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6.2: Compare e contraste sistemas de inventário perpétuo versus periódico

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    Há duas maneiras pelas quais uma empresa pode contabilizar seu estoque. Eles podem usar um sistema de inventário perpétuo ou periódico. Vamos dar uma olhada nas características desses dois sistemas.

    Características dos sistemas de inventário perpétuo e periódico

    Um sistema de inventário perpétuo atualiza e registra automaticamente a conta de estoque sempre que ocorre uma venda ou compra de estoque. Você pode considerar isso “gravar à medida que avança”. O reconhecimento de cada venda ou compra acontece imediatamente após a venda ou compra.

    Um sistema de inventário periódico atualiza e registra a conta de inventário em determinados horários programados no final de um ciclo operacional. A atualização e o reconhecimento podem ocorrer no final do mês, trimestre e ano. Há uma lacuna entre a venda ou compra de estoque e o momento em que a atividade de estoque é reconhecida.

    Os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) não estabelecem um sistema de inventário obrigatório, mas o sistema de inventário periódico usa uma conta de compras para atender aos requisitos de reconhecimento de acordo com o GAAP. Os requisitos do IFRS são muito semelhantes. A principal diferença é que os ativos são avaliados pelo valor realizável líquido e podem ser aumentados ou diminuídos à medida que os valores mudam. No GAAP, uma vez que os valores são reduzidos, eles não podem ser aumentados novamente.

    Foto de um chão de fábrica, mostrando pilhas de caixas.
    Figura 6.8 Sistemas de inventário. (crédito: “Sem título” de Marcin Wichary/Flickr, CC BY 2.0)

    APLICAÇÃO CONTÍNUA

    Transações de merchandising

    A Gearhead Outfitters é uma varejista de equipamentos para atividades ao ar livre, como roupas, calçados, mochilas e equipamentos de camping. Portanto, um dos maiores ativos no balanço patrimonial da Gearhead é o estoque. A apresentação adequada do estoque nos livros de uma empresa leva a uma série de desafios contábeis, como:

    • Qual método de contabilização do estoque é apropriado?
    • Com que frequência o estoque deve ser contado?
    • Como o inventário nos livros será avaliado?
    • Algum inventário está obsoleto e, em caso afirmativo, como ele será contabilizado?
    • Todo o inventário está incluído nos livros?
    • Os itens estão incluídos como inventário nos livros que não deveriam estar?

    A aplicação adequada dos princípios contábeis é vital para manter livros e registros precisos. Na contabilização do estoque, os pressupostos de princípio de correspondência, avaliação, corte, integridade e fluxo de custos são todos importantes. A Gearhead comparou o custo de venda com a venda em si? Somente o estoque que pertencia à empresa na data de término do período foi incluído? Gearhead contou todo o inventário? Talvez algumas mercadorias estivessem em trânsito (em um caminhão de entrega para uma venda recém-feita ou a caminho de Gearhead). Qual é a suposição correta do fluxo de custo para a Gearhead contabilizar com precisão o estoque? Deve usar um método de primeiro a entrar, primeiro a sair ou por último a entrar, primeiro a sair?

    Todos esses são desafios contábeis que a Gearhead enfrenta em relação ao estoque. Como o estoque representará um dos maiores itens do balanço patrimonial, é vital que a gerência da Gearhead tome o devido cuidado com as decisões relacionadas à contabilidade de estoque. Tendo em mente considerações como lucro bruto, giro de estoque, atendimento à demanda, sistemas de ponto de venda e pontualidade das informações contábeis, quais outros desafios contábeis podem surgir em relação aos processos de contabilidade de estoque da empresa?

    Comparação de sistemas de inventário

    Existem algumas diferenças importantes entre os sistemas de inventário perpétuo e periódico. Quando uma empresa usa o sistema de inventário perpétuo e faz uma compra, ela atualiza automaticamente a conta do Inventário de Mercadorias. Em um sistema de inventário periódico, as compras serão atualizadas, enquanto o estoque de mercadorias permanecerá inalterado até que a empresa conte e verifique seu saldo de estoque. Essa contagem e verificação normalmente ocorrem no final do período contábil anual, que geralmente ocorre em 31 de dezembro do ano. O saldo da conta do Inventário de Mercadorias é relatado no balanço patrimonial, enquanto a conta de Compras é relatada na Declaração de Renda ao usar o método de inventário periódico. O custo das mercadorias vendidas é relatado na Declaração de Renda sob o método de inventário perpétuo.

