17.9: סיכום
- Page ID
- 205833
- הצהרות פעולה
- האמצעים שבהם ארגון מתקדם להשגת יעדיו.
- הצהרות תוצאה או מטרה
- מדינות קצה - היעדים והתוצאות שהמנהלים מקווים להשיג.
- מחזור דמינג
- מודל תכנוני המכוון להשגת שיפור מתמיד על ידי שילוב הלמידה הארגונית בתהליך התכנון (לתכנן, לעשות, לבדוק, לפעול).
- תחום/תכנון כיווני
- פיתוח דרך פעולה המניעה ארגון לעבר תחום או כיוון אחד (ולכן הרחק מתחומים או כיוונים אחרים).
- תכנון מטרה
- פיתוח הצהרות פעולה כדי להתקדם לקראת השגת מטרה ספציפית.
- תכנון היברידי
- צימוד תחום ותכנון יעדים.
- תכנון
- התהליך שבאמצעותו מנהלים קובעים יעדים ומציינים כיצד יש להשיג יעדים אלה.
- תוכניות מגירה
- תוכניות העוסקות במסלולי פעולה חלופיים.
- תוכניות לשימוש חד פעמי
- תוכניות שפותחו עבור מצבים או בעיות ייחודיות ושימוש חד פעמי.
- תוכניות קבע
- כללים, מדיניות ונהלים כיצד להתמודד עם נושאים שמנהלים מתמודדים איתם שוב ושוב.
- תוכניות אסטרטגיות
- תוכניות היררכיות העונות על צרכיו ברמה המוסדית של הארגון ומנסות למקם אותו ביתרון בסביבת המשימות שלו.
- תוכניות הפעלה
- הצהרות כיוון ופעולה לפעילויות בליבה הטכנית של הארגון.
- תוכניות מנהליות
- תוכניות הפועלות לשילוב תוכניות ברמה המוסדית עם תוכניות התפעול וקושרות יחד את כל התוכניות שנוצרו לליבה הטכנית של הארגון.
- היררכיית המטרה
- יחסי הגומלין בין יעדי העבודה, המחלקה, החטיבה והארגון של הארגון.
- מטרות רשמיות
- מטרותיו של ארגון המתבטאות במונחים מופשטים וכלליים ביותר, המועסקים בדרך כלל עבור המרכיבים החיצוניים של הארגון.
- יעדים מבצעיים
- מטרות ארגון המשקפות את כוונותיה הספציפיות של ההנהלה.
- בקרות במקביל
- בקרות שנועדו למנוע סטייה ממהלך פעולה מתוכנן בזמן העבודה.
- שליטה
- מעקב אחר התנהגותם של חברי הארגון ויעילות הארגון עצמו לקביעת האם מושגים יעדים ארגוניים ונקיטת פעולות מתקנות במידת הצורך.
- שליטה קיברנטית
- נהלי בקרה לוויסות עצמי.
- מערכת בקרה היברידית
- מערכת בקרה המפעילה שליטה לפני, במהלך ואחרי ביצוע פעילות עבודה.
- שליטה לא קיברנטית
- מערכות בקרה הפועלות באופן עצמאי ממערכת העבודה הנמצאת תחת פיקוח; מערכת ניטור חיצונית ליעד הבקרה.
- בקרות לאחר פעולה
- בקרות המופעלות לאחר השלמת מוצר או שירות.
- בקרות מקדימות
- בקרות שנועדו למנוע סטייה מתוכנית פעולה רצויה לפני תחילת העבודה בפועל.
- ניהול לפי יעדים (MBO)
- פילוסופיה של ניהול, טכניקת תכנון ובקרה ותוכנית מעורבות עובדים.
17.1 האם תכנון חשוב
- להבין את חשיבות התכנון ומדוע ארגונים צריכים לתכנן ולשלוט.
תכנון הוא התהליך שבאמצעותו מנהלים קובעים יעדים ומפרטים כיצד יושגו יעדים אלה.
