Skip to main content
Global

7.2: وصف وشرح الغرض من المجلات الخاصة وأهميتها لأصحاب المصلحة

  1. Last updated
  2. Save as PDF
  • Page ID
    193564

    • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

    كلما زاد حجم الأعمال، زادت احتمالية حصول هذا النشاط التجاري على حجم كبير من المعاملات التي يجب تسجيلها ومعالجتها بواسطة نظام المعلومات المحاسبية للشركة. لقد تعلمت أن كل معاملة يتم تسجيلها في المجلة العامة، وهي قائمة مرتبة ترتيبًا زمنيًا للمعاملات. بمعنى آخر، يتم تسجيل المعاملات في المجلة العامة فور حدوثها. في حين أن هذه منهجية محاسبية صحيحة، إلا أنها يمكن أيضًا إنشاء مجلة عامة مرهقة للعمل بها وقد تجعل العثور على أجزاء معينة من المعلومات أمرًا صعبًا للغاية. على سبيل المثال، افترض أن العميل جون سميث قد فرض رسومًا على عنصر مقابل 100 دولار في 1 يونيو. في المجلة العامة، ستسجل الشركة ما يلي.

    إدخال دفتر اليومية بتاريخ 1 يونيو. الخصم، الحسابات المستحقة: جون سميث، 100. الائتمان والمبيعات، 100. الشرح: «لتسجيل البيع على الحساب للعميل».

    سيتبع إدخال دفتر اليومية هذا إدخال دفتر اليومية لكل معاملة أخرى قامت بها الشركة للفترة المتبقية من الفترة. لنفترض، في 27 يونيو، سأل السيد سميث، «كم أنا مدين؟» للإجابة على هذا السؤال، ستحتاج الشركة إلى مراجعة جميع صفحات المجلة العامة لمدة شهر كامل تقريبًا للعثور على جميع معاملات المبيعات المتعلقة بالسيد سميث. وإذا قال السيد سميث: «اعتقدت أنني دفعت جزءًا من ذلك قبل أسبوعين»، فسيتعين على الشركة مراجعة المجلة العامة للعثور على جميع إدخالات الدفع للسيد سميث. تخيل لو كانت هناك 1000 معاملة مبيعات ائتمانية مماثلة لهذا الشهر، فسيتم كتابة كل واحدة في المجلة العامة بطريقة مماثلة، وسيتم أيضًا تسجيل جميع المعاملات الأخرى، مثل دفع الفواتير، أو شراء المخزون، بالترتيب الزمني، في مجلة عامة. وبالتالي، فإن تسجيل جميع المعاملات في المجلة العامة يجعل من الصعب العثور على الحكايات الخاصة بالمعلومات اللازمة لأحد عملائنا، السيد سميث. يمكن أن يؤدي استخدام المجلات الخاصة ودفاتر الأستاذ الفرعية إلى جعل نظام المعلومات المحاسبية أكثر فعالية والسماح بالحصول على أنواع معينة من المعلومات بسهولة أكبر.

    حان دورك

    استخدام حسابات دفتر الأستاذ العام (التحكم)

    فيما يلي المعلومات من دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع:

    دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. حساب شركة إي بريسلي المحدودة، رقم AP 34. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,512. السطر الثاني: 31 ديسمبر؛ المدفوعات النقدية؛ 144؛ 2,150؛ فارغ؛ 1,362. حساب شركة السيد جاكسون، رقم AP 71. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 1879. السطر الثاني: 31 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ فارغ؛ فارغ؛ 2,589؛ 4,468. حساب شركة مادونا، رقم AP 171. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,467. السطر الثاني: 31 ديسمبر؛ دفتر المشتريات؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,450؛ 6,917. السطر الثالث: 31 ديسمبر؛ دفتر المشتريات؛ فارغ؛ فارغ: 1,500؛ 8,417. السطر الرابع: 31 ديسمبر؛ الجريدة العامة، العودة؛ 119؛ 250؛ فارغ؛ 8,167.

    ماذا يجب أن يكون المجموع في إجمالي مراقبة الحسابات المستحقة الدفع؟

    فيما يلي المعلومات من دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة القبض.

    دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. حساب شركة إم جوردان، رقم 102045. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ فارغ؛ 2500. السطر الثاني: 4 ديسمبر؛ مجلة المبيعات؛ 27؛ 2,750؛ فارغ؛ 5,250. السطر الثالث: 10 ديسمبر؛ الإيصالات النقدية؛ 24؛ فارغ؛ 3000؛ 2250. حساب شركة آر فيدرر المحدودة، رقم 460708. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 2670. السطر الثاني: 1 ديسمبر؛ الإيصالات النقدية؛ 24؛ فارغ؛ 2,670؛ 0. حساب شركة تي وودز، رقم 564300. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 2,140. السطر الثاني: 17 ديسمبر؛ مجلة المبيعات؛ 27؛ 600؛ فارغ؛ 2,740. السطر الثالث: 15 ديسمبر؛ الإيصالات النقدية؛ 24؛ الفراغ: 1240؛ 1500. حساب شركة إس ويليامز، رقم 42005. السطر الأول: 1 ديسمبر، رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 7,160. السطر الثاني: 3 ديسمبر؛ مجلة المبيعات؛ 27؛ 1800؛ فارغ؛ 8,960. السطر الثالث: 8 ديسمبر؛ الجريدة العامة؛ 119؛ فارغ؛ 800؛ 8160.

    ماذا يجب أن يكون الإجمالي في إجمالي التحكم في حسابات القبض؟

    الحل

    إجمالي التحكم في الحسابات المستحقة الدفع هو: 1,362 + 4,468 + 8,167 = 13,997

    إجمالي التحكم في الحسابات المستحقة هو: 2,250 + 0+ 1,500 + 8,160 = 11,910

    المجلات الخاصة

    بدلاً من امتلاك مجلة عامة واحدة فقط، تقوم الشركات بتجميع المعاملات من نفس النوع معًا وتسجيلها في مجلات خاصة بدلاً من المجلة العامة. هذا يجعل من الأسهل والأكثر كفاءة العثور على نوع معين من المعاملات ويسرع عملية نشر هذه المعاملات. في كل مجلة خاصة، يتم تجميع جميع المعاملات في نهاية الشهر، ويتم نشر هذه الإجماليات في دفتر الأستاذ العام. بالإضافة إلى ذلك، بدلاً من قيام شخص واحد بإدخال جميع المعاملات في جميع المجلات، غالبًا ما تقوم الشركات بتخصيص إدخالات مجلة خاصة لشخص واحد. يمكن رؤية العلاقة بين المجلات الخاصة والمجلة العامة ودفتر الأستاذ العام في الشكل 7.8.

    دائرة مركزية تحمل اسم General Ledger محاطة بخمسة صناديق بها أسهم تشير إلى دفتر الأستاذ العام. تم تصنيف الصناديق الخمسة في اتجاه عقارب الساعة من أسفل اليسار: مجلة المبيعات، مجلة الإيصالات النقدية، مجلة المدفوعات النقدية، مجلة المشتريات، المجلة العامة.
    الشكل 7.8 خاص وعام. تشكل ملخصات المعاملات المجلات الخاصة، ويتم نشر جميع المعاملات في المجلة العامة في دفتر الأستاذ العام. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    تمتلك معظم الشركات أربع مجلات خاصة، ولكن يمكن أن يكون هناك المزيد اعتمادًا على احتياجات العمل. المجلات الخاصة الأربعة الرئيسية هي مجلة المبيعات، مجلة المشتريات، مجلة المدفوعات النقدية، مجلة الإيصالات النقدية. تم تصميم هذه المجلات الخاصة لأن بعض إدخالات دفتر اليومية تحدث بشكل متكرر. على سبيل المثال، يعتبر بيع السلع نقدًا دائمًا خصمًا على النقد ورصدًا للمبيعات المسجلة في دفتر يومية الإيصالات النقدية. وبالمثل، فإننا نسجل بيع السلع بالائتمان في مجلة المبيعات، كخصم على الحسابات المستحقة القبض والائتمان للمبيعات. تقوم الشركات التي تستخدم نظام المخزون الدائم أيضًا بتسجيل الإدخال الثاني للبيع مع خصم تكلفة السلع المباعة والائتمان إلى المخزون. يمكنك رؤية مدخلات نموذجية في الشكل 7.9.

