3.2: Definir e descrever a equação contábil expandida e sua relação com a análise de transações
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Antes de explorarmos como analisar as transações, primeiro precisamos entender o que rege a forma como as transações são registradas.
Como você aprendeu, a equação contábil representa a ideia de que uma empresa precisa de ativos para operar, e há duas fontes principais que contribuem para as operações: passivos e patrimônio líquido. A empresa empresta os fundos, cria passivos, ou a empresa pode receber os fundos fornecidos pelos lucros gerados nos períodos atuais ou passados, criando lucros retidos ou alguma outra forma de patrimônio líquido. Lembre-se da forma básica da equação contábil.
Equação contábil expandida
A equação contábil expandida divide a parte patrimonial da equação contábil em mais detalhes. Essa expansão da seção de ações permite que uma empresa veja o impacto no patrimônio líquido das mudanças nas receitas e despesas e nos investimentos e pagamentos do proprietário. É importante ter mais detalhes nessa categoria de patrimônio líquido para entender o efeito nas demonstrações financeiras de um período para outro. Por exemplo, um aumento na receita pode aumentar o lucro líquido na demonstração do resultado, aumentar os lucros acumulados na demonstração dos lucros acumulados e alterar a distribuição do patrimônio líquido do acionista no balanço patrimonial. Pode ser difícil entender onde essas mudanças ocorreram sem que a receita seja reconhecida individualmente nessa equação expandida.
A equação contábil expandida é mostrada aqui.
Observe que essa equação contábil expandida divide o patrimônio líquido em quatro categorias: ações ordinárias, dividendos, receitas e despesas. Isso considera cada elemento de capital contribuído e lucros retidos individualmente para ilustrar melhor o impacto de cada um nas mudanças no patrimônio líquido.
Agora, uma empresa pode usar essa equação para analisar transações com mais detalhes. Mas, primeiro, pode ser útil examinar as muitas contas que podem se enquadrar em cada uma das principais categorias de Ativos, Passivos e Patrimônio Líquido, em termos de sua relação com a equação contábil expandida. Podemos começar essa discussão examinando o plano de contas.
Plano de contas
Lembre-se de que os componentes básicos até mesmo do sistema contábil mais simples são contas e uma contabilidade geral. As contas mostram todas as alterações feitas em ativos, passivos e patrimônio líquido — as três categorias principais na equação contábil. Cada uma dessas categorias, por sua vez, inclui muitas contas individuais, todas as quais uma empresa mantém em sua contabilidade geral.
Quando uma empresa inicia o processo de análise pela primeira vez, ela faz uma lista de todas as contas usadas nas transações diárias. Por exemplo, uma empresa pode ter contas como dinheiro, contas a receber, suprimentos, contas a pagar, receitas não realizadas, ações ordinárias, dividendos, receitas e despesas. Cada empresa fará uma lista que funcione para seu tipo de negócio e as transações que espera realizar. As contas podem receber números usando o sistema apresentado na Tabela 3.2.
Sistema de numeração de contas
| Categoria da conta | O número da conta atribuído começará com | Números de conta de uma pequena empresa | Números de conta de uma grande empresa |
|---|---|---|---|
| Ativos | 1 | 100—199 | 1000—1999 |
| Passivos | 2 | 200—299 | 2000-299 |
| Patrimônio líquido | 3 | 300—399 | 3000—3999 |
| Receitas | 4 | 400—499 | 4000—4999 |
| Despesas | 5 | 500—59 | 5000—599 |
Tabela 3.2
Chamamos esse sistema de numeração de contas de plano de contas. As contas são apresentadas no plano de contas na ordem em que aparecem nas demonstrações financeiras, começando pelas contas do balanço e depois pelas contas do demonstrativo de resultados. Números adicionais, começando com seis e continuando, podem ser usados em grandes empresas de merchandising e manufatura. As informações no plano de contas são a base de um sistema contábil bem organizado.
Quebrando a equação contábil expandida
Consulte a equação contábil expandida (Figura 3.3). Começamos com o lado esquerdo da equação, os ativos, e trabalhamos em direção ao lado direito da equação de passivos e patrimônio líquido.
Ativos e a equação contábil expandida
No lado esquerdo da equação estão os ativos. Ativos são recursos de propriedade de uma empresa que têm um valor econômico. Os ativos são representados na demonstração financeira do balanço patrimonial. Alguns exemplos comuns de ativos são dinheiro, contas a receber, estoque, suprimentos, despesas pré-pagas, notas a receber, equipamentos, edifícios, máquinas e terrenos.
O dinheiro inclui papel-moeda, moedas, cheques, contas bancárias e ordens de pagamento. Qualquer coisa que possa ser rapidamente liquidada em dinheiro é considerada dinheiro. As atividades de caixa são uma grande parte de qualquer negócio, e o fluxo de caixa de entrada e saída da empresa é relatado na demonstração dos fluxos de caixa.
