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3.3: Definir e descrever as etapas iniciais do ciclo contábil

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    Este capítulo sobre análise e registro de transações é o primeiro de três capítulos consecutivos (incluindo O Processo de Ajuste e Concluindo o Ciclo Contábil), cobrindo as etapas em um contínuo processo conhecido como ciclo contábil. O ciclo contábil é um processo passo a passo para registrar atividades e eventos comerciais para manter os registros financeiros atualizados. O processo ocorre em um período contábil e reiniciará o ciclo no período seguinte. Um período é um ciclo operacional de uma empresa, que pode ser um mês, trimestre ou ano. Analise o ciclo contábil na Figura 3.5.

    Um grande círculo chamado, no centro, de O Ciclo Contábil. O círculo grande consiste em 10 círculos menores com setas apontando de um círculo menor para o próximo. Os círculos menores são rotulados, em ordem horária: 1 Identificar e analisar transações; 2 Registrar transações no diário; 3 Publicar informações do diário no livro contábil; 4 preparar o saldo experimental não ajustado; 5 ajustar entradas; 6 preparar o saldo experimental ajustado; 7 preparar demonstrações financeiras; 8 entradas de encerramento; 9 Preparar Saldo do teste após o encerramento; 10 entradas de reversão (opcional).
    Figura 3.5 O ciclo contábil. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    Como você pode ver, o ciclo começa com a identificação e análise de transações e culmina na reversão de entradas (que não abordamos neste livro didático). Todo o ciclo tem como objetivo manter os dados financeiros organizados e facilmente acessíveis para usuários de informações internos e externos. Neste capítulo, focamos nas primeiras quatro etapas do ciclo contábil: identificar e analisar transações, registrar transações em um diário, publicar informações do diário em um livro contábil e preparar um saldo experimental não ajustado.

    No Processo de Ajuste, analisamos as etapas 5, 6 e 7 do ciclo contábil: registramos entradas de ajuste, preparamos um balanço experimental ajustado e preparamos demonstrações financeiras. Em Concluindo o Ciclo Contábil, revisamos as etapas 8 e 9: fechar entradas e preparar um balanço experimental pós-fechamento. Conforme declarado anteriormente, não cobrimos a reversão de entradas.

    CONSIDERAÇÕES ÉTICAS

    Transformando contas de vales-presente invadidas em dinheiro

    Os cartões-presente são uma ótima maneira de uma empresa pré-vender seus produtos e criar fluxo de caixa. Um dos problemas com os vales-presente é que os fraudadores estão usando os fracos controles internos do varejista para fraudar os clientes do varejista. Um fraudador pode invadir vales-presente com carregamento automático e drenar a conta bancária de um cliente comprando vales-presente físicos novos por meio da conta do vale-presente de carregamento automático. Esse é um problema real, e um controle interno para reduzir esse tipo de fraude é usar um sistema de verificação dupla para a transferência de dinheiro de uma conta bancária para uma conta de vale-presente recarregável. Os contadores podem ajudar sua organização a limitar a fraude de vales-presente analisando os controles internos da empresa sobre o processo do vale-presente.

    Uma explicação simples dessa fraude é que um fraudador obterá acesso à conta de e-mail de um indivíduo por meio de phishing ou por outros meios, como um fraudador colocando um registrador de chaves em um computador público ou em um Wi-Fi público corrompido. O indivíduo usa a mesma senha para o vale-presente recarregável de sua conta de e-mail, e o fraudador verá e-mails sobre o vale-presente. O fraudador entra em contato com o varejista se passando por indivíduo, e o varejista cria um código de resgate de vale-presente na loja, e o fraudador ou seu cúmplice irá até a loja se passando por pessoa física e comprará vales-presente físicos com o código de resgate. A conta bancária do cliente será esvaziada e o cliente ficará chateado. Em outra fraude de vale-presente, o cartão de crédito do indivíduo é roubado e usado para comprar vales-presente físicos de um revendedor. Esse tipo de fraude causa problemas para o varejista, pois a reputação do varejista é prejudicada pela implementação de controles internos deficientes.

