7.5: Mamlaka - Kuanzisha Mahusiano ya Shirika

Ni zana gani ambazo makampuni hutumia kuanzisha mahusiano ndani ya mashirika yao?

Mara baada ya makampuni kuchagua njia ya idepartmentalization, lazima kisha kuanzisha uhusiano ndani ya muundo huo. Kwa maneno mengine, kampuni lazima kuamua jinsi tabaka nyingi za usimamizi inahitaji na nani atakayeripoti kwa nani. Kampuni hiyo lazima pia kuamua kiasi gani cha udhibiti wa kuwekeza katika kila mameneja wake na wapi katika maamuzi ya shirika yatafanywa na kutekelezwa.

Utawala wa Usimamizi

Utawala wa usimamizi (pia huitwa piramidi ya usimamizi) hufafanuliwa na viwango vya usimamizi ndani ya shirika. Kwa ujumla, muundo wa usimamizi una ngazi tatu: juu, kati, na usimamizi wa usimamizi. Katika uongozi wa usimamizi, kila kitengo cha shirika kinasimamiwa na kusimamiwa na meneja katika kitengo cha juu. Mtu mwenye mamlaka rasmi zaidi ni juu ya uongozi. Meneja wa juu, nguvu zaidi anayo. Hivyo, kiasi cha nguvu hupungua kama wewe hoja chini ya usimamizi piramidi. Wakati huo huo, idadi ya wafanyakazi huongezeka unapohamia chini ya uongozi.

Sio makampuni yote leo yanatumia usanidi huu wa jadi. Kampuni moja ambayo imeondoa uongozi kabisa ni Kampuni ya Morning Star, processor kubwa zaidi ya nyanya duniani. Makao yake katika Woodland, California, kampuni inaajiri 600 kudumu “wenzake” na ziada 4,000 wafanyakazi wakati wa msimu wa mavuno. Mwanzilishi na mmiliki pekee Chris Rufer alianza kampuni hiyo na kutegemea maono yake juu ya falsafa ya usimamizi wa kibinafsi, ambapo wataalamu huanzisha mawasiliano na uratibu wa shughuli zao na wenzake, wateja, wauzaji, na wengine, na kuchukua jukumu la kibinafsi la kusaidia kampuni kufikia malengo yake ya ushirika. ¹²

Shirika lenye uongozi unaofafanuliwa vizuri lina mlolongo wazi wa amri, ambayo ni mstari wa mamlaka ambayo inatoka ngazi moja ya shirika hadi ijayo, kutoka juu hadi chini, na inaonyesha wazi ambaye anaripoti kwa nani. Mlolongo wa amri umeonyeshwa kwenye chati ya shirika na inaweza kufuatiliwa kutoka kwa Mkurugenzi Mtendaji hadi kufikia wafanyakazi wanaozalisha bidhaa na huduma. Chini ya umoja wa kanuni ya amri, kila mtu anaripoti na anapata maelekezo kutoka kwa bosi mmoja tu. Umoja wa amri huhakikishia kwamba kila mtu atakuwa na msimamizi wa moja kwa moja na haitachukua amri kutoka kwa wasimamizi kadhaa tofauti. Umoja wa amri na mlolongo wa amri huwapa kila mtu katika shirika maelekezo wazi na kusaidia kuratibu watu wanaofanya kazi tofauti.

Mashirika ya Matrix hukiuka moja kwa moja umoja wa kanuni ya amri kwa sababu wafanyakazi wanaripoti kwa bosi zaidi ya moja, ikiwa tu kwa muda wa mradi. Kwa mfano, Unilever, kampuni ya bidhaa za walaji ambayo hufanya sabuni ya Dove, ice cream ya Ben & Jerry, na mayonnaise ya Hellmann, ilikuwa na muundo wa matrix na Mkurugenzi Mtendaji mmoja wa Amerika ya Kaskazini na mwingine kwa Ulaya. Lakini wafanyakazi katika mgawanyiko ulioendeshwa katika maeneo yote mawili hawakuwa na uhakika kuhusu maamuzi ya Mkurugenzi Mtendaji alichukua kipaumbele. Leo, kampuni inatumia muundo wa idara ya bidhaa. Makampuni ¹³ kama Unilever huwa na kuachana na miundo ya matrix kwa sababu ya matatizo yanayohusiana na uhusiano usiojulikana au wa kuripoti duplicate, kwa maneno mengine, na ukosefu wa umoja wa amri.