    مجلة المبيعات، الصفحة 10. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ والحساب ورقم الفاتورة والمرجع وحسابات الديون المستحقة ومبيعات الائتمان وتكلفة الخصم للبضائع المباعة ومخزون البضائع الائتمانية. السطر الأول، من اليسار إلى اليمين: 21 فبراير 2019؛ عميل جاك؛ 715؛ فارغ؛ 5,200 دولار؛ 3,800 دولار. الخط الثاني، من اليسار إلى اليمين: 23 فبراير 2019؛ سوزان كارول؛ 716؛ فارغ؛ 10,600 دولار؛ 8,400 دولار.
    الشكل 7.9 مجلة المبيعات. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    لاحظ أن هناك عمودًا لإدخال تاريخ إجراء المعاملة؛ عمود للإشارة إلى العميل الذي تتعلق به المعاملة؛ رقم الفاتورة الذي يجب أن يتطابق مع الرقم الموجود في الفاتورة المقدمة (ورقيًا أو إلكترونيًا) للعميل؛ مربع مرجعي يشير إلى المعاملة تم نشره في حساب العميل ويمكن أن يتضمن شيئًا بسيطًا مثل علامة الاختيار أو الرمز الذي يربط المعاملة بالمجلات والدفاتر الأخرى؛ والعمودان الأخيران اللذان يشيران إلى الحسابات والمبالغ المخصومة والمقيدة.

    سيتم تسجيل مشتريات المخزون بالائتمان في دفتر المشتريات (الشكل 7.10) مع الخصم من مخزون البضائع والائتمان إلى الحسابات المستحقة الدفع.

    مجلة المشتريات، صفحة 36. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، الحساب، رقم الفاتورة، المرجع، خصم مخزون البضائع، رصيد الحسابات المستحقة الدفع. السطر الأول: 14 فبراير 2019؛ مخزون إيرفينغ؛ 1542؛ فارغ؛ 35,000 دولار؛ 35,000 دولار. السطر الثاني: 27 فبراير 2019؛ سلع جريتا؛ 612؛ فارغة؛ 14700 دولار؛ 14700 دولار.
    الشكل 7.10 مجلة المشتريات. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    يتم تسجيل دفع الفواتير في دفتر المصروفات النقدية (الشكل 7.11) ويكون دائمًا خصمًا على الحسابات المستحقة الدفع (أو أي مبلغ آخر مستحق الدفع أو مصروف) ورصيد نقدي.

    مجلة المدفوعات النقدية، صفحة 100. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، الحساب، رقم الفاتورة، المرجع، الحسابات المستحقة الدفع (أو حساب آخر) الخصم، الائتمان النقدي. الخط الأول: 7 فبراير 2019؛ شركة مومفورد؛ 1100؛ فارغ؛ 15000 دولار؛ 15000 دولار. السطر الثاني: 18 فبراير 2019؛ باليهو، شركة؛ 716؛ فارغ؛ 21200 دولار؛ 21200 دولار.
    الشكل 7.11 مجلة المدفوعات النقدية. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    يتم تسجيل استلام النقد من بيع البضائع، كدفعة على الحسابات المستحقة أو من المعاملات الأخرى، في دفتر الإيصالات النقدية (الشكل 7.12) مع الخصم النقدي والائتمان إلى مصدر النقد، سواء كان ذلك من إيرادات المبيعات أو الدفع على الحساب مستحق، أو أي حساب آخر.

    مجلة الإيصالات النقدية. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ أو الحساب أو رقم الفاتورة أو المرجع أو الخصم النقدي أو الحسابات المدينة أو المبيعات أو حسابات الائتمان الأخرى. الخط الأول: 8 فبراير 2019؛ عميل كوني؛ 450. فارغ؛ 300 دولار؛ 300 دولار. السطر الثاني: 27 فبراير 2019؛ بيلي ماي؛ 602؛ فارغ؛ 1,000 دولار؛ 1,000 دولار.
    الشكل 7.12 مجلة الإيصالات النقدية. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    يلخص الجدول 7.1 المعاملات النموذجية في المجلات الخاصة الموضحة سابقًا.

