13.5: Usimamizi wa Teknolojia na Mipango

4. Je, usimamizi wa teknolojia na mipango inaweza kusaidia makampuni kuboresha mifumo yao ya teknolojia ya habari?

Kwa msaada wa kompyuta, watu wamezalisha data zaidi katika miaka 30 iliyopita kuliko miaka 5,000 iliyopita pamoja. Makampuni leo hufanya uwekezaji mkubwa katika teknolojia ya habari ili kuwasaidia kusimamia kiasi hiki kikubwa cha data, kubadilisha data kuwa maarifa, na kuipeleka kwa watu wanaohitaji. Mara nyingi, hata hivyo, makampuni hayavuna faida zinazohitajika kutokana na matumizi haya. Miongoni mwa malalamiko ya kawaida kutoka kwa watendaji waandamizi ni kwamba kampuni inatumia sana na haipati utendaji wa kutosha na malipo kutoka kwa uwekezaji wa IT, uwekezaji huu hauhusiani na mkakati wa biashara, kampuni inaonekana kununua teknolojia ya kisasa kwa ajili ya teknolojia, na mawasiliano kati ya wataalamu wa IT na watumiaji wa IT ni maskini.

Ongeza IT!

Kusimamia shughuli za IT za kampuni nzima, hasa wakati wale mara nyingi hupanua katika maeneo mengi, programu za programu, na mifumo, sio kazi rahisi. Wasimamizi wa IT wanapaswa kushughulikia sio tu na mifumo ya tovuti; lazima pia kusimamia mitandao na teknolojia nyingine, kama vile vifaa vya simu vinavyoshughulikia ujumbe wa barua pepe, vinavyounganisha wafanyakazi wanaofanya kazi katika maeneo kuanzia mji ujao hadi bara jingine. Wakati huo huo, mameneja wa IT wanakabiliwa na vikwazo vya wakati na vikwazo vya bajeti, na kufanya kazi zao kuwa changamoto zaidi.

Makampuni ya kukua yanaweza kujikuta na muundo wa IT ambao unajumuisha mifumo mingi tofauti na kurudia jitihada. Kampuni ambayo inataka kuingia au kupanua katika e-commerce inahitaji mifumo rahisi kutosha kukabiliana na soko hili kubadilisha. Usalama wa vifaa na data ni eneo lingine muhimu, ambalo tutafunika baadaye katika sura.

Lengo ni kuendeleza jumuishi, mpango wa teknolojia ya kampuni nzima ambayo mizani hukumu ya biashara, utaalamu wa teknolojia, na uwekezaji wa teknolojia. IT mipango inahitaji juhudi uratibu kati ya watendaji wa kampuni ya juu, IT mameneja, na wasimamizi wa kitengo cha biashara ya kuendeleza mpango wa kina. Mipango hiyo lazima izingatie malengo ya kimkakati ya kampuni na jinsi teknolojia sahihi itasaidia mameneja kufikia malengo hayo.

Usimamizi wa teknolojia na mipango huenda zaidi ya kununua teknolojia mpya. Leo makampuni ni kukata bajeti IT ili mameneja ni kuwa aliuliza kufanya zaidi na chini. Wanatekeleza miradi inayoinua uwekezaji wao katika teknolojia waliyo nayo tayari, kutafuta njia za kuongeza ufanisi na kuongeza matumizi.

Kusimamia Rasilimali Maarifa

Kama matokeo ya kuenea kwa habari, tunaona pia mabadiliko makubwa kutoka kwa usimamizi wa habari hadi mtazamo mpana unaozingatia kutafuta fursa na kufungua thamani ya kiakili badala ya mali za kimwili. Wakati usimamizi wa habari unahusisha kukusanya, usindikaji, na kufuta habari, kazi ngumu zaidi ya usimamizi wa maarifa (KM) inalenga kutafiti, kukusanya, kuandaa, na kugawana maarifa ya pamoja ya shirika ili kuboresha tija, kukuza uvumbuzi, na kupata faida ya ushindani. Baadhi ya makampuni ni hata kujenga nafasi mpya, afisa mkuu wa maarifa, kwa kichwa juu ya juhudi hii. ¹³

Makampuni hutumia mifumo yao ya IT ili kuwezesha ushirikiano wa kimwili wa maarifa. Lakini vifaa bora na programu sio jibu la KM. KM sio teknolojia ya msingi, bali ni mazoezi ya biashara ambayo hutumia teknolojia. Teknolojia peke yake haina kuanzisha KM, wala si suluhisho la KM. Badala yake, inawezesha KM. Watendaji wenye mipango ya mafanikio ya KM wanaelewa kuwa KM sio suala la kununua programu kubwa ya programu ambayo hutumika kama depository ya data na kuratibu mitaji yote ya kampuni ya akili. Kwa mujibu wa Melinda Bickerstaff, makamu wa rais wa usimamizi wa maarifa huko Bristol-Myers Squibb (BMS), mbinu yoyote ya “kuongoza kwa teknolojia” ni njia ya uhakika ya kushindwa. “Usimamizi wa maarifa unapaswa kuonekana kama mtayarishaji wa tatizo la biashara, si kama dhana ya abstract,” Bickerstaff anaelezea.

