Skip to main content
Global

7.3: تحليل المعاملات وتسجيلها باستخدام المجلات الخاصة

  1. Last updated
  2. Save as PDF
  • Page ID
    193561

    • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

    كانت أنظمة المعلومات المحاسبية تعتمد على الورق حتى إدخال الكمبيوتر، لذلك تم استخدام المجلات الخاصة على نطاق واسع. عندما يستخدم المحاسبون نظامًا ورقيًا، كان عليهم كتابة نفس الرقم في أماكن متعددة وبالتالي قد يرتكبون خطأ. الآن بعد أن استخدمت معظم الشركات التكنولوجيا الرقمية، يتم تنفيذ خطوة النشر في المجلات بواسطة برنامج المحاسبة. تنتهي المعاملات نفسها في ملفات المعاملات بدلاً من المجلات الورقية، لكن الشركات لا تزال تطبع أو تتيح على الشاشة شيئًا يشبه إلى حد كبير المجلات. منذ سنوات، كانت جميع عمليات حفظ السجلات المحاسبية يدوية. إذا كانت الشركة لديها العديد من المعاملات، فهذا يعني تسجيل العديد من إدخالات دفتر اليومية في المجلة العامة. سرعان ما أدرك الناس أن أنواعًا معينة من المعاملات تحدث بشكل متكرر أكثر من أي نوع آخر من المعاملات، لذلك لتوفير الوقت، قاموا بتصميم مجلة خاصة لكل نوع يحدث بشكل متكرر (على سبيل المثال، مبيعات الائتمان، ومشتريات الائتمان، وإيصالات النقد، والمدفوعات النقدية). سنقوم بإدخال هذه الأنواع الأربعة من المعاملات في المجلات الخاصة بهم، على التوالي، وليس في المجلة العامة. وبالتالي، بالإضافة إلى المجلة العامة، لدينا أيضًا مجلة المبيعات، ومجلة الإيصالات النقدية، ومجلة المشتريات، ومجلات المدفوعات النقدية.

    يتمثل الاختلاف الرئيسي بين المجلات الخاصة التي تستخدم طريقة الجرد الدائم وطريقة الجرد الدوري في أن دفتر يومية المبيعات بالطريقة الدائمة، كما رأيت في الأمثلة السابقة في الفصل، سيحتوي على عمود لتسجيل الخصم على تكلفة السلع المباعة والائتمان إلى المخزون. في دفتر المشتريات، سيتطلب استخدام الطريقة الدائمة خصم المخزون بدلاً من المشتريات. الفرق الآخر هو أن الطريقة الدائمة ستشمل رسوم الشحن في حساب المخزون، بينما ستحتوي الطريقة الدورية على حساب شحن خاص سيتم إضافته عند حساب تكلفة البضائع المباعة. لتجديد المعلومات حول الحسابات الدائمة مقابل الحسابات الدورية وذات الصلة مثل الشحن، يرجى الرجوع إلى المعاملات التجارية.

    فكر مليًا

    أي مجلة؟

    إذا تلقيت شيكًا من السيد جونز بمبلغ 500 دولار مقابل العمل الذي قمت به الأسبوع الماضي، فما المجلة التي ستستخدمها لتسجيل استلام المبلغ المستحق لك؟ ما الذي سيتم تسجيله؟

    مجلة المبيعات

    يتم استخدام مجلة المبيعات لتسجيل المبيعات على الحساب (بمعنى المبيعات بالائتمان أو البيع الائتماني). يتطلب البيع بالائتمان دائمًا خصمًا على الحسابات المستحقة ورصدًا للمبيعات. نظرًا لأن كل معاملة مبيعات ائتمانية يتم تسجيلها بنفس الطريقة، فإن تسجيل كل هذه المعاملات في مكان واحد يبسط عملية المحاسبة. يوضح الشكل 7.15 مثالاً لمجلة المبيعات. لاحظ أن هناك عمودًا واحدًا لكل من الخصم إلى الحسابات المدينة والائتمان إلى المبيعات، على الرغم من أننا بحاجة إلى النشر في كل من الحسابات المدينة والمبيعات في نهاية كل شهر. يوجد أيضًا عمود واحد للخصم من تكلفة السلع المباعة والائتمان إلى مخزون البضائع، ولكن مرة أخرى، نحتاج إلى النشر في كل منهما. بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للشركات التي تستخدم طريقة المخزون الدائم، يوجد عمود آخر يمثل الخصم على تكلفة السلع المباعة والائتمان إلى مخزون البضائع، حيث يتم إدخال إدخالين لتسجيل عملية بيع على الحساب بموجب طريقة المخزون الدائم.

