7.2 : Préparer les budgets de fonctionnement
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Les budgets de fonctionnement constituent une composante principale du budget principal et impliquent l'examen des attentes relatives aux opérations principales de l'entreprise. Les hypothèses telles que les ventes en unités, le prix de vente, les coûts de fabrication par unité et le matériel direct nécessaire par unité nécessitent beaucoup de temps et de contributions de la part des différentes parties de l'organisation. Il est toutefois important d'obtenir toutes les informations, car plus les informations sont précises, plus le budget obtenu est précis et plus la direction est susceptible de suivre et d'atteindre efficacement ses objectifs budgétaires.
Budgets de fonctionnement individuels
Pour qu'une organisation puisse aligner son budget sur le plan stratégique, elle doit budgétiser les opérations quotidiennes de l'entreprise. Cela signifie que l'entreprise doit comprendre quand et combien de ventes auront lieu, ainsi que les dépenses nécessaires pour générer ces ventes. En bref, chaque composante (ventes, production et autres dépenses) doit être correctement budgétisée pour générer les composantes du budget de fonctionnement et le compte de résultat budgétisé pro forma qui en résulte.
Le processus de budgétisation commence par l'estimation des ventes. Lorsque la direction dispose d'une estimation précise des ventes pour chaque trimestre, mois, semaine ou autre période pertinente, elle peut déterminer le nombre d'unités à produire. À partir de là, ils déterminent les dépenses, telles que les matériaux directs nécessaires à la production des unités. Il est essentiel que l'estimation des ventes soit précise afin que la direction sache combien d'unités produire. Si l'estimation est sous-estimée, l'entreprise n'aura pas suffisamment de stocks pour satisfaire les clients, et elle n'aura pas commandé suffisamment de matériel ou prévu suffisamment de main-d'œuvre directe pour fabriquer davantage d'unités. Les clients peuvent ensuite faire leurs achats ailleurs pour répondre à leurs besoins. De même, si les ventes sont surestimées, la direction aura acheté plus de matériel que nécessaire et disposera d'une main-d'œuvre plus importante que nécessaire. En raison de cette surestimation, la direction aura dépensé plus d'argent que nécessaire.
Budget de vente
Le budget de vente détaille les ventes prévues en unités et le prix de vente pour la période budgétaire. Les informations du budget de vente sont reportées à plusieurs endroits du budget principal. Il est utilisé pour déterminer combien d'unités doivent être produites ainsi que quand et combien d'argent seront collectés grâce à ces ventes.
Par exemple, Big Bad Bikes a utilisé des informations provenant des ventes de ses concurrents, de son service marketing et des tendances du secteur pour estimer le nombre d'unités qui seront vendues au cours de chaque trimestre de l'année à venir. Le nombre d'unités est multiplié par le prix de vente pour déterminer les ventes par trimestre, comme le montre la figure\(\PageIndex{1}\).
Le budget des ventes est intégré au budget de production pour déterminer le nombre d'unités à produire chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année. Cela mène également au budget des recettes de trésorerie, qui sera discuté dans la section Préparer les budgets financiers.
Budget de production
L'estimation des ventes permet d'identifier la quantité de stock souhaitée pour répondre à la demande. La direction souhaite disposer d'un stock suffisant pour répondre à la production, mais elle n'en veut pas trop dans l'inventaire final pour éviter de payer pour un stockage inutile. La direction utilise souvent une formule pour estimer la quantité qui doit rester dans l'inventaire final. La direction souhaite faire preuve de flexibilité dans sa budgétisation, créer des budgets qui peuvent augmenter ou diminuer selon les besoins, et doit avoir des stocks à portée de main. Ainsi, le montant de l'inventaire final est souvent un pourcentage des ventes de la semaine, du mois ou du trimestre suivant.
Lors de la création du budget de production, l'un des principaux problèmes est de savoir quelle quantité de stock doit être disponible. Le fait de disposer d'un stock permet à l'entreprise d'éviter de perdre un client parce que le produit n'est pas disponible. Cependant, des coûts de stockage sont associés à la conservation des stocks et au décalage entre le paiement de la fabrication d'un produit et la réception de l'argent provenant de la vente de ce produit. La direction doit trouver un équilibre entre les deux problèmes et déterminer la quantité de stock qui devrait être disponible.
Lorsque vous déterminez le nombre d'unités à produire, commencez par les ventes estimées et le stock final souhaité pour obtenir le nombre maximum d'unités qui doivent être disponibles pendant la période. Étant donné que le nombre d'unités du stock de départ est déjà produit, la soustraction de l'inventaire de départ des biens disponibles donne le nombre d'unités qui doivent être produites.
