4.2: Discuta o processo de ajuste e ilustre tipos comuns de entradas de ajuste
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Quando uma empresa chega ao final de um período, ela deve atualizar determinadas contas que foram deixadas sem supervisão durante todo o período ou ainda não foram reconhecidas. O ajuste de entradas atualiza os registros contábeis no final de um período para quaisquer transações que ainda não tenham sido registradas. Um princípio contábil importante a ser lembrado é que, assim como a equação contábil (Ativos = Passivos + Patrimônio líquido do proprietário/ou ações ordinárias ou capital) deve ser igual, ela deve permanecer igual após você fazer os lançamentos de ajuste. Observe também que, nessa equação, o patrimônio líquido representa um proprietário individual (propriedade exclusiva), as ações ordinárias representam os interesses dos proprietários de uma corporação e o capital representa os interesses dos proprietários de uma parceria. Discutimos os efeitos do ajuste de entradas com mais detalhes ao longo deste capítulo.
Existem várias etapas no ciclo contábil que exigem a preparação de um saldo experimental: etapa 4, preparação de um saldo experimental não ajustado; etapa 6, preparação de um saldo experimental ajustado; e etapa 9, preparação de um balanço experimental pós-fechamento. Você pode questionar o propósito de mais de um balanço experimental. Por exemplo, por que não podemos passar do balanço experimental não ajustado direto para a preparação de demonstrações financeiras para consumo público? Qual é a finalidade do saldo experimental ajustado? Preparar mais de um balanço experimental significa que a empresa cometeu um erro no início do ciclo contábil? Para responder a essas perguntas, vamos primeiro explorar o saldo experimental (não ajustado) e por que algumas contas têm saldos incorretos.
Por que algumas contas têm saldos incorretos no saldo experimental
O saldo experimental não ajustado pode ter saldos incorretos em algumas contas. Lembre-se do saldo do teste de Analisando e registrando transações para a empresa de exemplo, Printing Plus.
O saldo do teste do Printing Plus mostra suprimentos de $500, que foram comprados em 30 de janeiro. Como se trata de uma empresa nova, a Printing Plus provavelmente usaria alguns de seus suprimentos imediatamente, antes do final do mês, em 31 de janeiro. Os suprimentos só são um ativo quando não são usados. Se a Printing Plus usou alguns de seus suprimentos imediatamente em 30 de janeiro, por que os $500 totais ainda estão na conta de suprimentos em 31 de janeiro? Como podemos corrigir esse saldo incorreto?
Da mesma forma, e quanto à receita não obtida? Em 9 de janeiro, a empresa recebeu $4.000 de um cliente pelos serviços de impressão a serem executados. A empresa registrou isso como um passivo porque recebeu o pagamento sem fornecer o serviço. Para liquidar essa responsabilidade, a empresa deve realizar o serviço. Suponha que, em 31 de janeiro, alguns dos serviços de impressão tenham sido fornecidos. O total de $4.000 ainda é um passivo? Como uma parte do serviço foi prestada, uma mudança na receita não obtida deve ocorrer. A empresa precisa corrigir esse saldo na conta de receita não obtida.
Ter saldos incorretos em suprimentos e em receita não obtida no saldo experimental da empresa em 31 de janeiro não se deve a nenhum erro por parte da empresa. A empresa seguiu todas as etapas corretas do ciclo contábil até esse ponto. Então, por que os saldos ainda estão incorretos?
As entradas do diário são registradas quando ocorre uma atividade ou evento que aciona a entrada. Normalmente, o gatilho vem de uma fonte original. Lembre-se de que uma fonte original pode ser um documento formal que comprove uma transação, como uma fatura, pedido de compra, cheque cancelado ou planilha de horários de funcionários. Nem toda transação produz um documento original que alertará o contador de que é hora de fazer uma inscrição.
Quando uma empresa compra suprimentos, o pedido original, o recebimento dos suprimentos e o recebimento da fatura do fornecedor acionam lançamentos no diário. Esse gatilho não ocorre ao usar suprimentos do armário de suprimentos. Da mesma forma, para receitas não obtidas, quando a empresa recebe um pagamento adiantado do cliente pelos serviços já prestados, o dinheiro recebido acionará uma entrada no diário. Quando a empresa fornece os serviços de impressão para o cliente, o cliente não envia à empresa um lembrete de que a receita já foi obtida. Situações como essas são as razões pelas quais as empresas precisam fazer entradas ajustadas.
PENSE BEM
Mantenha a calma e se ajuste.
