9.2: Contabilizar contas incobráveis usando as abordagens de balanço patrimonial e declaração de renda

Você empresta $500 a um amigo com o contrato de que você será reembolsado em dois meses. Ao final de dois meses, seu amigo não reembolsou o dinheiro. Você continua solicitando o dinheiro todo mês, mas o amigo ainda não pagou a dívida. Como isso afeta suas finanças?

Pense nisso em uma escala maior. Um banco empresta dinheiro a um casal que compra uma casa (hipoteca). O entendimento é que o casal fará pagamentos mensais para o principal emprestado, mais juros. Com o passar do tempo, o empréstimo não é pago. O que acontece quando um empréstimo que deveria ser pago não é pago? Como isso afeta as demonstrações financeiras do banco? O banco pode precisar considerar maneiras de reconhecer essa dívida incobrável.

Fundamentos de despesas com dívidas incobráveis e subsídios para contas duvidosas

Dívidas incobráveis são valores incobráveis das contas dos clientes. A inadimplência afeta negativamente as contas a receber (veja a Figura 9.2). Quando a cobrança futura de contas a receber não pode ser razoavelmente assumida, é necessário reconhecer esse potencial não pagamento. Existem dois métodos que uma empresa pode usar para reconhecer dívidas incobráveis: o método de baixa direta e o método de provisão.

Figura 9.2 Despesas de inadimplência. Contas de clientes incobráveis produzem dívidas incobráveis. (crédito: modificação de “ Contas vencidas” por “Maggiebug 21” /Wikimedia Commons, CC0)

O método de baixa direta atrasa o reconhecimento de dívidas incobráveis até que as contas a receber específicas do cliente sejam identificadas. Assim que essa conta for identificada como incobrável, a empresa registrará uma redução nas contas a receber do cliente e um aumento nas despesas com dívidas incobráveis no valor exato incobrável.

De acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), o método de baixa direta não é um método aceitável de registrar dívidas incobráveis, pois viola o princípio de correspondência. Por exemplo, suponha que uma transação de crédito ocorra em setembro de 2018 e esteja determinada como incobrável em fevereiro de 2019. O método de baixa direta registraria a despesa com dívidas incobráveis em 2019, enquanto o princípio de correspondência exige que ela seja associada a uma transação de 2018, que refletirá melhor a relação entre as receitas e as despesas associadas. Esse problema de correspondência é o motivo pelo qual os contadores normalmente usam um dos dois métodos contábeis baseados em competência introduzidos para contabilizar despesas com dívidas incobráveis.

É importante considerar outras questões no tratamento de dívidas incobráveis. Por exemplo, quando as empresas contabilizam despesas com dívidas incobráveis em suas demonstrações financeiras, elas usarão um método baseado em competência; no entanto, elas devem usar o método de baixa direta em suas declarações de imposto de renda. Essa variação no tratamento aborda o potencial dos contribuintes de manipular quando uma dívida incobrável é reconhecida. Devido a essa potencial manipulação, o Internal Revenue Service (IRS) exige que o método de baixa direta seja usado quando a dívida for determinada como incobrável, enquanto o GAAP ainda exige que um método baseado em competência seja usado para demonstrações contábeis financeiras.

Para o contribuinte, isso significa que, se uma empresa vender um item a crédito em outubro de 2018 e determinar que ele é incobrável em junho de 2019, ela deve mostrar os efeitos da dívida incobrável ao apresentar sua declaração fiscal de 2019. Esse aplicativo provavelmente viola o princípio de correspondência, mas se o IRS não tivesse essa política, normalmente haveria uma quantidade significativa de manipulação nas declarações fiscais da empresa. Por exemplo, se a empresa quisesse a dedução da baixa em 2018, ela poderia alegar que ela era realmente incobrável em 2018, em vez de em 2019.

O ponto final diz respeito a empresas com muito pouca exposição à possibilidade de dívidas incobráveis, normalmente, entidades que raramente oferecem crédito a seus clientes. Supondo que o crédito não seja um componente significativo de suas vendas, esses vendedores também podem usar o método de baixa direta. As empresas que se qualificam para essa isenção, no entanto, são normalmente pequenas e não são grandes participantes do mercado de crédito. Assim, praticamente todo o material restante de despesas com dívidas incobráveis discutido aqui será baseado em um método de provisão que usa contabilidade de competência, o princípio de correspondência e as regras de reconhecimento de receita sob o GAAP.