    مجلة المبيعات، صفحة 26. تسعة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ والحساب والعنوان ورقم الحساب والشروط ورقم فاتورة المبيعات والمرجع وحسابات الخصم المستحقة ومبيعات الائتمان وتكلفة الخصم للبضائع المباعة ومخزون البضائع الائتمانية. الخط الأول: 3 يناير 2019؛ شركة بيكر؛ صندوق بريد 12؛ 1231؛ n/30؛ 45321؛ 850؛ 625. الخط الثاني: 3 يناير 2019؛ شركة ألفا؛ الطريق 2؛ 2134؛ 2/10، n/30؛ 45322؛ 625؛ 480. الخط الثالث: 5 يناير 2019؛ تاو، إنك؛ 29 مين ستريت؛ 1257؛ ن/30؛ 45323؛ 700؛ 510. السطر الرابع: 6 يناير 2019؛ شركة بيكر؛ صندوق بريد 12؛ 1231؛ n/30؛ 45324؛ 600؛ 420.
    الشكل 7.15

    تم أخذ المعلومات في دفتر المبيعات من نسخة من فاتورة المبيعات، وهي الوثيقة المصدر التي تمثل عملية البيع. يتم إدخال رقم فاتورة المبيعات حتى يتمكن أمين الحسابات من البحث عن فاتورة المبيعات ومساعدة العميل. إحدى فوائد استخدام المجلات الخاصة هي أنه يمكن لشخص واحد العمل مع هذه المجلة بينما يعمل شخص آخر مع مجلة خاصة مختلفة.

    في نهاية الشهر، سيقوم أمين الحسابات، أو برنامج الكمبيوتر، بتجميع عمود A/R Dr و Sales Cr ونشر المبلغ إلى حساب مراقبة الحسابات المدينة في دفتر الأستاذ العام وحساب المبيعات في دفتر الأستاذ العام. حساب التحكم في حسابات القبض في دفتر الأستاذ العام هو إجمالي جميع المبالغ المستحقة للعملاء للشركة. وفي نهاية الشهر أيضًا، سيتم ترحيل إجمالي الخصم في عمود تكلفة السلع المباعة وإجمالي الائتمان في عمود مخزون البضائع في حسابات دفتر الأستاذ العام الخاصة بكل منهما.

    كان بإمكان الشركة إدراج هذه الإدخالات في المجلة العامة بدلاً من المجلة الخاصة، ولكن إذا كانت قد فعلت ذلك، فمن المحتمل أن يتسبب ذلك في فصل معاملات المبيعات عن بعضها البعض وانتشارها في جميع أنحاء المجلة، مما يجعل من الصعب العثور عليها وتتبعها. عند استخدام دفتر يوميات المبيعات، إذا كانت الشركة هي الشركة التي يتم فيها تحصيل ضريبة المبيعات من العميل، فسيكون إدخال دفتر اليومية عبارة عن خصم من الحسابات المستحقة وضرائب المبيعات وضريبة المبيعات المستحقة، وسيتطلب ذلك عمودًا إضافيًا في مجلة المبيعات لتسجيل ضريبة المبيعات. على سبيل المثال، سيتم تسجيل عملية بيع بقيمة 100 دولار مع تحصيل ضريبة مبيعات إضافية بقيمة 10 دولارات كخصم على الحسابات المستحقة مقابل 110 دولارًا، وائتمان للمبيعات بقيمة 100 دولار، وائتمان لضريبة المبيعات المستحقة مقابل 10 دولارات.

    يعد استخدام رمز مرجعي في أي من المجلات الخاصة أمرًا مهمًا للغاية. تذكر أنه بعد تسجيل عملية البيع في مجلة المبيعات، يتم نشرها في دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة القبض، ويساعد استخدام الرمز المرجعي في ربط المعاملات بين المجلات ودفاتر الأستاذ. تذكر أن دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض هو سجل لحساب كل عميل. بدا مثل الشكل 7.16 لشركة بيكر.

    دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. حساب شركة بيكر، رقم 1231. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. السطر الأول: 2019؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 0. السطر الثاني: 3 يناير؛ 45321؛ SJ 26؛ 850؛ فارغ؛ 850. السطر الثالث: 6 يناير؛ 45324؛ SJ 26؛ 600؛ فارغ؛ 1450.
    الشكل 7.16 دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    باستخدام المعلومات المرجعية، إذا كان لدى أي شخص سؤال حول هذا الإدخال، فسيذهب إلى مجلة المبيعات، الصفحة 26، المعاملات #45321 و #45324. يساعد ذلك في إنشاء سجل تدقيق، أو طريقة للعودة والعثور على المستندات الأصلية التي تدعم المعاملة.

    حان دورك

    ما المجلة التي تستخدمها؟

    قم بمطابقة كل معاملة في العمود الأيمن مع دفتر اليومية المناسب من العمود الأيسر.

    ألف - مجلة المشتريات i- المبيعات على الحساب
    باء - مجلة الإيصالات النقدية ثانيا. ضبط الإدخالات
    جيم - مجلة المدفوعات النقدية ثالثا. استلام النقد من عميل متحكم
    د- مجلة المبيعات رابعًا. شراء المخزون بالائتمان
    هاء - المجلة العامة v. دفع فاتورة الكهرباء

    الحل

    A. IV؛ B. iii؛ E. ii؛ E. ii.

    مثال شامل

    دعونا نعود إلى مجلة المبيعات، الموضحة في الشكل 7.17 والتي تتضمن معلومات حول شركة Baker Co. بالإضافة إلى الشركات الأخرى التي تتعامل معها الشركة.

    مجلة المبيعات، صفحة 26. تسعة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ والحساب والعنوان ورقم الحساب والشروط ورقم فاتورة المبيعات والمرجع وحسابات الخصم المستحقة ومبيعات الائتمان وتكلفة الخصم للبضائع المباعة ومخزون البضائع الائتمانية. الخط الأول: 3 يناير 2019؛ شركة بيكر؛ صندوق بريد 12؛ 1231؛ n/30؛ 45321؛ 850؛ 625. الخط الثاني: 3 يناير 2019؛ شركة ألفا؛ الطريق 2؛ 2134؛ 2/10، n/30؛ 45322؛ 625؛ 480. الخط الثالث: 5 يناير 2019؛ تاو، إنك؛ 29 مين ستريت؛ 1257؛ ن/30؛ 45323؛ 700؛ 510. السطر الرابع: 6 يناير 2019؛ شركة بيكر؛ صندوق بريد 12؛ 1231؛ n/30؛ 45324؛ 600؛ 420. السطر الخامس: فارغ؛ إجمالي؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 2,775.
    الشكل 7.17 مجلة المبيعات الجزئية. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    في نهاية الشهر، بلغ إجمالي المبيعات على الائتمان 2,775 دولارًا. سيتم نشر المعاملات بترتيب زمني في مجلة المبيعات. كما ترى، يتم إرسال المعاملة الأولى إلى شركة بيكر، والثانية إلى شركة ألفا، ثم شركة تاو، ثم شركة بيكر. في تاريخ نشر كل معاملة في مجلة المبيعات، سيتم نشر المعلومات المناسبة في دفتر الأستاذ الفرعي لكل عميل. على سبيل المثال، في 3 يناير، تم ترحيل المبالغ المتعلقة بالفواتير 45321 و 45322 إلى حسابات Baker و Alpha، على التوالي، في دفتر الأستاذ الفرعي المناسب. وفي نهاية الشهر، سيُدرج ما مجموعه 775 2 دولارا في حساب مراقبة حسابات القبض في دفتر الأستاذ العام. وسيظهر حساب شركة بيكر في دفتر الأستاذ الفرعي أنها مدينة بمبلغ 1,450 دولارًا؛ وشركة ألفا مدينة بمبلغ 625 دولارًا؛ وشركة Tau Inc. مدينة بمبلغ 700 دولار (الشكل 7.18).

    دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. شركة بيكر؛ رقم الحساب 1231؛ السطر الأول: 2019؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 0. السطر الثاني: 3 يناير؛ 45321؛ SJ 26؛ 850؛ فارغ؛ 850. السطر الثالث: 6 يناير؛ 45324؛ SJ 26؛ 600؛ فارغ؛ 1450. شركة ألفا؛ رقم الحساب 2134؛ السطر الأول: 2019؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 0. السطر الثاني: 45322؛ SJ 26؛ 625؛ فارغ؛ 625. شركة تاو؛ رقم الحساب 1257؛ السطر الأول: 2019؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 0. السطر الثاني: 3 يناير؛ 45323؛ SJ 26؛ 700؛ فارغ؛ 700.
    الشكل 7.18 دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. الحسابات الفردية في دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    في نهاية الشهر، سننشر الإجماليات من مجلة المبيعات إلى دفتر الأستاذ العام (الشكل 7.19).

