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12.5: Registre as transações incorridas na preparação da folha de pagamento

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    Você já olhou seu salário e se perguntou para onde foi todo o dinheiro? Bem, não desapareceu; o dinheiro foi usado para contribuir com os pagamentos financeiros necessários e opcionais a várias entidades.

    A folha de pagamento pode ser uma das maiores despesas e passivos potenciais de uma empresa. Os passivos da folha de pagamento incluem salários e salários dos funcionários e deduções de impostos, benefícios e contribuições do empregador. Nesta seção, explicamos esses elementos da folha de pagamento e os lançamentos diários necessários.

    Remuneração e deduções de funcionários

    Como funcionário trabalhando em uma empresa, você recebe uma compensação pelo seu trabalho. Esse pagamento pode ser um salário mensal ou salário por hora pago periodicamente. O valor ganho pelo funcionário antes de qualquer redução no pagamento ocorrer é considerado renda bruta (pagamento). Essas reduções incluem deduções involuntárias e voluntárias. O saldo restante após as deduções é considerado lucro líquido (pagamento) ou “pagamento para levar para casa”. O pagamento para levar para casa é o que os funcionários recebem e depositam em suas contas bancárias.

    Deduções involuntárias

    Deduções involuntárias são retenções na fonte sobre as quais nem o empregador nem o funcionário têm controle e são exigidas por lei.

    Impostos de renda federais, estaduais e locais são considerados deduções involuntárias. Os impostos de renda impostos são diferentes para cada funcionário e são baseados em seu Formulário W-4, o Certificado de Retenção de Subsídio na Fonte do Funcionário. Um funcionário preencherá seu estado civil, o número de subsídios solicitados e quaisquer valores adicionais de redução. O empregador usará essas informações para determinar o valor da retenção de imposto de renda federal de cada salário. A retenção de imposto de renda estadual também pode usar as informações W-4 ou o certificado de retenção na fonte do estado. Os valores de retenção de imposto de renda federal e de imposto de renda estadual podem ser estabelecidos com tabelas de impostos publicadas anualmente pela Receita Federal (IRS) (veja a Figura 12.15) e escritórios do governo estadual, respectivamente. Alguns estados, porém, não exigem retenção de imposto de renda, pois não impõem imposto de renda estadual. Os passivos de renda federais e estaduais são mantidos em contas a pagar até o desembolso aos órgãos governamentais que administram o processo de conformidade fiscal de sua entidade governamental específica.

    Uma tabela do Internal Revenue Service mostra os valores retidos na fonte para as faixas mensais da folha de pagamento para pessoas que preencheram individualmente em 2018.
    Figura 12.15 Tabela de retenção de imposto na fonte da faixa salarial: pessoas solteiras (2017). Estes são os valores mensais de retenção de imposto na fonte recomendados pelo IRS para salários auferidos por pessoas solteiras em 2017. (crédito: “Guia Fiscal do Empregador” pela Receita Federal do Departamento do Tesouro, Domínio Público)

    Embora não seja uma ocorrência comum, a retenção de imposto de renda local é aplicada àqueles que vivem ou trabalham em uma jurisdição para cobrir escolaridade, serviços sociais, manutenção de parques e aplicação da lei. Se os impostos de renda locais forem retidos na fonte, eles permanecerão passivos correntes até serem pagos.

    Outras deduções involuntárias envolvem impostos da Lei Federal de Contribuição de Seguros (FICA) para a Previdência Social e o Medicare. A FICA exige que os empregadores retenham impostos sobre os salários dos funcionários “para fornecer benefícios para aposentados, deficientes e crianças”. A alíquota da Previdência Social é de 6,2% dos salários brutos dos funcionários. Em 2017, há um valor máximo de lucro tributável de $127.200. Ou seja, apenas os primeiros $127.200 do salário bruto de cada funcionário têm o imposto da Previdência Social aplicado. Em 2018, o valor máximo do lucro tributável aumentou para $128.400. A alíquota do Medicare é de 1,45% da renda bruta dos funcionários. Não há limite de lucro tributável para o imposto do Medicare. Os dois impostos combinados equivalem a 7,65% (6,2% + 1,45%). Tanto o empregador quanto o empregado pagam os dois impostos em nome do empregado.

    A legislação de saúde mais recente, o Affordable Care Act (ACA), exige uma retenção adicional de imposto médico na fonte do pagamento dos funcionários de 0,9% para indivíduos que excedam um limite de renda com base em seu status de arquivamento (casados, solteiros ou chefe de família, por exemplo). Esta retenção adicional de imposto na fonte do Medicare é aplicada apenas à folha de pagamento dos funcionários.

