Skip to main content
Global

8.4: Eleza Madhumuni na Matumizi ya Mfuko wa Fedha Petty, na Uandae Maingizo ya Fedha ya Petty

  1. Last updated
  2. Save as PDF
  • Page ID
    174912

    • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

    Kama tulivyojadiliwa, moja ya mali ngumu zaidi ya kudhibiti ndani ya shirika lolote ni fedha. Njia moja ya kudhibiti fedha ni kwa shirika kuhitaji kwamba malipo yote yafanywe kwa hundi. Hata hivyo, kuna hali ambazo sio vitendo kutumia hundi. Kwa mfano, fikiria kwamba Mtindi Bora wa Galaxy hutoka maziwa jioni moja. Haiwezekani kufanya kazi bila maziwa, na usafirishaji wa kawaida hauja kutoka kwa muuzaji kwa masaa mengine 48. Ili kudumisha shughuli, inakuwa muhimu kwenda kwenye duka la vyakula kwenye barabara na kununua galoni tatu za maziwa. Sio ufanisi kwa muda na gharama kuandika hundi ya ununuzi huu mdogo, hivyo makampuni huanzisha mfuko wa fedha ndogo, ambayo ni kiasi cha fedha kilichotanguliwa kwa mkono ili kutumika kufanya malipo kwa ununuzi mdogo wa kila siku. Mfuko wa fedha ndogo ni aina ya akaunti ya imprest, ambayo ina maana kwamba ina kiasi cha fedha ambacho kinabadilishwa kama kinachotumiwa ili kudumisha usawa uliowekwa.

    Ili kudumisha udhibiti wa ndani, mameneja wanaweza kutumia risiti ndogo ya fedha ndogo (Kielelezo 8.5), ambayo inafuatilia matumizi ya fedha na inahitaji saini kutoka kwa meneja.

    Ripoti tupu ndogo ya fedha taslimu inaonyesha mistari ya kujaza kwa Tarehe; Imeidhinishwa na; Nambari ya risiti; na Imepokelewa na utafutaji wa juu. Chini ni meza yenye safu tupu zilizo na nguzo za Maelezo na Kiasi.
    Kielelezo 8.5 Petty Cash vocha. Vocha ya fedha ndogo ni hati muhimu ya udhibiti wa ndani ili kufuatilia matumizi ya fedha ndani ya mfuko wa fedha ndogo. Vocha hii inaruhusu usimamizi kufuatilia matumizi ya fedha, usawa ambao unapaswa kuwa ndani ya akaunti, na mtu anayehusika na idhini ya malipo kutoka kwa akaunti. (mgawo: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)

    Kama fedha zinatumiwa kutoka kwenye mfuko mdogo wa fedha, hubadilishwa na kupokea ununuzi. Wakati wote, usawa katika sanduku la fedha ndogo lazima iwe sawa na fedha katika sanduku pamoja na risiti zinazoonyesha ununuzi.

    Kwa mfano, mtindi Bora wa Galaxy unao sanduku la fedha ndogo na usawa uliowekwa wa $75 wakati wote. Baada ya mapitio ya sanduku, usawa huhesabiwa kwa njia ifuatayo.

    Fedha katika sanduku $50; Receipt kuonyesha ununuzi wa mihuri kutoka Posta Service 15; Receipt kutoka Quick Market kwa ajili ya ununuzi wa maziwa na ndizi 10; Jumla ya usawa katika sanduku ndogo ndogo ya fedha 75.

    Kwa sababu kunaweza daima kuwa na meneja na marupurupu ya kusaini hundi inapatikana kusaini hundi kwa gharama zisizotarajiwa, akaunti ndogo ya fedha ndogo inaruhusu wafanyakazi kufanya manunuzi madogo na muhimu ili kusaidia kazi ya biashara wakati sio vitendo kupitia gharama rasmi mchakato. Katika hali zote, kiasi cha ununuzi kwa kutumia fedha ndogo kitachukuliwa kuwa si nyenzo katika asili. Kumbuka kwamba materiality ina maana kwamba kiasi cha dola katika swali ingekuwa na athari kubwa katika matokeo ya fedha au ushawishi maamuzi ya mwekezaji.