17.2 תהליך התכנון
- מתאר את תהליכי התכנון והבקרה.
ישנם חמישה שלבים עיקריים בתהליך התכנון. ראשית, ארגון מקים את בסיס התכנון המקדים שלו, הסוקר את אירועי העבר ומתאר את המצב הנוכחי. בשלב השני, הארגון קובע יעדים המבוססים על הבסיס לתכנון מראש. בשלב השלישי מנהלים צופים מה צפוי לקרות בסביבות הפנימיות והחיצוניות של הארגון על מנת לפתח דרכי פעולה חלופיות. לאחר מכן, מנהלים מזהים דרכי פעולה אפשריות לעמידה ביעדיהם, מעריכים כל חלופה ובוחרים דרך פעולה. לבסוף, מתכננים מפתחים את התוכניות התומכות הדרושות לביצוע תוכנית הפעולה העיקרית של הארגון. לאחר היישום, תוכנית זו מנוטרת ומבוקרת כך שתעמוד ביעדים שנקבעו בשלב השני.
17.3 סוגי תוכניות
- זהה סוגים שונים של תוכניות ומערכות בקרה המופעלות על ידי ארגונים.
מנהלים יוצרים סוגים רבים של תוכניות המבוססות על רמה היררכית, תדירות השימוש, מסגרת זמן והיקף ארגוני. תוכניות מגירה לשימוש במקרה של אירועים בלתי צפויים או הנחות שגויות הן קריטיות לניהול יעיל בסביבות סוערות מאוד.
17.4 יעדים או הצהרות תוצאה
- הסבר את ההשפעות האישיות והארגוניות הקשורות להגדרת יעדים ותכנון.
פיתוח יעדים הוא חלק חשוב מתהליך התכנון. יעדים שפותחו עבור עובדים, מחלקות וארגונים שלמים משפרים מאוד את האפקטיביות הארגונית. עדויות מגלות כי הביצועים גבוהים יותר כאשר ארגונים, כמו גם יחידים, פועלים תחת יעדים ספציפיים קשים (אך ניתנים להשגה).
17.5 תכנון ארגוני פורמלי בפועל
- הבן כיצד מתרחש תכנון בארגונים של ימינו.
תוכניות מפחיתות את אי הוודאות והסיכון, ממקדות את תשומת הלב ביעדים ומשפרות את ההבנה של הסביבה החיצונית. למרות שרוב הארגונים הגדולים עוסקים בתכנון רשמי, מנהלים רבים אינם מצליחים לתכנן כראוי. חוסר זמן, חוסר וודאות לגבי העתיד ופחד מכישלון הם בין הסיבות שניתנו על ידי המנהלים בגלל כישלונם בתכנון.
17.6 תגובות העובדים לתכנון
- דון בהשפעה שיש לשליטה על חברי הארגון.
המטרות העיקריות של פונקציית הבקרה הן לפקח על מידת המעקב אחר תוכניות הארגון ועל יעילותן ולזהות מתי והיכן יש צורך לנקוט בפעולה מתקנת. כדי לבצע משימות שאפתניות אלה, מנהלים בונים מערכות בקרה הנוגעות ברוב ההיבטים של התחומים התפקודיים של הארגון, הקשר שלו עם הסביבה החיצונית והפנימית, ויחסיו ברמות היררכיות שונות.
תהליך הבקרה מורכב מארבעה שלבים. בשלבים 1 ו -2 מנהלים יוצרים סטנדרטים ומפקחים על התנהגות ארגונית מתמשכת. בשלב 3 הם בוחנים את המידה שבה הפעילות השוטפת עולה בקנה אחד עם מטרותיהם ומטרותיהם והקשר בין השניים. בשלב 4 מנהלים מפתחים מרשמים לתיקון בעיות, לשמירה על חוזקות ולספק משוב למתכנני הארגון.