    A imagem mostra um cheque e um contracheque. O cheque é da Jane's Business, 123 Main Street, Sacramento, Califórnia 95814, (916) 555-1234. O número é 4567 e é datado de 19 de abril de 2019. O pagamento na ordem da linha é feito para Joe Employee por $375,78. Abaixo disso, o valor é escrito como trezentos e setenta e cinco e 78/100 dólares. O banco do qual o cheque é é General Bank, 789 Main Street, Sacramento, Califórnia 95814, (800) 555-1234. Na parte inferior da verificação estão 123456789 99999999 123 e Jane Employer. O recibo de cheque da folha de pagamento é da Jane's Business, 123 Main Street, Sacramento, Califórnia 95814, para a semana de 7 a 13 de abril de 2019, para Joe Employee, 123-45-6789. Há uma linha abaixo dessas informações e, em seguida, as seguintes são listadas: Impostos salariais de $500,00, 1. Retenção federal na fonte de $68,00, 2. Previdência Social (6,2 por cento) $31,00, 3. Medicare (1,45 por cento) $7,25, 4. Seguro estadual de invalidez (0,9 por cento) $4,50, 5. Retenção estadual de $13,47, líquido de $375,78.
    Figura 12.16 Impostos da Previdência Social FICA e do FICA Medicare. As deduções na folha de pagamento incluem impostos da Previdência Social FICA e do FICA Medicare. (crédito: modificação do trabalho pelo Centro de Serviços Fiscais da Califórnia, Estado da Califórnia/CA.gov, Domínio Público)

    Por último, as deduções involuntárias também podem incluir pagamentos de pensão alimentícia, taxas fiscais federais do IRS, penhoras salariais ordenadas pelo tribunal e sentenças de falência. Todas as deduções involuntárias são de responsabilidade do empregador até que sejam pagas.

    Deduções voluntárias

    Além das deduções involuntárias, os empregadores podem reter certas deduções voluntárias dos salários dos funcionários. As deduções voluntárias não precisam ser removidas do pagamento do funcionário, a menos que o funcionário designe uma redução desses valores. As deduções voluntárias podem incluir, mas não estão limitadas a, cobertura de saúde, seguro de vida, contribuições para aposentadoria, contribuições de caridade, fundos de pensão e taxas sindicais. Os funcionários podem cobrir o custo total desses benefícios ou compartilhar os custos com o empregador.

    A cobertura de saúde é um requisito para muitas empresas fornecerem como resultado da ACA. Os empregadores podem fornecer cobertura parcial de benefícios e solicitar que o funcionário pague o restante. Por exemplo, o empregador cobriria 30% dos custos dos cuidados de saúde e 70% seriam de responsabilidade do funcionário.

    As contribuições para a aposentadoria podem incluir aquelas feitas a um plano patrocinado pelo empregador, como um plano de contribuição definida, que “protege” a renda em um 401 (k) ou 403 (b). Em termos simples, um plano de contribuição definido permite que um funcionário contribua voluntariamente com uma quantia ou porcentagem especificada de seus salários antes de impostos para uma conta especial, a fim de diferir o imposto sobre esses ganhos. Normalmente, uma parte da contribuição do funcionário é igualada por seu empregador; os empregadores costumam usar isso como um incentivo para atrair e manter funcionários altamente qualificados e valiosos. Somente quando o funcionário eventualmente retirar fundos do plano, ele ou ela deverá pagar o imposto sobre esses ganhos. Como o valor contribuído para o plano não é tributado imediatamente pelo IRS, ele permite que o funcionário acumule fundos para sua aposentadoria. Essa renda diferida pode ser excluída da renda tributável federal atual do funcionário, mas não dos impostos FICA. Todas as deduções voluntárias são consideradas responsabilidades do empregador até serem remetidas. Para obter informações mais detalhadas sobre o planejamento de aposentadoria e usando um 401 (k) ou um 403 (b), consulte o Apêndice C.

    Uma imagem mostra quatro pilhas de moedas e um pote de moedas, cada uma com uma planta crescendo a partir delas. Planos de contribuição definida: 401 (k), 403 (b), pensão.
    Figura 12.17 Poupança para aposentadoria. Planos de contribuição definidos podem ajudar você a economizar para a aposentadoria. (crédito: modificação de “Money Coin Investment” por “nattanan23” /Pixabay, CC0)

    Assim como acontece com as deduções involuntárias, as deduções voluntárias são mantidas como um passivo atual até serem pagas. Quando a folha de pagamento é desembolsada, lançamentos diários são necessários.

