7.4: Kutumia Timu za Kuimarisha Motisha na Utendaji

3. Kwa nini makampuni yanatumia miundo ya shirika ya timu?

Moja ya mwenendo wa dhahiri zaidi katika biashara leo ni matumizi ya timu ili kukamilisha malengo ya shirika. Kutumia muundo wa timu inaweza kuongeza motisha ya mtu binafsi na kikundi na utendaji. Sehemu hii inatoa maelezo mafupi ya tabia ya kikundi, inafafanua timu za kazi kama aina maalum za vikundi, na hutoa mapendekezo ya kuunda timu za juu.

Kuelewa Tabia ya Kundi

Timu ni aina maalum ya kundi la shirika. Kila shirika lina vikundi, vitengo vya kijamii vya watu wawili au zaidi wanaoshiriki malengo yale na kushirikiana ili kufikia malengo hayo. Kuelewa dhana za msingi zinazohusiana na tabia ya kikundi na michakato ya kikundi hutoa msingi mzuri wa kuelewa dhana kuhusu timu za kazi. Vikundi vinaweza kuwa rasmi au isiyo rasmi katika asili. Makundi rasmi yanateuliwa na kuidhinishwa na shirika; tabia zao zinaelekezwa kuelekea kutekeleza malengo ya shirika. Makundi yasiyo rasmi yanategemea mahusiano ya kijamii na hayatambuliwa au kuidhinishwa na shirika.

Makundi rasmi ya shirika, kama idara ya mauzo ya Apple, lazima ifanyie kazi ndani ya mfumo mkubwa wa shirika la Apple. Kwa kiwango fulani, vipengele vya mfumo mkubwa wa Apple, kama vile mkakati wa shirika, sera za kampuni na taratibu, rasilimali zilizopo, na utamaduni wa ushirika mwenye motisha sana, huamua tabia ya makundi madogo, kama idara ya mauzo, ndani ya kampuni. Sababu nyingine zinazoathiri tabia za makundi ya shirika ni sifa za mwanachama binafsi (kwa mfano, uwezo, mafunzo, utu), majukumu na kanuni za wanachama wa kikundi, na ukubwa na ushirikiano wa kikundi. Kanuni ni miongozo thabiti ya kitabia ya kikundi, au viwango vya tabia inayokubalika na isiyokubalika. Kwa mfano, meneja wa mauzo ya Apple anaweza kutarajiwa kufanya kazi angalau Jumamosi mbili kwa mwezi bila malipo ya ziada. Ingawa hii haijaandikwa popote, ni kawaida inayotarajiwa.

Ushirikiano wa kikundi unamaanisha kiwango ambacho wanachama wa kikundi wanataka kukaa katika kikundi na huwa na kupinga mvuto wa nje (kama vile mabadiliko katika sera za kampuni). Wakati kanuni za utendaji wa kikundi ni za juu, ushirikiano wa kikundi utakuwa na athari nzuri juu ya uzalishaji. Ushirikiano huelekea kuongezeka wakati ukubwa wa kikundi ni mdogo, malengo ya mtu binafsi na ya kikundi yanafanana, kikundi kina hadhi ya juu katika shirika, tuzo ni makao ya kikundi badala ya mtu binafsi, na kikundi kinashindana na makundi mengine ndani ya shirika. Ushirikiano wa kikundi cha kazi unaweza kufaidika shirika kwa njia kadhaa, ikiwa ni pamoja na kuongezeka kwa tija, kuimarisha mfanyakazi binafsi picha kwa sababu ya mafanikio ya kikundi, kuongezeka kwa uaminifu wa kampuni, kupunguza mauzo ya mfanyakazi, na kupunguzwa kutokuwepo. Southwest Airlines inajulikana kwa ushirikiano wake wa kikundi cha kazi. Kwa upande mwingine, ushirikiano unaweza pia kusababisha pato la vikwazo, kupinga mabadiliko, na migogoro na vikundi vingine vya kazi katika shirika.

Nafasi ya kugeuza mchakato wa kufanya maamuzi kwa kikundi kilicho na ujuzi na uwezo tofauti ni mojawapo ya hoja za kutumia vikundi vya kazi (na timu) katika mipangilio ya shirika. Kwa maamuzi ya kikundi kuwa na ufanisi zaidi, hata hivyo, mameneja wote na wanachama wa kikundi wanapaswa kuelewa uwezo wake na udhaifu (angalia Jedwali 7.1).

