17.5: Mipango rasmi ya Shirika katika Mazoezi

Malengo ya kujifunza

1. Kuelewa jinsi mipango hutokea katika mashirika ya leo.

Uchunguzi unaonyesha kuwa, katika miaka ya 1950, takriban asilimia 8.3 ya makampuni yote makubwa ya Marekani (1 kati ya kila 12) waliajiri mpangaji wa muda mrefu wa muda mrefu. Kufikia mwishoni mwa miaka ya 1960, asilimia 83 ya makampuni makubwa ya Marekani yalitumia mipango ya muda mrefu. Leo inakadiriwa kuwa karibu mashirika yote ya Marekani yenye mauzo zaidi ya dola milioni 100 huandaa mipango rasmi ya muda mrefu. ²⁸ Wengi mipango rasmi kupanua miaka mitano katika siku zijazo, na juu ya asilimia 20 kupanua angalau miaka kumi.

Kuhimiza Mipango

Licha ya faida zilizopatikana kwa kupanga, mameneja wengi hupinga. Wengine wanahisi kuwa hakuna muda wa kutosha wa kupanga au kwamba ni ngumu sana na gharama nyingi. Wengine wana wasiwasi kuhusu matokeo yanayowezekana ya kushindwa kufikia malengo waliyoweka. Badala ya kuandaa, wakati mwingine hujulikana kama mipango ya mpango (yaani, kuunda matokeo na taarifa za hatua kabla ya kusonga mbele), mameneja wengi wanashindwa kupanga au bora kushiriki katika mipango ya mchakato (wanasoma matukio na kufikiri juu ya hatua inayofuata kabla ya kutenda). Katika mchakato wa kupanga kazi vizuri sana wakati watu wana hisia ya nini ni kwamba wanataka kufikia na wanaweza kufaragua kama wao kusonga mbele katika bahari ya kutokuwa na uhakika na turbulence. Hii ni kama wachezaji wenye ujuzi wa Hockey wakitegemea asili zao, kusoma utetezi, na kufaragua wanapokuwa wakisonga juu ya barafu na kuelekea wavu wa mpinzani. Utaratibu huu mara nyingi hufanya kazi bora kuliko kujaribu kutekeleza preplan ya kina, mara nyingi hufafanua michezo katika soka.

Katika hali ambapo tunataka kuhamasisha preplanning, mbinu fulani kuwezesha mchakato:

• Kuendeleza hali ya hewa ya shirika ambayo inahimiza mipango.
• Wasimamizi wa juu huunga mkono shughuli za mipango ya mameneja wa ngazi ya chini-kwa mfano, kwa kutoa rasilimali kama wafanyakazi, kompyuta, na fedha-na hutumikia kama mifano kupitia shughuli zao za kupanga.
• Treni watu katika kupanga.
• Unda mfumo wa malipo unaohamasisha na kuunga mkono shughuli za kupanga na uangalie kwa makini adhabu kwa kushindwa kufikia malengo mapya yaliyowekwa.
• Tumia mipango mara baada ya kuundwa.

Ili mameneja wawekeze muda na nishati zinazohitajika kushinda upinzani dhidi ya mipango, lazima wawe na hakika kwamba mipango haina, kwa kweli, kulipa.

Je, Mipango ya kweli hulipa?

Wasimamizi wa mashirika katika mazingira magumu na imara wanaweza kupata vigumu kuendeleza mipango yenye maana, lakini ni hali halisi ya utata wa mazingira na utulivu ambao huzalisha haja kubwa ya kuweka nzuri ya mipango ya shirika. Hata hivyo swali linabakia, je, mipango kweli hulipa?

Tunajua kutokana na majadiliano yetu ya awali kwamba kuweka malengo ni sehemu muhimu ya mchakato wa kupanga. Leo, mengi yanajulikana kuhusu kile kinachofafanua malengo ya mtu binafsi. (Tunajadili suala hili kwa undani zaidi baadaye katika sura hii.) Ingawa malengo ya kikundi na shirika yamejifunza kidogo, pengine ni salama kudhani kwamba wengi wa ujuzi wetu kuhusu malengo ya mtu binafsi pia hutumika kwa malengo ya kikundi na shirika. Utafiti unaonyesha kuwa malengo madhubuti ya shirika yanapaswa (1) kuwa vigumu lakini yanaweza kupatikana kwa juhudi, (2) kuwa maalum na kutambua wazi kile kinachohitajika, (3) kukubaliwa na kuwa na ahadi ya wale ambao watasaidia kufikia, (4) kuendelezwa na wafanyakazi kama ushiriki huo utaboresha ubora wa malengo na kukubalika kwao, na (5) kufuatiliwa kwa maendeleo mara kwa mara.