    Uma entrada no diário mostra um débito no Inventário de Mercadorias de $$ e crédito em Contas a Pagar de $$ sob o título “Perpétuo”, seguido por um débito em Compras por $$ e crédito em Contas a Pagar por $$ sob o título “Periódico”.

    Uma devolução de compra ou subsídio sob sistemas de inventário perpétuo atualiza o inventário de mercadorias para qualquer custo reduzido. Nos sistemas de inventário periódico, uma conta temporária, Devoluções de Compra e Subsídios, é atualizada. As devoluções e subsídios de compra são uma conta contrária e são usadas para reduzir as compras.

    Uma entrada no diário mostra um débito em Contas a Pagar de $$ e crédito no Inventário de Mercadorias de $$ sob o título “Perpétuo”, seguido por um débito em Contas a Pagar de $$ e crédito em Devoluções de Compra e Subsídios de $$ sob o título “Periódico”.

    Quando um desconto de compra é aplicado em um sistema de inventário perpétuo, o estoque de mercadorias diminui em relação ao valor do desconto. Em um sistema de inventário periódico, os descontos de compra (uma contra-conta temporária), os aumentos no valor do desconto e o estoque de mercadorias permanecem inalterados.

    Uma entrada no diário mostra um débito em Contas a Pagar de $$ e créditos em dinheiro e inventário de mercadorias, ambos por $$ sob o título “Perpétuo”, seguido por um débito em Contas a pagar por $$ e créditos em descontos em dinheiro e compras, cada um por $$ sob o título “Periódico”.

    Quando uma venda ocorre em sistemas de estoque perpétuo, duas entradas são necessárias: uma para reconhecer a venda e outra para reconhecer o custo da venda. Para o custo de venda, o estoque de mercadorias e o custo dos produtos vendidos são atualizados. Nos sistemas de inventário periódico, esse custo de entrada de venda não existe. O reconhecimento do custo da mercadoria só ocorre no final do período em que os ajustes são feitos e as contas temporárias são fechadas.

    Uma entrada no diário mostra um débito em Contas a Receber de $$ e crédito em Vendas por $$ e, em seguida, um crédito em Custo de Mercadorias Vendidas por $$ e crédito em Estoque de Mercadoria por $$ sob o título “Perpétuo”, seguido por um débito em Contas a Receber de $$ e crédito em Vendas por $$ sob o título de” Periódico.”

    Quando ocorre um retorno de venda, os sistemas de estoque perpétuo exigem o reconhecimento da condição do estoque. Isso significa uma diminuição no COGS e um aumento no estoque de mercadorias. Nos sistemas de inventário periódico, somente o retorno da venda é reconhecido, mas não a entrada da condição de estoque.

    Uma entrada no diário mostra um débito em Devoluções e Subsídios de Vendas de $$ e crédito em Contas a Receber de $$ e, em seguida, um crédito no Inventário de Mercadoria de $$ e crédito no Custo das Mercadorias Vendidas por $$ sob o título “Perpétuo”, seguido por um débito em Devoluções e Subsídios de Vendas de $$ e crédito para Contas a receber de $$ sob o título “Periódico”.

    Um subsídio de venda e um desconto de vendas seguem os mesmos formatos de registro para sistemas de inventário perpétuo ou periódico.

    Uma entrada no diário mostra débitos em devoluções e subsídios de vendas de $$, crédito em contas a receber de $$, débitos em dinheiro e descontos em vendas, cada um de $$, e crédito em contas a receber de $$, tudo sob o título “Perpétuo e periódico”.

    Ajustando e fechando entradas para um sistema de inventário perpétuo

    Você já explorou o ajuste de entradas e o processo de fechamento em discussões anteriores, mas as atividades de comercialização exigem ajustes adicionais e entradas de fechamento de estoque, descontos de vendas, devoluções e concessões. Aqui, discutiremos brevemente essas entradas e ajustes adicionais relacionados ao sistema de inventário perpétuo.

    No final do período, um sistema de inventário perpétuo terá a conta do Inventário de Mercadorias atualizada; a única coisa que resta a fazer é comparar a contagem física do estoque com o que está nos livros. A contagem do inventário físico exige que as empresas façam uma “verificação manual do estoque” para garantir que o que registraram nos livros corresponda ao que elas têm fisicamente em estoque. Diferenças podem ocorrer devido a má gestão, encolhimento, danos ou mercadorias desatualizadas. Encolhimento é um termo usado quando o estoque ou outros ativos desaparecem sem um motivo identificável, como roubo. Para um sistema de inventário perpétuo, segue a entrada de ajuste para mostrar essa diferença. Este exemplo pressupõe que o estoque de mercadorias esteja sobrestimado nos registros contábeis e precise ser ajustado para baixo para refletir o valor real disponível.