    CONCEITOS NA PRÁTICA

    Você deve começar a economizar para a aposentadoria?

    Você deve economizar para a aposentadoria agora ou esperar? Como estudante, você pode estar inclinado a adiar a poupança para a aposentadoria por vários motivos. Você pode não estar em uma posição financeira para fazer isso, acredita que a Previdência Social será suficiente para atender às suas necessidades ou talvez nem tenha pensado nisso até agora.

    De acordo com uma pesquisa de 2012 do Bureau of Labor Statistics, dos que tiveram acesso a um plano de contribuição definido, apenas 68% dos funcionários contribuíram para o plano de aposentadoria. Muitos funcionários esperam até meados dos trinta ou quarenta anos para começar a economizar, e isso pode atrasar a aposentadoria ou deixar o aposentado incapaz de cobrir suas despesas anuais. Algumas armadilhas que contribuem para essa falta de economia são práticas de gastos negativos de curto prazo, como dívidas com empréstimos com juros altos, compras com cartão de crédito e gastos discricionários (despesas opcionais, como comer fora ou se divertir). Para evitar esses perigos, você deve

    1. Analise seus hábitos de consumo e faça mudanças sempre que possível.
    2. Desenvolva um plano financeiro com a ajuda de um especialista financeiro.
    3. Participe de um plano de contribuição definido e siga o plano ( não retire fundos antecipadamente).
    4. Tente contribuir pelo menos tanto quanto seu empregador estiver disposto a igualar.
    5. Considere outras opções de poupança de curto prazo, como títulos ou contas bancárias com juros altos.
    6. Tenha uma meta de poupança específica para sua conta de aposentadoria. Por exemplo, muitos consultores financeiros recomendam economizar pelo menos 15% de sua renda mensal para a aposentadoria. No entanto, eles geralmente incluem a contribuição do funcionário e a do empregador. Por exemplo, suponha que a empresa combine cada dólar investido pelo funcionário com uma contribuição de $0,50 do empregador, até 8% para o funcionário. Nesse caso, se o funcionário contribuir com 8% e a empresa fornecer 4%, isso leva o funcionário a 80% da meta recomendada (12% dos 15% recomendados).

    Lembre-se de que quanto mais você esperar para começar a investir, mais você terá que economizar mais tarde para ter o suficiente para se aposentar.

    Entradas no diário para relatar remunerações e deduções de funcionários

    Continuamos usando a Sierra Sports como nossa empresa de exemplo para preparar lançamentos no diário.

    A Sierra Sports emprega várias pessoas, mas nosso foco está em um funcionário específico para este exemplo. Billie Sanders trabalha para a Sierra Sports e ganha um salário mensal de $2.000. Ela reivindica duas retenções na fonte (veja a Figura 12.15). Esse valor é pago no primeiro dia do mês seguinte. As retenções na fonte de impostos de renda federais e estaduais são avaliadas no valor de $102 e $25, respectivamente. O Seguro Social FICA é tributado à alíquota de 6,2% e o FICA Medicare é tributado à alíquota de 1,45%. Billie tem deduções voluntárias para seguro saúde e uma contribuição de aposentadoria 401 (k). Ela é responsável por 40% de seu prêmio de seguro de saúde de $500; a Sierra Sports paga os 60% restantes (conforme explicado na folha de pagamento do empregador). As 401 (k) contribuições totalizam $150. A primeira entrada registra a responsabilidade salarial durante o mês de agosto.

    Uma entrada no diário é feita em 31 de agosto e mostra uma despesa de débito em salários de $2.000 e créditos nas seguintes contas: FICA Imposto previdenciário social a pagar por $124, imposto FICA Medicare a pagar por $29, imposto de renda federal a pagar por $102, imposto de renda estadual a pagar por $25, seguro de saúde a pagar por $200, 401 ( k) plano de aposentadoria a pagar por $150 e salários a pagar $1.370 com a nota “Para reconhecer a folha de pagamento dos funcionários em agosto”.

    Salários A despesa é uma conta patrimonial usada para reconhecer a despesa acumulada (acumulada) para a empresa em agosto (aumento no lado do débito). A despesa salarial representa a renda bruta (pagamento) do funcionário antes de quaisquer deduções. Cada passivo de dedução é listado em sua própria conta; isso ajudará a facilitar o pagamento às diferentes entidades. Observe que o seguro saúde a pagar está no valor de $200, o que representa 40% da responsabilidade do funcionário pelo prêmio ($500 × 0,40 = $200). Os salários a pagar representam o lucro líquido (pagamento) ou o “pagamento para levar para casa” para Billie. Os salários a pagar são de $1.370, o que é encontrado ao obter a renda bruta e subtrair a soma dos passivos ($2.000 - $630 = $1.370). Como os salários não são pagos até o primeiro dia do mês seguinte, essa responsabilidade permanecerá durante o mês de agosto. Todos os passivos (contas a pagar) aumentam devido à dívida pendente da empresa (aumento no lado do crédito).