בעוד שלכל מערכות הבקרה יש אותן מטרות כלליות, הן שונות בפרטים שלהן. חלקן מערכות קיברנטיות בניהול עצמי; מערכות שאינן קיברנטיות דורשות פיקוח חיצוני קבוע כדי להיות יעילות. וריאציות אחרות במערכות הבקרה כוללות את הנקודה בה מיושמים פעילויות בקרה: לפני תחילת העבודה (בקרות מקדימות), תוך כדי עבודה (בקרות במקביל), ואחרי סיום העבודה (בקרות לאחר פעולה). מערכת בקרה היברידית עוסקת במגוון פעילויות בקרה בנקודות זמן רבות.
למרות שיש וריאציות במערכות הבקרה, לכל המערכות הטובות יש מאפיינים המאפשרים להן לעבוד טוב בארגון נתון. מנהלים המעריכים מערכת בקרה עשויים אפוא לאמוד את התאמתה במתן מידע מדויק, בזמן ואובייקטיבי לאנשים המתאימים בארגון. כמו כן, עליהם לבחון האם המערכת מתמקדת בהיבטים הקריטיים ביותר של תנאי הארגון שלהם באופן ריאלי וגמיש שיתקבל על ידי חברי הארגון. בגלל חשיבות המידע שהוא מספק, יש לשלב מערכת בקרה טובה גם עם פעילויות תכנון.
כל מערכת בקרה יכולה לייצר השפעות חיוביות ושליליות כאחד. אם היא מעוצבת היטב, מערכת בקרה מספקת מבנה ומשוב נחוצים ומאפשרת פיתוח וביצוע של תוכניות יעילות להגדרת יעדים. התוצאה יכולה להיות כוח עבודה מרוצה, מוטיבציה ופורה. מערכות בקרה לא הולמות, לעומת זאת, עלולות לגרום לתסכול, חוסר שביעות רצון וביצועים ירודים. מודעות להשפעות הפוטנציאליות של מערכת בקרה על חברי הארגון מסייעת למנהלים לנצל את ההיבטים החיוביים שלה, להפחית את ההשפעה של ההשפעות השליליות ולקדם את קבלת העובדים למערכת.
המאמץ לשמור על השליטה אינו מוגבל למנהלים. לכל העובדים יש צורך בשליטה אישית, צורך שלעתים מתנגש עם הצורך של הארגון שלהם לשמור על שליטה. כדי להשיג יעילות, על המנהלים לאזן בין צרכי הבקרה הן של הארגון והן של חבריו.
17.7 ניהול לפי יעדים: טכניקת תכנון ובקרה
- תאר ניהול לפי יעדים כפילוסופיה וככלי/טכניקה ניהולית; לתאר את השפעותיו.
ניהול לפי יעדים (MBO), בדגש על קביעת יעדים, השתתפות ומשוב, תורם לעתים קרובות להגברת המחויבות, המוטיבציה והביצועים של העובדים. אם הביצועים תואמים את שאיפותיו של העובד, שביעות רצון מהעבודה עשויה להיות תוצר לוואי חשוב של פעילויות התכנון והבקרה של הארגון.
17.8 הגישות המכוונות לבקרה ומעורבות לתכנון ובקרה
- הבדיל בין ביצוע פעילויות התכנון והבקרה תחת נהלי ניהול מוכווני בקרה ומעורבות.
תכנון ובקרה ניגשים עם הבדלים ייחודיים תחת גישות מוכוונות שליטה ומעורבות לניהול. בארגון המכניסטי, שתי הפעילויות נוטות להיות מוגשות עם ההנהלה בהיררכיה הארגונית, לרוב מעל לנקודה בארגון בו מתבצעות התוכניות. ההיררכיה ממלאת תפקיד פעיל הן בתהליך התכנון והן בתהליך הבקרה, והעובד הוא לרוב שחקן פסיבי המבצע את הוראות התכנון ואת יעד פעילות הבקרה.
- הגדירו תכנון ובקרה ניהוליים.
- דון בקשר בין שני הפונקציות הניהוליות של תכנון ובקרה.
- זהה ותאר בקצרה כל שלב בתהליכי התכנון והבקרה.