    Uma entrada no diário mostra um débito em Custo de Mercadorias Vendidas por $$ e crédito no Inventário de Mercadorias por $$ com a nota “para ajustar o inventário de mercadorias em livros”.

    Se uma contagem física determinar que o estoque de mercadorias está subestimado nos registros contábeis, o estoque de mercadorias precisaria ser aumentado com uma entrada de débito e o COGS seria reduzido com uma entrada de crédito. A entrada de ajuste é:

    Uma entrada de diário mostra um débito no inventário de mercadorias de $$ e um crédito em Custo das mercadorias vendidas por $$ com a nota “para ajustar o inventário de mercadorias dos livros”.

    Para resumir o potencial processo de ajuste, após a verificação do estoque de mercadorias com uma contagem física, seu valor contábil é ajustado para cima ou para baixo para refletir o estoque real disponível, com um ajuste no COGS.

    Não só um ajuste no inventário de mercadorias deve ocorrer no final de um período, mas o fechamento de contas temporárias de merchandising para prepará-las para o próximo período é necessário. As contas temporárias que exigem encerramento são Vendas, Descontos em Vendas, Devoluções e Subsídios de Vendas e Custo das Mercadorias Vendidas. As vendas serão fechadas com as contas temporárias do saldo de crédito para o Resumo da Receita.

    Uma entrada no diário mostra um débito em Vendas de $$ e crédito no Resumo de Renda de $$.

    Descontos de vendas, devoluções e subsídios de vendas e custo das mercadorias vendidas serão fechados com as contas de saldo de débito temporário para o Resumo da Renda.

    Uma entrada no diário mostra um débito no Resumo da Renda de $$ e créditos em descontos de vendas, devoluções e subsídios de vendas e custo de mercadorias vendidas, cada um por $$.

    Observe que, para um sistema de inventário periódico, os ajustes no final do período exigem uma atualização do COGS. Para determinar o valor do custo das mercadorias vendidas, a empresa deverá analisar o saldo inicial do estoque, as compras, as devoluções e concessões de compra, os descontos e o saldo final do estoque.

    A fórmula para calcular o COGS é:

    O custo dos produtos vendidos é igual ao estoque inicial mais as compras líquidas menos o estoque final.

    onde:

    As compras líquidas são iguais às compras (brutas) menos os descontos de compra menos os retornos e subsídios de compra.

    Depois que o saldo do COGS é estabelecido, um ajuste é feito no inventário de mercadorias e no COGS, e o COGS é fechado para se preparar para o próximo período.

    A Tabela 6.1 resume as diferenças entre os sistemas de inventário perpétuo e periódico.

    Comparação de transações perpétuas e periódicas

    Transação Sistema de inventário perpétuo Sistema de inventário periódico
    Compra de inventário Registre o custo na conta de inventário Registre o custo na conta de compras
    Devolução ou subsídio de compra Registre para atualizar o inventário Registro de devoluções e concessões de compra
    Desconto de compra Registre para atualizar o inventário Registre para comprar descontos
    Venda de mercadorias Registre duas entradas: uma para venda e outra para custo de venda Registre uma entrada para a venda
    Devolução de vendas Registre duas entradas: uma para devolução de vendas, outra para custo de estoque devolvido Registre uma entrada: retorno de vendas, custo não reconhecido
    Subsídio de vendas O mesmo em ambos os sistemas O mesmo em ambos os sistemas
    Desconto de vendas O mesmo em ambos os sistemas O mesmo em ambos os sistemas

    Tabela 6.1 Existem várias diferenças no reconhecimento de contas entre os sistemas de inventário perpétuo e periódico.

    Existem vantagens e desvantagens nos sistemas de inventário perpétuo e periódico.

    CONCEITOS NA PRÁTICA

    Sistemas de ponto de venda

    Os avanços nos sistemas de ponto de venda (POS) simplificaram a outrora tediosa tarefa de gerenciamento de estoque. Os sistemas POS se conectam a programas de gerenciamento de inventário para disponibilizar dados em tempo real para ajudar a otimizar as operações comerciais. O custo do gerenciamento de estoque diminui com essa ferramenta de conexão, permitindo que todas as empresas se mantenham atualizadas com a tecnologia sem “gastar muito”.