Contas a receber são o dinheiro devido à empresa, geralmente de um cliente. O cliente ainda não pagou em dinheiro pelo bem ou serviço fornecido, mas o fará no futuro. Uma frase comum para descrever essa situação é que um cliente comprou algo “por conta”, o que significa que o cliente pediu para ser cobrado e pagará em uma data posterior: “Conta” porque um cliente ainda não nos pagou, mas pediu para ser cobrado; “Recebível” porque nós receba o dinheiro no futuro.
O estoque se refere aos produtos disponíveis para venda. As empresas de serviços não têm produtos à venda e, portanto, não teriam estoque. As empresas de merchandising e manufatura têm estoque. Você aprende mais sobre esse tópico no Inventário.
Exemplos de suprimentos (material de escritório) incluem canetas, papel e lápis. Os suprimentos são considerados ativos até que um funcionário os use. No momento em que são usados, eles não têm mais um valor econômico para a organização e seu custo agora é uma despesa para os negócios.
Despesas pré-pagas são itens pagos antes de seu uso. Eles são considerados ativos até serem usados. Alguns exemplos podem incluir seguro e aluguel. O seguro, por exemplo, geralmente é comprado por mais de um mês por vez (normalmente seis meses). A empresa não usa todos os seis meses do seguro de uma vez, ela o usa um mês por vez. No entanto, a empresa paga antecipadamente por tudo isso. A cada mês, a empresa ajustará seus registros para refletir o custo de um mês de uso do seguro.
As notas a receber são semelhantes às contas a receber, pois são dinheiro devido à empresa por um cliente ou outra entidade. A diferença aqui é que uma nota normalmente inclui juros e termos específicos do contrato, e o valor pode ser devido em mais de um período contábil.
Exemplos de equipamentos incluem mesas, cadeiras e computadores; qualquer coisa que tenha um valor de longo prazo para a empresa usada no escritório. O equipamento é considerado um ativo de longo prazo, o que significa que você pode usá-lo por mais de um período contábil (um ano, por exemplo). O equipamento perderá valor com o tempo, em um processo chamado depreciação. Você aprenderá mais sobre esse tópico em O processo de ajuste.
Edifícios, máquinas e terrenos são todos considerados ativos de longo prazo. O maquinário geralmente é específico para uma empresa de manufatura que tem uma fábrica que produz mercadorias. Máquinas e edifícios também se depreciam. Ao contrário de outros ativos de longo prazo, como máquinas, edifícios e equipamentos, a terra não é depreciada. O processo para calcular a perda no valor da terra pode ser muito complicado, especulativo e não confiável; portanto, o tratamento contábil é que a terra não seja depreciada com o tempo.
Passivos e a equação contábil expandida
A equação contábil enfatiza uma ideia básica nos negócios; ou seja, as empresas precisam de ativos para operar. Há duas maneiras pelas quais uma empresa pode financiar a compra de ativos. Primeiro, ela pode vender ações de suas ações ao público para arrecadar dinheiro para comprar os ativos, ou pode usar os lucros obtidos pela empresa para financiar suas atividades. Em segundo lugar, ele pode emprestar o dinheiro de um credor, como uma instituição financeira. Você aprenderá sobre outros ativos à medida que avança no livro. Vamos agora dar uma olhada no lado direito da equação contábil.
Passivos são obrigações de pagar uma quantia devida a um credor (credor) com base em uma transação passada. Os passivos são relatados no balanço patrimonial. É importante entender que quando falamos de passivos, não estamos falando apenas de empréstimos. O dinheiro arrecadado para vales-presente, assinaturas ou depósitos antecipados de clientes também pode ser passivo. Essencialmente, tudo o que uma empresa deve e ainda não pagou dentro de um período é considerado um passivo, como salários, serviços públicos e impostos.
Por exemplo, uma empresa usa serviços públicos no valor de $400 em maio, mas não é cobrada pelo uso, nem é solicitada a pagar pelo uso, até junho. Mesmo que a empresa não precise pagar a conta até junho, a empresa devia dinheiro pelo uso que ocorreu em maio. Portanto, a empresa deve registrar o uso de energia elétrica, bem como a obrigação de pagar a conta de serviços públicos, em maio.
Eventualmente, essa dívida deve ser paga executando o serviço, cumprindo a assinatura ou fornecendo um ativo, como mercadoria ou dinheiro. Alguns exemplos comuns de passivos incluem contas a pagar, notas a pagar e receitas não realizadas.
As contas a pagar reconhecem que a empresa deve dinheiro e não pagou. Lembre-se de que, quando um cliente compra algo “por conta”, significa que o cliente pediu a cobrança e pagará em uma data posterior. Nesse caso, a empresa compradora é o “cliente”. A empresa terá que pagar o dinheiro devido no futuro, então usamos a palavra “pagável”. A dívida devida geralmente é paga em menos de um período contábil (normalmente menos de um ano) se for classificada como uma conta a pagar.
As notas a pagar são semelhantes às contas a pagar, pois a empresa deve dinheiro e ainda não pagou. Algumas diferenças importantes são que os termos do contrato geralmente são mais longos do que um período contábil, os juros estão incluídos e geralmente há um contrato mais formalizado que determina os termos da transação.
