4.5: Preparar demonstrações financeiras usando o saldo experimental ajustado

Depois de preparar o saldo experimental ajustado, você estará pronto para preparar as demonstrações financeiras. A preparação das demonstrações financeiras é a sétima etapa do ciclo contábil. Lembre-se de que temos quatro demonstrações financeiras para preparar: uma declaração de renda, uma demonstração dos lucros acumulados, um balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa. Essas demonstrações financeiras foram apresentadas em Introdução às Demonstrações Financeiras e a Demonstração dos Fluxos de Caixa dedica uma discussão aprofundada a essa declaração.

Para preparar as demonstrações financeiras, a empresa analisará o saldo experimental ajustado para obter informações sobre a conta. A partir dessas informações, a empresa começará a construir cada uma das declarações, começando pela demonstração de resultados. As declarações de renda incluirão todas as contas de receita e despesas. A demonstração dos lucros acumulados incluirá os lucros retidos iniciais, qualquer lucro líquido (perda) (encontrado na demonstração de resultados) e dividendos. O balanço patrimonial incluirá ativos, contra-ativos, passivos e contas patrimoniais, incluindo o final dos lucros retidos e ações ordinárias.

SUA VEZ

Magnífico equilíbrio experimental ajustado

Examine o saldo experimental ajustado do Magnificent Landscaping Service. Identifique em qual declaração de renda cada conta será usada: Balanço Patrimonial, Demonstração de Lucros Retidos ou Declaração de Renda.

Solução

Balanço Patrimonial: Dinheiro, contas a receber, suprimentos de escritório, seguro pré-pago, equipamentos, depreciação acumulada (equipamento), contas a pagar, salários a pagar, receita não obtida de corte de grama e ações ordinárias. Declaração de lucros acumulados: dividendos. Declaração de renda: receita de corte de grama, despesas com gás, despesas com publicidade, despesas de depreciação (equipamentos), despesas com suprimentos e despesas salariais.

Declaração de renda

Uma declaração de renda mostra o desempenho financeiro da organização em um determinado período de tempo. Ao preparar uma declaração de renda, as receitas sempre virão antes das despesas na apresentação. Para o Printing Plus, a seguir está a declaração de renda de janeiro de 2019.

As informações de receita e despesa são retiradas do saldo experimental ajustado da seguinte forma:

A receita total é de $10.240, enquanto as despesas totais são de $5.575. As despesas totais são subtraídas da receita total para obter um lucro líquido de $4.665. Se as despesas totais fossem maiores do que as receitas totais, o Printing Plus teria um prejuízo líquido em vez de um lucro líquido. Esse valor do lucro líquido é usado para preparar a demonstração dos lucros acumulados.

CONCEITOS NA PRÁTICA

A importância de demonstrações financeiras precisas

As demonstrações financeiras fornecem uma visão geral das operações de uma empresa, e investidores, credores, proprietários e outros confiam na precisão dessas informações ao tomar futuras decisões de investimento, empréstimos e crescimento. Quando uma dessas declarações é imprecisa, as implicações financeiras são excelentes.

Por exemplo, o Grupo Celadon relatou erroneamente as receitas ao longo de três anos e os lucros elevados durante esses anos. A renda total sobredeclarada foi de aproximadamente $200 a $250 milhões. Essa denúncia grosseira enganou os investidores e levou à remoção do Grupo Celadon da Bolsa de Valores de Nova York. Isso não apenas impactou negativamente o preço das ações do Grupo Celadon e levou a investigações criminais, mas investidores e credores ficaram se perguntando o que poderia acontecer com seu investimento.

É por isso que é tão importante passar pelo processo contábil detalhado para reduzir os erros desde o início e, esperançosamente, evitar que informações erradas cheguem às demonstrações financeiras. A empresa deve ter fortes controles internos e melhores práticas para garantir que as informações sejam apresentadas de forma justa. ³

Declaração de lucros acumulados

A demonstração dos lucros acumulados (que geralmente é um componente da demonstração do patrimônio líquido) mostra como o patrimônio líquido (ou valor) da organização mudou ao longo de um período de tempo. A demonstração dos lucros acumulados é preparada em segundo lugar para determinar o saldo final dos lucros retidos do período. A demonstração dos lucros acumulados é preparada antes do balanço patrimonial porque o valor final dos lucros retidos é um elemento obrigatório do balanço patrimonial. A seguir está a Declaração de Lucros Retidos do Printing Plus.

As informações do lucro líquido são retiradas da demonstração de resultados e as informações sobre dividendos são retiradas do saldo experimental ajustado da seguinte forma.

