7.2: Kujenga Miundo ya Shirika

Ni aina gani za jadi za muundo wa shirika?

Kazi muhimu ambazo mameneja hufanya ni pamoja na kupanga, kuandaa, kuongoza, na kudhibiti. Moduli hii inalenga hasa katika kazi ya kuandaa. Kuandaa inahusisha kuratibu na kugawa rasilimali za kampuni ili kampuni iweze kutekeleza mipango yake na kufikia malengo yake. Mchakato huu wa kuandaa, au muundo, unafanywa na:

• Kuamua shughuli za kazi na kugawanya kazi (mgawanyiko wa kazi)
• Kundi ajira na wafanyakazi (departmentalization)
• Kuweka mamlaka na majukumu (ujumbe)

Matokeo ya mchakato wa kuandaa ni muundo rasmi ndani ya shirika. Shirika ni utaratibu na muundo wa mahusiano ndani ya kampuni au kampuni. Inajumuisha watu wawili au zaidi wanaofanya kazi pamoja na lengo la kawaida na uwazi wa kusudi. Mashirika rasmi pia yana mistari ya mamlaka iliyofafanuliwa vizuri, njia za mtiririko wa habari, na njia za kudhibiti. Binadamu, nyenzo, fedha, na rasilimali za habari zinaunganishwa kwa makusudi ili kuunda shirika la biashara. Baadhi ya uhusiano ni wa kudumu, kama vile viungo kati ya watu katika idara ya fedha au masoko. Wengine wanaweza kubadilishwa karibu wakati wowote-kwa mfano, wakati kamati inapoundwa ili kujifunza tatizo.

Kila shirika lina aina fulani ya muundo wa msingi. Kwa kawaida, mashirika yanategemea mifumo yao juu ya mbinu za jadi, za kisasa, au za timu. Miundo ya jadi ni wafanyakazi wenye nguvu zaidi na wa kikundi kwa kazi, bidhaa, taratibu, wateja, au mikoa. Miundo ya kisasa na ya timu ni rahisi zaidi na kukusanyika wafanyakazi kujibu haraka kwa mazingira ya biashara yenye nguvu. Bila kujali mfumo wa kimuundo kampuni inachagua kutekeleza, mameneja wote lazima kwanza waangalie ni aina gani ya kazi inayohitajika kufanywa ndani ya kampuni.

Kielelezo\(\PageIndex{1}\): Ilianzishwa mwaka wa 1943, Sweden muuzaji IKEA imeongezeka kutoka operesheni ndogo ya barua ili nguvu ya kimataifa katika vyombo vya nyumbani na maduka zaidi ya 390 kote Ulaya, Amerika ya Kaskazini, Afrika, Australia, na Asia. Inafahamika zaidi kwa miundo yake ya kisasa ya samani, fursa za duka zilizouzwa sana, na matangazo ya quirky, Kundi la IKEA lina mgawanyiko mbalimbali unaohusiana na rejareja, ugavi wa kampuni, mauzo, na kazi za kubuni na viwanda. Ni mambo gani yanayoweza kuathiri maendeleo ya muundo wa shirika la IKEA kama kampuni ilipanuka kwa miaka mingi? (Mikopo: JJBers/ flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Idara ya Kazi

Mchakato wa kugawanya kazi katika kazi tofauti na kuwapa kazi kwa wafanyakazi huitwa mgawanyiko wa kazi. Katika mgahawa wa chakula cha haraka, kwa mfano, wafanyakazi wengine huchukua au kujaza amri, wengine huandaa chakula, wachache safi na kudumisha vifaa, na angalau mmoja husimamia wengine wote. Katika mmea wa mkutano wa magari, wafanyakazi wengine huweka vioo vya nyuma, wakati wengine hupanda bumpers kwenye mabano ya bumper. Kiwango ambacho kazi zinagawanywa katika kazi ndogo huitwa utaalamu. Wafanyakazi wanaofanya kazi katika kazi maalumu sana, kama vile wafanyakazi wa mstari wa mkutano, hufanya idadi ndogo na kazi mbalimbali. Wafanyakazi ambao huwa wataalamu katika kazi moja, au idadi ndogo ya kazi, huendeleza ujuzi mkubwa katika kufanya kazi hiyo. Hii inaweza kusababisha ufanisi zaidi na msimamo katika uzalishaji na shughuli nyingine za kazi. Hata hivyo, kiwango cha juu cha utaalamu kinaweza pia kusababisha wafanyakazi ambao hawapendi au kuchoka kutokana na ukosefu wa aina na changamoto.