Elliot Simmons é dono de um pequeno escritório de advocacia. Ele mesmo faz a contabilidade e usa uma base de competência para contabilidade. No final de seu primeiro mês, ele revisa seus registros e percebe que há algumas imprecisões nesse saldo experimental não ajustado.
Uma diferença é a conta de suprimentos; o valor no papel não corresponde ao valor do estoque de suprimentos ainda disponível. Outra diferença foram os juros recebidos de sua conta bancária. Ele não tinha nada que reconhecesse esses ganhos.
Por que seu saldo experimental não ajustado tinha esses erros? O que pode ser atribuído às diferenças nos números da oferta? O que pode ser atribuído às diferenças nos juros auferidos?
A necessidade de ajustar as entradas
O ajuste de entradas atualiza os registros contábeis no final de um período para quaisquer transações que ainda não tenham sido registradas. Essas entradas são necessárias para garantir que a demonstração de resultados e o balanço patrimonial apresentem os números corretos e atualizados. O ajuste das entradas também é necessário porque o saldo inicial do teste pode não conter dados completos e atuais devido a vários fatores:
- A ineficiência de registrar cada evento do dia a dia, como o uso de suprimentos.
- Alguns custos não são registrados durante o período, mas devem ser reconhecidos no final do período, como depreciação, aluguel e seguro.
- Alguns itens estão disponíveis para os quais os documentos originais ainda não foram recebidos, como uma conta de luz.
Existem algumas outras diretrizes que apoiam a necessidade de ajustar as entradas.
Diretrizes de apoio ao ajuste de entradas
Várias diretrizes apoiam a necessidade de ajustar as entradas:
- Princípio de reconhecimento de receita: O ajuste de entradas é necessário porque o princípio de reconhecimento de receita exige reconhecimento de receita quando obtido, portanto, a necessidade de uma atualização das receitas não obtidas.
- Princípio de reconhecimento (correspondência) de despesas: Isso requer despesas de correspondência incorridas para gerar as receitas obtidas, o que afeta contas como despesas de seguro e despesas de suprimentos.
- Suposição de período de tempo: Isso requer que informações úteis sejam apresentadas em períodos mais curtos, como anos, trimestres ou meses. Isso significa que uma empresa deve reconhecer receitas e despesas no período adequado, exigindo ajustes em determinadas contas para atender a esses critérios.
As entradas de ajuste necessárias dependem dos tipos de transações que a empresa tem, mas existem alguns tipos comuns de entradas de ajuste. Antes de analisarmos a gravação e publicação dos tipos mais comuns de entradas de ajuste, discutimos brevemente os vários tipos de entradas de ajuste.
Tipos de entradas de ajuste
O ajuste das entradas requer atualizações em tipos de conta específicos no final do período. Nem todas as contas exigem atualizações, apenas aquelas que não são acionadas naturalmente por um documento fonte original. Existem dois tipos principais de entradas de ajuste que exploramos mais detalhadamente, diferimentos e acréscimos.
Diferimentos
Os diferimentos são contas pré-pagas de despesas e receitas que atrasaram o reconhecimento até serem usadas ou obtidas. Esse reconhecimento não pode ocorrer até o final de um período ou períodos futuros. Quando as despesas e receitas diferidas ainda não foram reconhecidas, suas informações são armazenadas no balanço patrimonial. Assim que a despesa é incorrida e a receita é obtida, as informações são transferidas do balanço para a demonstração de resultados. Dois tipos principais de diferimentos são despesas pré-pagas e receitas não obtidas.
Despesas pré-pagas
Lembre-se de Analisar e Registrar Transações que despesas pré-pagas (pagamentos antecipados) são ativos para os quais ocorreu pagamento antecipado, antes que a empresa possa se beneficiar do uso. Assim que o ativo fornece benefício à empresa, o valor do ativo usado é transferido do balanço patrimonial para a demonstração de resultados como uma despesa. Alguns exemplos comuns de despesas pré-pagas são suprimentos, depreciação, seguro e aluguel.
Quando uma empresa compra suprimentos, ela pode não usar todos os suprimentos imediatamente, mas é provável que a empresa tenha usado alguns dos suprimentos até o final do período. Não vale a pena registrar toda vez que alguém usa lápis ou pedaço de papel durante o período, então, ao final do período, essa conta precisa ser atualizada para o valor do que foi usado.
Digamos que uma empresa pagou suprimentos com dinheiro no valor de $400. No final do mês, a empresa fez um inventário dos suprimentos usados e determinou o valor desses suprimentos usados durante o período em $150. A entrada a seguir ocorre para o pagamento inicial.