    أنواع وأغراض المجلات الخاصة

    اسم المجلة الغرض من المجلة الحساب (الحسابات) المخصوم الحساب (الحسابات) المقيّد
    مجلة المبيعات المبيعات بالائتمان الحسابات المستحقة، تكلفة السلع المباعة المبيعات والمخزون
    مجلة المشتريات عمليات الشراء بالائتمان المخزون الحسابات المستحقة الدفع
    مجلة المدفوعات النقدية الدفع النقدي يمكن أن تكون:
    الحسابات المستحقة الدفع أو الحسابات الأخرى    		 النقد
    مجلة الإيصالات النقدية استلام النقد النقد يمكن أن تكون:
    المبيعات أو الحسابات المستحقة أو الحسابات الأخرى
    المجلة العامة أي معاملة لم تتم تغطيتها مسبقًا؛ تعديل وإغلاق الإدخالات يمكن أن تكون: مصاريف
    الاستهلاك    		 يمكن أن يكون: الاستهلاك
    المتراكم

    الجدول 7.1

    كيف ستتذكر كل هذا؟ تذكر أن «النقد هو الملك»، لذلك نحن نفكر في المعاملات النقدية أولاً. إذا تلقيت نقدًا، بغض النظر عن مصدر المعاملة، وحتى إذا كانت جزءًا فقط من المعاملة، فسيتم نشرها في دفتر يومية الإيصالات النقدية. على سبيل المثال، إذا قامت الشركة بعملية بيع بمبلغ 1000 دولار وقدم العميل 300 دولار نقدًا ووعد بدفع الرصيد المتبقي في المستقبل، فستذهب المعاملة بأكملها إلى دفتر الإيصالات النقدية، لأنه تم استلام بعض النقود، حتى لو كانت جزءًا فقط من المعاملة. لا يمكنك تقسيم إدخال دفتر اليومية هذا بين يوميتين، لأن عمليات الخصم لكل معاملة يجب أن تساوي الاعتمادات وإلا لن تتوازن إجماليات دفتر اليومية في نهاية الشهر. قد تفكر في تقسيم هذه المعاملة إلى معاملتين منفصلتين واعتبارها بيعًا نقديًا بمبلغ 300 دولار وبيعًا على الحساب بمبلغ 700 دولار، ولكن هذا سيكون أيضًا غير مناسب. على الرغم من أن الأرصدة في حسابات دفتر الأستاذ العام ستكون صحيحة من الناحية الفنية إذا قمت بذلك، فإن هذا ليس النهج الصحيح. تفرض الرقابة الداخلية الجيدة أن تكون هذه معاملة واحدة مرتبطة برقم فاتورة واحد في تاريخ معين، ويجب تسجيلها بالكامل في دفتر يوميات واحد، وهو في هذه الحالة دفتر الإيصالات النقدية. في حالة استلام أي مبلغ نقدي، حتى لو كان جزءًا فقط من المعاملة، يتم إدخال المعاملة بأكملها في دفتر يومية الإيصالات النقدية. على سبيل المثال، سيكون للمعاملة التي تم إدخالها في دفتر يومية الإيصالات النقدية خصم نقدي بقيمة 300 دولار، وخصم على الحسابات المستحقة القبض بمبلغ 700 دولار، ورصيد للمبيعات بمبلغ 1000 دولار.

    إذا كنت تدفع نقدًا (عادةً عن طريق كتابة شيك)، لأي سبب، حتى لو كان جزءًا فقط من المعاملة، يتم تسجيل المعاملة بأكملها في دفتر المصروفات النقدية. على سبيل المثال، إذا اشترت الشركة مبنى بمبلغ 500,000 دولار وأعطت شيكًا بمبلغ 100,000 دولار كدفعة مقدمة، فسيتم تسجيل المعاملة بأكملها في دفتر المصروفات النقدية كرصيد نقدي بقيمة 100,000 دولار، وائتمان للرهن العقاري بمبلغ 400,000 دولار، وخصم على المباني بمبلغ $ 500,000.

