7.4: Preparar orçamentos flexíveis
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Uma empresa faz um orçamento para o menor período de tempo possível para que a gerência possa encontrar e ajustar os problemas para minimizar seu impacto nos negócios. Tudo começa com as vendas estimadas, mas o que acontece se as vendas forem maiores ou menores do que o esperado? Como isso afeta o orçamento? Quais ajustes uma empresa precisa fazer para comparar os números reais com os números orçados ao avaliar os resultados? Se a produção for maior do que o planejado e tiver sido aumentada para atender ao aumento das vendas, as despesas estarão acima do orçamento. Mas isso é ruim? Para contabilizar as vendas e despesas reais que diferem das vendas e despesas orçadas, as empresas geralmente criam orçamentos flexíveis para permitir que os orçamentos flutuem com a demanda futura.
Orçamentos flexíveis
Um orçamento flexível é baseado em diferentes volumes de vendas. Um orçamento flexível flexiona o orçamento estático para cada nível de produção previsto. Essa flexibilidade permite que a gerência estime como seriam os números orçados em vários níveis de vendas. Orçamentos flexíveis são preparados em cada período de análise (geralmente mensal), e não com antecedência, pois a ideia é comparar a receita operacional com as despesas consideradas apropriadas no nível real de produção.
A Big Bad Bikes planeja usar um orçamento flexível quando começar a criar treinadores. A empresa conhece seus custos variáveis por unidade e sabe que está introduzindo seu novo produto no mercado. Suas estimativas de vendas e preços de venda provavelmente mudarão à medida que o produto for instalado e os clientes o comprarem. A Big Bad Bikes desenvolveu um orçamento flexível que mostra a mudança nas receitas e despesas à medida que o número de unidades muda. Também analisou o efeito que uma mudança no preço teria se o número de unidades permanecesse o mesmo. As despesas que não mudam são as despesas fixas, conforme mostrado na Figura\(\PageIndex{1}\).
Orçamentos estáticos versus flexíveis
Um orçamento estático é aquele preparado com base em um único nível de produção para um determinado período. O orçamento mestre e todos os orçamentos incluídos no orçamento mestre são exemplos de orçamentos estáticos. Os resultados reais são comparados aos números estáticos do orçamento como um meio de avaliar o desempenho da empresa. No entanto, essa comparação pode ser como comparar maçãs com laranjas, porque os custos variáveis devem seguir a produção, que deve acompanhar as vendas. Assim, se as vendas diferirem do que está orçado, a comparação dos custos reais com os custos orçados pode não fornecer um indicador claro de quão bem a empresa está cumprindo suas metas. Um orçamento flexível criado a cada período permite uma comparação de maçãs com maçãs porque calculará os custos orçados com base na atividade de vendas real.
Por exemplo, a Figura\(\PageIndex{2}\) mostra um orçamento trimestral estático para\(1,500\) treinadores vendidos pela Big Bad Bikes. O orçamento mudará se houver mais ou menos unidades vendidas.
Orçamento com diferentes níveis de produção
As empresas desenvolvem um orçamento com base em suas expectativas quanto ao nível mais provável de vendas e despesas. Muitas vezes, uma empresa pode esperar que seu volume de produção e vendas variem de período orçamentário para período orçamentário. Eles podem usar seus vários níveis esperados de produção para criar um orçamento flexível que inclua esses diferentes níveis de produção. Em seguida, eles podem modificar o orçamento flexível quando tiverem seu volume real de produção e compará-lo com o orçamento flexível para o mesmo volume de produção. Um orçamento flexível é mais complicado, requer uma compreensão sólida das despesas fixas e variáveis de uma empresa e permite um maior controle sobre as mudanças que ocorrem ao longo do ano. Por exemplo, suponha que uma proposta de venda de itens não ocorra porque o cliente esperado optou por ir com outro fornecedor. Em uma situação de orçamento estático, isso resultaria em grandes variações em muitas contas devido ao orçamento estático ser definido com base nas vendas que incluíam o potencial grande cliente. Um orçamento flexível, por outro lado, permitiria que a gerência ajustasse suas expectativas no orçamento para as mudanças nos custos e na receita que ocorreriam com a perda do cliente em potencial. As mudanças feitas no orçamento flexível seriam então comparadas com o que realmente ocorre para resultar em uma variação mais realista e representativa. Essa capacidade de alterar o orçamento também facilita a identificação de quem é responsável se uma meta de receita ou custo for perdida.
A Big Bad Bikes usou o conceito de orçamento flexível para desenvolver um orçamento com base em sua expectativa de que os níveis de produção variem a cada trimestre. No quarto trimestre, espera-se que as vendas sejam fortes o suficiente para pagar o financiamento do início do ano. O orçamento mostrado na Figura\(\PageIndex{3}\) ilustra o pagamento de juros e contém informações úteis para a gerência ao determinar quais itens devem ser produzidos se a capacidade de produção for limitada.
CONCEITOS NA PRÁTICA: Orçamentos flexíveis e sustentabilidade
A capacidade de fornecer orçamentos flexíveis pode ser fundamental em negócios novos ou em constante mudança, onde a precisão da estimativa de vendas ou uso pode não ser forte. Por exemplo, as organizações frequentemente relatam seus esforços de sustentabilidade e podem ter alguns produtos que exigem mais eletricidade do que outros produtos. O relatório da energia por unidade de produção às vezes é um erro e pode induzir a gerência a fazer mudanças que podem ou não ajudar a empresa. Por exemplo, com base na energia por unidade relatada, a gerência pode decidir alterar o mix de produtos, a quantidade terceirizada e/ou a quantidade produzida. 1 Se a produção de energia não estiver correta, as decisões podem estar erradas e criar um impacto adverso no orçamento.
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Em teoria, não é difícil desenvolver um orçamento flexível, pois os custos variáveis mudam com a produção e os custos fixos permanecem os mesmos. No entanto, planejar o cumprimento das metas de uma organização pode ser muito difícil se não houver muitos custos variáveis, se as entradas de caixa forem relativamente fixas e se os custos fixos forem altos. Por exemplo, este artigo mostra que algumas grandes cidades dos EUA enfrentam orçamentos complicados devido aos altos custos fixos.
Notas de pé
- Jon Bartley, et al. “Usando orçamentos flexíveis para melhorar as medidas de sustentabilidade.: Instituto Americano de CPAs. 23 de janeiro de 2017. https://www.aicpa.org/interestareas/...ymeasures.html