A declaração dos lucros acumulados sempre leva ao início dos lucros acumulados. Os lucros retidos iniciais são transferidos do saldo final de lucros retidos do período anterior. Como este é o primeiro mês de negócios do Printing Plus, não há saldo inicial de lucros retidos. Observe que o lucro líquido de $4.665 da declaração de resultados é transferido para a demonstração dos lucros acumulados. Os dividendos são retirados da soma dos lucros retidos iniciais e do lucro líquido para obter o saldo final dos lucros retidos de $4.565 em janeiro. Esse saldo final de lucros retidos é transferido para o balanço patrimonial.

LINK PARA O APRENDIZADO

As Declarações de Conceitos fornecem ao Financial Accounting Standards Board (FASB) um guia para criar princípios contábeis e considerar as limitações dos relatórios de demonstrações financeiras. Consulte a página “Declarações de conceitos” do FASB para saber mais.

Balanço

O balanço patrimonial é a terceira declaração preparada após a demonstração dos lucros acumulados e lista o que a organização possui (ativos), o que deve (passivo) e o que os acionistas controlam (patrimônio líquido) em uma data específica. Lembre-se de que o balanço patrimonial representa a equação contábil, onde os ativos são iguais aos passivos mais o patrimônio líquido. A seguir está o balanço patrimonial do Printing Plus.

As informações finais dos lucros retidos são retiradas da demonstração dos lucros acumulados, e as informações sobre ativos, passivos e ações ordinárias são retiradas do saldo experimental ajustado da seguinte forma.

Olhando para a seção de ativos do balanço patrimonial, Depreciação Acumulada — O equipamento é incluído como uma conta de contra-ativo para o equipamento. A depreciação acumulada ($75) é retirada do custo original do equipamento ($3.500) para mostrar o valor contábil do equipamento ($3.425). A equação contábil é equilibrada, conforme mostrado no balanço patrimonial, porque o total de ativos é igual a $29.965, assim como o passivo total e o patrimônio líquido.

Existe uma abordagem de planilha que uma empresa pode usar para garantir que os ajustes de final de período se traduzam nas demonstrações financeiras corretas.

CONEXÃO IFRS

Demonstrações financeiras

Tanto as empresas sediadas nos EUA quanto as sediadas em outros países produzem as mesmas demonstrações financeiras primárias — Demonstração de Renda, Balanço Patrimonial e Demonstração de Fluxos de Caixa. A apresentação dessas três demonstrações financeiras primárias é amplamente semelhante em relação ao que deve ser relatado de acordo com o US GAAP e o IFRS, mas algumas diferenças interessantes podem surgir, especialmente ao apresentar o Balanço Patrimonial.

Embora tanto o US GAAP quanto o IFRS exijam os mesmos elementos mínimos que devem ser relatados na Declaração de Renda, como receitas, despesas, impostos e lucro líquido, para citar alguns, as empresas de capital aberto nos Estados Unidos têm outros requisitos impostos pela SEC sobre o relatório financeiro declarações. Por exemplo, as demonstrações financeiras baseadas em IFRS são necessárias apenas para relatar o período atual de informações e as informações do período anterior. O US GAAP não exige relatar períodos anteriores, mas a SEC exige que as empresas apresentem um período anterior para o Balanço Patrimonial e três períodos anteriores para a Demonstração de Resultados. Tanto no IFRS quanto no US GAAP, as empresas podem relatar mais do que os requisitos mínimos.

As diferenças de apresentação são mais perceptíveis entre as duas formas de GAAP no Balanço Patrimonial. De acordo com o US GAAP, não há nenhum requisito específico sobre como as contas devem ser apresentadas. No entanto, a SEC exige que as empresas apresentem suas informações de balanço patrimonial em ordem de liquidez, o que significa que os ativos circulantes são listados primeiro, com dinheiro sendo a primeira conta apresentada, pois é a conta mais líquida da empresa. A liquidez se refere à facilidade com que um item pode ser convertido em dinheiro. O IFRS exige que as contas sejam classificadas em categorias correntes e não correntes para ativos e passivos, mas nenhum formato de apresentação específico é necessário. Assim, para empresas norte-americanas, a primeira categoria sempre vista em um balanço patrimonial é o ativo circulante, e o primeiro saldo da conta relatado é dinheiro. Isso nem sempre é o caso no IFRS. Embora muitos balanços de empresas internacionais sejam apresentados da mesma maneira que os de uma empresa dos EUA, a falta de um formato obrigatório significa que uma empresa pode apresentar ativos não circulantes primeiro, seguidos pelos ativos circulantes. As contas de um Balanço Patrimonial usando IFRS podem aparecer conforme mostrado aqui.