Une fois que la direction a estimé le nombre d'unités qui seront vendues et le nombre d'unités qui doivent figurer dans le stock final, elle élabore le budget de production pour calculer le nombre d'unités à produire au cours de chaque trimestre. La formule est l'inverse de la formule du coût des biens vendus.
\[\begin{array}{c} \mathbf{Cost\;of\; Goods\; Sold} \\ \quad \text {Beginning Inventory}\\ \quad \quad \text{ + Purchases (or produced)}\\ \hline\\ \quad \quad \text {Goods available for sale}\\ \quad \quad \text { - Ending Inventory}\\ \hline\\ \end{array} \nonumber \]
\[\begin{array}{c} \mathbf{Number\;of\; Units\; Produced} \\ \quad \text {Goods Sold}\\ \quad \quad \text{ + Ending Inventory}\\ \hline\\ \quad \quad \text {Goods available for sale}\\ \quad \quad \text { - Beginning Inventory}\\ \hline\\ \end{array} \nonumber \]
Le nombre d'unités qui devraient être vendues plus le stock final souhaité est égal au nombre d'unités disponibles. Lorsque l'inventaire initial est soustrait du nombre d'unités disponibles, la direction sait combien d'unités doivent être produites au cours de ce trimestre pour réaliser les ventes.
Dans une entreprise de merchandising, les détaillants ne produisent pas leurs stocks mais les achètent. Par conséquent, les magasins tels que Walmart ne disposent pas de matières premières et remplacent le nombre d'unités à acheter par le nombre d'unités à produire ; le résultat est le stock de marchandises à acheter.
Pour illustrer les étapes de l'élaboration d'un budget de production, rappelons que Big Bad Bikes lance un nouveau produit qui, selon le service marketing, devrait générer de fortes ventes. Pour les nouveaux produits, Big Bad Bikes exige un inventaire\(30\%\) final des ventes du trimestre suivant. Malheureusement, ils n'ont pu fabriquer aucune unité avant la fin de l'année en cours, de sorte que le stock de départ du premier trimestre est constitué d'\(0\)unités. Comme le montre la figure\(\PageIndex{1}\), les ventes du deuxième trimestre sont estimées en\(1,000\) unités ; comme\(30\%\) elles doivent figurer dans le stock final, le stock final du premier trimestre doit être en\(300\) unités. Compte tenu des ventes d'\(1,000\)unités prévues pour le deuxième trimestre et d'un inventaire final requis de\(30\%\) ou d'\(300\)unités, Big Bad Bikes doit disposer\(1,300\) d'unités disponibles au cours du trimestre. Comme\(1,300\) les unités devaient être disponibles et qu'il n'y a aucune unité dans l'inventaire initial, Big Bad Bikes doit fabriquer des\(1,300\) unités, comme le montre la figure\(\PageIndex{2}\).
L'inventaire final d'un trimestre est l'inventaire de départ du trimestre suivant et les calculs sont tous les mêmes. Afin de déterminer l'inventaire final au quatrième trimestre, Big Bad Bikes doit estimer les ventes pour le premier trimestre de l'année suivante. Le service marketing de Big Bad Bikes estime que les ventes augmenteront au cours de chacun des prochains trimestres et estime\(3,500\) les ventes au premier trimestre de l'année prochaine et\(4,500\) au deuxième trimestre de l'année prochaine. Trente pour cent de l'\(3,500\)est\(1,050\), donc le nombre d'unités requises dans l'inventaire final pour le quatrième trimestre est de\(1,050\).
Le nombre d'unités nécessaires à la production pour le premier trimestre de l'année suivante fournit des informations nécessaires pour d'autres budgets, tels que le budget direct des matériaux. Big Bad Bikes doit donc également déterminer le nombre d'unités nécessaires à la production pour ce premier trimestre. Les ventes estimées\(3,500\) et le stock final souhaité\(1,350\) (\(30\%\)sur les ventes estimées du trimestre suivant de\(4,500\)) déterminent les\(4,850\) unités nécessaires au cours du trimestre. L'inventaire initial est estimé à\(1,050\), ce qui signifie que le nombre d'unités à produire au cours du premier trimestre de l'année 2 est de\(3,800\).
Le nombre d'unités à produire chaque trimestre a été calculé à partir des ventes estimées et est utilisé pour déterminer la quantité de matière directe ou brute à acheter, pour planifier suffisamment de main-d'œuvre directe pour fabriquer les unités et pour estimer les frais généraux requis pour la production. Il est également nécessaire d'estimer les ventes pour le premier trimestre de l'année suivante. L'inventaire final pour l'année en cours est basé sur les estimations de ventes pour le premier trimestre de l'année suivante. À partir de ce montant, le budget de production et le budget des matériaux directs sont calculés et transférés au budget de fonctionnement et de trésorerie.
