16.2: أنواع الاتصالات في المنظمات

Last updated
Save as PDF

Page ID: 193012

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

أهداف التعلم

تعرف على أنواع الاتصالات التي تحدث في المؤسسات.

في نموذج الاتصال الموصوف أعلاه، يمكن استخدام ثلاثة أنواع من الاتصالات إما بواسطة جهاز الاتصال في مرحلة الإرسال الأولية أو جهاز الاستقبال في مرحلة التغذية الراجعة. ستتم مناقشة هذه الأنواع الثلاثة بعد ذلك.

التواصل الشفهي

يتكون هذا من جميع الرسائل أو تبادل المعلومات المنطوقة، وهو أكثر أنواع الاتصال انتشارًا.

التواصل الكتابي

يتضمن ذلك البريد الإلكتروني والنصوص والرسائل والتقارير والأدلة والتعليقات التوضيحية على الملاحظات اللاصقة. على الرغم من أن المديرين يفضلون الاتصال الشفهي لكفاءته وفوريته، إلا أن الزيادة في الاتصالات الإلكترونية لا يمكن إنكارها. بالإضافة إلى ذلك، يفضل بعض المديرين التواصل الكتابي للرسائل المهمة، مثل التغيير في سياسة الشركة، حيث تكون دقة اللغة وتوثيق الرسالة أمرًا مهمًا.

القيادة الإدارية

التعامل مع المعلومات الزائدة

أحد التحديات في العديد من المنظمات هو التعامل مع طوفان من رسائل البريد الإلكتروني والنصوص ورسائل البريد الصوتي وغيرها من الاتصالات. أصبحت المؤسسات أكثر مرونة واستعانت بمصادر خارجية للعديد من الوظائف والتكنولوجيا متعددة الطبقات لتسريع الاتصال من خلال برامج اتصال متكاملة مثل Slack، والتي تتيح للمستخدمين إدارة جميع اتصالاتهم والوصول إلى الموارد المشتركة في مكان واحد. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة تحميل المعلومات، وقد يغرق حجم الرسائل المهمة في صندوق الوارد الخاص بك.

أضف ممارسة «الرد على الجميع»، والتي يمكن أن تضيف إلى حجم الاتصالات، التي يستخدمها العديد من زملاء العمل، وهذا يعني أنك قد تحصل على خمسة أو ستة إصدارات من البريد الإلكتروني الأولي وتحتاج إلى فهم جميع الردود وكذلك الاتصال الأولي قبل الرد أو اتخاذ قرار بشأن المشكلة تم حلها وليس هناك حاجة إلى استجابة. فيما يلي اقتراحات للتعامل مع التحميل الزائد للبريد الإلكتروني صعودًا وأفقيًا وهبوطًا داخل مؤسستك وخارجيًا لأصحاب المصلحة والعملاء.

تتمثل إحدى طرق تقليل مستوى الصوت والوقت الذي تقضيه في البريد الإلكتروني في إيقاف تشغيل حنفية الرسائل الواردة. هناك ممارسات واضحة تساعد، مثل إلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية الإلكترونية أو إيقاف تشغيل الإشعارات من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي مثل Facebook و Twitter. ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كان زملاؤك أو تقاريرك المباشرة يقومون بنسخك على عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني لمعلوماتك. إذا كانت الإجابة بنعم، فوضح أنك تحتاج فقط إلى التحديث في أوقات معينة أو عند اتخاذ قرار نهائي.

ستحتاج أيضًا إلى إعداد نظام ينظم صندوق الوارد الخاص بك في «مجلدات» تسمح لك بإدارة تدفق الرسائل إلى مجموعات تسمح لك بمعالجتها بشكل مناسب. قد يبدو النظام الخاص بك كما يلي:

البريد الوارد: تعامل مع هذا كقلم. يجب ألا تبقى رسائل البريد الإلكتروني هنا لفترة أطول مما تستغرقه في حفظها في مجلد آخر. الاستثناء هو عندما تستجيب على الفور وتنتظر ردًا فوريًا.
اليوم: هذا للعناصر التي تحتاج إلى استجابة اليوم.
هذا الأسبوع: مخصص للرسائل التي تتطلب ردًا قبل نهاية الأسبوع.
هذا الشهر/الربع: هذا لكل ما يحتاج إلى استجابة طويلة المدى. وفقًا لدورك، قد تحتاج إلى مجلد شهري أو ربع سنوي.
لمعلوماتك: هذا لأي عناصر مخصصة للعلم فقط والتي قد ترغب في الرجوع إليها في المستقبل.

يعطي هذا النظام الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني استنادًا إلى الجداول الزمنية بدلاً من مرسلي رسائل البريد الإلكتروني، مما يتيح لك جدولة العمل بشكل أفضل وتحديد المواعيد النهائية.

شيء آخر يجب مراعاته هو البريد الإلكتروني الصادر. إذا كانت رسائلك الصادرة غير محددة أو طويلة جدًا أو غير واضحة أو تم نسخها على نطاق واسع، فمن المحتمل أن يتبع زملاؤك نفس الممارسة عند التواصل معك. حافظ على اتصالاتك واضحة ومباشرة، وستساعد إدارة البريد الصادر في جعل رسائل البريد الإلكتروني الواردة قابلة للإدارة.