Ufanisi KM wito kwa mbinu interdisciplinary kwamba kuratibu masuala yote ya maarifa ya shirika. Inahitaji mabadiliko makubwa katika tabia pamoja na teknolojia ili kuinua nguvu za mifumo ya habari, hasa intaneti, na rasilimali za mtaji wa binadamu wa kampuni. Hatua ya kwanza ni kujenga utamaduni wa habari kupitia muundo wa shirika na tuzo zinazoendeleza njia rahisi zaidi, ya ushirikiano wa kufanya kazi na kuwasiliana. Kuhamisha shirika kuelekea KM sio kazi rahisi, lakini ni thamani ya jitihada katika kuunda mazingira ya ushirikiano zaidi, kupunguza kurudia juhudi, na kuongeza ujuzi wa pamoja. Faida zinaweza kuwa muhimu katika suala la ukuaji, wakati, na pesa.

Kwenye Bristol-Meyers Squibb, kampuni kubwa ya dawa, Bickerstaff alianza utekelezaji wa KM kwa kutafuta matatizo maalum yanayohusiana na habari ili kutatua ili kampuni ihifadhi muda na/au pesa. Kwa mfano, alijifunza kwamba wanasayansi wa kampuni walikuwa wanatumia takriban asilimia 18 ya muda wao kutafuta database nyingi ili kupata ruhusa na habari zingine. Kuunganisha tu database husika alitoa watafiti uwezo wa kufanya utafutaji wa haraka. Mradi mgumu zaidi ulihusisha kukusanya mazoea bora ya timu za maendeleo ya madawa ya kulevya na viwango bora vya kupitishwa kwa FDA ili vikundi vingine viweze kufaidika. Badala ya kutuma fomu ambazo zinaweza kuwekwa kando kwa urahisi, Bickenstaff alipanga kufanya mahojiano na vikao vya kujifunza masomo. Taarifa hiyo ilianzishwa kuwa makala ya kuvutia badala ya ripoti za ushirika kavu. ¹⁴

Mipango ya Teknolojia

Mpango mzuri wa teknolojia huwapa wafanyakazi zana wanazohitaji kufanya kazi zao katika ngazi za juu za ufanisi. Hatua ya kwanza ni tathmini ya mahitaji ya jumla, ikifuatiwa na orodha ya miradi na uchaguzi maalum wa vifaa na programu. Jedwali 13.3 linaleta maswali ya msingi mameneja wa idara na wataalam wa IT wanapaswa kuuliza wakati wa kupanga ununuzi wa teknolojia.

Maswali ya Mpango wa Mradi wa IT

Malengo ya jumla ya kampuni ni nini? Ni matatizo gani ambayo kampuni inataka kutatua? Teknolojia inaweza kusaidia kukidhi malengo hayo na kutatua matatizo? Je, ni vipaumbele vya IT vya kampuni, vipaumbele vya muda mfupi na vya muda mrefu? Ni aina gani ya miundombinu ya teknolojia (kati au madaraka) bora hutumikia mahitaji ya kampuni? Ni teknolojia gani zinazofikia mahitaji ya kampuni? Je, vifaa vya ziada na programu zinahitajika? Ikiwa ndivyo, wataunganisha na mifumo iliyopo ya kampuni? Je, muundo wa mfumo na utekelezaji ni pamoja na watu na mabadiliko ya mchakato, pamoja na teknolojia? Je! Una uwezo wa ndani ya nyumba kuendeleza na kutekeleza maombi yaliyopendekezwa, au unapaswa kuleta mtaalamu wa nje?

Jedwali 13.3

Mara mameneja kutambua miradi inayofanya busara ya biashara, wanaweza kuchagua bidhaa bora kwa mahitaji ya kampuni. Hatua ya mwisho ni kutathmini faida za teknolojia kwa suala la ufanisi na ufanisi. Kwa ajili ya mradi mafanikio, lazima kutathmini na urekebishaji michakato ya biashara, kuchagua teknolojia, kuendeleza na kutekeleza mfumo, na kusimamia michakato ya mabadiliko ili kuhudumia mahitaji yako ya shirika. Kufunga mfumo mpya wa IT juu ya michakato ya biashara isiyofaa ni kupoteza muda na pesa!

KUANGALIA DHANA

1. Je, ni baadhi ya njia ambazo kampuni inaweza kusimamia mali zake za teknolojia kwa faida yake?
2. Tofauti kati ya usimamizi wa habari na usimamizi wa maarifa. Ni hatua gani ambazo makampuni yanaweza kuchukua ili kusimamia maarifa?
3. Andika orodha ya maswali muhimu mameneja wanahitaji kuuliza wakati wa kupanga ununuzi wa teknolojia.