    إذا كانت المعاملة لا تنطوي على النقد، فسيتم تسجيلها في إحدى المجلات الخاصة الأخرى. إذا كانت عملية بيع ائتمانية ( تُعرف أيضًا باسم البيع على الحساب)، يتم تسجيلها في مجلة المبيعات. إذا كانت عملية شراء ائتمانية (تُعرف أيضًا باسم الشراء على الحساب)، يتم تسجيلها في دفتر المشتريات. إذا لم يكن أيًا مما سبق، يتم تسجيله في المجلة العامة.

    تطبيق مستمر

    نظم معلومات محاسبية

    دعونا نفكر في الشكل الذي قد يبدو عليه نظام المعلومات المحاسبية لشركة Gearhead Outfitters. ما هي المعلومات التي ستجدها إدارة الشركة مهمة؟ وبالمثل، ما هي المعلومات التي قد يحتاجها المستخدمون الخارجيون للتقارير المالية لشركة Gearhead؟ هل تحدد المتطلبات التنظيمية ما تحتاج Gearhead إلى تتبعه في نظامها المحاسبي؟

    سترغب Gearhead في معرفة مركزها المالي ونتائج العمليات والتدفقات النقدية. ستساعد هذه البيانات الإدارة على اتخاذ قرارات بشأن الشركة. وبالمثل، يريد المستخدمون الخارجيون أن تتخذ هذه البيانات (الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية) قرارات مثل تقديم الائتمان إلى Gearhead أم لا.

    للحفاظ على سجلات دقيقة، يجب مراعاة عمليات الشركة. على سبيل المثال، يتم شراء المخزون، ويتم إجراء المبيعات، ويتم إصدار فواتير للعملاء، ويتم جمع النقد، ويعمل الموظفون ويحتاجون إلى الدفع، ويتم تكبد نفقات أخرى. تتضمن كل هذه العمليات عمليات تسجيل مختلفة. سيتطلب المخزون دفتر يوميات مشتريات. ستتطلب المبيعات دفتر يوميات المبيعات، ودفتر الإيصالات النقدية، ودفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة القبض (الذي ستتم مناقشته لاحقًا) . سوف تتطلب كشوف المرتبات والمدفوعات الأخرى المجلات الخاصة بهم لتتبع المعاملات بدقة.

    تسمح هذه المجلات للشركة بتسجيل المعلومات المحاسبية وإنشاء البيانات المالية. كما توفر البيانات للإدارة المعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات تجارية سليمة. على سبيل المثال، توفر دفاتر الأستاذ الفرعية، مثل دفتر حسابات القبض، بيانات حول تقادم المستحقات وقابليتها للتحصيل. وبالتالي، يعد التصميم والتنفيذ والصيانة المناسبة لنظام المعلومات المحاسبية أمرًا حيويًا لاستدامة الشركة.

    ما هي الأسئلة الأخرى التي يمكن الإجابة عليها من خلال تحليل المعلومات التي تم جمعها بواسطة نظام المعلومات المحاسبية؟ فكر في توقيت أوامر المخزون واحتياجات التدفق النقدي. هل هناك معلومات غير مالية يمكن استخراجها من نظام المحاسبة؟ يجب أن يوفر نظام المعلومات المحاسبية المعلومات اللازمة للأعمال التجارية لتحقيق أهدافها.