Por exemplo, um cliente contrai um empréstimo de carro de $15.000 em 1º de agosto de 2018 e deve pagar o valor integral antes de 1º de dezembro de 2018. Para fins deste exemplo, suponha que não houve juros cobrados do comprador devido à natureza de curto prazo ou à vida útil do empréstimo. Quando a conta ficar inadimplente por falta de pagamento em 1º de dezembro, a empresa registraria o seguinte lançamento no diário para reconhecer dívidas incobráveis.

As despesas com dívidas incobráveis aumentam (débito) e as contas a receber diminuem (crédito) em $15.000. Se, no futuro, qualquer parte da dívida for recuperada, uma reversão da dívida inadimplente anteriormente amortizada e o reconhecimento da cobrança serão necessários. Digamos que esse cliente pague integralmente inesperadamente em 1º de maio de 2019, a empresa registraria os seguintes lançamentos no diário (observe que o ano fiscal da empresa termina em 30 de junho)

A primeira entrada reverte a baixa de dívidas incobráveis aumentando as contas a receber (débito) e diminuindo as despesas com dívidas incobráveis (crédito) para o valor recuperado. A segunda entrada registra o pagamento integral com aumento de caixa (débito) e contas a receber diminuindo (crédito) no valor recebido de $15.000.

Como você aprendeu, o atraso no reconhecimento de dívidas incobráveis viola o GAAP, especificamente o princípio de correspondência. Portanto, o método de baixa direta não é usado para relatórios de empresas de capital aberto; em vez disso, o método de provisão é usado.

O método de permissão é o método mais amplamente usado porque satisfaz o princípio de correspondência. O método de provisão estima dívidas incobráveis durante um período, com base em certas abordagens computacionais. O cálculo combina dívidas incobráveis com vendas relacionadas durante o período. A estimativa é feita com base na experiência anterior e nos padrões do setor. Quando a estimativa é registrada no final de um período, ocorre a seguinte entrada.

O lançamento diário da Despesa de Inadimplência aumenta (debita) o saldo da despesa, e a Provisão para Contas Duvidosas aumenta (credita) o saldo na Provisão. A provisão para contas duvidosas é uma conta de contra-ativos e é subtraída de Contas a Receber para determinar o Valor Realizável Líquido da conta de Contas a Receber no balanço patrimonial. Uma conta contrária tem um saldo normal oposto ao de sua conta emparelhada, reduzindo ou aumentando o saldo na conta emparelhada no final de um período; o ajuste pode ser uma adição ou uma subtração de uma conta controladora. No caso da provisão para contas duvidosas, é uma contra-conta que é usada para reduzir a conta de controle, Contas a receber.

No final de um período contábil, a Provisão para Contas Duvidosas reduz as Contas a Receber para produzir Contas a Receber líquidas. Observe que a provisão para contas duvidosas reduz a conta geral de contas a receber, não uma conta a receber específica atribuída a um cliente. Por ser uma estimativa, significa que a conta exata que é (ou se tornará) incobrável ainda não é conhecida.

Para demonstrar o tratamento da provisão para contas duvidosas no balanço patrimonial, suponha que uma empresa tenha relatado um saldo de contas a receber de $90.000 e um saldo na provisão de contas duvidosas de $4.800. A tabela a seguir reflete como o relacionamento se refletiria na seção atual (de curto prazo) do Balanço Patrimonial da empresa.

Há mais um ponto sobre o uso da contra-conta, Subsídio para Contas Duvidosas. Neste exemplo, o total de $85.200 é o valor líquido realizável ou a quantidade de contas que devem ser cobradas. No entanto, a empresa deve $90.000 e ainda tentará coletar todos os $90.000 e não apenas os $85.200.

De acordo com o método de cálculo de despesas com dívidas incobráveis, se já houver um saldo na Provisão para Contas Duvidosas de um período anterior e contas baixadas no ano atual, isso deve ser considerado antes que a entrada de ajuste seja feita. Por exemplo, se uma empresa já tivesse um saldo de crédito do período anterior de $1.000, mais todas as contas que foram baixadas este ano e um saldo estimado do período atual de $2.500, a empresa precisaria subtrair o saldo de crédito do período anterior do período atual saldo de crédito estimado para calcular o valor a ser adicionado à Provisão para Contas Duvidosas.