    A segunda entrada registra o pagamento em dinheiro dos salários acumulados em 1º de setembro.

    Uma entrada no diário é feita em 31 de agosto e mostra um débito em salários a pagar por $1.370 e um crédito em dinheiro de $1.370, com a nota “Para registrar o pagamento dos salários acumulados”.

    O pagamento a Billie Sanders ocorre em 1º de setembro. O pagamento é para salários acumulados a partir do mês de agosto. O pagamento diminui os Salários a Pagar (lado do débito) desde que o passivo foi pago e diminui o Dinheiro (lado do crédito), porque o dinheiro é o ativo usado para pagamento.

    LINK PARA O APRENDIZADO

    O IRS desenvolveu um banco de dados de simulação com vinte simulações diferentes de contribuintes para ajudar os contribuintes a entender suas declarações fiscais e retenções na fonte.

    Compensação e deduções do empregador

    Nesse ponto, você pode estar se perguntando: “por que estou tendo que pagar todo esse dinheiro e meu empregador não?” Seu empregador também tem a responsabilidade fiscal e legal de contribuir e igualar fundos para determinadas contas de responsabilidade da folha de pagamento.

    Impostos involuntários sobre a folha de pagamento

    Os empregadores devem igualar as contribuições dos funcionários ao Seguro Social FICA (taxa de 6,2%) nos primeiros $127.200 de salários dos funcionários em 2017 e ao FICA Medicare (taxa de 1,45%) em todos os ganhos dos funcionários. As retenções na fonte desses impostos são encaminhadas para o mesmo local das contribuições dos funcionários; portanto, as mesmas contas são usadas ao registrar lançamentos no diário.

    Os empregadores são obrigados por lei a pagar em um sistema de seguro-desemprego que cobre os funcionários em caso de interrupção do trabalho devido a fatores fora de seu controle (eliminação do emprego da falência da empresa, por exemplo). O imposto que reconhece esse pagamento obrigatório é a Lei Federal do Imposto sobre Desemprego (FUTA). O FUTA está a uma taxa de 6%. Esse imposto se aplica aos $7.000 iniciais do salário de cada funcionário ganho durante o ano. Essa taxa pode ser reduzida em até 5,4% como crédito para pagar o desemprego estadual em dia, produzindo uma taxa menor de 0,6%. A Lei Estadual do Imposto sobre Desemprego (SUTA) é semelhante ao processo FUTA, mas as alíquotas de impostos e os ganhos tributáveis mínimos variam de acordo com o estado.

    Uma fotografia mostra um computador e as mãos de uma pessoa. A tela do computador diz “Inscreva-se on-line”.
    Figura 12.18 Apoio ao desemprego. Duas deduções comuns na folha de pagamento do empregador são os impostos de desemprego federais e estaduais. (crédito: “Laptop” de Unknown/PxHere, CC0)

    Benefícios voluntários fornecidos pelo empregador

    Os empregadores oferecem vantagens competitivas (benefícios) aos funcionários em um esforço para melhorar a satisfação no trabalho e aumentar o moral dos funcionários. Não há nenhum estatuto que obrigue o empregador a cobrir esses benefícios financeiramente. Alguns benefícios possíveis são cobertura de saúde, seguro de vida, contribuições para planos de aposentadoria, licença médica remunerada, licença maternidade/paternidade remunerada e compensação por férias.

    A licença médica remunerada, a licença de maternidade/paternidade remunerada e a compensação por férias ajudam os funcionários a tirar uma folga quando necessário ou exigido, fornecendo uma bolsa enquanto o funcionário está ausente. Essa compensação geralmente é comparável aos salários ou salários do período coberto. Algumas empresas têm políticas que exigem que as férias e a licença médica remunerada sejam usadas dentro de um ano ou o funcionário corre o risco de perder esse benefício no período atual. Esses benefícios são considerados passivos estimados, pois não está claro quando, se ou quanto o funcionário os usará. Vamos agora ver o processo de jornalização da remuneração e deduções do empregador.

