7.5 : Expliquer comment les budgets sont utilisés pour évaluer les objectifs
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Comme vous l'avez appris, l'un des avantages de la budgétisation est d'évaluer les performances. Une bonne compréhension de leurs budgets aide les dirigeants à suivre leurs dépenses et à atteindre les objectifs de l'entreprise. Les entreprises doivent comprendre les détails de leurs revenus et de leurs dépenses pour élaborer des budgets en tant qu'outil de planification des opérations et des flux de trésorerie. Pour comprendre les recettes et les dépenses, il faut notamment évaluer l'année précédente. L'entreprise a-t-elle réalisé les bénéfices escomptés ? Aurait-elle pu réaliser des bénéfices plus élevés ? Quelles dépenses ou recettes ne figuraient pas dans le budget ? Une évaluation critique des résultats réels par rapport aux résultats budgétaires estimés peut aider la direction à planifier pour l'avenir. L'analyse des variances aide le manager à analyser ses résultats. Il ne détecte pas nécessairement un problème, mais il indique où un problème peut exister. Il en va de même pour les variances favorables comme pour les variances défavorables. Un écart favorable se produit lorsque les recettes sont supérieures aux prévisions ou que les dépenses sont inférieures aux prévisions. Un écart défavorable se produit lorsque les recettes sont inférieures aux prévisions ou que les dépenses sont supérieures aux prévisions.
| Favorable | Défavorable |
|---|---|
| Ventes réelles > Ventes budgétisées | Ventes réelles < Ventes budgétisées |
| Dépenses réelles < Dépenses budgétisées | Dépenses réelles > Dépenses budgétisées |
Il est facile de comprendre qu'un écart défavorable peut être un problème. Mais ce n'est pas toujours vrai, car un taux de main-d'œuvre plus élevé peut signifier que l'entreprise dispose d'un employé de meilleure qualité capable de gaspiller moins de matériaux. De même, un écart favorable indique que davantage de recettes ont été réalisées ou que moins de dépenses ont été engagées, mais une analyse plus approfondie peut indiquer si les coûts ont été trop réduits et si de meilleurs matériaux auraient dû être achetés.
Si une entreprise ne dispose que d'un budget statique, il est difficile de faire des comparaisons significatives. L'analyse des ventes de Bid Bad Bikes permettra de déterminer s'il y a eu un bénéfice et comment le bénéfice net impacte l'entreprise. Au troisième trimestre, Big Bad Bikes a vendu\(1,400\) des baskets et a réalisé un bénéfice net au troisième trimestre,\(\$15,915\) comme le montre la Figure\(\PageIndex{1}\).
L'entreprise a réalisé des bénéfices au cours du troisième trimestre, mais qu'est-ce que cela signifie pour l'entreprise ? Le simple fait d'avoir un revenu net au lieu d'une perte nette ne permet pas de planifier l'avenir. Le budget statique du troisième trimestre était destiné à la vente d'\(1,500\)unités. La comparaison de ce budget avec les résultats réels montre s'il existe un écart favorable ou un écart défavorable. Une comparaison des coûts réels avec le budget du troisième trimestre, comme le montre la figure\(\PageIndex{2}\), présente un écart favorable pour toutes les dépenses et un écart défavorable pour tout ce qui est associé aux revenus.
Comment ces résultats conseillent-ils la direction lors de l'évaluation de la performance de l'entreprise ? Il est difficile d'examiner un écart et de tirer une conclusion au sujet de l'entreprise ou de sa direction. Toutefois, les écarts peuvent aider à circonscrire les domaines à traiter, car ils diffèrent du montant budgétisé. Par exemple, l'examen de l'écart lors de l'utilisation d'un budget statique n'indique pas le montant des résultats de l'écart, car l'entreprise a vendu 100 unités de moins que ce qui avait été budgétisé. L'écart entre le coût des biens vendus est favorable, mais il devrait l'être si la production était inférieure au budget. Un budget statique n'évalue pas si les coûts\(1,400\) étaient appropriés pour la production de ces\(1,400\) unités.
L'utilisation d'un budget statique pour évaluer les performances a une incidence sur les résultats financiers ainsi que sur les dépenses individuelles. Le bénéfice net de la vente d'\(1,400\)unités est inférieur au revenu net budgétisé pour les\(1,500\) unités, mais il n'indique pas si les dépenses étaient appropriées pour les\(1,400\) unités. Si des\(1,600\) unités avaient été vendues, les dépenses seraient supérieures au montant budgétisé, mais les ventes seraient plus élevées. Serait-il juste d'évaluer le contrôle d'un gestionnaire sur ses dépenses à l'aide d'un budget statique ?