أسئلة التفكير النقدي

كيف تدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك الآن؟ هل تقوم بخلط رسائل البريد الإلكتروني الشخصية والمدرسية والمتعلقة بالعمل في نفس الحساب؟
كيف يمكنك التواصل مع زميلة ترسل عددًا كبيرًا جدًا من رسائل البريد الإلكتروني لمعلوماتك، أو ترسل أيضًا رسائل بريد إلكتروني غير واضحة، أو تنسخ عددًا كبيرًا جدًا من الأشخاص على رسائلها؟

مصادر

إيمي غالو، إيقاف التحميل الزائد للبريد الإلكتروني، مجلة هارفارد بزنس ريفيو، 21 فبراير 2012، https://hbr.org/2012/02/stop-email-overload-1؛

باري تشينجل، «كيفية التغلب على البريد الإلكتروني الزائد في عام 2018"، CIPHER، 16 يناير 2018، https://www.ciphr.com/advice/email-overload/؛

مونيكا سيلي، «تحت رحمة صندوق الوارد الخاص بك؟ كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني الزائد»، الجارديان، 6 نوفمبر 2017، https://www.theguardian.com/small-bu...email-overload.

التواصل غير اللفظي

هناك أيضًا تحويل للمعلومات دون التحدث أو الكتابة. بعض الأمثلة على ذلك هي أشياء مثل إشارات المرور وصفارات الإنذار بالإضافة إلى أشياء مثل حجم المكتب والموضع، والتي تشير إلى شيء أو شخص مهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأشياء مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه أن تنقل رسائل واعية أو غير واعية للآخرين.

تُظهر الصورة مجموعة من الأشخاص يستمعون باهتمام إلى عرض تقديمي في اجتماع.

التأثيرات الرئيسية على التواصل بين الأشخاص

بغض النظر عن نوع الاتصال المعني، يمكن أن تتأثر طبيعة واتجاه وجودة عمليات التواصل بين الأشخاص بعدة عوامل. ³

التأثيرات الاجتماعية

التواصل هو عملية اجتماعية، حيث يتطلب الأمر شخصين على الأقل للحصول على حلقة اتصال. هناك مجموعة متنوعة من التأثيرات الاجتماعية التي يمكن أن تؤثر على دقة الرسالة المقصودة. على سبيل المثال، يمكن أن تؤثر حواجز الحالة بين الموظفين على مستويات مختلفة من المؤسسة على أشياء مثل مخاطبة زميل على مستوى المدير باسم «السيدة جونز» أو زميل في العمل على نفس مستوى «مايك». يمكن أن تحدد القواعد والأدوار السائدة من يتحدث إلى من وكيف يستجيب شخص ما. يوضح الشكل 16.2.2 مجموعة متنوعة من الاتصالات التي توضح التأثيرات الاجتماعية في مكان العمل.

الإدراك

بالإضافة إلى ذلك، تتأثر عملية الاتصال بشدة بالعمليات الإدراكية. قد يتأثر مدى دقة تلقي الموظف لتعليمات الوظيفة من المدير بتصورها للمدير، خاصة إذا كانت تعليمات الوظيفة تتعارض مع اهتمامها بالوظيفة أو إذا كانت مثيرة للجدل. إذا قام أحد الموظفين بتصوير المدير على أنه غير كفء، فمن المحتمل أن يكون هناك القليل مما يقول المدير أنه سيتم أخذه على محمل الجد. إذا كان المدير يُنظر إليه جيدًا أو يُنظر إليه على أنه مؤثر في الشركة، فقد يتم تفسير كل ما تقوله على أنه مهم.

التفاعل والمشاركة

يمكن أن تتأثر فعالية الاتصال بمدى مشاركة أحد الطرفين أو كلاهما في المحادثة. هذا الانتباه يسمى التفاعل أو الانتباه أو المشاركة التفاعلية. ⁽⁴) إذا كان المتلقي المقصود للرسالة منشغلاً بمسائل أخرى، فقد تتناقص فعالية الرسالة. تتكون المشاركة التفاعلية من ثلاثة أبعاد مترابطة: الاستجابة والإدراك والانتباه.

التصميم التنظيمي

يمكن أن تتأثر عملية الاتصال أيضًا بتصميم المنظمة. غالبًا ما يُقال إنه لا مركزية المنظمة لأن ذلك سيؤدي إلى هيكل أكثر تشاركية ويؤدي إلى تحسين التواصل في المنظمة. عندما يجب أن تنتقل الرسائل عبر مستويات متعددة من المؤسسة، يمكن أن يحدث أيضًا احتمال التشويه، والذي سيتضاءل مع المزيد من التواصل وجهًا لوجه.

تُظهر الصورة مجموعة من أربعة من محترفي الأعمال يعملون معًا على كمبيوتر محمول.

فحص المفهوم

ما هي أنواع الاتصال الرئيسية الثلاثة؟
كيف يمكنك إدارة تدفق الاتصالات الإلكترونية؟
ما هي التأثيرات الرئيسية على الاتصال التنظيمي، وكيف يمكن أن يؤثر التصميم التنظيمي على التواصل؟