    Maonyesho ya Maingizo ya Jarida la Petty

    Akaunti ndogo za fedha zinasimamiwa kupitia mfululizo wa entries za jarida. Maingizo yanahitajika ili (1) kuanzisha mfuko, (2) kuongeza au kupungua kwa usawa wa mfuko (kujaza mfuko kama fedha inatumiwa), na (3) kurekebisha kwa overages na uhaba wa fedha. Fikiria mfano unaofuata.

    Mtindi Bora wa Galaxy huanzisha mfuko wa fedha ndogo mnamo Julai 1 kwa kulipa hundi ya $75 kutoka kwa akaunti yake ya kuangalia na kuweka fedha katika sanduku la fedha ndogo. Kwa hatua hii, sanduku la fedha ndogo lina $75 kutumika kwa gharama ndogo na idhini ya meneja anayehusika. Kuingia jarida la kuanzisha mfuko wa fedha ndogo itakuwa kama ifuatavyo.

    Journal kuingia tarehe Julai 1 kudaiwa Petty Cash na sektoriell Cash kwa 75 kila. Maelezo: “Kurekodi uanzishwaji wa mfuko wa fedha ndogo ndogo.”

    Kama mfuko huu wa fedha ndogo umeanzishwa, akaunti yenye jina la “Petty Cash” imeundwa; hii ni mali kwenye mizania ya biashara ndogo ndogo ndogo. Katika kesi hiyo, akaunti ya fedha, ambayo inajumuisha akaunti za kuangalia, imepungua, wakati fedha zinahamishwa kwenye akaunti ndogo ya fedha. Mali moja inaongezeka, wakati mali nyingine inapungua kwa akaunti hiyo. Kwa kuwa akaunti ndogo ya fedha ni akaunti ya imprest, usawa huu hautabadilika kamwe na utabaki kwenye mizania ya dola 75, isipokuwa usimamizi ukichagua kubadili usawa wa fedha ndogo.

    Katika mwezi huo, malipo kadhaa yanafanywa kutoka kwa akaunti ndogo ya fedha ndogo ya Mtindi Bora wa Galaxy. Fikiria shughuli zifuatazo.

    Tarehe, shughuli, kiasi (mtiririko): Julai 10, mihuri Postage ni kununuliwa, $30; Julai 15 Maziwa kununuliwa, 10; Julai 25 Window safi kununuliwa kutoka Dollar Store, 5.

    Mwishoni mwa Julai, katika sanduku la fedha ndogo kuna lazima iwe na risiti ya ununuzi wa stamp ya posta, risiti ya maziwa, risiti ya kusafisha dirisha, na fedha iliyobaki. Mfanyakazi anayehusika na sanduku la fedha ndogo anapaswa kusaini kila risiti wakati ununuzi unafanywa. Jumla ya ununuzi kutoka kwa risiti ($45), pamoja na fedha iliyobaki katika sanduku inapaswa jumla ya $75. Kama risiti zinapitiwa upya, sanduku lazima lijazwe kwa kile kilichotumiwa wakati wa mwezi. Kuingia kwa jarida ili kujaza akaunti ndogo ya fedha itakuwa kama ifuatavyo.

    Journal kuingia tarehe 31 Julai debiting Postage Gharama kwa 30, Mali kwa 10, na Miscellaneous Gharama kwa 5, na sektoriell Fedha kwa 45. Maelezo: “Kurekodi kupatikana tena kwa mfuko wa fedha ndogo ndogo.”

    Kwa kawaida, akaunti ndogo za fedha zinatakiwa kulipwa kwa kipindi cha muda. Biashara nyingi ndogo zitafanya hivyo kila mwezi, ambayo inahakikisha kwamba gharama zinatambuliwa ndani ya kipindi sahihi cha uhasibu. Katika tukio ambalo fedha zote katika akaunti zinatumiwa kabla ya mwisho wa kipindi cha muda ulioanzishwa, inaweza kujazwa kwa njia ile ile wakati wowote fedha zaidi inahitajika. Ikiwa akaunti ndogo ya fedha mara nyingi inahitaji kujazwa kabla ya mwisho wa kipindi cha uhasibu, usimamizi unaweza kuamua kuongeza usawa wa fedha katika akaunti. Ikiwa, kwa mfano, usimamizi wa mtindi bora wa Galaxy unaamua kuongeza usawa wa fedha ndogo hadi $100 kutoka kwa usawa wa sasa wa $75, kuingia kwa jarida la kufanya hivyo Agosti 1 itakuwa kama ifuatavyo.

