11.2：组织中的沟通类型

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2。了解组织中发生的通信类型。

在上述通信模型中，通信器可以在初始传输阶段使用三种类型的通信，或者接收器在反馈阶段使用三种类型的通信。接下来将讨论这三种类型。

口头交流

这包括口头上的所有信息或信息交换，这是最流行的沟通方式。

书面沟通

这包括电子邮件、文本、信件、报告、手册和便签上的注释。尽管管理人员更喜欢口头交流，因为它具有效率和即时性，但不可否认的是，电子沟通的增长是不可否认的。同样，一些经理更喜欢用书面沟通来传达重要信息，例如公司政策的变化，在这种情况下，信息的语言和文档的准确性很重要。

管理领导

处理信息过载问题

许多组织面临的挑战之一是处理大量的电子邮件、短信、语音邮件和其他通信。组织变得更平坦，外包了许多功能和分层技术，以加快与集成通信程序（例如Slack）的沟通速度，该程序允许用户在一个地方管理所有通信并访问共享资源。这可能导致信息过载，重要邮件可能会被收件箱中的音量淹没。

再加上 “回复所有人” 的做法，这会增加许多同事使用的沟通量，这意味着您可能会收到一封初始电子邮件的五到六个版本，并且在回复或决定问题是否存在之前，需要了解所有回复和初次沟通已解决，无需回复。以下是如何处理组织内部以及外部利益相关者和客户向上、横向和向下过载的电子邮件的建议。

减少在电子邮件上花费的数量和时间的一种方法是关闭传入消息的插头。有一些明显的做法会有所帮助，例如取消订阅电子通讯或关闭来自Facebook和Twitter等社交媒体帐户的通知。还要考虑一下你的同事或直接下属是否在过多的电子邮件中抄袭你，仅供参考。如果是，请说明您只需要在特定时间或做出最终决定时进行更新。

你还需要建立一个系统，将你的收件箱整理成 “文件夹”，这样你就可以管理成组的邮件流，这样你就可以适当地处理这些邮件。你的系统可能看起来像这样：

收件箱：把它当作手持笔对待。电子邮件在这里停留的时间不应超过你将它们归档到另一个文件夹所花费的时间。例外情况是当您立即回复并等待立即回复时。
今天：这是针对今天需要回复的商品的。
本周：适用于需要在本周末之前回复的消息。
本月/季度：这适用于所有需要长期应对的问题。取决于你的
角色，你可能需要一个月度或每季度的文件夹。
仅@@ 供参考：这适用于任何仅供参考的商品，您可能想在
未来。

该系统根据时间表而不是电子邮件的发件人来确定电子邮件的优先级，使您能够更好地安排工作和设置截止日期。

要考虑的另一件事是您的外发电子邮件。如果你发出的消息不具体、太长、不清楚或被复制得太广，那么你的同事在与你沟通时可能会遵循同样的做法。保持沟通清晰明了，管理发件箱将有助于管理您的入站电子邮件。

批判性思维问题

你现在是如何管理你的电子邮件的？您是否在同一个账户中混用个人邮件、与学校和工作相关的电子邮件？
如果同事发送了太多仅供参考的电子邮件，也可能发送不清楚的电子邮件，或者在邮件中抄袭了太多人，你会如何与同事沟通？

资料来源：艾米·加洛，《停止电子邮件超载》，《哈佛商业评论》，2012 年 2 月 21 日，https://hbr.org/ 2012/02/stop-email-overload-1；Barry Chingel，“如何在 2018 年战胜电子邮件过载”，CIPHER，2018 年 1 月 16 日，https://www.ciphr.com/advice/email-overload/；Monica Seely，“任凭你的收件箱摆布？如何应对电子邮件过载”，《卫报》，2017年11月6日，www.theguardian.com/small-business-network/2017/nov/06/at-the-mercy-of-your-inbox-如何应对电子邮件过载。

非口头交流

还存在不用说话或写作的信息转换。这方面的一些例子是诸如交通信号灯和警报器之类的东西，以及诸如办公室大小和位置之类的东西，它们暗示着重要的某物或某人。同样，诸如肢体语言和面部表情之类的东西可以向他人传达有意识或无意识的信息。

屏幕截图 2020-02-18 在 8.46.31 PM.png — **附录 11.3 会议中的肢体语言**你的肢体语言可以在会议期间发送消息。（来源：Amtec Photos/Flickr/Attribution 2.0 通用版（CC BY 2.0）

对人际沟通的主要影响

无论涉及哪种沟通类型，人际沟通过程的性质、方向和质量都可能受到多种因素的影响。 ³

社会影响

沟通是一个社交过程，因为至少需要两个人才能进行一次沟通。有各种各样的社会影响会影响预期信息的准确性。例如，组织不同级别的员工之间的身份障碍可能会影响一些事情，例如称主管级别的同事为 “琼斯女士”，或者称同事为 “迈克”。现行规范和角色可以决定谁对谁说话以及某人如何应对。 附录 11.4 展示了各种沟通，说明了工作场所的社会影响。

屏幕截图 2020-02-18 在 8.48.09 PM.png — **附录 11.4 管理沟通模式**（署名：版权所有：莱斯大学，OpenStax，根据 CC-BY 4.0 许可）

感知

此外，沟通过程在很大程度上受到感知过程的影响。员工准确收到经理的工作指示的程度可能受其对经理的看法的影响，尤其是在工作指示与她对工作的兴趣相冲突或存在争议的情况下。如果员工将经理定型为无能，那么经理所说的很少会被认真对待。如果老板在公司中受到好评或被视为有影响力，那么她所说的一切都可能被解释为重要。

互动参与

沟通的有效性可能受一方或双方参与对话的程度的影响。这种注意力被称为互动注意力或互动参与。 ⁴ 如果电文的预期接收者全神贯注于其他问题，则电文的效力可能会降低。互动参与由三个相互关联的维度组成：反应能力、感知力和注意力。

组织设计

沟通过程也可能受到组织设计的影响。人们常常主张将一个组织权力下放，因为这将导致更具参与性的结构，并改善组织内部的沟通。当信息必须通过组织的多个层面传播时，也可能出现失真的可能性，而面对面交流越多，这种可能性就会降低。

屏幕截图 2020-02-18 在 8.49.59 PM.png — **附录 11.5 组织中的非正式沟通**聪明的管理者明白，并非所有公司有影响力的关系都出现在组织结构图中。员工之间存在着非正式的个人联系网络，重要的信息和知识不断通过这个网络传播。使用社交媒体分析软件和其他跟踪工具，管理人员可以绘制和量化组织各级员工之间形成的通常看不见的关系。识别公司的非正式组织如何帮助经理培养团队精神、激励员工和提高生产力？（来源：Exeter/flickr/ Attribution 2.0 Generic（CC BY 2.0））

概念检查

三种主要的沟通类型是什么？
如何管理电子通信的流入？
对组织沟通的主要影响是什么？组织设计如何影响沟通？