Vikundi vya Kazi dhidi ya Timu za Kazi

Tumebainisha kuwa timu ni aina maalum ya kikundi cha shirika, lakini pia tunahitaji kutofautisha kati ya vikundi vya kazi na timu za kazi. Makundi ya kazi hushiriki rasilimali na kuratibu jitihada za kuwasaidia wanachama kufanya kazi na majukumu yao binafsi. Utendaji wa kikundi unaweza kupimwa kwa kuongeza michango ya wanachama binafsi wa kikundi. Timu za kazi hazihitaji uratibu tu bali pia ushirikiano, ushirikiano wa ujuzi, ujuzi, uwezo, na rasilimali kwa jitihada za pamoja ili kufikia lengo la kawaida. Timu ya kazi inajenga harambee, na kusababisha utendaji wa timu kwa ujumla kuwa mkubwa kuliko jumla ya michango ya wanachama wa timu. Tu kuwashirikisha wafanyakazi kwa makundi na kuwapatia alama timu haina dhamana ya matokeo mazuri. Wasimamizi na wanachama wa timu lazima wawe na nia ya kujenga, kuendeleza, na kudumisha timu za kazi za juu za utendaji. Mambo yanayochangia mafanikio yao yanajadiliwa baadaye katika sehemu hii.

Nguvu na udhaifu wa Maamuzi ya Kundi
Nguvu	Udhaifu
Vikundi huleta habari zaidi na ujuzi kwa mchakato wa kufanya maamuzi. Vikundi hutoa mitazamo tofauti na, kwa hiyo, huzalisha idadi kubwa ya kutofautiana. Matokeo ya maamuzi ya kikundi katika uamuzi wa ubora wa juu kuliko kufanya maamuzi ya mtu binafsi. Ushiriki wa wanachama wa kikundi huongeza uwezekano kwamba uamuzi utakubaliwa.	Vikundi kawaida huchukua muda mrefu kufikia suluhisho kuliko mtu huchukua. Wanachama wa kikundi wanaweza kushinikiza wengine kuendana, kupunguza uwezekano wa njia mbadala. Mchakato unaweza kuongozwa na moja au idadi ndogo ya washiriki. Vikundi hawana uwajibikaji, kwa sababu ni vigumu kugawa wajibu wa matokeo kwa mtu yeyote.

Jedwali 7.1

Aina ya Timu

Mageuzi ya dhana ya timu katika mashirika yanaweza kuonekana katika aina tatu za msingi za timu za kazi: kutatua matatizo, kujitegemea, na kazi ya msalaba. Timu za kutatua matatizo huwa na wafanyakazi kutoka idara moja au eneo la utaalamu na kutoka ngazi sawa ya uongozi wa shirika. Wanakutana mara kwa mara kushiriki habari na kujadili njia za kuboresha taratibu na taratibu katika maeneo maalum ya kazi. Timu za kutatua matatizo zinazalisha mawazo na njia mbadala na zinaweza kupendekeza mwendo maalum wa hatua, lakini kwa kawaida hawafanyi maamuzi ya mwisho, kutenga rasilimali, au kutekeleza mabadiliko.

Mashirika mengi yaliyopata mafanikio kwa kutumia timu za kutatua matatizo yalikuwa tayari kupanua dhana ya timu ili kuruhusu wanachama wa timu wajibu mkubwa katika kufanya maamuzi, kutekeleza ufumbuzi, na matokeo ya ufuatiliaji. Makundi haya yenye uhuru huitwa timu za kazi za kujitegemea. Wanajiendesha bila usimamizi wowote rasmi, kuchukua jukumu la kuweka malengo, kupanga na kupanga ratiba ya shughuli za kazi, kuchagua wanachama wa timu, na kutathmini utendaji wa timu.