Revise o relatório anual da Stora Enso, uma empresa internacional que utiliza o formato ilustrado para apresentar seu Balanço Patrimonial, também chamado de Demonstração da Posição Financeira. O Balanço Patrimonial encontra-se na página 31 do relatório.

Algumas das maiores diferenças que ocorrem nas demonstrações financeiras preparadas de acordo com o US GAAP versus o IFRS estão relacionadas principalmente a questões de medição ou cronometragem: em outras palavras, como uma transação é avaliada e quando é registrada.

Planilhas de dez colunas

A planilha de 10 colunas é uma planilha completa que mostra a transição das informações da conta do saldo experimental para as demonstrações financeiras. Os contadores usam a planilha de 10 colunas para ajudar a calcular os ajustes de fim de período. Usar uma planilha de 10 colunas é uma etapa opcional que as empresas podem usar em seus processos contábeis.

Aqui está uma imagem de uma planilha de 10 colunas para o Printing Plus.

Há cinco conjuntos de colunas, cada conjunto com uma coluna para débito e crédito, totalizando 10 colunas. Os conjuntos de cinco colunas são o saldo experimental, os ajustes, o saldo experimental ajustado, a demonstração de resultados e o balanço patrimonial. Depois que uma empresa publica suas entradas diárias no diário, ela pode começar a transferir essas informações para as colunas do balanço experimental da planilha de 10 colunas.

As informações do saldo de teste do Printing Plus são mostradas anteriormente. Observe que as colunas de débito e crédito equivalem a $34.000. Se voltarmos e analisarmos o saldo experimental do Printing Plus, veremos que o saldo do teste mostra débitos e créditos iguais a $34.000.

Quando as informações do balanço experimental estiverem na planilha, a próxima etapa é preencher as informações de ajuste das entradas de diário ajustadas publicadas.

Os ajustes totalizam saldos de $2.415 nas colunas de débito e crédito.

A próxima etapa é registrar as informações nas colunas do balanço experimental ajustado.

Para obter os números nessas colunas, você pega o número na coluna do balanço experimental e adiciona ou subtrai qualquer número encontrado na coluna de ajuste. Por exemplo, Cash mostra um saldo não ajustado de $24.800. Não há ajuste nas colunas de ajuste, então o saldo de caixa da coluna de saldo não ajustado é transferido para as colunas de saldo experimental ajustado em $24.800. Os juros a receber não existiam nas informações do saldo experimental, portanto, o saldo na coluna de ajuste de $140 é transferido para a coluna de saldo experimental ajustado.

A receita não obtida tinha um saldo de crédito de $4.000 na coluna do saldo experimental e um ajuste de débito de $600 na coluna de ajuste. Lembre-se de que adicionar débitos e créditos é como adicionar números positivos e negativos. Isso significa que o débito de $600 é subtraído do crédito de $4.000 para obter um saldo de crédito de $3.400 que é traduzido para a coluna de saldo experimental ajustado.

A Receita de Serviços tinha um saldo de crédito de $9.500 na coluna do saldo experimental e um saldo de crédito de $600 na coluna Ajustes. Para obter o saldo de crédito de $10.100 na coluna de saldo experimental ajustado, é necessário somar os créditos no saldo experimental e nas colunas de ajuste (9.500 + 600). Você fará o mesmo processo para todas as contas. Depois que todas as contas tiverem saldos nas colunas do saldo experimental ajustado, adicione os débitos e créditos para garantir que sejam iguais. No caso do Printing Plus, os saldos equivalem a $35.715. Se você verificar o saldo experimental ajustado do Printing Plus, verá que o mesmo saldo igual está presente.

Em seguida, você pegará todos os números nas colunas do balanço experimental ajustado e os transportará para as colunas da demonstração de resultados ou do balanço patrimonial.

SUA VEZ

Declaração de renda e balanço patrimonial

Reserve alguns minutos e preencha as colunas da declaração de renda e do balanço patrimonial. Totalize-os quando terminar. Não entre em pânico quando eles não se equilibram. Eles não se equilibrarão no momento.

Solução

Todos os outros títulos de conta foram destacados para ajudar seus olhos a se concentrarem melhor enquanto verificam seu trabalho.

Observando as colunas do demonstrativo de renda, vemos que todas as contas de receita e despesa estão listadas na coluna de débito ou crédito. Isso é um lembrete de que a declaração de renda em si não organiza as informações em débitos e créditos, mas usamos essa apresentação em uma planilha de 10 colunas.

Você notará que quando as colunas da declaração de renda de débito e crédito são totalizadas, os saldos não são os mesmos. O saldo do débito é igual a $5.575 e o saldo de crédito é igual a $10.240. Por que eles não se equilibram?