- השווה והשוואה בין שלושה סוגים שונים של תכנון.
- מהן מטרות מרובות? מהי היררכיית יעדים? כיצד קשורים מושגים אלה?
- תאר בקצרה את שתי ההשקפות של תהליך גיבוש המטרות, והסבר כיצד הן שונות.
- תאר את תהליך ה- MBO, את הפילוסופיה שמאחוריו ואת הקשר שלו עם הביצועים.
- הבחין בין בקרה קיברנטית ללא קיברנטית ובין מערכות בקרה לפני, במקביל ואחרי פעולה.
- זהה ודון בשלוש השפעות חיוביות ושלוש שליליות הקשורות לעיתים קרובות למערכות בקרה.
- כיצד הרצון לשליטה אישית משפיע על המנהלים, וכיצד הם יכולים לאזן אותו עם מערכות בקרה ארגוניות?
- השתמש בכלים המתוארים בפרק זה כדי לכתוב תוכנית שתעזור לך להציב יעדים, תוכניות כיצד להשיג אותם (למשל, להשיג ממוצע A בכל קורסי הריכוז הליבה שלי ו- A - בכל הקורסים שאני לוקח). קחו בחשבון גם זמן אישי ופעילויות אחרות בהן אתם מעורבים ויעדים שיש לכם לאלה, כמו שמירה על כושר גופני וכו '.
- אתה מנהל פעולת ייצור קטנה שכללה הרכבה סופית של כוסות sippy לילדים. ישנם שני מרכיבים לכוס הלגימה: הספל, המכסה והקש וכן הקופסה שתחזיק את המוצר. יש לך 2 דוחות ישירים שאתה יכול להקצות להרכבת המוצר. יש לך גם דוח נקודתי עם סוכן הרכש של החברה הרוכשת את רכיבי המוצר (דוח קו מנוקד הוא המקום בו עובד אחד חייב לעבוד ולדווח ליותר ממנהל אחד) וכן את הקופסאות והחומר הדרוש (למשל פלסטיק המשמש במכונת העטיפה המכווצת) להשלמת המוצר למכירה. קיבלתם את המדדים הבאים.
- ניתנה לך מטרה לייצר 2,300 יחידות בשבוע.
- לוקח דקה להרכיב את כוס הלגימה.
- לוקח 45 שניות להניח את כוס הלגימה בקופסה ולעטוף את המוצר בכיווץ.
- לוקח 15 שניות לבחון את המוצר לצורך עמידה באיכות, ואתה מצפה ש- 99.5% מהמוצרים יעמדו בציפיות או יעלו עליהן.
- העובדים עובדים 8 שעות ביום.
כתוב תוכנית שיש לה יעדים בר השגה לשני הדוחות הישירים שלך ולדוח הקו המנוקד שלך. גם להכין תזכיר למפקח שלך על איך אתה מתכנן להשיג את המטרה שלך.
- אתה ותלמיד אחר תעסקו בתרגיל משחק תפקידים. אחד יהיה המנהל, ואחד יהיה עובד שאינו מרוצה מהיעדים האגרסיביים שניתנו לו. לאחר דיון של 10 דקות, שניכם מדווחים על מה נפתר, מה לא, וכיצד זה ישפיע על שביעות רצון העבודה ועל הביצועים של העובד.
- אתה מנהל, והדוח הישיר שלך מתלונן על כך שאתה לא מעורב בתהליך התכנון. איך אתה מגיב?
- אתה מנהל מכירות ובדק את יעדי המכירות החודשיים ומסיק כי לא ניתן להשיג את היעדים ללא עובדים נוספים או תשלום לעובדים שעות נוספות כדי להבטיח הזמנות נוספות. כמו כן, אתה חושב שלמוצר יכולה להיות עליית מחירים של 8% מבלי להפריע ליחידות המכירה. אתה בודק את התוכניות המבצעיות ורוצה לספק שינוי בתוכניות לבוס שלך. מה עליך לעשות כדי לתכנן את הדיון הזה?