    O fraudador usa os vales-presente adquiridos de forma fraudulenta? Não, existe um mercado inteiro para vender vales-presente no Craigslist, basta dar uma olhada e ver como é fácil comprar vales-presente com desconto no Craigslist. Além disso, existem empresas como cardcash.com e cardhub.com que compram e revendem vales-presente. O fraudador apenas vende os vales-presente, e o varejista não tem ideia de que está resgatando vales-presente adquiridos de forma fraudulenta. Por meio da implementação de controles internos adequados, o contador pode ajudar a limitar essa fraude e proteger a reputação de seu empregador.

    Primeiras quatro etapas do ciclo contábil

    As primeiras quatro etapas do ciclo contábil são (1) identificar e analisar transações, (2) registrar transações em um diário, (3) publicar informações do diário em um livro contábil e (4) preparar um saldo experimental não ajustado. Começamos apresentando as etapas e a documentação relacionada.

    Quatro caixas com setas apontando de uma caixa para a próxima. As caixas são rotuladas, da esquerda para a direita: 1 Identificar e analisar transações; 2 Registrar transação no diário; 3 Publicar informações do diário no livro contábil; 4 Preparar saldo experimental não ajustado.
    Figura 3.6 Ciclo contábil. As primeiras quatro etapas do ciclo contábil. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    Essas primeiras quatro etapas estabelecem a base para o processo de gravação.

    Etapa 1. Identificar e analisar transações é a primeira etapa do processo. Isso pega informações de fontes ou atividades originais e as traduz em dados financeiros utilizáveis. Uma fonte original é um registro rastreável de informações que contribui para a criação de uma transação comercial. Por exemplo, uma fatura de venda é considerada uma fonte original. As atividades incluiriam pagar um funcionário, vender produtos, prestar um serviço, coletar dinheiro, pedir dinheiro emprestado e emitir ações para proprietários de empresas. Depois que a fonte original for identificada, a empresa analisará as informações para ver como elas influenciam os registros financeiros.

    Digamos que Mark Summers, da Supreme Cleaners (da Why It Matters), forneça serviços de limpeza a um cliente. Ele gera uma fatura de $200, o valor que o cliente deve, para que ele possa ser pago pelo serviço. Esse recibo de venda contém informações como quanto o cliente deve, condições de pagamento e datas. Esse recibo de venda é uma fonte original contendo informações financeiras que cria uma transação comercial para a empresa.

    Etapa 2. A segunda etapa do processo é registrar as transações em um diário. Isso pega os dados analisados da etapa 1 e os organiza em um registro abrangente de cada transação da empresa. Uma transação é uma atividade ou evento comercial que afeta as informações financeiras apresentadas nas demonstrações financeiras. As informações para registrar uma transação vêm de uma fonte original. Um diário (também conhecido como livro de entrada original ou diário geral) é um registro de todas as transações.

    Por exemplo, na transação anterior, a Supreme Cleaners tinha a fatura de $200. Mark Summers precisa registrar esses $200 em seus registros financeiros. Ele precisa escolher quais contas representam essa transação, se essa transação aumentará ou diminuirá as contas e como isso afeta a equação contábil antes que ele possa registrar a transação em seu diário. Ele precisa fazer esse processo para cada transação que ocorra durante o período.

    A Figura 3.7 inclui informações como a data da transação, as contas exigidas no lançamento do diário e colunas para débitos e créditos.

    Uma página em branco de um diário contábil. A linha superior é chamada General Journal. Abaixo estão quatro colunas, rotuladas da esquerda para a direita: Data, Título da conta, Débito, Crédito.
    Figura 3.7 Diário Geral. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    Etapa 3. A terceira etapa do processo é publicar as informações do diário em um livro contábil. O lançamento pega todas as transações do diário durante um período e move as informações para um livro contábil ou razão geral. Como você aprendeu, os saldos das contas podem ser representados visualmente na forma de contas T.