Miundo ya jadi

Baada ya kampuni kugawanya kazi inahitaji kufanya katika ajira maalumu, mameneja kisha kundi ajira pamoja ili kazi sawa au zinazohusiana na shughuli ziweze kuratibiwa. Kundi hili la watu, kazi, na rasilimali katika vitengo vya shirika huitwa idara. Inasaidia michakato ya kupanga, kuongoza, na kudhibiti.

Chati ya shirika ni uwakilishi wa kuona wa mahusiano yaliyoundwa kati ya kazi na watu waliopewa mamlaka ya kufanya kazi hizo. Katika chati ya shirika katika Kielelezo\(\PageIndex{2}\), kila takwimu inawakilisha kazi, na kila kazi inajumuisha kazi kadhaa. Meneja wa mauzo, kwa mfano, lazima aajiri wauzaji, kuanzisha maeneo ya mauzo, kuwahamasisha na kuwafundisha wauzaji, na kudhibiti shughuli za mauzo. Chati pia inaonyesha aina ya jumla ya kazi iliyofanywa katika kila nafasi. Kama Kielelezo\(\PageIndex{3}\) inaonyesha, aina tano za msingi za idepartmentalization hutumiwa kwa kawaida katika mashirika:

Kielelezo\(\PageIndex{2}\): Chati ya Shirika la Utekelezaji wa Mtengenezaji wa Vifaa vya kawaida: Chuo Kikuu cha Rice cha Copyright, OpenStax, chini ya leseni ya CC BY-NC-SA 4.0

1. Idara ya kazi, ambayo inategemea kazi za msingi zinazofanyika ndani ya kitengo cha shirika (masoko, fedha, uzalishaji, mauzo, na kadhalika). Ethan Allen Interiors, wima jumuishi vifaa nyumbani mtengenezaji, inaendelea departmentalization yake mafanikio na kazi, ikiwa ni pamoja na rejareja, viwanda na vyanzo, kubuni bidhaa, vifaa, na shughuli, ambayo ni pamoja na udhibiti tight fedha. ¹

Kielelezo\(\PageIndex{3}\): Maonyesho 7.5 Tano Njia za jadi za kuandaa (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY 4.0 leseni.)

2. Bidhaa departmentalization, ambayo ni msingi wa bidhaa au huduma zinazozalishwa au kuuzwa na kitengo cha shirika (kama vile outpatient/huduma za dharura, pediatrics, cardiology, na Orthopedics). Kwa mfano, ITT ni mseto kuongoza mtengenezaji wa vipengele sana engineered na ufumbuzi customized teknolojia kwa ajili ya usafiri, viwanda, na masoko ya mafuta na gesi. Kampuni hiyo imeandaliwa katika mgawanyiko wa bidhaa nne: Mchakato wa Viwanda (pampu, valves, na vifaa vya matibabu ya maji machafu), Teknolojia za Kudhibiti (kudhibiti mwendo na bidhaa za kutengwa kwa vibration), Teknolojia za Motion (absorbers mshtuko, usafi wa kuvunja, na vifaa vya msuguano), na Interconnect kwa aina ya masoko). ²
3. Mchakato wa idara, ambayo inategemea mchakato wa uzalishaji unaotumiwa na kitengo cha shirika (kama vile kukata mbao na matibabu, kumaliza samani, na usafirishaji). Kwa mfano, shirika la Gazprom Neft, kampuni ya mafuta ya Kirusi, linaonyesha shughuli ambazo kampuni inahitaji kufanya ili kuondoa mafuta kutoka chini na kugeuka kuwa bidhaa ya mwisho: utafutaji na utafiti, uzalishaji (kuchimba visima), kusafisha, na masoko na usambazaji. ³ Pixar, kampuni ya filamu ya uhuishaji sasa ni sehemu ya Disney, imegawanywa katika makundi matatu yanayofanana na maingiliano ya mchakato: maendeleo ya teknolojia, ambayo hutoa zana za kompyuta-graphics; maendeleo ya ubunifu, ambayo hujenga hadithi na wahusika na kuwahamasisha; na uzalishaji, ambao huratibu mchakato wa kutengeneza filamu. ⁴
4. Idara ya Wateja, ambayo inategemea aina ya msingi ya mteja iliyotumiwa na kitengo cha shirika (kama vile wanunuzi wa jumla au wa rejareja). PNC Financial Services Group inatoa huduma mbalimbali kwa wateja wake wote na ni muundo na aina ya walaji ni mtumishi: benki ya rejareja kwa watumiaji; kundi la usimamizi wa mali, na lengo maalum juu ya watu binafsi kama vile mashirika, vyama vya wafanyakazi, manispaa, na wengine; na ushirika na taasisi ya benki kwa ajili ya makampuni ya katikati ya soko taifa. ⁵

MAADILI KATIKA MAZOEZI

Maadili katika Mazoezi

Panera ya Menyu Huja Safi Kufanya mabadiliko ya kimkakati kwa falsafa ya kampuni ya jumla na jinsi gani biashara huathiri kila sehemu ya muundo wa shirika. Na wakati mabadiliko hayo yanahusiana na uendelevu na “chakula safi,” Panera Bread Company ilichukua changamoto zaidi ya muongo mmoja uliopita na sasa ina orodha ya bure ya vihifadhi vya binadamu, vitamu, rangi, na ladha.