Leo, takriban asilimia 80 ya makampuni ya Fortune 1000 hutumia aina fulani ya timu za kujitegemea. ⁹ Mfano mmoja ni mabadiliko ya Zappos kwa timu za kazi za kujitegemea mwaka 2013, ambapo muundo wa jadi wa shirika na wakubwa waliondolewa, kulingana na mfumo unaoitwa holacracy. ¹⁰ Toleo jingine la timu za kujitegemea zinaweza kupatikana katika W. L. Gore, kampuni ambayo ilibuni kitambaa cha Gore-Tex na Glide meno floss. Wafanyakazi watatu waliobuni masharti ya gitaa ya Elixir walichangia muda wao wa vipuri kwa juhudi na kuwashawishi wachache wenzake kuwasaidia kuboresha muundo. Baada ya kufanya kazi miaka mitatu kabisa juu yao wenyewe-bila kuomba ruhusa yoyote ya usimamizi au juu ya usimamizi au kuwa chini ya aina yoyote ya usimamizi - timu hatimaye walitaka msaada wa kampuni kubwa, ambayo walihitaji kuchukua masharti ya soko. Leo, Elixir ya W. L. Gore ni namba moja kuuza kamba brand kwa ajili ya wachezaji acoustic gitaa. ¹¹

Utekelezaji wa dhana ya timu inaitwa timu ya msalaba. Timu hizi zinajumuisha wafanyakazi kutoka ngazi sawa ya hierarchical lakini maeneo tofauti ya kazi ya shirika. Vikosi vingi vya kazi, kamati za shirika, na timu za mradi ni kazi ya msalaba. Mara nyingi wanachama wa timu hufanya kazi pamoja tu mpaka kutatua tatizo lililopewa au kukamilisha mradi maalum. Timu za kazi za msalaba zinawawezesha watu wenye ngazi mbalimbali na maeneo ya utaalamu kukusanya rasilimali zao, kuendeleza mawazo mapya, kutatua matatizo, na kuratibu miradi tata. Timu zote mbili za kutatua matatizo na timu za kujitegemea zinaweza pia kuwa timu za msalaba.

KURIDHIKA KWA WATEJA NA UBORA

Njia ya Timu inakuja Juu katika GE Aviation

“Teaming” ni neno linalotumiwa katika mitambo ya viwanda vya GE Aviation kuelezea jinsi vikundi vya wafanyakazi vinavyosimamiwa binafsi vinavyofanya kazi pamoja ili kufanya maamuzi ya kuwasaidia kufanya kazi zao kwa ufanisi, kudumisha ubora, na kufikia muda uliopangwa muhimu katika mlolongo wa ugavi wa anga duniani.

Dhana hii ya usimamizi si mpya kwa GE Aviation; mimea yake ya viwanda huko Durham, North Carolina, na Bromont, Quebec, Kanada, imekuwa ikitumia timu za kujitegemea kwa zaidi ya miaka 30. Njia hii ya shughuli za biashara inaendelea kufanikiwa na sasa inatumiwa katika vifaa vyake vingi vya viwanda 77 duniani kote.

Lengo la kushirikiana ni kuhamisha maamuzi na mamlaka karibu na bidhaa za mwisho iwezekanavyo, ambayo inamaanisha wafanyakazi wa mstari wa mbele wanawajibika kwa kufikia malengo ya utendaji kila siku. Kwa mfano, ikiwa kuna aina fulani ya kuchelewa katika mchakato wa utengenezaji, ni juu ya timu ya kufikiri jinsi ya kuweka mambo kusonga-hata kama hiyo inamaanisha kuruka mapumziko au kubadilisha ratiba zao za kazi ili kuondokana na vikwazo.

Katika mmea wa Bromont, wafanyakazi hawana wasimamizi ambao huwapa mwelekeo. Badala yake, wana makocha ambao huwapa malengo maalum. Kazi za kawaida zinazofanywa na wasimamizi, kama vile kupanga, kuendeleza michakato ya viwanda, na ufuatiliaji likizo na muda wa ziada, husimamiwa na timu wenyewe. Aidha, wanachama kutoka kila timu hukaa kwenye baraza la pamoja na usimamizi na wawakilishi wa HR kufanya maamuzi ambayo yataathiri shughuli za jumla za kupanda, kama vile wakati wa kuondokana na muda wa ziada na ambao hupata kukuzwa au kufukuzwa kazi.

Njia hii ya mikono husaidia wafanyakazi kupata ujasiri na motisha ya kurekebisha matatizo moja kwa moja badala ya kutuma swali juu ya mlolongo wa amri na kusubiri maelekezo. Aidha, kushirikiana huwawezesha watu wanaofanya kazi kila siku kuja na mawazo bora ya kutatua masuala na kufanya kazi mbalimbali za kazi kwa njia bora zaidi iwezekanavyo.