Os suprimentos aumentam (débito) em $400 e o dinheiro diminui (crédito) em $400. Quando a empresa reconhece o uso de suprimentos, ocorre a seguinte entrada de ajuste.
A Despesa de Suprimentos é uma conta de despesas, aumentando (débito) em $150, e Suprimentos é uma conta de ativos, diminuindo (crédito) em $150. Isso significa que $150 são transferidos do balanço patrimonial (ativo) para a demonstração de resultados (despesa). Observe que nem todos os suprimentos são usados. Ainda há um saldo de $250 (400 — 150) na conta de Suprimentos. Esse valor será transferido para períodos futuros até ser usado. Os saldos nas contas de despesas de suprimentos e suprimentos são mostrados a seguir.
A depreciação também pode exigir um ajuste no final do período. Lembre-se de que a depreciação é o método sistemático para registrar a alocação de custos durante um determinado período de determinados ativos. Essa alocação de custo é registrada durante a vida útil do ativo ou o período de tempo durante o qual o custo do ativo é alocado. O custo alocado até esse ponto é registrado na Depreciação Acumulada, uma conta contra ativos. Uma conta contrária é uma conta emparelhada com outro tipo de conta, tem um saldo normal oposto ao da conta emparelhada e reduz o saldo na conta emparelhada no final de um período.
A depreciação acumulada é contrária a uma conta de ativo, como Equipamento. Isso significa que o saldo normal da Depreciação Acumulada está no lado do crédito. Ele abriga todas as depreciações gastas nos períodos atuais e anteriores. A depreciação acumulada reduzirá a conta do ativo pela depreciação incorrida até esse ponto. A diferença entre o valor (custo) do ativo e a depreciação acumulada é chamada de valor contábil do ativo. Quando a depreciação é registrada em uma entrada de ajuste, a Depreciação Acumulada é creditada e a Despesa de Depreciação é debitada.
Por exemplo, digamos que uma empresa pague $2.000 por equipamentos que devem durar quatro anos. A empresa quer depreciar igualmente o ativo nesses quatro anos. Isso significa que o ativo perderá $500 em valor a cada ano ($2.000/quatro anos). No primeiro ano, a empresa registraria a seguinte entrada de ajuste para mostrar a depreciação do equipamento.
Aumentos de despesas de depreciação (débito) e depreciação acumulada, equipamentos, aumentos (crédito). Se a empresa quisesse calcular o valor contábil, pegaria o custo original do equipamento e subtrairia a depreciação acumulada.
Valor contábil do equipamento=$2.000—$500=$1.500Valor contábil do equipamento=$2.000—$500=$1.500
Isso significa que o valor contábil atual do equipamento é de $1.500, e a depreciação será subtraída desse valor no próximo ano. Os seguintes saldos da conta após o ajuste são os seguintes:
Você aprenderá mais sobre depreciação e seu cálculo em Ativos de Longo Prazo. No entanto, um fato importante que precisamos abordar agora é que o valor contábil de um ativo não é necessariamente o preço pelo qual o ativo seria vendido. Por exemplo, você pode ter um prédio pelo qual pagou $1.000.000 que atualmente foi depreciado para um valor contábil de $800.000. No entanto, hoje ele poderia ser vendido por mais, menos ou o mesmo que seu valor contábil. O mesmo se aplica a praticamente qualquer ativo que você possa nomear, exceto, talvez, o próprio dinheiro.
As apólices de seguro podem exigir o pagamento antecipado de taxas por vários meses por vez, seis meses, por exemplo. A empresa não usa todos os seis meses de seguro imediatamente, mas ao longo dos seis meses. No final de cada mês, a empresa precisa registrar o valor do seguro vencido durante esse mês.
Por exemplo, uma empresa paga $4.500 por uma apólice de seguro que cobre seis meses. É o final do primeiro mês e a empresa precisa registrar uma entrada de ajuste para reconhecer o seguro usado durante o mês. As entradas a seguir mostram o pagamento inicial da apólice e a entrada de ajuste subsequente para um mês de uso do seguro.
Na primeira entrada, o dinheiro diminui (crédito) e o seguro pré-pago aumenta (débito) em $4.500. Na segunda entrada, o seguro pré-pago diminui (crédito) e a despesa de seguro aumenta (débito) para um mês de uso do seguro, encontrada pegando o total de $4.500 e dividindo por seis meses (4.500/6 = 750). Os saldos da conta após o ajuste são os seguintes:
Semelhante ao seguro pré-pago, o aluguel também exige pagamento antecipado. Normalmente, para alugar um espaço, uma empresa precisará pagar o aluguel no início do mês. A empresa também pode celebrar um contrato de locação que exija vários meses, ou anos, de aluguel com antecedência. A cada mês que passa, a empresa precisa registrar o aluguel usado no mês.