    دفتر الأستاذ العام لحسابات القبض (إجمالي التحكم). سبعة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد المدين، رصيد الرصيد. السطر الأول: 2019؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 0؛ فارغ. السطر الثاني: 31 يناير؛ SJ 26؛ 2,775؛ فارغ؛ 2,775؛ فارغ.
    الشكل 7.19 دفتر الأستاذ العام لحسابات القبض. نشر نهاية الشهر في حساب إجمالي مراقبة الحسابات المدينة في دفتر الأستاذ العام. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    وإجمالاً، تدين الحسابات الفردية الثلاثة للشركة بمبلغ 2775 دولارًا، وهو المبلغ الموضح في حساب مراقبة حسابات القبض. يُطلق عليه اسم إجمالي التحكم لأنه يساعد في الاحتفاظ بسجلات دقيقة، ويجب أن يساوي الإجمالي في الحسابات المستحقة الرصيد في الحسابات المدينة في دفتر الأستاذ العام. إذا لم يصل مبلغ جميع حسابات القبض الفردية إلى المجموع في دفتر الأستاذ العام/حساب التحكم في الحسابات المدينة، فسيشير ذلك إلى أننا ارتكبنا خطأ. يوضح الشكل 7.20 كيفية نشر الحسابات والمبالغ.

    تشير الأسهم من صفحة مجلة المبيعات 26، لمبيعات العملاء الفرديين، إلى حسابات دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض لهؤلاء العملاء. بالنسبة لمبيعات شركة بيكر في 3 يناير من عام 850 و 6 يناير من عام 600، تشير الأسهم إلى الإدخالات 850 و 600 التي تم إدخالها في حساب شركة بيكر. بالنسبة لمبيعات شركة Alpha Company في 3 يناير من عام 625، يشير السهم إلى الإدخال 625 في حساب Alpha Company. بالنسبة لمبيعات Tau, Inc. في 5 يناير مقابل 700 دولار، يشير سهم إلى الإدخال 700 في حساب Tau, Inc. تشير الأسهم من إجماليات مجلة المبيعات إلى حسابات دفتر الأستاذ العام. بالنسبة إلى إجمالي مجلة المبيعات البالغ 2,775 في عمود حسابات الخصم والمستحقات ومبيعات الائتمان، تشير الأسهم إلى الخصم البالغ 2,775 في الحسابات المدينة و 2,775 رصيدًا في حسابات المبيعات. بالنسبة إلى إجمالي دفتر المبيعات البالغ 2,035 في عمود تكلفة الخصم للسلع المباعة ومخزون البضائع الائتمانية، تشير الأسهم إلى الخصم البالغ 2,035 في تكلفة السلع المباعة و 2,035 رصيدًا في حسابات مخزون البضائع.
    الشكل 7.20 مجلة المبيعات. يتم نشر معاملات دفتر المبيعات بشكل فردي في دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة القبض وبشكل إجمالي في دفتر الأستاذ العام. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    مجلة الإيصالات النقدية

    عندما يدفع العميل المبلغ المستحق، (عادةً باستخدام شيك)، يستخدم المحاسبون اختصارًا آخر لتسجيل استلامه. يستخدمون مجلة خاصة ثانية، مجلة الإيصالات النقدية. يتم استخدام دفتر يومية الإيصالات النقدية لتسجيل جميع الإيصالات النقدية (المسجلة عن طريق الخصم إلى النقد). في المثال السابق، إذا دفعت شركة Baker Co. المبلغ المستحق البالغ 1,450 دولارًا، فسيكون هناك خصم على النقد بمبلغ 1,450 دولارًا ورصيد للحسابات المستحقة. سيتم وضع علامة في العمود المرجعي للإشارة إلى أن الدفعة قد تم تسجيلها في دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض لشركة Baker Co. بعد الدفع من شركة Baker Co.، سيظهر دفتر يومية الإيصالات النقدية كما في الشكل 7.21.

