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8.4: Defina a finalidade e o uso de um fundo de caixa pequeno e prepare lançamentos de diário de dinheiro pequeno

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    Como discutimos, um dos ativos mais difíceis de controlar em qualquer organização é o dinheiro. Uma forma de controlar o dinheiro é a organização exigir que todos os pagamentos sejam feitos em cheque. No entanto, há situações em que não é prático usar um cheque. Por exemplo, imagine que o melhor iogurte do Galaxy fique sem leite uma noite. Não é possível operar sem leite e a remessa normal não vem do fornecedor por mais 48 horas. Para manter as operações, é necessário ir ao supermercado do outro lado da rua e comprar três galões de leite. Não é eficiente em termos de tempo e custo preencher um cheque para essa pequena compra, então as empresas criam um fundo de caixa pequeno, que é uma quantia predeterminada de dinheiro em estoque para ser usada para efetuar pagamentos de pequenas compras do dia a dia. Um fundo de caixa pequeno é um tipo de conta para adiantamentos, o que significa que ele contém uma quantia fixa de dinheiro que é substituída à medida que é gasta para manter um saldo definido.

    Para manter os controles internos, os gerentes podem usar um pequeno recibo em dinheiro (Figura 8.5), que rastreia o uso do dinheiro e exige uma assinatura do gerente.

    Um recibo em dinheiro pequeno em branco mostra as linhas a serem preenchidas para Data; Aprovado por; Número do recibo; e Recebido por na parte superior. Abaixo está uma tabela com linhas em branco que tem colunas para Descrição e Quantidade.
    Figura 8.5 Voucher Petty Cash. Um voucher em dinheiro pequeno é um importante documento de controle interno para rastrear o uso de dinheiro em um fundo de caixa pequena. Esse voucher permite que a gerência acompanhe o uso de dinheiro, o saldo que deve estar na conta e a pessoa responsável pela aprovação de um pagamento da conta. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    Como o dinheiro é gasto em um fundo de caixa pequeno, ele é substituído por um recibo da compra. Em todos os momentos, o saldo na caixa pequena deve ser igual ao dinheiro na caixa mais os recibos mostrando as compras.

    Por exemplo, o Galaxy's Best Yogurt mantém uma pequena caixa de dinheiro com um saldo declarado de $75 em todos os momentos. Após a revisão da caixa, o saldo é contado da seguinte maneira.

    Dinheiro na caixa $50; Recibo mostrando a compra de selos do Serviço Postal 15; Recibo do Quick Market para a compra de leite e bananas 10; Saldo total em caixa de dinheiro pequeno 75.

    Como nem sempre há um gerente com privilégios de assinatura de cheques disponíveis para assinar um cheque para despesas inesperadas, uma conta em dinheiro pequeno permite que os funcionários façam compras pequenas e necessárias para apoiar a função de uma empresa quando não é prático arcar com as despesas formais. processo. Em todos os casos, o valor da compra com dinheiro pequeno seria considerado de natureza não material. Lembre-se de que materialidade significa que o valor em dólares em questão teria um impacto significativo nos resultados financeiros ou influenciaria as decisões dos investidores.

    Demonstração de entradas típicas de diário de dinheiro pequeno

    As contas de caixa pequena são gerenciadas por meio de uma série de lançamentos no diário. As inscrições são necessárias para (1) estabelecer o fundo, (2) aumentar ou diminuir o saldo do fundo (reabastecer o fundo à medida que o dinheiro é usado) e (3) ajustar os excedentes e a escassez de dinheiro. Considere o exemplo a seguir.

    O Galaxy's Best Yogurt estabelece um pequeno fundo de dinheiro em 1º de julho, sacando um cheque de $75 de sua conta corrente e colocando dinheiro na pequena caixa de dinheiro. Nesse ponto, a caixa de dinheiro pequeno tem $75 para ser usada para pequenas despesas com a autorização do gerente responsável. O diário para estabelecer o fundo de caixa pequeno seria o seguinte.

    Lançamento diário datado de 1º de julho debitando Petty Cash e Creditando Cash por 75 cada. Explicação: “Para registrar o estabelecimento de um fundo de caixa pequeno”.

    À medida que esse fundo de caixa pequeno é estabelecido, a conta intitulada “Petty Cash” é criada; este é um ativo no balanço patrimonial de muitas pequenas empresas. Nesse caso, a conta em dinheiro, que inclui contas correntes, é reduzida, enquanto os fundos são transferidos para a conta de caixa pequena. Um ativo está aumentando, enquanto outro ativo está diminuindo na mesma conta. Como a conta de caixa pequeno é uma conta para adiantamentos, esse saldo nunca mudará e permanecerá no balanço patrimonial em $75, a menos que a administração opte por alterar o saldo de caixa pequeno.

