perk”) ya ajira kwa moja iliyotolewa na usimamizi kwa misingi ya kesi kwa kesi na kukumbuka hali ya wafanyakazi binafsi. ²⁹

Wasimamizi wanapaswa pia kuweka kwa makini mfumo wa sera za kutawala kazi za nyumbani na kuhakikisha haki. Kwa mfano, kunaweza kuwa na kiwango cha muda gani kila mtu anapaswa kutumia katika ofisi. Taasisi ya Teknolojia ya Massachusetts iliunda mradi wa majaribio mbali katika Programu yake ya Elimu ya Mtendaji. Wafanyakazi wa ³⁰ walihimizwa kufanya kazi kwa mbali siku mbili au tatu kila wiki na kuwapo katika ofisi kila Jumatano. Baada ya miezi sita ya mpango wa majaribio, asilimia 100 ya wafanyakazi walipendekeza kuendelea kwake.

kiungo kwa kujifunza

Tazama video hii ukifuatilia baadhi ya historia ya maeneo ya kazi na kubashiri kuhusu ubunifu katika siku zijazo, nyingi ambazo zinahusiana na mawasiliano ya simu ili kutegemea zaidi. Weka orodha ya ubunifu wa mawasiliano ya simu na kutambua matatizo yoyote ya kimaadili yanayohusiana nao.

Wasimamizi wanapaswa kuweka matarajio ya wazi kwa wafanyakazi wa mbali, kama vile kudumisha utaalamu wakati wa kufanya kazi na kukamilisha kiasi fulani cha kazi au idadi ya kazi kwa wakati fulani. Wale ambao wanakidhi malengo haya wanapaswa kulipwa. Kwa maslahi ya haki na usawa, matarajio wala tuzo haipaswi kutofautiana na yale yaliyoanzishwa kwa wafanyakazi wa ndani.

Mwajiri wa kimaadili huwasiliana na uaminifu kwa wafanyakazi wake wakati wa kutekeleza mawasiliano ya simu. Uaminifu huo unategemea heshima kwa motisha ya mfanyakazi na kutambua kwamba mfanyakazi ana mahitaji ambayo ni muhimu katika kuanzisha usawa wa maisha ya kazi. ³¹ Labda kura ya mwajiri wa kujiamini katika uwezo wa mfanyakazi wa kufanya kazi vizuri kwa mbali ni sababu ya uzalishaji huelekea kuongezeka kwa programu za mawasiliano ya simu za mafanikio. ³² Mchoro 10.4 maelezo orodha baadhi ya mazoea bora ya mafanikio ya programu za mawasiliano ya simu.

Kielelezo\(\PageIndex{4}\): Telecommuting ni zaidi ya kufanikiwa wakati wafanyakazi wa mbali hutolewa na teknolojia sahihi, wanawezeshwa na kuingizwa katika utamaduni wa ushirika, na kuingiliana na wenzake kwa namna inayoonyesha wazi matarajio yao, maadili, na uaminifu. (mikopo: muundo wa “bw kila siku: kunyongwa nje na wenzangu” na Mike McCune/Flickr, CC BY 2.0)

Haiwezekani kuweka wafanyakazi bila msaada katika hali mpya ambayo wanaweza kushindwa kwa urahisi. Wafanyakazi wa mawasiliano ya simu wanapaswa kufundishwa ujuzi wa usimamizi wa muda ili waweze kudumisha tija yao katika mazingira ambayo yanaweza kuwa na vikwazo zaidi au tofauti kuliko sehemu za kazi za jadi na wanaweza kufanya madai tofauti kwa wakati wao. Mafunzo yanapaswa pia kuimarisha ujuzi wa mawasiliano, kama vile kujibu ujumbe mara moja, ambayo husaidia kuhakikisha mafanikio katika mazingira ya mbali. Ili kusaidia kulinda dhidi ya hatari kwamba wafanyakazi wa mawasiliano ya simu watachukuliwa kwa haki “bila ya kuona, nje ya akili,” kampuni ya kimaadili itachukua matarajio yaliyoandikwa kuhusu mawasiliano ya wakati kwa njia zote mbili. Kwa mfano, inapaswa kuhakikisha kwamba mistari ya wasimamizi wa mawasiliano ni wazi kwa wafanyakazi wao wa mbali kama wao ni kwa wale ambao wanaweza kuacha kwa dawati au ofisi zao kuzungumza.

Hatimaye, makampuni mengi yenye mipango ya mawasiliano ya simu ya mafanikio huunda mtandao wa kijamii kati ya wafanyakazi. Wanasaidia matukio ya kijamii ya mtandaoni ili kuwasaidia wafanyakazi dhamana ingawa hawako mahali pale. Wafanyakazi wanaweza kisha kutafuta njia ya kuwa na furaha ya kawaida, licha ya umbali ambao unaweza kuwatenganisha. ³³