    مجلة الإيصالات النقدية، صفحة 87. اثنا عشر عمودًا، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، رقم الفاتورة، الوصف، الخصم النقدي، خصم المبيعات، المرجع، رصيد الحسابات المدينة، رصيد المبيعات. الأعمدة الأربعة الأخيرة تحت عنوان الحسابات الأخرى: رقم الحساب، علامة الاختيار، الخصم، الائتمان. السطر الأول: 3 فبراير 2019؛ فارغ؛ رقم الشيك 123؛ 1450؛ فارغ؛ فارغ؛ 1450؛ فارغ؛ 2134؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ.
    الشكل 7.21 صفحة من مجلة الإيصالات النقدية. حدد المربع عند ترحيل المعاملة إلى حساب العميل في دفتر الأستاذ الفرعي. (يمكن أن يكون Acct # هو حساب العميل أو، إذا لامست المعاملة شيئًا آخر غير حساب العميل، فيمكن أن يكون رقم هذا الحساب.) (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    ودفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض لشركة بيكر سيظهر أيضًا أن الدفعة قد تم نشرها (الشكل 7.22).

    دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. حساب شركة بيكر، رقم 1231. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. السطر الأول: فارغ؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 0. السطر الثاني: 3 يناير؛ 45321؛ SJ 26؛ 850؛ فارغ؛ 850. السطر الثالث: 6 يناير؛ 45324؛ SJ 26؛ 600؛ فارغ؛ 1450. السطر الرابع: 3 فبراير؛ رقم الشيك 123؛ CR 87؛ فارغ؛ 1450؛ 0.
    الشكل 7.22 دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. هذا هو حساب شركة بيكر في دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. لاحظ أننا نعرف دائمًا مقدار ما تدين به بيكر لنا والمدة التي مرت منذ أن دفعت بيكر. يرمز SJ إلى مجلة المبيعات، بينما يرمز CR إلى مجلة الإيصالات النقدية. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    في دفتر يومية الإيصالات النقدية، يمكن أن يكون الرصيد إلى الحسابات المدينة عندما يدفع العميل على حساب، أو المبيعات، في حالة البيع النقدي، أو إلى حساب آخر عند استلام النقد لأسباب أخرى. على سبيل المثال، إذا دفعنا فاتورة الكهرباء أكثر من اللازم، فيمكننا الحصول على شيك استرداد في البريد. سوف نستخدم دفتر يومية الإيصالات النقدية لأننا نتلقى نقدًا، ولكن سيتم إيداع المبلغ في حساب مصروفات المرافق الخاص بنا. إذا نظرت إلى المثال في الشكل 7.23، سترى أنه لا يوجد عمود لمصروفات المرافق، فكيف سيتم تسجيله؟ سنستخدم بعض عناوين الأعمدة العامة مثل «أخرى» لتمثيل تلك المعاملات النقدية في دفتر الأستاذ الفرعي على الرغم من أن الحسابات المحددة سيتم تحديدها فعليًا من خلال رقم الحساب في المجلة الخاصة. سنبحث عن رقم الحساب لمصروفات المرافق ونقيد الحساب مبلغ الشيك. إذا استلمنا استردادًا من شركة الكهرباء في 10 يونيو بمبلغ 100 دولار، فسنجد رقم الحساب لنفقات المرافق (لنفترض أنه 615) ونقوم بتسجيله.

    مجلة الإيصالات النقدية، صفحة 87. اثنا عشر عمودًا، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، رقم الفاتورة، الوصف، الخصم النقدي، خصم المبيعات، المرجع، رصيد الحسابات المدينة، رصيد المبيعات. الأعمدة الأربعة الأخيرة تحت عنوان الحسابات الأخرى: رقم الحساب، علامة الاختيار، الخصم، الائتمان. السطر الأول: 10 يونيو؛ فارغ؛ استرداد الأموال؛ 100؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 615؛ فارغ؛ فارغ؛ 100.
    الشكل 7.23 مجلة الإيصالات النقدية. يمثل عمود «المرجع» مرجعًا ويمكن أن يكون أي شيء يساعدنا على التذكر. على سبيل المثال، في المشكلة، يمكن أن يكون المرجع هو رقم الشيك الذي أرسلته الشركة إلينا. أو يمكن أن يكون رقم الحساب الذي نستخدمه لتلك الشركة. إنه جزء من مسار التدقيق. يعني الآخر «متنوع»، لذلك سنستخدم رقم الحساب لنفقات المرافق ونقيده. عندما يتم نشرها في دفتر الأستاذ العام، سنقوم «بتحديد» المربع بجوار 615 لتذكير أنفسنا بأنه قد تم نشرها. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    في نهاية الشهر، نقوم بتجميع عمود النقد في دفتر يومية الإيصالات النقدية وخصم الحساب النقدي في دفتر الأستاذ العام للإجمالي. وفي هذه الحالة، كان هناك قيدان في دفتر يومية الإيصالات النقدية، هما النقد المستلم من شركة بيكر وشيك استرداد المدفوعات الزائدة على المرافق العامة لمجموع النقد المستلم والمسجل في دفتر يومية الإيصالات النقدية البالغ 1,550 دولارًا، كما هو موضح في الشكل 7.24.