    Uma fotografia de uma praia mostrando uma pessoa relaxando debaixo de um coqueiro ao lado de um balanço.
    Figura 12.19 Benefício fornecido pelo empregador. Oferecer benefícios de férias aos funcionários pode aumentar a satisfação no trabalho. (crédito: “Ellie relaxa perto da palmeira” Darren Foreman/Flickr, CC BY 2.0)

    Entradas no diário para relatar a compensação e deduções do empregador

    Além das entradas na folha de pagamento dos funcionários de Billie Sanders, a Sierra Sports tem a obrigação de contribuir com impostos para o desemprego federal, desemprego estadual, Previdência Social FICA e FICA Medicare. Eles também são responsáveis por 60% do pagamento do prêmio do seguro saúde de Billie. Suponha que a Sierra Sports receba o crédito FUTA e seja tributada apenas à alíquota de 0,6%, e os impostos da SUTA sejam de $100. Agosto é o primeiro mês de pagamento do ano de Billie Sanders. A entrada a seguir representa os passivos e despesas da folha de pagamento do empregador para o mês de agosto. A segunda entrada registra o passivo do prêmio do seguro saúde.

    Uma entrada no diário é feita em 31 de agosto e mostra um débito na despesa de impostos sobre a folha de pagamento do empregador de $265 e um crédito nas seguintes contas: imposto federal de desemprego a pagar $12, imposto estadual de desemprego a pagar $100, imposto de previdência social FICA a pagar $124, imposto FICA Medicare a pagar $29 com a nota “Para reconhecer passivos da folha de pagamento do empregador em agosto.” A segunda entrada no diário também é feita em 31 de agosto e mostra um débito em despesas de benefícios de $300 e um crédito para o seguro saúde pagável por $300 com a nota “Para reconhecer os passivos de benefícios do empregador em agosto”.

    A despesa fiscal da folha de pagamento do empregador é a conta patrimonial usada para reconhecer as despesas da folha de pagamento durante o período (aumentos no lado do débito). O valor de $265 é a soma de todos os passivos desse período. Observe que o FICA Social Security Tax Payable e o FICA Medicare Tax Payable foram usados na entrada da folha de pagamento do funcionário mais cedo e novamente aqui na folha de pagamento do empregador. Você só precisa usar uma conta se os pagamentos forem para o mesmo destinatário e propósito. Os valores dos impostos da Previdência Social ($124) e do Medicare ($29) retidos correspondem aos valores retidos na folha de pagamento dos funcionários. O imposto federal de desemprego a pagar e o imposto estadual de desemprego a pagar reconhecem os passivos por deduções de desemprego federais e estaduais, respectivamente. O imposto federal de desemprego ($12) é calculado multiplicando a alíquota federal do imposto de desemprego de 0,6% por $2.000. Essas contas de passivo aumentam (lado do crédito) quando o valor devido aumenta.

    A segunda entrada reconhece a responsabilidade criada pelo fornecimento do benefício voluntário, a cobertura do seguro saúde. Os itens da folha de pagamento voluntária e involuntária do empregador devem ser separados. Também é importante separar os passivos estimados de certos benefícios voluntários devido à sua incerteza. A Despesa de Benefícios reconhece as despesas do seguro saúde a partir de agosto. O seguro saúde a pagar reconhece a responsabilidade pendente pela cobertura de saúde coberta pelo empregador ($500 × 60% = $300).

    As entradas a seguir representam o pagamento da folha de pagamento do empregador e dos passivos de benefícios no período seguinte.

    Uma entrada no diário é feita em 31 de agosto e mostra um débito nas seguintes contas: imposto federal de desemprego a pagar $12, imposto estadual de desemprego a pagar $100, imposto de previdência social FICA a pagar $124, imposto FICA Medicare a pagar $29 e um crédito à Cash de $265 com a nota “Para reconhecer o pagamento da folha de pagamento do empregador passivos.” A segunda entrada no diário também é feita em 31 de agosto e mostra um débito no seguro saúde a pagar por $300 e um crédito em dinheiro de $300 com a nota “Para registrar o pagamento dos prêmios de seguro saúde acumulados”.

    Quando o pagamento ocorre, todas as contas a pagar diminuem (débito) porque a empresa pagou todos os impostos e benefícios devidos por esses passivos. O dinheiro é a forma de pagamento aceita nas organizações beneficiárias (Administração da Previdência Social e administradora do plano de saúde, por exemplo).

    LINK PARA O APRENDIZADO

    O IRS supervisiona todas as atividades relacionadas a impostos em nome do Departamento do Tesouro dos EUA. Em um esforço para ajudar os contribuintes a determinar os valores devidos, o IRS estabeleceu uma calculadora de retenções na fonte que pode informar ao funcionário se ele precisa enviar um novo formulário W-4 ao empregador com base nos resultados.