CONSIDÉRATIONS ÉTHIQUES : manipulation du budget et formation à l'éthique
Pourquoi la formation en matière d'éthique est-elle importante ? Une organisation qui base l'évaluation et la rémunération d'un manager sur la proximité du budget de la division peut par inadvertance encourager ce responsable à agir de manière contraire à l'éthique afin d'obtenir une augmentation de salaire. De nombreux employés manipulent le processus budgétaire pour augmenter leurs revenus en collectant des bonus sur la base d'un comportement éthique douteux et de rapports financiers inappropriés. En général, ce comportement contraire à l'éthique implique soit de manipuler les chiffres du budget, soit de modifier le calendrier des rapports pour appliquer les recettes à une période budgétaire différente. Kenton Walker et Gary Fleischman ont étudié l'éthique dans la budgétisation et ont déterminé que certaines structures liées à l'éthique au sein d'une entreprise créaient un meilleur environnement opérationnel.
L'étude a révélé que l'existence de codes éthiques formels, de formations en matière d'éthique, de bons modèles de gestion et de pressions sociales incitant à la divulgation au sein d'une organisation peuvent dissuader les employés de manipuler le budget. Les auteurs ont recommandé : « Par conséquent, les organisations devraient entretenir avec soin une atmosphère éthique qui soit sensible aux pressions que les employés peuvent ressentir pour influencer le budget par le biais d'actions impliquant la tricherie et/ou la manipulation des objectifs de revenus afin de maximiser les bonus. » 1 L'étude a conclu que le fait d'exiger une formation en éthique organisationnelle incluant des jeux de rôle permet d'enseigner un comportement éthique dans la budgétisation et dans d'autres domaines d'activité. La formation en éthique ne se déroule jamais avec autant de style.
L'évaluation des dépenses sur la base d'un budget flexible calculé en fonction du nombre d'unités vendues fournirait une indication de la capacité de la direction à contrôler les dépenses. Comme le montre la figure\(\PageIndex{3}\), certaines dépenses présentent un écart favorable, tandis que d'autres présentent un écart défavorable. Ce type d'analyse des écarts fournit plus d'informations pour évaluer la gestion et aider à préparer le budget de l'année suivante. Par exemple, la main-d'œuvre directe dans la comparaison budgétaire flexible montre un écart défavorable, ce qui signifie que les dépenses de main-d'œuvre directes ont été supérieures au budget pour la production d'\(1,400\)unités. Lorsque l'on compare les dépenses de main-d'œuvre directes, la main-d'œuvre directe dans le budget statique mentionné précédemment était encore plus importante parce qu'il calculait la main-d'œuvre directe requise pour fabriquer\(1,500\) des unités. Il n'est pas surprenant que l'écart budgétaire statique soit favorable, car\(100\) moins d'unités ont effectivement été produites. Toutefois, ces informations ne sont pas aussi utiles que la variance défavorable lorsqu'il s'agit de comparer les\(1,400\) unités produites par rapport à la main-d'œuvre directe budgétisée pour les\(1,400\) unités utilisées.
RÉFLÉCHISSEZ BIEN : Un budget pour une nouvelle entreprise
Vous démarrez votre propre entreprise et vous avez élaboré un budget basé sur de modestes hypothèses de ventes et de dépenses. Les résultats réels sont très proches du budget à la fin des premier et deuxième mois. Au cours du troisième mois, les espèces collectées et payées diffèrent considérablement du budget. Quelle pourrait en être la cause et que devez-vous faire ?
LIEN VERS L'APPRENTISSAGE
La budgétisation n'est que le début du processus. L'évaluation des résultats pour déterminer si les objectifs financiers sont atteints peut faire la différence pour déterminer si une organisation ou une personne atteint ses objectifs ou non. Forbes reconnaît que la budgétisation est une tâche personnelle importante qui doit commencer tôt dans la carrière professionnelle. Cet article fournit des directives de budgétisation personnalisées pour les jeunes adultes afin de les aider.
Notes
- Kenton B. Walker et coll. « Respecter les limites : l'éthique de la manipulation des budgets et des revenus. » Management Accounting Quarterly 14, no 3 (printemps 2013). https://www.imanet.org/-/media/f4869...45a0192ff.ashx