Portanto, o registro diário de ajuste seria o seguinte.

Se uma empresa já tivesse um saldo de débito do período anterior de $1.000 e um saldo estimado do período atual de $2.500, a empresa precisaria adicionar o saldo de débito do período anterior ao saldo de crédito estimado do período atual.

Portanto, o registro diário de ajuste seria o seguinte.

Quando um cliente específico é identificado como uma conta incobrável, a seguinte entrada no diário ocorreria.

A provisão para contas duvidosas diminui (débito) e as contas a receber para o cliente específico também diminui (crédito). A provisão para contas duvidosas diminui porque o valor da dívida incobrável não é mais obscuro. As contas a receber diminuem porque existe a suposição de que nenhuma dívida será cobrada na conta do cliente identificado.

Digamos que o cliente pague inesperadamente na conta no futuro. As seguintes entradas do diário ocorreriam.

A primeira entrada reverte a entrada anterior em que dívidas incobráveis foram amortizadas. Essa reintegração exige que as contas a receber: o cliente aumente (debite) e a provisão para contas duvidosas aumente (crédito). A segunda entrada registra o pagamento na conta. Aumentos de caixa (débito) e contas a receber: o cliente diminui (crédito) o valor recebido.

Para calcular a estimativa mais precisa possível, uma empresa pode usar um dos três métodos para reconhecimento de despesas com dívidas incobráveis: o método de demonstração de resultados, o método do balanço patrimonial ou o método de envelhecimento do balanço patrimonial de contas a receber.

PENSE BEM

Estimativa de inadimpl

Como contador de uma grande empresa alimentícia de capital aberto, você está considerando se precisa ou não alterar seu método de estimativa de dívidas incobráveis. Atualmente, você usa o método de declaração de renda para estimar dívidas incobráveis em 4,5% das vendas a crédito. Você está pensando em mudar para o método de envelhecimento do balanço patrimonial de contas a receber. Isso dividiria as contas a receber em três categorias vencidas e atribuiria uma porcentagem a cada grupo.

Embora você saiba que o método de envelhecimento do balanço patrimonial de contas a receber é mais preciso, ele requer mais recursos da empresa (por exemplo, tempo e dinheiro) que são atualmente aplicados em outras partes do negócio. Usar o método de demonstração de resultados é aceitável de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), mas você deve mudar para o método mais preciso mesmo que seus recursos sejam limitados? Você tem a responsabilidade perante o público de mudar os métodos se souber que um é uma estimativa melhor?

Método de declaração de renda para calcular despesas com dívidas incobráveis

O método de demonstração de resultados (também conhecido como método de porcentagem de vendas) estima despesas com dívidas incobráveis com base no pressuposto de que, no final do período, uma certa porcentagem das vendas durante o período não será cobrada. Normalmente, a estimativa é baseada apenas nas vendas a crédito, não nas vendas totais (que incluem vendas à vista). Neste exemplo, suponha que qualquer venda de cartão de crédito que não seja cobrável seja de responsabilidade da operadora do cartão de crédito. Pode ser óbvio intuitivamente, mas, por definição, uma venda à vista não pode se tornar uma dívida incobrável, supondo que o pagamento em dinheiro não envolva moeda falsificada. O método de demonstração de resultados é um método simples para calcular dívidas incobráveis, mas pode ser mais impreciso do que outras medidas, pois não considera há quanto tempo uma dívida está pendente e o papel que desempenha na recuperação da dívida.

Para ilustrar, vamos continuar usando o Billie's Watercraft Warehouse (BWW) como exemplo. As vendas de crédito de fim de ano de Billie totalizaram $458.230. A BWW estima que 5% de suas vendas gerais de crédito resultarão em dívidas incobráveis. A seguinte entrada de registro de ajuste para dívidas incobráveis ocorre.

Aumentos de despesas com dívidas incobráveis (débito) e a provisão para contas duvidosas (crédito) em $22.911,50 ($458.230 × 5%). Isso significa que a BWW acredita que $22.911,50 serão dívidas incobráveis. Digamos que, em 8 de abril, tenha sido determinado que a conta do cliente Robert Craft não era cobrável no valor de $5.000. A entrada a seguir ocorre.