    Retornando à Supreme Cleaners, Mark identificou as contas necessárias para representar a venda de $200 e as registrou em seu diário. Em seguida, ele pegará as informações da conta e as moverá para sua contabilidade geral. Todas as contas que ele usou durante o período serão mostradas na contabilidade geral, não apenas as contas afetadas pela venda de $200.

    Duas contas T mostradas lado a lado. A conta T esquerda é rotulada como Contas a receber. Ele contém uma entrada de débito de $200 rotulada em 1º de janeiro e um saldo de débito de $200. A conta T correta é rotulada como Receita de Limpeza. Ele contém uma entrada de crédito de $200 rotulada em 1º de janeiro e um saldo de crédito de $200.
    Figura 3.8 General Ledger em formato de conta T. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    Etapa 4. A quarta etapa do processo é preparar um balanço experimental não ajustado. Essa etapa pega as informações da contabilidade geral e as transfere para um documento mostrando todos os saldos da conta e garantindo que os débitos e créditos do saldo do período (os totais de débito e crédito sejam iguais).

    Mark Summers, da Supreme Cleaners, precisa organizar todas as suas contas e seus saldos, incluindo a venda de $200, em um saldo experimental. Ele também precisa garantir que seus débitos e créditos estejam equilibrados no ponto culminante dessa etapa.

    Supreme Clean, Trial Balance, 30 de abril de 2018. O saldo de cada conta, seja de débito ou crédito, está listado como XXX. As contas de saldo de débito são listadas como: dinheiro, contas a receber, material de escritório, seguro pré-pago; equipamento, dividendos, despesas de gás e despesas de publicidade. As contas de saldo de crédito são listadas como: Contas a pagar, receita de limpeza não obtida, ações ordinárias e receita de limpeza.
    Figura 3.9 Balanço experimental não ajustado. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    É importante observar que a gravação de todo o processo exige muita atenção aos detalhes. Qualquer erro no início do processo pode levar a informações incorretas de relatórios nas demonstrações financeiras. Se isso ocorrer, os contadores talvez precisem voltar ao início do processo para encontrar o erro. Certifique-se de que, ao concluir cada etapa, você seja cuidadoso e realmente dedique um tempo para entender como registrar as informações e por que as está gravando. Na próxima seção, você aprenderá como a equação contábil é usada para analisar transações.

    CONCEITOS NA PRÁTICA

    Contabilidade forense

    Já sonhou em trabalhar para o Federal Bureau of Investigation (FBI)? Como contador forense, esse sonho pode ser possível. Um contador forense investiga crimes financeiros, como evasão fiscal, abuso de informação privilegiada e peculato, entre outras coisas. Os contadores forenses revisam os registros financeiros em busca de pistas para fazer acusações contra possíveis criminosos. Eles consideram todas as partes do ciclo contábil, incluindo documentos originais, examinando lançamentos de diário, livros contábeis e demonstrações financeiras. Eles podem até ser convidados a testemunhar suas conclusões em um tribunal.

    Para ser um contador forense bem-sucedido, é preciso ser detalhado, organizado e naturalmente curioso. Essa posição precisará refazer as medidas que um suspeito possa ter tomado para encobrir atividades financeiras fraudulentas. Entender como uma empresa opera pode ajudar a identificar atividades fraudulentas que se desviam da posição da empresa. Alguns dos melhores contadores forenses prenderam grandes criminosos, como Al Capone, Bernie Madoff, Ken Lay e Ivan Boesky.

    LINK PARA O APRENDIZADO

    Uma ferramenta que pode ser útil para empresas que buscam uma maneira mais fácil de visualizar seus processos contábeis é ter demonstrações financeiras perfuráveis. Esse recurso pode ser encontrado em vários sistemas de software, permitindo que as empresas passem pelo ciclo contábil desde a entrada da transação até a construção das demonstrações financeiras. Leia esta coluna do Journal of Accountancy sobre demonstrações financeiras detalháveis para saber mais.