Digamos que uma empresa pague $8.000 antecipadamente por quatro meses de aluguel. Após o primeiro mês, a empresa registra uma entrada de ajuste para o aluguel usado. As entradas a seguir mostram o pagamento inicial de quatro meses de aluguel e a entrada de ajuste para um mês de uso.
Na primeira entrada, o dinheiro diminui (crédito) e o aluguel pré-pago aumenta (débito) em $8.000. Na segunda entrada, o aluguel pré-pago diminui (crédito) e a despesa de aluguel aumenta (débito) para o uso de aluguel de um mês, encontrado pegando o total de $8.000 e dividindo por quatro meses (8.000/4 = 2.000). Os saldos da conta após o ajuste são os seguintes:
Outro tipo de diferimento que exige ajuste é a receita não obtida.
Receitas não obtidas
Lembre-se de que a receita não obtida representa o pagamento antecipado do cliente por um produto ou serviço que ainda não foi fornecido pela empresa. Como a empresa ainda não forneceu o produto ou serviço, ela não pode reconhecer o pagamento do cliente como receita. Ao final de um período, a empresa analisará a conta para ver se alguma receita não obtida foi obtida. Nesse caso, esse valor será registrado como receita no período atual.
Por exemplo, digamos que a empresa seja um escritório de advocacia. Durante o ano, cobrou taxas de retenção totalizando $48.000 dos clientes. As taxas de retenção são dinheiro que os advogados coletam antes de começar a trabalhar em um caso. Quando a empresa coleta esse dinheiro de seus clientes, ela debita dinheiro e credita taxas não auferidas. Embora nem todos os $48.000 tenham sido arrecadados no mesmo dia, nós os registramos como se fosse por uma questão de simplicidade.
Nesse caso, a receita de taxas não obtidas aumenta (crédito) e o dinheiro aumenta (débito) em $48.000.
No final do ano, após analisar a conta de taxas não auferidas, 40% das taxas não auferidas foram obtidas. Esses 40% agora podem ser registrados como receita. A receita total registrada é de $19.200 ($48.000 × 40%).
Para esta entrada, a Receita de Taxas Não Realizadas diminui (débito) e a Receita de Taxas aumenta (crédito) em $19.200, que são os 40% ganhos durante o ano. A empresa terá os seguintes saldos nas duas contas:
Além dos diferimentos, outros tipos de entradas de ajuste incluem acréscimos.
Acréscimos
Os acréscimos são tipos de entradas de ajuste que se acumulam durante um período em que os valores não eram registrados anteriormente. Os dois tipos específicos de ajustes são receitas acumuladas e despesas acumuladas.
Receitas acumuladas
As receitas acumuladas são receitas obtidas em um período, mas ainda não foram registradas e nenhum dinheiro foi coletado. Alguns exemplos incluem juros e serviços concluídos, mas a fatura ainda não foi enviada ao cliente.
Os juros podem ser obtidos com contas bancárias, notas a receber e algumas contas a receber (dependendo do contrato). Os juros foram se acumulando durante o período e precisam ser ajustados para refletir os juros ganhos no final do período. Observe que esses juros não foram pagos no final do período, apenas ganhos. Isso se alinha ao princípio de reconhecimento de receita para reconhecer a receita quando obtida, mesmo que o dinheiro ainda não tenha sido coletado.
Por exemplo, suponha que uma empresa tenha uma nota a receber pendente no valor de $100.000. Os juros sobre esta nota são de 5% ao ano. Três meses se passaram e a empresa precisa registrar os juros auferidos sobre esse empréstimo pendente. O cálculo da receita de juros auferida é de $100.000 × 5% × 3/12 = $1.250. A seguinte entrada de ajuste ocorre.
Os juros a receber aumentam (débito) em $1.250 porque os juros ainda não foram pagos. A receita de juros aumenta (crédito) em $1.250 porque os juros foram ganhos no período de três meses , mas não haviam sido registrados anteriormente.
A receita de serviços anteriormente não registrada pode surgir quando uma empresa fornece um serviço, mas ainda não cobrou do cliente pelo trabalho. Isso significa que o cliente também não pagou pelos serviços. Como não havia fatura para acionar uma transação, é necessário um ajuste para reconhecer a receita obtida no final do período.
Por exemplo, uma empresa realiza serviços de paisagismo no valor de $1.500. No entanto, eles ainda não receberam o pagamento. No final do período, a empresa registraria a seguinte entrada de ajuste.