    دفتر الأستاذ العام: النقد. سبعة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ؛ العنصر؛ المرجع؛ الخصم؛ الائتمان؛ الرصيد المدين؛ رصيد الرصيد. السطر الأول: 2019؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 20,000؛ فارغ. السطر الثاني: 31 يناير؛ يناير؛ CRJ؛ 1550؛ فارغ؛ 21,550؛ فارغ.
    الشكل 7.24 دفتر الأستاذ العام: النقد. يتم ترحيل الرصيد الختامي لدفتر يومية الإيصالات النقدية لشهر يناير في الحساب النقدي في دفتر الأستاذ العام. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    يجب إدخال أي حسابات مستخدمة في عمود الحسابات الأخرى بشكل منفصل في دفتر الأستاذ العام إلى الحساب المناسب. يوضح الشكل 7.25 كيف سيتم ترحيل المبلغ المسترد إلى حساب مصروفات المرافق في دفتر الأستاذ العام.

    دفتر الأستاذ العام: مصاريف المرافق. ثمانية أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ؛ العنصر؛ المرجع؛ رقم الحساب؛ الخصم؛ الائتمان؛ الرصيد المدين؛ رصيد الرصيد. السطر الأول: 2019؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 6000؛ فارغ. السطر الثاني: 31 يناير؛ استرداد الأموال؛ فارغ؛ 615؛ فارغ؛ 100؛ 5,900؛ فارغ.
    الشكل 7.25 دفتر الأستاذ العام: مصاريف المرافق. يتم نشر أي عمليات ترحيل إلى حسابات أخرى في مجلة الإيصالات النقدية إلى الحساب المناسب في دفتر الأستاذ العام. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    مجلة المدفوعات النقدية

    تتضمن العديد من المعاملات النقد. نقوم بإدخال جميع المبالغ النقدية المستلمة في دفتر الإيصالات النقدية، ونقوم بإدخال جميع المدفوعات النقدية في دفتر المصروفات النقدية، المعروف أحيانًا أيضًا باسم دفتر اليومية للمدفوعات النقدية. تفرض الرقابة الداخلية الجيدة أن أفضل قاعدة هي أن جميع المبالغ النقدية التي تتلقاها الشركة يجب أن يتم إيداعها، وأن جميع المبالغ النقدية المدفوعة مقابل الأموال المستحقة على الشركة يجب أن تتم بشيك. يتم تسجيل الأموال المدفوعة في دفتر المصروفات النقدية، والذي يتم الاحتفاظ به عمومًا بالترتيب العددي حسب رقم الشيك ويتضمن جميع الشيكات المسجلة في سجل دفتر الشيكات. إذا دفعنا فاتورة الهاتف لهذا الشهر بقيمة 135 دولارًا أمريكيًا مع الشيك #4011، فسوف ندخلها كما هو موضح في الشكل 7.26 في دفتر المصروفات النقدية.

    مجلة المدفوعات النقدية، الصفحة 18. عشرة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، رقم الشيك؛ المستفيد؛ الخصم النقدي؛ الحسابات المستحقة الدفع؛ الخصم من المشتريات. الأعمدة الأربعة الأخيرة تحت عنوان الحسابات الأخرى: رقم الحساب، علامة الاختيار، الخصم، الائتمان. السطر الأول: 31 يناير؛ 401؛ شركة الهاتف؛ 135؛ 135؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ.
    الشكل 7.26 استخدام مجلة المدفوعات النقدية. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    سيتم تسجيل إجمالي جميع المدفوعات النقدية لهذا الشهر في الحساب النقدي لدفتر الأستاذ العام (الشكل 7.27) على النحو التالي. لاحظ أن المعلومات الخاصة بكل من دفتر يومية الإيصالات النقدية ودفتر المصروفات النقدية يتم تسجيلها في الحساب النقدي لدفتر الأستاذ العام.