Nesse caso, a Provisão para Contas Duvidosas diminui (débito) e Contas a Receber: Craft diminui (crédito) para o valor incobrável conhecido de $5.000. Em 5 de junho, Craft inesperadamente faz um pagamento parcial em sua conta no valor de $3.000. As seguintes entradas no diário mostram o restabelecimento de dívidas incobráveis e o pagamento subsequente.

O saldo pendente de $2.000 que a Craft não pagou permanecerá como dívida incobrável.

SUA VEZ

Companhia de Aquecimento e Ar

Você dirige uma empresa de aquecimento e ar condicionado de sucesso. Seguem suas vendas líquidas de crédito, contas a receber e provisão para contas duvidosas para o final do ano de 2018.

1. Calcule a estimativa de dívidas incobráveis usando o método de declaração de resultados, em que a porcentagem incobrável é de 5%.
2. Prepare o lançamento diário para o método de declaração de resultados da estimativa de dívidas incobráveis.
3. Calcule a estimativa de dívidas incobráveis usando o método do balanço patrimonial de porcentagem de contas a receber, em que a porcentagem incobrável é de 9%.
4. Prepare o lançamento diário para o método do balanço patrimonial de estimativa de dívidas incobráveis.

Solução

1. $41.570; $831.400 × 5%
2. 
3. $20.056,50; $222.850 × 9%
4. 

Método de balanço patrimonial para calcular despesas com dívidas incobráveis

O método do balanço patrimonial (também conhecido como método da porcentagem de contas a receber) estima despesas com dívidas incobráveis com base no saldo das contas a receber. O método analisa o saldo das contas a receber no final do período e pressupõe que uma determinada quantia não será cobrada. As contas a receber são relatadas no balanço patrimonial; portanto, é chamado de método do balanço patrimonial. O método do balanço patrimonial é outro método simples para calcular dívidas incobráveis, mas também não considera há quanto tempo uma dívida está pendente e o papel que desempenha na recuperação da dívida. Há uma variação no método do balanço patrimonial, no entanto, chamada de método de envelhecimento, que considera por quanto tempo as contas a receber são devidas e atribui um maior potencial de inadimplência às dívidas que foram devidas pelo maior período de tempo.

Continuando nosso exame do método do balanço patrimonial, suponha que o saldo das contas a receber de final de ano da BWW totalizou $324.850. Esta entrada pressupõe um saldo zero na Provisão para Contas Duvidosas do período anterior. A BWW estima que 15% de suas contas a receber gerais resultarão em dívidas incobráveis. A seguinte entrada de registro de ajuste para dívidas incobráveis ocorre.

Aumentos de despesas com dívidas incobráveis (débito) e a provisão para contas duvidosas (crédito) em $48.727,50 ($324.850 × 15%). Isso significa que a BWW acredita que $48.727,50 serão dívidas incobráveis. Vamos considerar que a BWW tinha um saldo de crédito de $23.000 em relação ao período anterior. O registro de ajuste do diário reconheceria o seguinte.

Isso é diferente do último lançamento no diário, onde a inadimplência foi estimada em $48.727,50. Esse lançamento diário assumiu um saldo zero na Provisão para Contas Duvidosas do período anterior. Esse lançamento diário leva em consideração um saldo de crédito de $23.000 e subtrai o saldo do período anterior do saldo estimado no período atual de $48.727,50.

Método de envelhecimento patrimonial de contas a receber para calcular despesas com dívidas incobráveis

O método de envelhecimento do balanço patrimonial de contas a receber estima despesas com dívidas incobráveis com base no saldo das contas a receber, mas também considera o período de tempo incobrável de cada conta. Quanto mais tempo passar com uma conta a receber não paga, menor será a probabilidade de ela ser cobrada. Uma conta com 90 dias de atraso tem maior probabilidade de não ser paga do que uma conta com 30 dias de atraso.