    Ao longo do mês, vários pagamentos são feitos na conta em dinheiro pequeno do Galaxy's Best Yogurt. Suponha as seguintes atividades.

    Data, Transação, Valor (respectivamente): 10 de julho, Os selos postais são comprados, $30; 15 de julho Leite comprado, 10; Julho 25 Limpador de janelas comprado na Dollar Store, 5.

    No final de julho, na caixa de dinheiro pequeno, deve haver um recibo da compra do selo postal, um recibo do leite, um recibo do limpador de janelas e o dinheiro restante. O funcionário responsável pela caixa de dinheiro pequeno deve assinar cada recibo quando a compra for feita. O valor total das compras dos recibos ($45), mais o dinheiro restante na caixa, deve totalizar $75. À medida que os recibos são revisados, a caixa deve ser reabastecida com o que foi gasto durante o mês. A entrada no diário para reabastecer a conta de caixa pequena será a seguinte.

    Lançamento diário datado de 31 de julho debitando despesas de postagem para 30, estoque para 10 e despesas diversas para 5 e creditando dinheiro em 45. Explicação: “Para registrar o reabastecimento do fundo de caixa pequena”.

    Normalmente, contas em dinheiro pequeno são reembolsadas em um período de tempo fixo. Muitas pequenas empresas farão isso mensalmente, o que garante que as despesas sejam reconhecidas dentro do período contábil adequado. Caso todo o dinheiro da conta seja usado antes do final do período estabelecido, ele poderá ser reabastecido da mesma forma a qualquer momento que seja necessário mais dinheiro. Se a conta de caixa pequena geralmente precisar ser reabastecida antes do final do período contábil, a gerência pode decidir aumentar o saldo de caixa na conta. Se, por exemplo, a administração do Galaxy's Best Yogurt decidir aumentar o saldo de caixa pequeno para $100 do saldo atual de $75, o diário para fazer isso em 1º de agosto seria o seguinte.

    Lançamento diário datado de 1º de agosto debitando Petty Cash e creditando dinheiro por 25 cada. Explicação: “Aumentar o saldo do fundo de caixa pequeno para $100”.

    Se a gerência, em uma data posterior, decidir diminuir o saldo na conta de caixa pequena, a entrada anterior seria revertida, com dinheiro sendo debitado e dinheiro pequeno sendo creditado.

    Ocasionalmente, podem ocorrer erros que afetam o saldo da pequena conta de caixa. Isso pode ser o resultado de um funcionário não receber um recibo ou receber um troco incorreto na loja onde a compra foi feita. Nesse caso, é criada uma despesa que cria um excedente ou escassez de caixa.

    Considere as despesas do Galaxy em julho. Durante o mês, $45 foram gastos em despesas. Se o saldo na conta de caixa pequeno for de $75, a caixa de dinheiro pequeno deverá conter $45 em recibos assinados e $30 em dinheiro. Suponha que, quando a caixa for contada, haja $45 em recibos e $25 em dinheiro. Nesse caso, o saldo de caixa pequeno é de $70, quando deveria ser de $75. Isso cria uma escassez de $5 que precisa ser substituída pela conta corrente. A entrada para registrar uma escassez de dinheiro é a seguinte.

    Lançamento diário datado de 30 de julho debitando Cash Over and Short e creditando dinheiro por 5 cada. Explicação: “Para reabastecer o saldo de caixa pequeno em caso de escassez de caixa durante o período”.

    Quando há escassez de dinheiro, registramos a escassez como um “débito” e isso tem o mesmo efeito de uma despesa. Se tivermos um excedente de dinheiro, registramos o excedente como crédito, e isso tem o mesmo impacto que se estivéssemos registrando receita. Se houvesse excesso de caixa, a conta de caixa pequena seria debitada e a conta vendida e a conta curta seriam creditadas. Nesse caso, o saldo das despesas diminui e o saldo do final do ano é o saldo líquido de todos os excedentes e faltas durante o ano.

    Se uma conta de caixa pequena for consistentemente vendida, isso pode ser um sinal de alerta de que não há um controle adequado da conta, e a gerência pode querer considerar controles adicionais para monitorar melhor o dinheiro pequeno.

    PENSE BEM

    Dinheiro versus cartão de débito

    Um sistema de caixa pequeno em algumas empresas pode ser substituído pelo uso de um cartão de crédito pré-pago (ou cartão de débito) no local. Quais seriam os prós e os contras de realmente manter dinheiro no local para o sistema de caixa pequena, versus um cartão de débito recarregável que os funcionários podem usar para fins de dinheiro pequeno? Qual opção você selecionaria para sua conta de caixa pequeno se fosse proprietário de uma pequena empresa?

    LINK PARA O APRENDIZADO

    Veja este artigo sobre dicas para empresas estabelecerem e gerenciarem sistemas de caixa pequena para saber mais.