Watu ambao ni sehemu ya mlolongo wa amri wana mamlaka juu ya watu wengine katika shirika. Mamlaka ni mamlaka halali, iliyotolewa na shirika na kukubaliwa na wafanyakazi, ambayo inaruhusu mtu binafsi kuomba hatua na kutarajia kufuata. Kutumia mamlaka ina maana ya kufanya maamuzi na kuona kwamba hufanyika. Wasimamizi wengi hugawa, au hawawajui, kiwango fulani cha mamlaka na wajibu kwa wengine chini yao katika mlolongo wa amri. Ujumbe wa mamlaka hufanya wafanyakazi kuwajibika kwa msimamizi wao. Uwajibikaji ina maana wajibu wa matokeo. Kwa kawaida, mamlaka na wajibu huhamia chini kupitia shirika kama mameneja huwapa shughuli, na kushiriki maamuzi na, wasaidizi wao. Uwajibikaji huenda juu katika shirika kama mameneja katika kila ngazi ya juu mfululizo huwajibika kwa matendo ya wasaidizi wao.

Span ya Udhibiti

Kila kampuni inapaswa kuamua jinsi mameneja wengi wanahitajika katika kila ngazi ya uongozi wa usimamizi ili kusimamia kwa ufanisi kazi iliyofanywa ndani ya vitengo vya shirika. Muda wa udhibiti wa meneja (wakati mwingine huitwa span ya usimamizi) ni idadi ya wafanyakazi meneja anayesimamia moja kwa moja. Inaweza kuwa nyembamba kama wafanyakazi wawili au watatu au upana kama 50 au zaidi. Kwa ujumla, nafasi kubwa ya udhibiti, shirika la ufanisi zaidi. Kama Jedwali \(\PageIndex{1}\)linaonyesha, hata hivyo, pande zote nyembamba na pana za udhibiti zina faida na vikwazo.

Jedwali\(\PageIndex{1}\): Spans ya kudhibiti

Nyembamba na pana spans ya Udhibiti
	Faida	Hasara
Nguvu nyembamba ya kudhibiti	Njia hii inaruhusu kiwango cha juu cha udhibiti. Wachache wasaidizi inaweza kumaanisha meneja ni zaidi ukoo na kila mtu. Usimamizi wa karibu unaweza kutoa maoni ya haraka.	Ngazi zaidi za usimamizi zinamaanisha kuwa ni ghali zaidi. Maamuzi ni polepole kutokana na tabaka za wima. Usimamizi wa juu ni pekee. Njia hii huvunja moyo uhuru wa mfanyakazi.
Wide span ya kudhibiti	Viwango vichache vya usimamizi inamaanisha kuongezeka kwa ufanisi na gharama zilizopunguzwa. Kuongezeka kwa uhuru wa chini husababisha maamuzi ya haraka. Njia hii inaruhusu kubadilika zaidi kwa shirika. Mbinu hii inajenga ngazi za juu za kuridhika kwa kazi kutokana na uwezeshaji wa mfanyakazi.	Njia hii inaruhusu udhibiti mdogo. Wasimamizi wanaweza kukosa ujuzi na wasaidizi wao kutokana na idadi kubwa. Wasimamizi wanaweza kuenea hivyo nyembamba kwamba hawawezi kutoa uongozi muhimu au msaada. Kunaweza kuwa na ukosefu wa uratibu au maingiliano.

Kama mamia ya wafanyakazi kufanya kazi hiyo, msimamizi mmoja anaweza kuwa na uwezo wa kusimamia idadi kubwa sana ya wafanyakazi. Hiyo inaweza kuwa kesi katika mmea wa nguo, ambapo mamia ya waendeshaji wa mashine ya kushona hufanya kazi kutoka kwa mifumo inayofanana. Lakini ikiwa wafanyakazi hufanya kazi ngumu na tofauti, meneja anaweza kusimamia kwa ufanisi idadi ndogo tu. Kwa mfano, msimamizi katika eneo la utafiti na maendeleo ya kampuni ya dawa anaweza kusimamia wachache tu wa utafiti wa maduka ya dawa kutokana na hali ngumu sana ya kazi zao.

HUNDI YA DHANA

1. Je, mlolongo wa amri unafafanua mahusiano ya kuripoti?
2. Je, ni jukumu la nafasi ya wafanyakazi katika shirika la mstari na wafanyakazi?
3. Ni mambo gani yanayoamua span mojawapo ya udhibiti?