    دفتر الأستاذ العام: النقد. سبعة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد المدين، رصيد الرصيد. السطر الأول: 2019؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 20,000؛ فارغ. السطر الثاني: 31 يناير؛ يناير؛ CRJ؛ 1550؛ فارغ؛ 21,550؛ فارغ. السطر الثالث: 31 يناير؛ يناير؛ لجنة حماية الصحفيين؛ فارغ؛ 135؛ 21,415؛ فارغ.
    الشكل 7.27 دفتر الأستاذ العام: النقد. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    مجلة المشتريات

    تقوم العديد من الشركات بإدخال مشتريات المخزون فقط على الحساب في مجلة المشتريات. تستخدمه بعض الشركات أيضًا لتسجيل مشتريات المستلزمات الأخرى على الحساب. ومع ذلك، في هذا الفصل نستخدم دفتر المشتريات لشراء المخزون على الحساب فقط. سيتم دائمًا الخصم من مخزون البضائع إذا كنت تستخدم طريقة المخزون الدائم والائتمان إلى الحسابات المستحقة الدفع، أو الخصم على المشتريات والائتمان إلى الحسابات المستحقة الدفع في حالة استخدام طريقة المخزون الدوري. وهو مشابه لدفتر المبيعات لأنه يحتوي على دفتر الأستاذ الفرعي المقابل، وهو دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. نظرًا لأن دفتر المشتريات مخصص فقط لمشتريات المخزون على الحساب، فهذا يعني أن الشركة مدينة بالمال. لتتبع الجهة التي تدين لها الشركة بالمال ومتى يحين موعد السداد، يتم نشر الإدخالات يوميًا في دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. تصبح الحسابات المستحقة الدفع في دفتر الأستاذ العام حساب تحكم تمامًا مثل الحسابات المدينة. إذا طلبنا المخزون من شركة Jones Mfg. (رقم الحساب 789) باستخدام أمر الشراء #123 واستلم الفاتورة بمبلغ 250 دولارًا، وسيتم تسجيل ذلك في دفتر المشتريات كما هو موضح في الشكل 7.28.

    مجلة المشتريات. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ ورقم طلب الشراء والحساب المعتمد ورقم الحساب وعلامة الاختيار وخصم المخزون وائتمان الحسابات المستحقة الدفع. الخط الأول: XX؛ 123؛ شركة جونز للتصنيع؛ 789؛ شيك؛ 250.
    الشكل 7.28 مجلة المشتريات. تسجيل شراء البضائع على الحساب في مجلة المشتريات. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    سيكون مرجع الترحيل هو الإشارة إلى أننا أدخلنا المبلغ في دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع (الشكل 7.29).

    دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. حساب جونز للتصنيع، رقم 789. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ؛ العنصر؛ المرجع؛ الخصم؛ الائتمان؛ الرصيد. السطر الأول: 12 يناير؛ المخزون؛ فارغ؛ فارغ؛ 250؛ 250.
    الشكل 7.29 دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    سيتم ترحيل إجمالي جميع دفاتر الأستاذ الفرعية للحسابات المستحقة الدفع في نهاية الشهر إلى حساب مراقبة الحسابات المستحقة الدفع في دفتر الأستاذ العام. يجب أن يساوي مجموع جميع دفاتر الأستاذ الفرعية المبلغ عنه في دفتر الأستاذ العام.

    المجلة العامة

    لماذا نستخدم مجلة عامة إذا كانت لدينا جميع المجلات الخاصة؟ السبب هو أن بعض المعاملات لا تتناسب مع أي مجلة خاصة. بالإضافة إلى المجلات الأربعة الخاصة التي تم تقديمها سابقًا (المبيعات، والإيصالات النقدية، والمدفوعات النقدية، والمشتريات)، تستخدم بعض الشركات أيضًا مجلة خاصة لعوائد المبيعات والبدلات ومجلة خاصة أخرى لإرجاع المشتريات والبدلات إذا كان لديها العديد من عوائد المبيعات و معاملات إرجاع المشتريات. ومع ذلك، تقوم معظم الشركات بإدخال تلك المعاملات في المجلة العامة، إلى جانب المعاملات الأخرى التي لا تتناسب مع وصف الأنواع المحددة من المعاملات الواردة في المجلات الخاصة الأربعة. المجلة العامة ضرورية أيضًا لتعديل الإدخالات (مثل التعرف على الاستهلاك والإيجار المدفوع مسبقًا والإمدادات التي استهلكناها) وإغلاق الإدخالات.