    Um desses sistemas POS é o Square. A Square aceita muitos tipos de pagamento e atualiza os registros contábeis sempre que uma venda ocorre por meio de um aplicativo baseado em nuvem. A Square, Inc. expandiu suas ofertas de produtos para incluir o Square for Retail POS. Esse produto aprimorado permite que as empresas conectem os custos de vendas e estoque imediatamente. Uma empresa pode facilmente criar pedidos de compra, desenvolver relatórios de custo das mercadorias vendidas, gerenciar estoque de estoque e atualizar descontos, devoluções e concessões. Com esse aplicativo, os clientes têm flexibilidade de pagamento e as empresas podem tomar decisões atuais para afetar positivamente o crescimento.

    Vantagens e desvantagens do sistema de inventário perpétuo

    O sistema de inventário perpétuo fornece atualizações em tempo real e mantém um fluxo constante de informações de inventário disponível para os tomadores de decisão. Com os avanços nas tecnologias de ponto de venda, o estoque é atualizado automaticamente e transferido para o sistema contábil da empresa. Isso permite que os gerentes tomem decisões relacionadas a compras de estoque, estoque e vendas. As informações podem ser mais robustas, com os custos exatos de compra, os preços de venda e as datas conhecidas. Embora uma contagem física periódica do estoque ainda seja necessária, um sistema de inventário perpétuo pode reduzir o número de vezes que as contagens físicas são necessárias.

    As maiores desvantagens de usar os sistemas de inventário perpétuo surgem das restrições de recursos de custo e tempo. É caro manter um sistema de inventário automático atualizado. Isso pode proibir empresas menores ou menos estabelecidas de investir nas tecnologias necessárias. O compromisso de tempo para treinar e retreinar a equipe para atualizar o inventário é considerável. Além disso, como há menos contagens físicas de estoque, os números registrados no sistema podem ser drasticamente diferentes dos níveis de estoque no depósito real. Uma empresa pode não ter estoque correto e tomar decisões financeiras com base em dados incorretos.

    Vantagens e desvantagens do sistema de inventário periódico

    O sistema de inventário periódico geralmente é mais barato e demorado do que os sistemas de inventário perpétuo. Isso ocorre porque não há manutenção constante dos registros de inventário ou treinamento e reciclagem de funcionários para manter o sistema. A complexidade do sistema dificulta a identificação da justificativa de custo associada à função de inventário.

    Embora os sistemas de inventário periódico e perpétuo exijam uma contagem física do inventário, o inventário periódico exige que mais contagens físicas sejam realizadas. Isso atualiza a conta de inventário com mais frequência para registrar os custos exatos. Saber os custos exatos no início de um ciclo contábil pode ajudar uma empresa a manter o orçamento e controlar os custos.

    No entanto, a necessidade de contagens físicas frequentes de estoque pode suspender as operações comerciais toda vez que isso é feito. Há mais chances de mercadorias encolhidas, danificadas ou obsoletas porque o estoque não é monitorado constantemente. Como não há monitoramento constante, pode ser mais difícil tomar decisões comerciais imediatas sobre as necessidades de estoque.

    Embora cada sistema de inventário tenha suas próprias vantagens e desvantagens, o sistema mais popular é o sistema de inventário perpétuo. A capacidade de ter dados em tempo real para tomar decisões, a atualização constante do inventário e a integração com sistemas de ponto de venda superam os investimentos em custo e tempo necessários para manter o sistema. (Embora nossa cobertura principal se concentre no reconhecimento sob o sistema de inventário perpétuo, o Apêndice: Analisar e registrar transações para compras e vendas de mercadorias usando o sistema de inventário periódico discute o reconhecimento no sistema de inventário periódico.)

    PENSE BEM

    Comparando sistemas de inventário

    Sua empresa usa um sistema de inventário perpétuo para controlar suas operações. Eles só verificam o estoque uma vez a cada seis meses. Na contagem física de 6 meses, um funcionário percebe que vários itens de estoque estão faltando e muitas unidades danificadas. Nos registros da empresa, mostra um saldo de estoque de $300.000. A contagem física real avalia o estoque em $200.000. Essa é uma diferença significativa na avaliação e comprometeu o futuro da empresa. Como gerente, como você pode evitar essa grande discrepância no futuro? Uma mudança nos sistemas de inventário beneficiaria a empresa? Você está limitado por algum recurso?