    Journal kuingia tarehe Agosti 1 kudaiwa Petty Cash na sektoriell Cash kwa 25 kila. Maelezo: “Ili kuongeza urari wa mfuko wa fedha ndogo ndogo kwa $100.”

    Ikiwa usimamizi katika tarehe ya baadaye unaamua kupungua kwa usawa katika akaunti ndogo ya fedha ndogo, kuingia hapo awali ingebadilishwa, na fedha zinazotolewa na fedha ndogo ndogo zinahesabiwa.

    Mara kwa mara, makosa yanaweza kutokea ambayo yanaathiri usawa wa akaunti ndogo ya fedha. Hii inaweza kuwa matokeo ya mfanyakazi asiyepata risiti au kurudi mabadiliko yasiyo sahihi kutoka kwenye duka ambako ununuzi ulifanywa. Katika kesi hiyo, gharama imeundwa ambayo inajenga overage ya fedha au uhaba.

    Fikiria gharama za Galaxy kwa Julai. Wakati wa mwezi, $45 zilitumika kwa gharama. Ikiwa usawa katika akaunti ndogo ya fedha inatakiwa kuwa $75, basi sanduku la fedha ndogo linapaswa kuwa na $45 katika risiti zilizosainiwa na $30 taslimu. Fikiria kwamba wakati sanduku linahesabiwa, kuna $45 katika risiti na $25 taslimu. Katika kesi hiyo, usawa wa fedha ndogo ni $70, wakati ni lazima $75. Hii inajenga uhaba wa $5 ambao unahitaji kubadilishwa kutoka akaunti ya kuangalia. Kuingia kurekodi uhaba wa fedha ni kama ifuatavyo.

    Journal kuingia tarehe Julai 30 kudaiwa Cash Zaidi na Short na sektoriell Cash kwa 5 kila. Maelezo: “Ili kujaza usawa wa fedha ndogo ndogo kwa uhaba wa fedha wakati wa kipindi.”

    Wakati kuna uhaba wa fedha, tunarekodi uhaba kama “debit” na hii ina athari sawa na gharama. Kama tuna overage ya fedha, sisi kurekodi overage kama mikopo, na hii ina athari sawa kama sisi ni kurekodi mapato. Ikiwa kulikuwa na ufuatiliaji wa fedha, akaunti ya fedha ndogo itakuwa debited na fedha juu na akaunti fupi itakuwa sifa. Katika kesi hiyo, usawa wa gharama hupungua, na usawa wa mwisho wa mwaka ni usawa wa wavu kutoka kwa upungufu wote na uhaba wakati wa mwaka.

    Ikiwa akaunti ya fedha ndogo ndogo ni ya muda mfupi, hii inaweza kuwa ishara ya onyo kwamba hakuna udhibiti sahihi wa akaunti, na usimamizi unaweza kutaka kufikiria udhibiti wa ziada ili kufuatilia vizuri fedha ndogo ndogo.

    KUFIKIRI KUPITIA

    Fedha dhidi ya Kadi ya Malipo

    Mfumo wa fedha ndogo katika biashara fulani unaweza kubadilishwa na matumizi ya kadi ya mkopo ya kulipia kabla (au kadi ya debit) kwenye tovuti. Nini itakuwa faida na hasara ya kweli kudumisha fedha kwenye majengo kwa ajili ya mfumo wa fedha ndogo ndogo, dhidi rechargeable kadi debit kwamba wafanyakazi wanaweza kutumia kwa madhumuni ya fedha ndogo? Ni chaguo gani ungependa kuchagua kwa akaunti yako ndogo ya fedha ikiwa ungekuwa mmiliki wa biashara ndogo?