Se as colunas de débito e crédito forem iguais, isso significa que as despesas são iguais às receitas. Isso aconteceria se uma empresa se empatasse, o que significa que a empresa não ganhava nem perdia nenhum dinheiro. Se houver uma diferença entre os dois números, essa diferença é o valor do lucro líquido, ou perda líquida, que a empresa obteve.

No caso Printing Plus, o lado do crédito é o valor mais alto, de $10.240. O lado do crédito representa receitas. Isso significa que as receitas excedem as despesas, dando à empresa um lucro líquido. Se a coluna de débito fosse maior, isso significaria que as despesas eram maiores do que as receitas, levando a um prejuízo líquido. Você deseja calcular o lucro líquido e inseri-lo na planilha. O lucro líquido de $4.665 é obtido com o crédito de $10.240 e subtraindo o débito de $5.575. Ao inserir o lucro líquido, ele deve ser escrito na coluna com o menor total. Nesse caso, esse seria o lado do débito. Em seguida, você soma os $5.575 e $4.665 para obter um total de $10.240. Isso equilibra as duas colunas da demonstração de resultados. Se você revisar a declaração de renda, verá que o lucro líquido é de fato $4.665.

Agora, consideramos as duas últimas colunas do balanço patrimonial. Nessas colunas, registramos todas as contas de ativos, passivos e patrimônio líquido.

Ao adicionar o total de débitos e créditos, você percebe que eles não se equilibram. A coluna de débito é igual a $30.140 e a coluna de crédito é igual a $25.475. Como podemos equilibrar as colunas?

Trate as colunas da declaração de renda e do balanço patrimonial como um sistema contábil de dupla entrada, em que, se você tiver um débito no lado da demonstração de resultados, deverá ter um crédito igual ao mesmo valor no lado do crédito. Nesse caso, adicionamos um débito de $4.665 à coluna da declaração de resultados. Isso significa que devemos adicionar um crédito de $4.665 à coluna do balanço patrimonial. Depois de adicionarmos os $4.665 ao lado do crédito da coluna do balanço, as duas colunas equivalem a $30.140.

Você pode notar que os dividendos estão incluídos em nossas colunas de balanço patrimonial de 10 colunas, mesmo que essa conta não esteja incluída em um balanço patrimonial. Então, por que está incluído aqui? Na verdade, há uma razão muito boa para colocarmos dividendos nas colunas do balanço.

Ao preparar um balanço patrimonial, você deve primeiro ter o saldo de lucros acumulados mais atualizado. Para obter esse equilíbrio, você pega o saldo inicial de lucros retidos + lucro líquido - dividendos. Se você consultar a planilha do Printing Plus, notará que não há conta de lucros acumulados. Isso porque eles acabaram de começar seus negócios este mês e não têm saldo inicial de lucros retidos.

Se você olhar nas colunas do balanço, temos os lucros retidos novos e atualizados, mas eles estão distribuídos por dois números. Você tem o saldo de dividendos de $100 e o lucro líquido de $4.665. Se você combinar esses dois números individuais ($4.665 — $100), você terá seu saldo de lucros acumulados atualizado de $4.565, conforme visto na declaração de lucros acumulados.

Você não verá uma semelhança entre a planilha de 10 colunas e o balanço, porque a planilha de 10 colunas está categorizando todas as contas pelo tipo de saldo que elas têm, débito ou crédito. Isso leva a um saldo final de $30.140.

O balanço patrimonial está classificando as contas por tipo de contas, ativos e contra-ativos, passivos e patrimônio líquido. Isso leva a um saldo final de $29.965. Mesmo que sejam os mesmos números nas contas, os totais na planilha e os totais no balanço serão diferentes devido aos diferentes métodos de apresentação.

LINK PARA O APRENDIZADO

As empresas de capital aberto divulgam suas demonstrações financeiras trimestralmente para visualização aberta pelo público em geral, que geralmente podem ser visualizadas em seus sites. Uma dessas empresas é a Alphabet, Inc. (nome comercial Google). Dê uma olhada nas demonstrações financeiras do Formulário 10-Q da SEC, encerrado em 31 de março de 2018, no trimestre da Alphabet.

SUA VEZ

Lucro e prejuízo líquidos de Frank

Qual a quantia de lucro/perda líquida que Frank tem?

Solução

Em Concluindo o Ciclo Contábil, continuamos nossa discussão sobre o ciclo contábil, concluindo as últimas etapas de registro e lançamento de lançamentos finais e preparando um balanço experimental pós-fechamento.

Notas de pé

• 3 James Jaillet. “Celadon sob investigação criminal sobre demonstrações financeiras”. Jornal da transportadora comercial. 25 de julho de 2018. https://www.ccjdigital.com/200520-2/