    دفاتر الأستاذ الفرعية

    وبالإضافة إلى اليوميات الخاصة الأربعة، هناك دفعان خاصان، ودفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض، ودفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. يقدم دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة تفاصيل حول كل شخص مدين بأموال الشركة، كما هو موضح في الشكل 7.13. تمثل كل كتلة ملونة حساب الفرد وتظهر فقط المبلغ الذي يدين به هذا الشخص للشركة. لاحظ أن دفتر الأستاذ الفرعي يوفر تاريخ المعاملة وعمود مرجعي لربط المعاملة بنفس المعلومات المنشورة في إحدى المجلات الخاصة (أو المجلة العامة في حالة عدم استخدام المجلات الخاصة) - عادة ما يكون هذا المرجع رمزًا يشير إلى مجلة خاصة مثل SJ لمجلة المبيعات الخاصة، بالإضافة إلى المبالغ المستحقة في عمود الخصم والمدفوعات التي تمت في عمود الائتمان. يتم جمع المبالغ المستحقة على جميع الأفراد، كما هو موضح في دفتر الأستاذ الفرعي، معًا لتشكيل إجمالي مراقبة الحسابات المستحقة القبض، ويجب أن يساوي هذا رصيد الحسابات المستحقة المبلغ عنه في دفتر الأستاذ العام كما هو موضح في الشكل 7.14. النقاط الرئيسية حول دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة هي:

    • حسابات القبض في دفتر الأستاذ العام هي إجمالي جميع إجماليات الحسابات الفردية المدرجة في دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض.
    • يجب أن تساوي جميع المبالغ المستحقة للشركة في دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض المبالغ الموجودة في حساب دفتر الأستاذ العام للحسابات المدينة.
    خمسة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. حساب سميث. السطر الأول: 1 فبراير؛ فارغ؛ 100 دولار؛ فارغ: 100 دولار. السطر الثاني: 9 فبراير؛ فارغ؛ 300 دولار؛ فارغ؛ 400 دولار. حساب جونز. السطر الأول: 2 فبراير؛ فارغ؛ 200 دولار؛ فارغ؛ 200 دولار. السطر الثاني: 8 فبراير؛ فارغ؛ 300 دولار؛ فارغ؛ 500 دولار. حساب لي. السطر الأول: 1 فبراير؛ فارغ؛ 300 دولار؛ فارغ؛ 300 دولار. السطر الثاني: 4 فبراير؛ فارغ؛ فارغ؛ 200 دولار؛ 100 دولار.
    الشكل 7.13 دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)
    مقارنة دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات القبض بحساب مراقبة حسابات القبض في دفتر الأستاذ العام. سميث بالانس، 400 دولار، بالإضافة إلى جونز بالانس، 500 دولار، بالإضافة إلى لي بالانس، 100 دولار، يساوي رصيد الحسابات المستحقة القبض، 1,000 دولار.
    الشكل 7.14 الحسابات المستحقة. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    اعتبارات أخلاقية

    الاحتيال في دفتر الأستاذ الفرعي 6

    يجب أن تتوازن دفاتر الأستاذ الفرعية وتتفق مع دفتر الأستاذ العام. قد لا يضطر المحاسبون الذين يستخدمون QuickBooks وأنظمة المحاسبة الأخرى إلى تنفيذ هذه الخطوة، لأنه في هذه الأنظمة يقوم دفتر الأستاذ الفرعي بتحديث دفتر الأستاذ العام تلقائيًا. ومع ذلك، قد يتلاعب شخص غير أمين بسجلات المحاسبة عن طريق تسجيل كمية أقل من الإيصالات النقدية في حساب التحكم مما هو مسجل على بطاقات دفتر الأستاذ الفرعي. يجب أن يكون المحاسب الأخلاقي يقظًا لضمان بقاء دفاتر الأستاذ متوازنة ووجود ضوابط داخلية مناسبة لضمان سلامة النظام المحاسبي.

    يحتفظ دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع بتفاصيل جميع المبالغ التي تدين بها الشركة للأشخاص و/أو الشركات. في دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع، يكون لكل بائع (الشخص أو الشركة التي اشتريت منها المخزون أو العناصر الأخرى) حساب يعرض تفاصيل جميع المعاملات. على غرار دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة القبض، يشير دفتر اليومية الفرعي للمشتريات إلى التاريخ الذي تمت فيه المعاملة؛ عمود مرجعي يستخدم بنفس الطريقة الموضحة سابقًا لدفاتر الحسابات الفرعية للحسابات المستحقة القبض؛ وأخيرًا، يُظهر دفتر الأستاذ الفرعي المبلغ المدفوع أو المبلغ المدفوع. فيما يلي المعاملات الخاصة بـ ABC Inc. و XYZ Inc. يُظهر الرصيد النهائي المشار إليه في كل دفتر مشتريات فرعي المبلغ الذي تدين به الشركة لشركة ABC و XYZ.

    دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، المرجع، العنصر، الخصم، الائتمان، الرصيد. حساب شركة ABC. السطر الأول: 1 يناير؛ فارغ؛ شراء؛ فارغ؛ 200 دولار؛ 200 دولار. السطر الثاني: 15 يناير؛ فارغ؛ الدفع؛ 75 دولارًا؛ فارغ؛ 125 دولارًا. السطر الثالث: 20 يناير؛ فارغ؛ شراء؛ فارغ؛ 50 دولارًا؛ 175 دولارًا. حساب شركة XYZ. السطر الأول: 3 يناير؛ فارغ؛ شراء؛ فارغ؛ 100 دولار؛ 100 دولار. السطر الثاني: 15 يناير؛ فارغ؛ الدفع؛ 20 دولارًا؛ فارغ؛ 80 دولارًا. السطر الثالث: 20 يناير؛ فارغ؛ شراء؛ فارغ؛ 50 دولارًا؛ 130 دولارًا.

    إذا تم إضافة المبلغين معًا، فإن الشركة مدينة بما مجموعه 305 دولارات للشركتين. مبلغ 305 دولار هو المبلغ الذي سيظهر في حساب دفتر الأستاذ العام للحسابات المستحقة الدفع.

    حان دورك

    استخدام دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع

    ابحث عن الرصيد في كل حساب في دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع التالي. لاحظ أن كل حساب مورد له رقم حساب فريد أو رقم AP.

    دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. حساب شركة إليزابيث الأولى، رقم AP 734. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,134. السطر الثاني: 15 ديسمبر؛ المدفوعات النقدية؛ 124؛ 2150؛ فارغ؛؟. السطر الثالث: 16 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 76؛ فارغ: 3,112؛؟. السطر الرابع: 29 ديسمبر؛ المدفوعات النقدية؛ 125؛ 1،250؛ فارغ؛؟. حساب شركة إف نايتينجيل، رقم AP 731. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,446. السطر الثاني: 9 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 76؛ فارغ؛ 2,589؛؟. السطر الثالث: 15 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 77؛ فارغ: 1,234؛؟. حساب شركة إل إم ألكوت، رقم AP 671. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,467. السطر الثاني: 15 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 77؛ فارغ؛ 3,450؛؟. السطر الثالث: 28 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 77؛ فارغ: 1,500؛؟. السطر الرابع: 31 ديسمبر؛ الجريدة العامة، العودة؛ 127؛ 250؛ فارغ؛؟.

    الحل

    دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع. ستة أعمدة، من اليسار إلى اليمين: التاريخ، العنصر، المرجع، الخصم، الائتمان، الرصيد. حساب شركة إليزابيث الأولى، رقم AP 734. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,134. السطر الثاني: 15 ديسمبر؛ المدفوعات النقدية؛ 124؛ 2150؛ فارغ؛ 984. السطر الثالث: 16 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 76؛ الفراغ: 3,112؛ 4,096. السطر الرابع: 29 ديسمبر؛ المدفوعات النقدية؛ 125؛ 1,250؛ فارغ؛ 2,846. حساب شركة إف نايتينجيل، رقم AP 731. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,446. السطر الثاني: 9 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 76؛ فارغ؛ 2,589؛ 6,035. السطر الثالث: 15 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 77؛ الفراغ: 1,234؛ 7,269. حساب شركة إل إم ألكوت، رقم AP 671. السطر الأول: 1 ديسمبر؛ رصيد البداية؛ فارغ؛ فارغ؛ 3,467. السطر الثاني: 15 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 77؛ فارغ؛ 3,450؛ 6,917. السطر الثالث: 28 ديسمبر؛ مجلة المشتريات؛ 77؛ الفراغ: 1,500؛ 8,417. السطر الرابع: 31 ديسمبر؛ الجريدة العامة، العودة؛ 127؛ 250؛ فارغ؛ 8,167.

    الحواشي