17.3: סוגי תוכניות

Last updated

Oct 31, 2023
Page ID
205832
Save as PDF
- 17.2: תהליך התכנון
- 17.4: יעדים או הצהרות תוצאה

$\newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} }$

$\newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}}$

$\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$

$\newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

$\newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$

$\newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$

$\newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$

$\newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$

$\newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$

$\newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$

$\newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$

$\newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

$\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$

$\newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

$\newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$

$\newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$

$\newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$

$\newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$

$\newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$

$\newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$

$\newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$

$\newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

$\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}$

מטרות למידה

זהה סוגים שונים של תוכניות ומערכות בקרה המופעלות על ידי ארגונים.

מנקודת מבט של פעילות, ארגונים הם מערכות מורכבות יחסית, מכיוון שהם מעורבים בפעילויות רבות. רבות מפעילויות אלה דורשות תשומת לב של ההנהלה הן מנקודת מבט תכנונית והן מבחינה שליטה. מנהלים יוצרים אפוא סוגים שונים של תוכניות להנחיית פעולות ולפיקוח ובקרה על פעילויות ארגוניות. בחלק זה אנו מציגים מספר תוכניות נפוצות. הקטגוריות העיקריות הן היררכיות, תדירות שימוש (חזרתיות), מסגרת זמן, היקף ארגוני ומגירה. טבלה 17.1 מספקת מבט מקרוב על סוגים רבים של תוכניות הנכללות בכל אחת מהקטגוריות הללו.

תוכניות היררכיות

ניתן לראות בארגונים עוגה תלת שכבתית, עם שלוש רמות הצרכים הארגוניים שלה. כל אחת משלוש הרמות - ליבה מוסדית, מנהלית וטכנית - קשורה לסוג מסוים של תוכנית. כפי שנחשף בטבלה 17.1, שלושת סוגי התוכניות ההיררכיות הן אסטרטגיות, אדמיניסטרטיביות ותפעוליות (ליבה טכנית). שלוש התוכניות ההיררכיות תלויות זו בזו, מכיוון שהן תומכות במילוי שלושת הצרכים הארגוניים. בהיררכיה של הארגון, הליבה הטכנית מתכננת פעולות יומיומיות.

תוכניות ארגוניות
תוכניות היררכיות
תוכניות אסטרטגיות (מוסדיות) - הגדירו את החזון לטווח הארוך של הארגון; לנסח את ייעודו ואת הצהרות הערך של הארגון; הגדירו באיזה עסק הארגון נמצא או מקווה להיות בו; לנסח כיצד הארגון ישלב את עצמו בסביבות הכלליות והמשימות שלו. תוכניות ניהוליות - פירוט הקצאת המשאבים הארגוניים ליחידות הפנימיות בארגון; התייחסות לשילוב הרמה המוסדית של הארגון (למשל, גיבוש חזון) עם הגרעין הטכני (יישום חזון); לטפל בשילוב היחידות המגוונות בארגון. תוכניות הפעלה (ליבה טכנית) - מכסות את הפעילות השוטפת של הארגון.
תוכניות תדירות השימוש
*תוכניות קבע*
מדיניות - הצהרות כלליות של הבנה או כוונה; להנחות את קבלת ההחלטות, לאפשר הפעלת שיקול דעת כלשהו; התנהגות מנחה (לדוגמה, אף עובד לא יקבל טובות הנאה ו/או בידור מארגון חיצוני שהם משמעותיים מספיק בערכם כדי לגרום להשפעה מופרזת על החלטותיו של האדם מטעם הארגון). כללים — מדריכים לפעולה שאינם מתירים שיקול דעת בפרשנות; לציין מה מותר ומה אסור. נהלים - כמו כללים, הם מנחים פעולה; ציין סדרה של צעדים שיש לנקוט בביצוע משימה מסוימת.
*תוכניות לשימוש חד פעמי*
תוכניות - מערכת מורכבת של מדיניות, כללים ונהלים הדרושים לביצוע דרך פעולה. פרויקטים - תוכניות פעולה ספציפיות שנוצרו לעתים קרובות כדי להשלים היבטים שונים של תוכנית. תקציבים - תוכניות המתבטאות במונחים מספריים.
תוכניות מסגרת זמן
תוכניות לטווח קצר, בינוני וארוך - שונות במרחק לעתיד המוקרן: טווח קצר - מספר שעות עד שנה טווח בינוני - שנה עד חמש שנים טווח ארוך - יותר מחמש שנים
תוכניות היקף ארגוניות
תוכניות ברמה עסקית/חטיבה - התמקדו באחד מעסקי הארגון (או החטיבות) ובמצבו התחרותי. תוכניות יחידה/פונקציונליות - התמקדות בפעילות השוטפת של יחידות ארגון ברמה נמוכה יותר; תוכניות שיווק, משאבי אנוש, חשבונאות ותפעול (ייצור). תוכניות טקטיות - תוכניות ברמת החטיבה או ברמת היחידה שנועדו לסייע לארגון להשיג את תוכניותיו האסטרטגיות.
תוכניות מגירה
תוכניות שנוצרו להתמודדות עם אירועים שעלולים להתעמת עם הארגון (למשל, אסונות טבע, איומי טרור); דרכי פעולה חלופיות שיש ליישם אם אירועים משבשים דרך פעולה מתוכננת.