Budget direct pour les matériaux
À partir du budget de production, la direction sait combien d'unités doivent être produites au cours de chaque période budgétaire. La direction est déjà consciente de la quantité de matériau dont elle a besoin pour produire chaque unité et peut combiner le matériel direct par unité avec le budget de production pour calculer le budget direct des matériaux. Ces informations sont utilisées pour garantir que la quantité correcte de matériaux est commandée et que le montant correct est budgétisé pour ces matériaux.
À l'instar du budget de production, la direction souhaite disposer d'un inventaire final afin de s'assurer qu'il y a suffisamment de matériaux disponibles. Le budget direct des matériaux indique la quantité de matériel à commander et le coût de ce matériel. Le calcul est similaire à celui utilisé pour le budget de production, avec l'ajout du coût par unité.
Si Big Bad Bikes utilise des\(3.2\) kilos de matériel pour chaque entraîneur qu'elle fabrique et que chaque livre de matériel coûte\(\$1.25\), nous pouvons créer un budget matériel direct. L'objectif de la direction est\(20\%\) de disposer des besoins matériels du trimestre suivant en tant que stock de matériaux finaux souhaité. Par conséquent, la détermination des besoins matériels de chaque trimestre dépend en partie des besoins de production du trimestre suivant. Le stock final de matériel souhaité est facilement déterminé pour les trimestres 1 à 3, car ces besoins sont basés sur les exigences de production des trimestres 2 à 4. Pour calculer le stock de matières finales souhaité pour le quatrième trimestre, nous avons besoin des exigences de production pour le premier trimestre de l'année 2. Rappelons que le nombre d'unités à produire au cours du premier trimestre de l'année 2 est de\(3,800\). Ainsi, l'exigence d'inventaire final des matériaux du quatrième trimestre est\(20\%\) de\(3,800\). Ces informations sont utilisées pour calculer le budget direct des matières indiqué dans la figure\(\PageIndex{3}\).
La direction connaît le coût du matériel et intègre cette information dans le calendrier des décaissements prévus, qui sera indiqué dans la section Préparer les budgets financiers. Ces informations seront également utilisées dans le compte de résultat budgétisé et dans le bilan budgétisé. Avec les\(6,000\) unités estimées pour la vente, les\(3.2\) livres de matière\(\$1.25\) par unité et par livre, les matières directes utilisées représentent\(\$24,000\) le coût des marchandises vendues. Le reste\(\$7,240\) est inclus dans l'inventaire final sous forme d'unités achevées et de matière première.
Budget de main-d'œuvre direct
La direction utilise les mêmes informations dans le budget de production pour développer le budget de main-d'œuvre direct. Ces informations sont utilisées pour garantir que le personnel approprié est disponible pour la production et qu'il y a de l'argent disponible pour payer le travail, y compris les heures supplémentaires potentielles. Généralement, le nombre d'heures est calculé puis multiplié par un taux horaire, de sorte que le coût direct total de la main-d'œuvre est connu.
Si Big Bad Bikes sait qu'elle a besoin de\(45\) minutes ou d'\(0.75\)heures de travail direct pour chaque unité produite, et que le taux de main-d'œuvre pour ce type de fabrication est\(\$20\) par heure, le calcul de la main-d'œuvre directe commence simplement par le nombre d'unités du budget de production. Comme le montre la figure\(\PageIndex{4}\), le nombre d'unités produites chaque trimestre multiplié par le nombre d'heures par unité équivaut aux heures de travail directes requises qui doivent être planifiées afin de répondre aux besoins de production. Le nombre total d'heures est ensuite multiplié par le taux de main-d'œuvre direct par heure, et le coût de la main-d'œuvre peut être budgétisé et utilisé dans le budget de décaissement et le budget de fonctionnement illustrés dans Préparer les budgets financiers.
Le travail direct de\(\$105,750\) sera réparti entre le compte de résultat budgétisé et le bilan budgétisé. Avec des\(0.75\) heures de travail direct par unité et\(\$20\) par heure de travail directe, chaque unité coûtera\(\$15\) en main-d'œuvre directe. Parmi les\(7,050\) unités produites, les\(6,000\) unités seront vendues,\(\$90,000\) représentant donc la part main-d'œuvre du coût des biens vendus et figureront sur le compte de résultat, tandis que le reste\(\$15,750\) sera la partie main-d'œuvre du stock final et figurera sur le bilan.
Budget des frais généraux liés
Le budget des frais généraux de fabrication comprend le reste des coûts de production non couverts par les budgets directs des matériaux et de main-d'œuvre. Dans le processus de budgétisation des frais généraux de fabrication, les producteurs répartissent généralement les frais généraux en fonction de leur comportement en matière de coûts et de caractéristiques de production, qui sont généralement classées comme variables ou fixes. Sur la base de ce processus d'allocation, la composante variable sera traitée comme se produisant proportionnellement par rapport à l'activité budgétisée, tandis que la composante fixe sera traitée comme restant constante. Ce processus est similaire au processus de répartition des frais généraux que vous avez appris en étudiant les coûts basés sur les produits, les processus ou les activités.