Mwaka 2015, Ron Shaich, mwanzilishi wa kampuni na Mkurugenzi Mtendaji, alitangaza orodha ya Panera ya “hakuna-hapana” ya viungo karibu 100, ambavyo aliweka nadhiri zitaondolewa au kamwe kutumika tena katika vitu vya menyu. Miaka miwili baadaye, kampuni ilitangaza kuwa orodha yake ilikuwa “asilimia 100 safi,” lakini mchakato haukuwa rahisi.

Panera alitumia maelfu ya masaa ya kazi kupitia viungo 450 vilivyotumiwa katika vitu vya menyu, hatimaye kurekebisha zaidi ya 120 kati yao ili kuondokana na viungo vya bandia. Mara baada ya timu kutambuliwa viungo ambavyo havikuwa “safi,” walifanya kazi na wauzaji 300-na katika baadhi ya matukio, muuzaji wa muuzaji-kurekebisha kiungo ili kuifanya kihifadhi bila malipo. Kwa mfano, kichocheo cha supu maarufu ya broccoli cheddar ya kampuni ilipaswa kurekebishwa mara 60 ili kuondoa viungo vya bandia bila kupoteza ladha na texture ya supu. Kwa mujibu wa Shaich, mbinu ya majaribio na makosa ilikuwa juu ya kutafuta usawa sahihi wa maziwa, cream, na emulsifiers, kama haradali ya Dijon, kuchukua nafasi ya phosphate ya sodiamu (hakuna-hakuna bidhaa) wakati wa kuweka texture ya supu ya creamy. Panera pia aliunda jibini jipya la cheddar kutumia katika supu na kutumia haradali ya Dijon iliyokuwa na siki isiyohifadhiwa kama mbadala ya phosphate ya sodiamu iliyopigwa marufuku.

Sara Burnett, mkurugenzi Panera wa afya na sera ya chakula, anaamini kwamba wajibu wa kampuni hiyo huenda zaidi ya kuwahudumia wateja wake. Anaamini kwamba Panera anaweza kuleta tofauti kwa kutumia sauti yake na uwezo wa kununua ili kuwa na athari nzuri katika mfumo wa chakula kwa ujumla. Aidha, jitihada za kampuni hiyo za Herculean za kuondoa viungo bandia kutoka kwenye vitu vyake vya menyu vilisaidia pia kutazama kwa karibu ugavi wake na michakato mingine ambayo Panera ingeweza kurahisisha kwa kutumia viungo bora zaidi.

Panera bado kuridhika na ahadi yake ya kusafisha chakula. Mlolongo wa chakula hivi karibuni ulitangaza lengo lake la kupata mayai ya asilimia 100 yasiyo ya ngome kwa mikahawa yote ya mikahawa ya Marekani ya Panera ifikapo mwaka 2020.

Maswali muhimu ya kufikiri

1. Njia ya Panera ya kusafisha kula hutoa kampuni hiyo kwa faida ya ushindani?
2. Ni aina gani ya athari ambayo ahadi hii ya chakula kihifadhi haina juu ya muundo wa shirika la kampuni?
3. Je, “chakula safi” huweka shinikizo la ziada kwa Panera na wachuuzi wake? Eleza hoja zako.

Vyanzo: “Sera yetu ya Chakula,” www.panerabread.com, ilifikia Julai 24, 2017; Emily Payne, “Sara Burnett ya Mkate wa Panera juu ya Mahitaji ya Shifting ya Mfumo bora wa Chakula,” Food Tank, http://foodtank.com, ilifikia Julai 18, 2017; Julie Jargon, “Nini Panera Ilikuwa na Mabadiliko ya Kufanya Menyu yake 'Safi, '” The Wall Street Journal, https://www.wsj.com, Februari 20, 2017; John Kell, “Panera Says Food Menu yake Sasa 100% 'Kula Safi, '” Fortune, http://fortune.com, Januari 13, 2017; Lani Furbank, “Maswali Saba na Sara Burnett, Mkurugenzi wa Wellness na Chakula Sera katika Panera Bread,” Food Tank, https://foodtank.com, Aprili 12, 2016.

5. Idara ya kijiografia, ambayo inategemea sehemu ya kijiografia ya vitengo vya shirika (kama vile masoko ya Marekani na Canada, masoko ya Ulaya, na masoko ya Amerika ya Kusini).