מקרה חשיבה ביקורתית
כיצד אמזון, UPS ו- FedEx מנהלות עונות שיא?
בדרך כלל, יום אחרי חג ההודיה (יום שישי השחור) מסמן את תחילת עונת הקניות בחגים בארצות הברית. מכירות החגים, המוגדרות בדרך כלל כמכירות המתרחשות בחודשים נובמבר ודצמבר, מהוות כ -30% מהמכירות השנתיות של קמעונאים בארה"ב (תחזיות חגים ומכירות היסטוריות 2015). עבור 2016, סך המכירות המקוונות מ -10 בנובמבר עד 31 בדצמבר הסתכם ב 91.7 מיליארד דולר. והקמעונאים המובילים לתקופה זו היו eBay, אמזון, וולמארט וטארגט (Tasker 2016). הגידול במכירות המקוונות נראה בלתי נמנע, אבל איך השולחים המובילים, UPS ו-FedEx, מנהלים את העלייה הפתאומית?
לא תמיד כל כך טוב. בשנת 2013, הן FedEx והן UPS העריכו פחות את הביקוש לחגים, ועם תנאי מזג אוויר גרועים, התקשו לספק חבילות כפי שהובטח. מאז, שני הספקים עבדו קשה כדי לשמור על משאבים נאותים זמינים כדי להתמודד עם עליית סוף השנה. אבל בשנת 2014, UPS פיצתה יתר על המידה והייתה לה יכולת רבה מדי, ושוב פגעה ברווחיות (Livengood 2017).
התאמת ציפיות הקמעונאים למציאות היא אתגר, ולא רק עבור חברות הספנות. למרות שקמעונאים יעדיפו לדעת כמה לצפות במכירות, התחזיות יהיו לא מדויקות, לפעמים בפראות. בהכנת התחזית לעונת השיא של 2017, הנהלת לוגיסטיקה בחנה גורמים כלכליים, כגון תוצר, צמיחת משרות, מכירות קמעונאיות ורמות מלאי. הוא בחן גם יבוא. סקר לא פורמלי שנערך בקרב אנשי מקצוע לוגיסטיים מצא כי 93.5 אחוזים צופים שעונת 2017 תהיה זהה לשנת 2016 (35.5 אחוזים) או פעילה יותר (58 אחוז) (ברמן 2017).
ביוני 2017 הודיעה UPS כי תוסיף תוספת תשלום לכמה שיעורי שיא בעונת השיא. על פי אתר UPS, "במהלך עונת החגים 2016, הנפח היומי הממוצע של החברה עלה על 30 מיליון חבילות ביותר ממחצית ימי המשלוח הזמינים. לעומת זאת, ביום ממוצע שאינו שיא, החברה שולחת יותר מ-19 מיליון חבילות" (UPS קובעת את New Peak Shipping Charge 2017). התעריף לעונת השיא של 2017 יחול על שירותים נבחרים ועל משלוחים גדולים במיוחד, בעיקר (UPS קובעת חיוב משלוח שיא חדש 2017). אנליסטים רואים בתשלום נוסף איתות לכך ש- UPS היא קובעת התעריפים במשלוח החבילות. הערכה כזו אינה מפתיעה בהתחשב בכך שהגידול במסירת החבילות כתוצאה מגידול במסחר אלקטרוני נתפס כמניע מרכזי של הרווחים עבור UPS (פרנק 2017).
לעומת זאת, FedEx המדורגת השנייה הודיעה כי לא תלך בעקבותיה אלא "תוותר על רוב היטלי החגים על משלוחי הבית השנה" (שלנגנשטיין 2017). ההיטלים המוטלים על ידי UPS מכוונים בעיקר לשולחים קטנים, ולא למשלחי החוזה הגדולים יותר. על ידי אי הוספת תוספת עונתית, FedEx עשויה לקוות לתפוס מכירות מאנשים פרטיים ועסקים קטנים אשר נרתעים מההיטל של UPS (Schlangenstein 2017).