Pour que Big Bad Bikes puisse établir son budget de production, elle détermine d'abord que le facteur approprié pour attribuer les frais généraux aux produits est le nombre d'heures de travail directes. Les taux de répartition des frais généraux variables sont les suivants : matériel indirect\(\$1.00\) par heure, main-d'œuvre indirecte\(\$1.25\) par heure, maintenance\(\$0.25\) par heure et services publics\(\$0.50\) par heure. Les frais généraux fixes par trimestre sont les suivants : salaires des superviseurs\(\$15,000\), salaires d'entretien fixes de\(\$4,000\)\(\$7,000\), assurance et frais d'amortissement de\(\$3,000\).
Compte tenu des heures de travail directes pour chaque trimestre provenant du budget de main-d'œuvre direct, les coûts variables sont le nombre d'heures multiplié par le taux d'application variable des frais généraux. Les coûts fixes sont les mêmes pour chaque trimestre, comme le montre le budget des frais généraux de fabrication dans la Figure\(\PageIndex{5}\).
Les frais généraux de fabrication totaux étaient\(\$131,863\) exprimés en\(7,050\) unités ou\(\$18.70\) par unité (arrondis). Puisque les\(6,000\) unités sont vendues, elles\(\$112,200 (6,000 \text{ units } × \$18.70 /\text { unit})\) seront passées en charges au titre du coût des marchandises vendues, tandis que le reste\(\$19,663\) fera partie du stock final des produits finis.
Budget des dépenses de vente et d'administration
Le budget direct des matériaux, le budget direct de la main-d'œuvre et le plan du budget des frais généraux de fabrication pour tous les coûts liés à la production, tandis que le budget des dépenses de vente et d'administration contient une liste des dépenses variables et fixes estimées à engager dans tous les domaines autres que la production coûts. Bien que ce budget comprenne toutes les dépenses non liées à la fabrication, dans la pratique, il comprend en fait plusieurs petits budgets créés par des responsables des ventes et des postes administratifs. Tous les managers doivent respecter le budget, mais établir un budget approprié pour les fonctions commerciales et administratives est compliqué et n'est pas toujours parfaitement compris par les managers qui n'ont pas de formation en comptabilité de gestion.
Si Big Bad Bikes paie une commission de vente\(\$2\) par unité vendue et des frais de transport\(\$0.50\) par unité, elle peut utiliser ces coûts pour établir son budget de vente et son budget administratif. Tous les autres coûts sont des coûts fixes par trimestre : salaires de vente de\(\$5,000\) ; salaires administratifs de\(\$5,000\) ; frais de marketing de\(\$5,000\) ; assurance de\(\$1,000\) ; et amortissement de\(\$2,000\). Le budget de vente et d'administration est illustré dans la figure\(\PageIndex{6}\), ainsi que les ventes budgétisées utilisées dans le calcul des dépenses de vente et d'administration variables.
Seuls les coûts de fabrication sont traités comme des coûts du produit et inclus dans le stock final, de sorte que toutes les dépenses du budget de vente et d'administration sont des dépenses de période et incluses dans le compte de résultat budgétisé.
Compte de résultat budgétisé
Un compte de résultat budgétisé est formaté de la même manière qu'un compte de résultat traditionnel, sauf qu'il contient des données budgétisées. Une fois que tous les budgets de fonctionnement ont été créés, ces coûts sont utilisés pour préparer un compte de résultat budgétisé et un bilan budgétisé. Les coûts de fabrication sont affectés au coût des marchandises vendues et à l'inventaire final.
Big Bad Bikes utilise les informations sur les matériaux directs (Figure\(\PageIndex{3}\)), la main-d'œuvre directe (Figure\(\PageIndex{4}\)) et les frais généraux de fabrication (Figure\(\PageIndex{5}\)) pour répartir les coûts de fabrication entre le coût des marchandises vendues et le travail final dans l'inventaire du processus, comme indiqué dans (Figure\(\PageIndex{7}\)).
Une fois cette répartition effectuée, le compte de résultat budgétisé peut être préparé. Big Bad Bikes estime un intérêt de\(\$954\). Elle estime également que\(\$22,000\) de ses recettes ne seront pas perçues et seront déclarées comme dépenses irrécouvrables. Le compte de résultat budgétisé est présenté dans la figure\(\PageIndex{8}\).
RÉFLÉCHISSEZ BIEN : erreurs dans un bilan budgétisé
Quelle erreur est susceptible de provoquer le plus de problèmes avec le bilan budgétisé : surestimation des ventes ou sous-estimation des liquidités collectées ?