Watu hupewa kitengo fulani cha shirika kwa sababu wanafanya kazi sawa au zinazohusiana, au kwa sababu wanawajibika kwa pamoja kwa bidhaa, mteja, au soko. Maamuzi kuhusu jinsi ya departmentalize kuathiri njia usimamizi inateua mamlaka, inasambaza rasilimali, tuzo utendaji, na kuanzisha mistari ya mawasiliano. Mashirika mengi makubwa hutumia aina kadhaa za idara. Kwa mfano, Procter & Gamble (P&G), kampuni ya bidhaa za watumiaji wa dola nyingi, inaunganisha aina nne tofauti za idara, ambazo kampuni hiyo inaelezea kama “nguzo nne.” Kwanza, Global Business Units (GBU) kugawanya kampuni kulingana na bidhaa (mtoto, kike, na huduma ya familia; uzuri; kitambaa na huduma ya nyumbani; na afya na gromning). Kisha, P&G hutumia mbinu ya kijiografia, na kujenga vitengo vya biashara ili kuuza bidhaa zake duniani kote. Kuna vikundi vya Uuzaji na Uendeshaji wa Soko (SMO) kwa Amerika ya Kaskazini; Amerika ya Kusini; Ulaya; Asia Pacific; Greater China; na India, Mashariki ya Kati, na Afrika. Nguzo ya tatu ya P&G ni mgawanyiko wa Global Business Services (GBS), ambayo pia hutumia idara ya kijiografia. GBS hutoa michakato ya teknolojia na zana za data za kawaida ili kuwezesha GBUS na SMOs kuelewa vizuri biashara na kuwatumikia watumiaji na wateja bora. Inasaidia vitengo vya biashara vya P&G katika maeneo kama vile uhasibu na taarifa za kifedha, teknolojia ya habari, manunuzi, malipo na utawala wa faida, na usimamizi wa vifaa. Hatimaye, mgawanyiko wa nguzo ya Kazi za Kampuni hutoa wavu wa usalama kwa nguzo nyingine zote. Mgawanyiko huu umejumuisha wataalamu wa kazi kama vile maendeleo ya biashara ya wateja; mahusiano ya nje; rasilimali za binadamu; kisheria, masoko, walaji, na maarifa ya soko; utafiti na maendeleo; na huduma za mahali pa kazi. ⁶

Shirika la Line-na-Wafanyakazi

Shirika la mstari limeundwa na mistari ya moja kwa moja, ya wazi ya mamlaka na mawasiliano yanayotokana na mameneja wa juu chini. Wasimamizi wana udhibiti wa moja kwa moja juu ya shughuli zote, ikiwa ni pamoja na majukumu ya utawala. Chati ya shirika kwa aina hii ya muundo ingeonyesha kuwa nafasi zote katika kampuni zinaunganishwa moja kwa moja kupitia mstari wa kufikiri unaoenea kutoka nafasi ya juu katika shirika hadi chini kabisa (ambapo uzalishaji wa bidhaa na huduma unafanyika). Mfumo huu, pamoja na muundo wake rahisi na udhibiti mpana wa usimamizi, mara nyingi unafaa kwa makampuni madogo, ya ujasiriamali.

Kama shirika linakua na inakuwa ngumu zaidi, shirika la mstari linaweza kuimarishwa kwa kuongeza nafasi za wafanyakazi kwenye kubuni. Nafasi za wafanyakazi hutoa huduma maalumu za ushauri na msaada kwa mameneja wa mstari katika shirika line-na-wafanyakazi, inavyoonekana katika Kielelezo\(\PageIndex{4}\). Katika shughuli za kila siku, watu binafsi katika nafasi za mstari wanahusika moja kwa moja katika michakato inayotumiwa kuunda bidhaa na huduma. Watu binafsi katika nafasi za wafanyakazi hutoa huduma za utawala na msaada ambazo wafanyakazi wanahitaji kufikia malengo ya kampuni hiyo. Nafasi za mstari katika mashirika ni kawaida katika maeneo kama vile uzalishaji, masoko, na fedha. Nafasi za wafanyakazi zinapatikana katika maeneo kama vile ushauri wa kisheria, ushauri wa usimamizi, mahusiano ya umma, na usimamizi wa rasilimali za binadamu.

Kielelezo\(\PageIndex{4}\): Shirika la Line-na-Wafanyakazi (Attribution: Chuo Kikuu cha Rice Copyright, OpenSTAX, chini ya CC BY 4.0 leseni.)

 

KUANGALIA DHANA

1. Je, utaalamu unasababishaje ufanisi zaidi na msimamo katika uzalishaji?
2. Aina tano za idepartmentalization ni nini?