Kwa GE Aviation, kutekeleza mbinu ya kushirikiana imekuwa mradi wa mafanikio, na kampuni hupata mkakati rahisi kutekeleza wakati wa kuanzisha kituo kipya cha viwanda. Kampuni hiyo hivi karibuni ilifungua mimea kadhaa mpya, na dhana ya timu imekuwa na athari ya kuvutia kwenye mchakato wa kukodisha. Kiwanda kipya huko Welland, Ontario, Canada, kinafungua hivi karibuni, na mchakato wa kukodisha, ambao unaweza kuonekana ukali zaidi kuliko uzoefu wa kukodisha kazi nyingi, unafanyika vizuri. Kwa dhana ya timu katika akili, wagombea kazi haja ya kuonyesha si tu required ujuzi wa kiufundi lakini pia ujuzi laini-kwa mfano, uwezo wa kuwasiliana wazi, kukubali maoni, na kushiriki katika majadiliano kwa namna ya heshima.

Maswali muhimu ya kufikiri

1. Ni changamoto gani unadhani waajiri wa HR wanakabiliwa wakati wa kukodisha wagombea wa kazi ambao wanahitaji kuwa na ujuzi wa kiufundi na laini?
2. Je! Wanachama wa timu wenye ujuzi wanaweza kuwasaidia wafanyakazi wapya kufanikiwa katika muundo wa timu? Kutoa baadhi ya mifano.

Vyanzo: GE Ripoti Canada, “Maana ya Teaming: Kuwezesha New Hires katika GE Welland Brilliant Factory,” gereports.ca, Julai 17, 2017; Sarah Kessler, “GE Ina toleo la Usimamizi wa Kujitegemea ambayo ni Mengi kama Holacracy ya Zappos-na Inafanya kazi,” Quartz, https://qz.com, Juni 6, 2017; Gareth Phillips, “Angalia Hakuna Wasimamizi! Timu za kujitegemea,” LinkedIn, https://www.linkedin.com, Juni 9, 2016; Amy Alexander, “Hatua kwa Hatua: Treni Wafanyakazi Kuchukua Malipo,” Biashara ya Wawekezaji Daily, www.investors.com, Juni 18, 2014; Rasheedah Jones, “Teaming katika GE Aviation,” Innovation ya Usimamizi Exchange, http://www.managementexchange.com, Julai 14, 2013.

Kujenga Timu za Utendaji

Timu kubwa inapaswa kuwa na sifa fulani, hivyo kuchagua wafanyakazi sahihi kwa timu ni muhimu. Wafanyakazi ambao wako tayari kufanya kazi pamoja ili kukamilisha lengo la kawaida wanapaswa kuchaguliwa, badala ya wafanyakazi ambao wanapenda zaidi mafanikio yao binafsi. Wanachama wa timu wanapaswa pia kuwa na ujuzi mbalimbali. Ujuzi tofauti huimarisha ufanisi wa jumla wa timu, hivyo timu zinapaswa kuwaajiri wanachama kwa uangalifu kujaza mapungufu katika kuweka ujuzi wa pamoja. Ili kuwa na ufanisi, timu lazima pia ziwe na malengo ya wazi. Malengo yasiyoeleweka au haijulikani hayatatoa mwelekeo muhimu au kuruhusu wafanyakazi kupima utendaji wao dhidi ya matarajio.

Kisha, timu za juu zinahitaji kufanya mazoezi mazuri. Wanachama wa timu wanahitaji kuwasiliana ujumbe na kutoa maoni sahihi ambayo inataka kurekebisha kutokuelewana yoyote. Maoni yanapaswa pia kufutwa; yaani, wanachama wa timu wanapaswa kuwa makini kukosoa mawazo badala ya kumkosoa mtu anayewaonyesha. Hakuna kinachoweza kuharibu ufanisi wa timu kama mashambulizi ya kibinafsi. Mwishowe, timu kubwa zina viongozi wakuu. Viongozi wa timu wenye ujuzi hugawanya kazi ili kazi zisirudiwa, kusaidia wanachama kuweka na kufuatilia malengo, kufuatilia utendaji wa timu yao, kuwasiliana waziwazi, na kubaki kubadilika kukabiliana na mabadiliko ya malengo au mahitaji ya usimamizi.

KUANGALIA DHANA

1. Ni tofauti gani kati ya timu ya kazi na kikundi cha kazi?
2. Tambua na kuelezea aina tatu za timu za kazi.
3. Je! Ni njia gani za kujenga timu ya juu ya utendaji?