Wakati ushahidi hauna wingi, tafiti zinaonyesha kwamba makampuni yanayohusika katika kupanga yanafanikiwa zaidi ya kifedha kuliko yale ambayo hawana. ²⁹ Kwa mfano, utafiti mmoja unaripoti kuwa wastani wa kurudi kwa uwekezaji kwa kipindi cha miaka mitano ni asilimia 17.1 kwa mashirika yanayohusika katika mipango ya kimkakati, dhidi ya asilimia 5.9 kwa wale ambao hawana. ³⁰ Vile vile, kati ya 70 benki kubwa za kibiashara, wale waliokuwa na mifumo ya mipango ya kimkakati walizidi wale ambao hawakuwa. ³¹

Ingawa mipango wazi ina faida inayoonekana, inaweza kuwa ghali. Ahadi ya kifedha inaweza kuwa kubwa kwa mashirika yenye wafanyakazi rasmi wa kupanga. Hata hivyo, utafiti unaonyesha kwamba mipango ni waranted.

Eneo la Shughuli za Mipango

Classical usimamizi kufikiri kutetea mgawanyo wa “mipango” na “kufanya.” Kwa mujibu wa shule hii ya mawazo, mameneja hupanga wafanyakazi wa msingi wa kiufundi na kuunda mipango mingi ya ngazi za juu za shirika, na ushiriki mdogo kutoka kwa mameneja wa ngazi ya chini na wafanyakazi. Kwa upande mwingine, wanadharia wa usimamizi wa tabia wanapendekeza kuwashirikisha wanachama wa shirika katika kuunda mipango inayowaathiri. Utekelezaji wa mpango wa usimamizi na malengo (kujadiliwa baadaye katika sura hii), kwa mfano, ni njia moja ambayo mipango hii ya ushiriki inaweza kufikiwa. Watafiti katika Taasisi ya Tavistock nchini Uingereza huendeleza wazo la kazi za kujitegemea kama njia ya kupanua kiwango cha ushiriki wa mfanyakazi. Kwa mujibu wa mfano wao wa kijamii na kiufundi, kazi za kazi zinachukua jukumu kubwa katika kupanga (pamoja na kuandaa, kuongoza, na kudhibiti) kazi waliyopewa. Mashirika mengi-kwa mfano, Ushirikiano wa John Lewis, Volvo, na Motorola-wamekuwa na uzoefu wa mafanikio na ushiriki wa wafanyakazi katika kupanga na kudhibiti shughuli. ³²

Mipango Wataalamu

Ili kuendelea na utata wa shirika, kisasa cha teknolojia, na kutokuwa na uhakika wa mazingira, mashirika mengi hutumia wataalamu wa kupanga. Professional mipango kuendeleza mipango ya shirika na kusaidia mameneja mpango. Boeing na Ford ni miongoni mwa mashirika mengi yenye wafanyakazi wa kupanga kitaaluma. Wataalamu wa kupanga katika United Airlines walianzisha mpango wa usimamizi wa mgogoro wa

Mashirika yana wataalamu wa kupanga na idara za kupanga mahali kwa sababu mbalimbali. Majukumu haya maalumu yameibuka kwa sababu mipango ni ya muda mwingi na ngumu na inahitaji tahadhari zaidi kuliko mameneja wa mstari wanaweza kutoa. Katika mazingira ya mabadiliko ya haraka, mipango inakuwa ngumu zaidi na mara nyingi inahitaji maendeleo ya mipango ya dharura, kwa mara nyingine tena kudai muda wa utafiti na ujuzi maalum wa kupanga. Wakati mwingine, mipango yenye ufanisi inahitaji usawa ambao mameneja na wafanyakazi wenye maslahi yaliyowekwa katika seti fulani ya shughuli za shirika hawawezi kutoa.

Malengo ya wafanyakazi wa mipango ni tofauti. Wajibu wao wa msingi ni kutumika kama washauri wa kupanga kwa usimamizi wa juu na kusaidia mameneja wa mstari wa ngazi ya chini katika kuendeleza mipango ya kufikia malengo yao mengi na mbalimbali ya shirika. Mara kwa mara, huratibu safu tata ya mipango iliyoundwa kwa ngazi mbalimbali ndani ya shirika. Hatimaye, wafanyakazi wa kupanga hutoa faraja, msaada, na ujuzi wa kuendeleza mipango rasmi ya shirika.