    حان دورك

    استخدام مجلات المبيعات والإيصالات النقدية

    أنت تمتلك وتدير شركة تبيع البضائع لشركات أخرى. أنت تسمح للعملاء الراسخين بشراء البضائع منك على الحساب، مما يعني أنك تسمح لهم بتحصيل رسوم المشتريات وشروط العرض من 2/10، n/30. قم بتسجيل المعاملات التالية في مجلة المبيعات ودفتر الإيصالات النقدية:

    3 يناير المبيعات بالائتمان لشركة VJ Armitraj, Ltd.، بمبلغ 7200 دولار، الفاتورة رقم 317745
    9 يناير المبيعات بالائتمان إلى شركة السيد بغداتيس، بمبلغ 200 5 دولار، الفاتورة رقم 317746
    16 يناير احصل على 7,200 دولار من VJ Armitraj, Ltd. (لم تستلم خلال فترة الخصم)
    17 يناير المبيعات بالائتمان إلى شركة A. Ashe Inc.، بمبلغ 3,780 دولارًا، الفاتورة #317747
    18 يناير احصل على كامل المبلغ المستحق من شركة M. Baghdatis Inc. خلال فترة الخصم

    الحل

    مجلة المبيعات، صفحة 27. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، رقم الفاتورة، الحساب المدين، رقم الحساب، الحسابات المستحقة DR، سجل المبيعات. الخط الأول: 3 يناير 2019؛ 317745؛ في جيه أرميتراج المحدودة؛ AR 354؛ 7؛ 200. الخط الثاني: 9 يناير 2019؛ 317746؛ شركة إم بغداتيس؛ 471؛ 5؛ 200 ريال سعودي. الخط الثالث: 17 يناير 2019؛ 317747؛ شركة إيه آش؛ AR 371؛ 3؛ 780. السطر الرابع: فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 16؛ 180.مجلة الإيصالات النقدية والحسابات الأخرى. تسعة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، رقم الفاتورة، الوصف، سجل المدفوعات النقدية، خصومات المبيعات DR، المرجع، سجل الحسابات المدينة، سجل المبيعات، رقم الحساب. السطر الأول: 8 يناير 2019؛ 317740؛ VJ Armitraj؛ 7200؛ فارغ؛ فارغ؛ 7200؛ فارغ؛ AR354. السطر الثاني: 9 يناير 2019؛ 317746؛ السيد بغداتيس؛ 5096؛ 104؛ فارغ؛ 5200؛ فارغ؛ AR471. السطر الثالث: فارغ، فارغ، إجمالي الديون = 12,400؛ 12,296؛ 104؛ فارغ؛ 12,400؛ فارغ؛ فارغ. السطر الرابع: فارغ؛ فارغ؛ إجمالي الاعتمادات = 12400؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ.دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. شركة في جيه أرميتراج المحدودة؛ رقم الحساب 354. السطر الأول: 3 يناير؛ مجلة المبيعات؛ 27؛ 7200؛ فارغ؛ 7,200. السطر الثاني: 16 يناير؛ الإيصالات النقدية؛ 24؛ فارغ؛ 7200؛ فارغ. شركة أ. آش؛ رقم الحساب 371. السطر الأول: 17 يناير؛ مجلة المبيعات؛ 27؛ 3,780؛ فارغ؛ 3,780. شركة السيد بغداتيس، رقم الحساب 471. السطر الأول: 9 يناير؛ مجلة المبيعات؛ 27؛ 5200؛ فارغ؛ 5200. السطر الثاني: 18 يناير؛ الإيصالات النقدية؛ 24؛ فارغ؛ 5200؛ فارغ.

    تأكد من أن إجمالي جميع الحسابات الفردية المستحقة القبض يساوي إجمالي الحسابات المستحقة القبض، أو:

    0 + 3,780 دولارًا + 0 = 3,780 دولارًا.

    حسابات القبض - حساب T. إدخال بطاقة الخصم: 16,180. إدخالات الائتمان: 7,200 و 5,200. الرصيد المدين: 3,780.