טבלה 17.1 (ייחוס: זכויות יוצרים אוניברסיטת רייס, OpenStax, תחת רישיון CC-BY 4.0)

תוכניות אסטרטגיות

ניהול אסטרטגי הוא אותו חלק מתהליך הניהול העוסק בשילוב הכולל של החטיבות הפנימיות של הארגון ובמקביל לשלב את הארגון עם סביבתו החיצונית. ניהול אסטרטגי מגבש ומיישם טקטיקות המנסות להתאים ארגון ככל האפשר לסביבת המשימות שלו לצורך עמידה ביעדיו.

תוכניות אסטרטגיות נותנות מענה לצרכים ברמה המוסדית של הארגון. תוכניות אסטרטגיות מתוות חזון ארוך טווח לארגון. הם מציינים את סיבת ההוויה של הארגון, את יעדיו האסטרטגיים ואת האסטרטגיות התפעוליות שלו - הצהרות הפעולה המפרטות כיצד יש להשיג את היעדים האסטרטגיים של הארגון.

חלק מתכנון אסטרטגי כרוך ביצירת משימת הארגון, הצהרה המפרטת את סיבת ההוויה של הארגון ועונה על השאלה "אילו עסקים עלינו לבצע?" המשימה והתוכנית האסטרטגית הם מסמכים מנחים מרכזיים לפעילויות שהארגון מבצע. לתוכניות אסטרטגיות יש כמה מאפיינים מגדירים: הם ארוכי טווח וממצבים ארגון בסביבת המשימות שלו; הם נפוצים ומכסים פעילויות ארגוניות רבות; הם משלבים, מדריכים ומפקחים על פעילויות לטווח המיידי והארוך; והם קובעים גבולות לקבלת החלטות ניהוליות.

תוכניות תפעול מספקות הצהרות כיוון ופעולה לפעילויות בליבה הטכנית של הארגון. תוכניות אדמיניסטרטיביות פועלות לשילוב תוכניות ברמה המוסדית עם תוכניות התפעול וקושרות יחד את כל התוכניות שנוצרו עבור הגרעין הטכני של הארגון.

תוכניות תדירות השימוש

קטגוריה נוספת של תוכניות היא תוכניות תדירות השימוש. חלק מהתוכניות משמשות שוב ושוב; אחרות משמשות למטרה אחת. תוכניות קבע, כגון כללים, מדיניות ונהלים, נועדו לכסות נושאים שמנהלים מתמודדים איתם שוב ושוב. לדוגמה, מנהלים עשויים להיות מודאגים מאיחור, בעיה שעלולה להתרחש לעתים קרובות בכל כוח העבודה. מנהלים אלה עשויים להחליט לפתח מדיניות קבועה שתיושם אוטומטית בכל פעם שעובד מאחר לעבודה. הנוהל המופעל במסגרת תוכנית עמידה כזו נקרא נוהל הפעלה סטנדרטי (SOP).