קווין סטרלינג, אנליסט של חברת Seaport Global Holdings, מאמין של-FedEx יש את היכולת הקיימת לספוג משלוחים קרקעיים נוספים. "[FedEx] הולך לתת ל- UPS להיות סקרוג 'בחג המולד" (שלנגנשטיין 2017). ל- UPS כבר יש חוזה עם אמזון, דה פקטו של קניות מקוונות, למשלוח רגיל, ומשאירה מקום ל- FedEx לאסוף את הרפיון במהלך העומס לחג (שלנגנשטיין 2017).
לעומת זאת, UPS מדווחת כי החיוב הנוסף נדרש כדי לקזז את העלויות של משאבים נוספים הדרושים להשגת עליות צפויות בקיבולת. דובר UPS, גלן זקרה, אמר כי "תמחור עונת השיא של UPS מציב את החברה לפיצוי הולם עבור הערך הגבוה שאנו מספקים בזמן שהחברה חייבת להכפיל את נפח המסירה היומי במשך שישה עד שבעה שבועות רצופים כדי לעמוד בדרישות הלקוח" (שלנגנשטיין 2017).
עם או בלי היטלים, מבני המחירים בשתי החברות שואפים להרתיע משלוח של חבילות כבדות, בגודל מוזר או גדול מדי מכיוון שחבילות כאלה לא יזרמו דרך מערכות המיון של אף אחת מהחברות ודורשות טיפול מיוחד. עם זאת, FedEx ראתה עלייה של 240 אחוזים במשלוחים כאלה בעשר השנים האחרונות, המהווים בערך 10 אחוזים מכלל החבילות שנשלחו באמצעות שירותי הקרקע שלה. ולמרות ש- FedEx אינה מוסיפה תוספת תשלום לחג, כשלעצמה, היא הוסיפה חיובים עבור חבילות הדורשות טיפול נוסף, במיוחד משלוחים בין 20 בנובמבר עד 24 בדצמבר (שלנגנשטיין 2017).
- מה לדעתך חלק מהקשיים בהוספת 25 אחוז יותר עובדים לעונת החגים? איזה סוג של תכנון אתה חושב שיהיה צורך?
- סין נסגרת למעשה לשבועיים בכל שנה וחוגגת את השנה החדשה הירחית. איך זה דומה (או לא) לעונת השיא במדינות המערב?
- המקרה מתמקד בשווקים בארה"ב. כיצד מושפעים השווקים באירופה מקניות בחגים?
- האם הרגלי הקניות שלך השתנו בקלות הקניות המקוונות? אם כן, איך? האם אתה מצפה שהם ישתנו כשתסיים את הלימודים ויהיה לך הכנסה פנויה יותר?
ברמן, ג'ף. 2017. "הסיכויים לעונת השיא נראים אופטימיים בזהירות." ניהול לוגיסטי. http://www.logisticsmgmt.com/article...sly_optimistic
פרנק, תומאס, 2017. "UPS אמורה לעשות עומס על ההיטלים החדשים שלה במהלך עונת החגים, צופה סיטי." CNBC. https://www.cnbc.com/2017/08/08/ups -... -predicts.html
תחזיות חג ומכירות היסטוריות. 2015. הפדרציה הקמעונאית הלאומית. https://nrf.com/resources/holiday-he...storical-sales
ליבנגוד, אנה. 2017. "הפתעת עונת השיא של UPS." מרכז משאבי אימות. https://veriship.com/resources/ups-p...ason-surprise/
שלנגנשטיין, מרי 2017. "FedEx תתנער מרוב דמי חופשת הבית, בניגוד ל- UPS." נושאי תחבורה. http://www.ttnews.com/articles/fedex...ees-unlike-ups
טסקר, בקי. 2016. "קניות לחג 2016: נתונים עדכניים מ- ADI." CMO.com. http://www.cmo.com/adobe-digital-ins... -from-adi.html
UPS קובעת דמי משלוח שיא חדשים." 2017. חדר העיתונות של UPS. www.pressroom.ups.com/לחץ... 7873904827-900