Com esse método, as contas a receber são organizadas em categorias por período de tempo pendente e uma porcentagem incobrável é atribuída a cada categoria. A duração do tempo incobrável aumenta a porcentagem atribuída. Por exemplo, uma categoria pode consistir em contas a receber que estão vencidas de 0 a 30 dias e recebem uma porcentagem incobrável de 6%. Outra categoria pode estar atrasada de 31 a 60 dias e recebe uma porcentagem incobrável de 15%. Todas as categorias de valores incobráveis estimados são somadas para obter um saldo total estimado incobrável. Esse total é relatado em Despesas de inadimplência e provisão para contas duvidosas, se não houver saldo de transição de um período anterior. Se houver saldo de transição, isso deve ser considerado antes de registrar despesas com dívidas incobráveis. O método de envelhecimento do balanço patrimonial de contas a receber é mais complicado do que os outros dois métodos, mas tende a produzir resultados mais precisos. Isso ocorre porque considera a quantidade de tempo em que as contas a receber foram devidas e pressupõe que quanto maior o tempo devido, maior a possibilidade de que contas a receber individuais se revelem incobráveis.

Olhando para o BWW, ele tem um saldo de contas a receber de $324.850 no final do ano. A empresa divide suas contas vencidas em três categorias: 0 a 30 dias de atraso, 31 a 90 dias de atraso e mais de 90 dias em atraso. As porcentagens incobráveis e a divisão das contas a receber são mostradas aqui.

Para cada uma das categorias individuais, o contador multiplica a porcentagem incobrável pelo total de contas a receber dessa categoria para obter o saldo total das contas estimadas que se mostrarão incobráveis para essa categoria. Em seguida, todas as estimativas da categoria são somadas para obter um saldo total estimado incobrável para o período. A entrada para dívidas incobráveis seria a seguinte, se não houvesse saldo de transição do período anterior.

As despesas com dívidas incobráveis aumentam (débito), assim como a provisão para contas duvidosas (crédito) de $58.097. A BWW acredita que $58.097 serão dívidas incobráveis.

Vamos considerar uma situação em que a BWW tinha um saldo de débito de $20.000 em relação ao período anterior. O registro de ajuste do diário reconheceria o seguinte.

Isso é diferente do último lançamento no diário, onde a inadimplência foi estimada em $58.097. Esse lançamento diário assumiu um saldo zero na Provisão para Contas Duvidosas do período anterior. Esse lançamento diário leva em consideração um saldo de débito de $20.000 e adiciona o saldo do período anterior ao saldo estimado de $58.097 no período atual.

Você pode notar que todos os três métodos usam as mesmas contas para a entrada de ajuste; somente o método altera o resultado financeiro. Observe também que é obrigatório que o método de estimativa seja divulgado nas notas das demonstrações financeiras para que as partes interessadas possam tomar decisões informadas.

CONCEITOS NA PRÁTICA

Princípios de contabilidade geralmente aceitos

A partir de 1º de janeiro de 2018, o GAAP exige uma mudança na forma como as entidades de saúde registram despesas com dívidas incobráveis. Antes dessa mudança, essas entidades registrariam as receitas dos serviços cobrados, mesmo que não esperassem receber nenhum pagamento do paciente. Esse valor incobrável seria então relatado em Despesas de inadimplência. De acordo com a nova orientação, o valor da dívida inadimplente só pode ser registrado se houver uma circunstância inesperada que impeça o paciente de pagar a conta, e só pode ser calculado a partir do valor que a entidade prestadora previu cobrar.

Por exemplo, um paciente recebe serviços médicos em um hospital local que custam $1.000. O hospital sabe de antemão que o paciente pagará apenas $100 do valor devido. As regras anteriores do GAAP permitiriam à empresa amortizar $900 em dívidas incobráveis. De acordo com a regra atual, a empresa pode considerar a receita apenas como o valor esperado de $100. Por exemplo, se o paciente tivesse uma perda inesperada do emprego e fosse capaz de pagar apenas $20 dos $100 esperados, o hospital registraria os $20 em receita e os $80 ($100 - $20) como uma baixa para dívidas incobráveis. Essa é uma mudança significativa nos relatórios de receita e nas despesas com dívidas incobráveis. As entidades de saúde provavelmente verão uma diminuição nas despesas e receitas com dívidas incobráveis como resultado dessa mudança. ³

Notas de pé

• 3 Tara Bannow. “Novos padrões contábeis de dívidas incobráveis provavelmente refarão os relatórios de benefícios comunitários.” Cuidados de saúde modernos. 17 de março de 2018. http://www.modernhealthcare.com/arti...NEWS/180319904