תוכניות לשימוש חד פעמי מפותחות למצבים או בעיות ייחודיות ובדרך כלל מוחלפות לאחר שימוש אחד. מנהלים משתמשים בדרך כלל בשלושה סוגים של תוכניות לשימוש חד פעמי: תוכניות, פרויקטים ותקציבים. ראה טבלה 17.1 לתיאור קצר של תוכניות עמידה ושימוש חד פעמי.

תוכניות מסגרת זמן

הצורך של הארגון לטפל בעתיד נתפס על ידי תוכניות מסגרת הזמן שלו. צורך זה לטפל בעתיד באמצעות תכנון בא לידי ביטוי בתוכניות לטווח קצר, בינוני וארוך. בהתחשב בייחודיות התעשיות ובכיווני הזמן השונים של חברות-חקר את ההבחנה של הופשטדה בתרבויות ברחבי העולם מבחינת האוריינטציה שלהן לעתיד-הזמנים שנלכדו על ידי טווח קצר, בינוני וארוך משתנים מאוד בין ארגוני העולם. תוכנית 250 השנים של Konosuke Matsushita, שפיתח עבור החברה הנושאת את שמו, אינה בדיוק אופיינית לתוכניות ארוכות הטווח של חברות אמריקאיות!

תוכניות לטווח קצר, בינוני וארוך נבדלות בדרכים רבות יותר מהזמן שהן מכסות. בדרך כלל, ככל שתוכנית מתקדמת לעתיד, כך מתכנני אי הוודאות נתקלים יותר. כתוצאה מכך, תוכניות לטווח ארוך הן בדרך כלל פחות ספציפיות מתוכניות לטווח קצר יותר. כמו כן, תוכניות לטווח ארוך הן בדרך כלל פחות רשמיות, פחות מפורטות וגמישות יותר מתוכניות לטווח קצר על מנת להתאים לאי ודאות כזו. תוכניות לטווח ארוך נוטות גם להיות כיווניות יותר באופיין.

תצלום של מגדל הטלוויזיה סאפורו עם שעונים דיגיטליים המותקנים עליו בארבעה צדדים. בשעונים הדיגיטליים נכתב "6:51" עם הפרסומת של פנסוניק ממש מתחת לשעונים.

תוכניות היקף ארגוניות

התוכניות משתנות בהיקפן. חלק מהתוכניות מתמקדות בארגון שלם. לדוגמה, נשיא אוניברסיטת מינסוטה קידם תוכנית להפוך את האוניברסיטה לאחד מחמשת מוסדות החינוך המובילים בארצות הברית. תוכנית אסטרטגית זו מתמקדת במוסד כולו. תוכניות אחרות הן צרות יותר בהיקפן ומתרכזות בקבוצת משנה של פעילויות ארגוניות או יחידות תפעול, כמו יחידת שירותי המזון של האוניברסיטה. לתובנה נוספת לגבי תוכניות היקף ארגוני, ראה טבלה 17.1.

תוכניות מגירה

ארגונים עוסקים לעתים קרובות בתכנון מגירה (המכונה גם תרחיש או "מה אם" תכנון). תזכרו שתהליך התכנון מבוסס על הנחות יסוד מסוימות לגבי מה שעשוי לקרות בסביבת הארגון. תוכניות מגירה נוצרות כדי להתמודד עם מה שעלול לקרות אם ההנחות הללו יתבררו כשגויות. תכנון מגירה הוא אפוא פיתוח דרכי פעולה חלופיות שיש ליישם אם אירועים משבשים דרך פעולה מתוכננת. תוכנית מגירה מאפשרת להנהלה לפעול באופן מיידי אם התרחשות לא מתוכננת, כגון שביתה, חרם, אסון טבע או שינוי כלכלי גדול, הופכת את התוכניות הקיימות לבלתי ניתנות לפעולה או בלתי הולמות. לדוגמה, חברות תעופה מפתחות תוכניות מגירה להתמודדות עם טרור וטרגדיות אוויריות. רוב תוכניות המגירה לעולם אינן מיושמות, אך בעת הצורך יש להן חשיבות מכרעת.

בדיקת קונספט

הגדירו ותארו את סוגי התוכניות השונים המוגדרים בטבלה 17.1 וכיצד ארגונים משתמשים בהם.