KUSIMAMIA MABADILIKO

Kutumia Teknolojia kwa Biashara Yenye Ufanisi zaidi

Uhitaji wa kudhibiti gharama umekuwa karibu tangu biashara, kununua na kuuza, ilianza. Kila teknolojia mpya inajenga uwezekano mpya katika uzalishaji na kupunguza gharama. Teknolojia ya hivi karibuni si tofauti yoyote. Kiwango kikubwa katika kuunganishwa na usimamizi wa data ni kujenga kama wengi start-ups na njia mpya ya kutambua na kutatua matatizo.

Innovu hutumia teknolojia mpya kusaidia biashara ndogo na zinazoanza kudhibiti gharama za faida zao za kiafya. Makampuni mengi madogo na kuanza-ups ni binafsi bima; yaani, kampuni hulipa bili yoyote ya matibabu ya mfanyakazi kufunikwa au fedha mipango yoyote ya afya moja kwa moja. Kwa mujibu wa Diane Hess, mkurugenzi mtendaji wa Central Penn Business Group on Health, waajiri wanahesabu asilimia 30 ya dola trilioni 2.9 za matumizi ya huduma za afya nchini Marekani, na fidia ya wafanyakazi iligharimu waajiri dola bilioni 91 mwaka 2014. Gharama hizi zilijumuisha $31.4 bilioni kwa ajili ya matibabu na $30.9 katika malipo ya fedha (Hess 2016). Mfanyakazi wa migodi ya Innovu anadai kupata mwenendo na pia hutoa data kuhusu gharama kutokana na ukosefu, ulemavu, na fidia ya wafanyakazi (Mamula 2017). Wakati waajiri wanahamia mipango ya ustawi ili kuboresha tija na kupunguza gharama za matibabu, Innovu husaidia waajiri “kuhakikisha kuna maboresho ya kuhalalisha gharama” (Hess 2016 n.p.).

Katika mshipa huo huo, Shirika la Marsh & McLennan Michigan LLC linahamia tu kutoa bima na “mipango ya ustawi” ya kawaida ili kusaidia makampuni kuzingatia kuboresha ustawi wa jumla wa wafanyakazi. Wakati mipango ya ustawi wa jadi inazingatia afya ya kimwili ili kuboresha tija, mwenendo unaojitokeza ni kuwasaidia wafanyakazi wenye masuala ya familia, kijamii, na kifedha pia. Mpango wa kina zaidi kutoka Marsh & McLennan ni Chuo Kikuu cha Ustawi wa MMA Michigan, ambacho kinafanya kazi kupanua mipango ya ustawi wa jadi katika huduma zisizo za jadi za usaidizi. Mbinu kamili ya programu husaidia waajiri wa midsize “kuvutia na kuhifadhi vipaji, kuhamasisha kuridhika kwa mfanyakazi na kupunguza ukosefu.” Hatua zaidi ya ustawi rahisi ni hoja kuelekea kuwekeza katika wafanyakazi. Bret Jackson, rais wa Uchumi Alliance kwa Michigan, alisema, “Kama una furaha na afya mfanyakazi, ongezeko tija” (Greene 2017 n.p.).

Tawi Mtume ni wazo riwaya kutatua mfanyakazi ratiba. Wafanyakazi wana uwezo wa kuona ratiba, mabadiliko ya kufunika, na kuomba muda mbali, wote kutoka programu kwenye simu zao. Inaunganisha na mifumo iliyopo ya kampuni ili kuruhusu uchambuzi wa data, lakini labda muhimu zaidi, inaruhusu wafanyakazi kuunganisha. Programu ya kuanza imechukuliwa na makampuni makubwa, kama vile Target, McDonald's, na Walgreens, kuruhusu wafanyakazi kubadilishana mabadiliko tu kwa kutumia programu kwenye simu zao za mkononi. Utaratibu huu unasimamisha mchakato wa kubadilishana mabadiliko kwa kuruhusu wafanyakazi kushughulikia kazi nyingi za mguu, “bridg [ing] pengo la mawasiliano kati ya wafanyakazi na makampuni yanayowaajiri.” Programu ni bure kwa wafanyakazi na inaendesha kwenye vifaa vyote vya iOS na Android. Inaweza pia kuzalisha ratiba za digital kutoka kwenye ratiba za karatasi na kuunda njia za ujumbe ambazo ni mahali pa kazi maalum. Kuhamia mabadiliko rahisi ya mabadiliko, programu inaruhusu biashara kugonga kwenye nguvu ya “mahitaji” ambayo ni elastic zaidi. Pia inaruhusu makampuni ya biashara “kupanua thamani ya mifumo iliyopo ya usimamizi wa nguvu kazi bila ya haja ya kubadili gharama” (Takahashi 2017 n.p.)