A receita não obtida representa o pagamento antecipado do cliente por um produto ou serviço que ainda não foi fornecido pela empresa. Como a empresa ainda não forneceu o produto ou serviço, ela não pode reconhecer o pagamento do cliente como receita, de acordo com o princípio de reconhecimento de receita. Assim, a conta é chamada de receita não obtida. A empresa detentora do produto ou serviço cria a responsabilidade perante o cliente.
Equidade e a equação contábil expandida
O patrimônio líquido se refere aos investimentos do proprietário (acionistas) no negócio e nos lucros. Esses dois componentes são capital contribuído e lucros acumulados.
Os investimentos do proprietário na empresa geralmente vêm na forma de ações ordinárias e são chamados de capital contribuído. Existe um investimento de proprietário híbrido rotulado como ação preferencial que é uma combinação de dívida e patrimônio líquido (um conceito abordado em cursos de contabilidade mais avançados). A empresa emitirá ações ordinárias para representar a propriedade dos acionistas. Você aprenderá mais sobre ações ordinárias em Contabilidade Corporativa.
Outro componente do patrimônio líquido é o lucro da empresa. Esses lucros acumulados são o que a empresa mantém no final de um período para reinvestir no negócio, após a ocorrência de qualquer distribuição de propriedade. Dito de forma mais técnica, os lucros acumulados são os lucros cumulativos de uma empresa desde a criação da empresa menos quaisquer dividendos que ela tenha declarado ou pago desde sua criação. Um ponto difícil de lembrar é que os lucros acumulados não são classificados como ativos. Em vez disso, eles são um componente da conta patrimonial do acionista, colocando-a no lado direito da equação contábil.
A distribuição dos lucros para a propriedade é chamada de dividendo. O dividendo pode ser pago em dinheiro ou ser uma distribuição de mais ações da empresa aos acionistas atuais. De qualquer forma, os dividendos diminuirão os lucros retidos.
Também afetam os lucros acumulados as receitas e despesas, por meio de lucro líquido ou perda líquida. As receitas são receitas da venda de bens e serviços. Um aumento nas receitas também contribuirá para um aumento nos lucros acumulados. As despesas são o custo dos recursos associados à obtenção de receitas. Um aumento nas despesas contribuirá para uma diminuição nos lucros acumulados. Lembre-se de que esse conceito de reconhecimento de despesas associadas às receitas é o princípio do reconhecimento de despesas. Alguns exemplos de despesas incluem pagamentos de contas de serviços públicos, salários de funcionários e despesas com juros de empréstimos. Uma empresa não tem uma despesa até que ela seja “incorrida”. Incorrido significa que o recurso foi usado ou consumido. Por exemplo, você não reconhecerá os serviços públicos como uma despesa até que os tenha usado. A diferença entre receitas obtidas e despesas incorridas é chamada de lucro líquido (perda) e pode ser encontrada na demonstração do resultado.
O lucro líquido relatado na demonstração de resultados flui para a demonstração dos lucros acumulados. Se uma empresa tiver lucro líquido (lucro) do período, isso aumentará seus lucros acumulados no período. Isso significa que as receitas excederam as despesas do período, aumentando assim os lucros retidos. Se uma empresa tiver prejuízo líquido no período, isso diminui os lucros acumulados do período. Isso significa que as despesas excederam as receitas do período, diminuindo assim os lucros retidos.
Você notará que o patrimônio líquido do acionista aumenta com a emissão e as receitas de ações ordinárias e diminui com os pagamentos e despesas de dividendos. O patrimônio líquido do acionista é relatado no balanço patrimonial na forma de capital contribuído (ações ordinárias) e lucros retidos. A demonstração dos lucros acumulados calcula o saldo dos lucros acumulados no início do período, adiciona o lucro líquido ou subtrai a perda líquida da demonstração do resultado e subtrai os dividendos declarados, para resultar em um saldo final de lucros retidos relatado no balanço patrimonial.
Agora que você tem uma compreensão básica da equação contábil e exemplos de ativos, passivos e patrimônio líquido, você poderá analisar as muitas transações que uma empresa pode encontrar e determinar como cada transação afeta a equação contábil e a correspondente demonstrações financeiras. Primeiro, no entanto, em Definir e examinar as etapas iniciais do ciclo contábil, examinamos como o papel de identificar e analisar transações se encaixa no processo contínuo conhecido como ciclo contábil.
LINK PARA O APRENDIZADO
O Financial Accounting Standards Board tinha uma política que permitia às empresas reduzir sua responsabilidade fiscal a partir de deduções de compensação com base em ações. Isso levou as empresas a criar o que alguns chamam de “débito contencioso”, para diferir a responsabilidade fiscal e aumentar as despesas fiscais no período atual. Veja o artigo “O débito contencioso — sério” sobre dívidas contínuas para uma discussão mais aprofundada sobre essa prática.