As contas a receber aumentam (débito) em $1.500 porque o cliente ainda não pagou pelos serviços concluídos. A receita de serviços aumenta (crédito) em $1.500 porque a receita do serviço foi obtida , mas não havia sido registrada anteriormente.
Despesas acumuladas
Despesas acumuladas são despesas incorridas em um período, mas ainda não foram registradas e nenhum dinheiro foi pago. Alguns exemplos incluem juros, impostos e despesas salariais.
As despesas com juros decorrem de notas a pagar e outros contratos de empréstimo. A empresa acumulou juros durante o período , mas não registrou nem pagou o valor. Isso cria uma responsabilidade que a empresa deve pagar em uma data futura. Você aborda mais detalhes sobre o cálculo dos juros no passivo circulante, então, por enquanto, os valores são fornecidos.
Por exemplo, uma empresa acumulou $300 de juros durante o período. A entrada a seguir ocorre no final do período.
Aumentos de despesas com juros (débito) e aumentos de juros a pagar (crédito) de $300. A seguir estão os saldos contábeis atualizados após o lançamento da entrada de ajuste.
Os impostos são pagos apenas em determinados momentos do ano, não necessariamente todos os meses. Os impostos devidos pela empresa durante um período não pago exigem ajustes no final de um período. Isso cria uma responsabilidade para a empresa. Alguns exemplos de despesas fiscais são impostos de renda e vendas.
Por exemplo, uma empresa acumulou impostos de renda no mês de $9.000. A empresa registraria a seguinte entrada de ajuste.
Aumentos de despesas de imposto de renda (débito) e aumentos de imposto de renda a pagar (crédito) de $9.000. A seguir estão os saldos contábeis atualizados após o lançamento da entrada de ajuste.
Muitos funcionários assalariados são pagos uma vez por mês. O salário que o funcionário ganhou durante o mês pode não ser pago até o mês seguinte. Por exemplo, o funcionário é pago pelo trabalho do mês anterior no primeiro dia do mês seguinte. As demonstrações financeiras devem permanecer atualizadas, portanto, uma entrada de ajuste é necessária durante o mês para mostrar salários anteriormente não registrados e não pagos no final do mês.
Digamos que uma empresa tenha cinco funcionários assalariados, cada um ganhando $2.500 por mês. Em nosso exemplo, suponha que eles não sejam pagos por esse trabalho até o primeiro dia do próximo mês. A seguir está o lançamento diário de ajuste para salários.
Aumentos de despesas de salários (débito) e salários a pagar (crédito) de $12.500 ($2.500 por funcionário × cinco funcionários). A seguir estão os saldos contábeis atualizados após o lançamento da entrada de ajuste.
Em Registrar e publicar os tipos comuns de entradas de ajuste, exploramos alguns desses ajustes especificamente para nossa empresa Printing Plus e mostramos como essas entradas afetam nossa contabilidade geral (contas T).
SUA VEZ
Ajustando entradas
| Exemplo | Conta de declaração de renda | Conta de balanço patrimonial | Dinheiro na entrada? |
|---|---|---|---|
Tabela 4.1
Analise as três entradas de ajuste que se seguem. Usando a tabela fornecida, para cada entrada, anote a conta do demonstrativo de renda e a conta do balanço patrimonial usadas na entrada de ajuste na coluna apropriada. Então, na última coluna, responda sim ou não.
Solução
| Exemplo | Conta de declaração de renda | Conta de balanço patrimonial | Dinheiro na entrada? |
|---|---|---|---|
| 1 | Despesas de | Suprimentos | não |
| 2 | Receita de serviços | Receita não obtida | não |
| 3 | Despesa de | Aluguel de máquinas pré-pago | não |
Tabela 4.2
SUA VEZ
Ajustar entradas leva dois
Continuamos seguindo as regras de ajuste de entradas nesses dois exemplos? Explique.
| Exemplo | Conta de declaração de renda | Conta de balanço patrimonial | Dinheiro na entrada? |
|---|---|---|---|
Tabela 4.3
Solução
Sim, nós fizemos. Cada entrada tem uma conta de declaração de renda e uma conta de balanço patrimonial, e o dinheiro não aparece em nenhuma das entradas de ajuste.
| Exemplo | Conta de declaração de renda | Conta de balanço patrimonial | Dinheiro na entrada? |
|---|---|---|---|
| 1 | Despesa de | Contas a pagar | não |
| 2 | Despesas salariais | Salários a pagar | não |
Tabela 4.4