Allison Harden, meneja kuhama kwa Pizza Hut katika Tampa, Florida, anapenda kuunganishwa aliongeza ya mpango. “Kipengele cha ujumbe na uwezo wa kushiriki picha na machapisho hufanya iwe rahisi sana kukaa na uhusiano nao,” Allison anasema. “Ni njia ambayo naweza kufanya hivyo nje ya mtandao wa kijamii. Sio kila mtu ana Facebook na mambo kama hiyo-hivyo ni nzuri na ya kirafiki, salama kwa kazi” (Mtume wa Tawi 2017 n.p.).

“Salama kwa kazi” inaweza kubeba connotations ya “oversharing” kwenye mitandao ya kijamii, lakini wakati wa Hurricane Irma, Allison na wafanyakazi wake walitegemea Mtume wa Tawi kwa ajili ya maandalizi ya dhoruba, kuruhusu meneja kutuma orodha ya usalama na kuboresha mabadiliko. Kisha wakati wa dhoruba yenyewe na baada ya, madereva waliweza kuambiana ni vituo gani vya gesi ambavyo vilikuwa na gesi, ambao bado walikuwa na umeme, na ambaye alikuwa salama (Mtume wa Tawi 2017).

vyanzo

Tawi Mtume. 2017. “Tawi Wateja Story: Jinsi Tampa Pizza Hut Walikaa katika Mawasiliano Wakati wa Hurricane Irma.” http://blog.branchmessenger.com/a-br...urricane-irma/

Greene, Jay. 2017. “Kozi mpya kwa Marsh & McLennan Agency kama wateja kutafuta ustawi.” Crain ya Detroit Biashara. http://www.crainsdetroit.com/article...eek-well-being

Hess, Diane. 2016. “Column: Kutumia data kufanya biashara ufanisi zaidi, wafanyakazi na afya zaidi.” Lancaster Online, Novemba 8, 2016. lancasteronline.com/business/... 5cc57a478.html

Mamula, Kris B. 2017. “Station Square data analytics kampuni ya kutumia $6.5 milioni kukua.” Baada ya Gazeti la Serikali, Agosti 10, 2017. www.post-gazette.com/business... s/201708100025

Takahashi, Dean. 2017. “Meneja Tawi husaidia wafanyakazi hourly kubadilishana mabadiliko kwenye simu.” venturebat.com. https://venturebeat.com/2017/08/02/b...ves-on-mobile/

maswali

1. Nini matatizo ya kimaadili inaweza uso na madini data kama inatumika kwa kumbukumbu ya afya mfanyakazi?
2. Ni hatari gani za usalama ambazo kampuni inahitaji kuzingatia wakati wa kutumia programu za smartphone za kazi?

Kielelezo\(\PageIndex{1}\): Procter & Gamble, mtengenezaji wa Tide Pods, amekabiliwa na masuala mawili na bidhaa zake mpya za kufulia. Mapema baada ya kuanzishwa kwake, taarifa zilikuja kuwa watoto 180 walitembelea hospitali baada ya kumeza maganda ya rangi wakifikiri kuwa walikuwa pipi. P&G ilijibu haraka kwa kufanya ufungaji wa tamper-ushahidi na kuifanya iwe vigumu zaidi kwa watoto kupata, na kuongeza ladha isiyo ya sumu ambayo ingewazuia watoto kumeza maganda, na kuanzisha kampeni ya habari ya bidhaa yenye lengo la kuwajulisha wazazi kuhusu hatari-kwa ujumla, vizuri orchestrated mpango wa dharura. Mnamo 2017, hata hivyo, P&G ilianza kupokea taarifa kuhusu vijana kwa makusudi kumeza bidhaa hiyo katika “changamoto ya maganda” ambayo ilikwenda virusi kwenye mitandao ya kijamii. Wakati wowote taarifa, P&G aliamua kuwasiliana na vijana moja kwa moja na kuwasiliana na makampuni ya teknolojia kama vile Facebook na YouTube kuondoa posts hizi na video lakini hakuwa na kutangaza hii, kuogopa kwamba ingekuwa tu kusababisha vijana zaidi kukubali changamoto au changamoto wengine. (Mikopo: Mike Mozart/flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

kuangalia dhana

1. Je, mashirika ya leo yanakaribia mipango?
2. Je, mipango hulipa kwa mashirika ya leo?
3. Ni watu gani katika shirika wanapaswa kushiriki katika kupanga, na majukumu yao ni nini?