7.3: Kuchambua na Kuandika Shughuli Kutumia Majarida Maal
- Page ID
- 174858
Mifumo ya habari za uhasibu ilikuwa msingi wa karatasi hadi kuanzishwa kwa kompyuta, hivyo majarida maalum yalitumiwa sana. Wakati wahasibu walipotumia mfumo wa karatasi, walipaswa kuandika namba sawa katika sehemu nyingi na hivyo wangeweza kufanya kosa. Sasa kwamba biashara nyingi hutumia teknolojia ya digital, hatua ya kutuma kwenye majarida inafanywa na programu ya uhasibu. Shughuli wenyewe zinaishia kwenye faili za manunuzi badala ya majarida ya karatasi, lakini makampuni bado huchapisha au kufanya inapatikana kwenye skrini kitu ambacho kinafanana na majarida. Miaka iliyopita, uhifadhi wote wa rekodi ya uhasibu ulikuwa mwongozo. Ikiwa kampuni ilikuwa na shughuli nyingi, hiyo ilimaanisha entries nyingi za jarida kurekodi katika jarida la jumla. Watu hivi karibuni waligundua kwamba aina fulani za shughuli zilitokea mara nyingi zaidi kuliko aina nyingine yoyote ya manunuzi, hivyo ili kuokoa muda, walitengeneza jarida maalum kwa kila aina ambayo hutokea mara kwa mara (kwa mfano, mauzo ya mikopo, manunuzi ya mikopo, risiti za fedha, na utoaji wa fedha). Tungependa kuingia aina hizi nne za shughuli katika majarida yao wenyewe, kwa mtiririko huo, badala ya jarida la jumla. Hivyo, pamoja na jarida la jumla, tuna pia jarida la mauzo, jarida la risiti za fedha, jarida la manunuzi, na majarida ya utoaji wa fedha.
Tofauti kuu kati ya majarida maalum kwa kutumia njia ya hesabu ya daima na njia ya hesabu ya mara kwa mara ni kwamba jarida la mauzo katika njia ya daima, kama ulivyoona katika mifano ya awali katika sura, itakuwa na safu ya kurekodi debit kwa Gharama ya Bidhaa zinazouzwa na mikopo kwa Hesabu. Katika jarida la manunuzi, kutumia njia ya daima itahitaji sisi debit Mali badala ya Ununuzi. Tofauti nyingine ni kwamba njia ya kudumu itajumuisha mashtaka ya mizigo katika akaunti ya Mali, wakati njia ya mara kwa mara itakuwa na akaunti maalum ya Mizigo ambayo itaongezwa wakati Gharama ya Bidhaa zilizouzwa zitahesabiwa. Kwa ajili ya kufufua juu ya daima dhidi ya akaunti za mara kwa mara na zinazohusiana kama vile mizigo, tafadhali rejea Shughuli za biashara.
KUFIKIRI KUPITIA
Ni Journal ipi?
Ikiwa umepokea hundi kutoka kwa Mr. Jones kwa $500 kwa ajili ya kazi uliyofanya wiki iliyopita, ambayo jarida ungetumia kurekodi kupokea kiasi walichodaiwa? Nini itakuwa kumbukumbu?
Journal ya Mauzo
Jarida la mauzo hutumiwa kurekodi mauzo kwa akaunti (maana ya mauzo kwa mkopo au uuzaji wa mikopo). Kuuza kwa mkopo daima inahitaji debit kwa Akaunti Receivable na mikopo kwa Mauzo. Kwa sababu kila shughuli za mauzo ya mikopo ni kumbukumbu kwa njia ile ile, kurekodi shughuli hizo zote katika sehemu moja simplifies mchakato wa uhasibu. Kielelezo 7.15 kinaonyesha mfano wa jarida la mauzo. Kumbuka kuna safu moja ya debit kwa Akaunti ya Kupokea na mikopo kwa Mauzo, ingawa tunahitaji kuchapisha kwenye Akaunti zote zinazopokelewa na Mauzo mwishoni mwa kila mwezi. Pia kuna safu moja ya debit kwa Gharama ya Bidhaa zilizouzwa na mikopo kwa Mali ya Bidhaa, ingawa tena, tunahitaji kuchapisha kwa wote wawili. Kwa kuongeza, kwa makampuni yanayotumia mbinu ya hesabu ya daima, kuna safu nyingine inayowakilisha debit kwa Gharama ya Bidhaa zilizouzwa na mkopo kwa Mali ya Merchandise, kwani viingilio viwili vinafanywa kurekodi uuzaji kwa akaunti chini ya njia ya hesabu ya daima.
Taarifa katika jarida la mauzo ilichukuliwa kutoka nakala ya ankara ya mauzo, ambayo ni hati ya chanzo inayowakilisha uuzaji. Nambari ya ankara ya mauzo imeingia ili msaidizi anaweza kuangalia ankara ya mauzo na kumsaidia mteja. Faida moja ya kutumia majarida maalumu ni kwamba mtu mmoja anaweza kufanya kazi na jarida hili wakati mtu mwingine anafanya kazi na jarida tofauti maalum.
Mwishoni mwa mwezi, msaidizi, au programu ya kompyuta, ingekuwa jumla ya safu ya A/R Dr na Sales Cr na kuchapisha kiasi kwenye akaunti ya udhibiti wa Akaunti ya Kupokea katika leja ya jumla na akaunti ya Mauzo katika leja ya jumla. Akaunti ya udhibiti wa Akaunti ya Kupokea katika leja ya jumla ni jumla ya wateja wote waliopewa na kampuni hiyo. Pia mwishoni mwa mwezi, debit jumla kwa gharama ya bidhaa kuuzwa safu na jumla ya mikopo kwa safu ya hesabu ya bidhaa itakuwa posted kwa akaunti zao za jumla leja.
Kampuni hiyo ingeweza kufanya maingizo haya katika jarida la jumla badala ya jarida maalum, lakini kama ingekuwa na, hii ingeweza kusababisha shughuli za mauzo kutenganishwa kutoka kwa kila mmoja na kuenea katika jarida hilo, na kufanya iwe vigumu kupata na kuweka wimbo wao. Wakati jarida la mauzo linatumiwa, ikiwa kampuni ni moja ambapo kodi ya mauzo inakusanywa kutoka kwa mteja, basi kuingia kwa jarida itakuwa debit kwa Akaunti za Kupokea na mkopo kwa Kodi ya Mauzo na Mauzo kulipwa, na hii itahitaji safu ya ziada katika jarida la mauzo ili kurekodi kodi ya mauzo. Kwa mfano, a $100 kuuza na $10 ziada kodi ya mauzo zilizokusanywa itakuwa kumbukumbu kama debit kwa Akaunti kupokewa kwa $110, mikopo kwa Mauzo kwa $100 na mikopo kwa Kodi ya Mauzo kulipwa kwa $10.
Matumizi ya msimbo wa kumbukumbu katika majarida yoyote maalum ni muhimu sana. Kumbuka, baada ya kuuza ni kumbukumbu katika jarida la mauzo, ni posted kwa akaunti kupokewa ndogo leja, na matumizi ya kanuni ya kumbukumbu husaidia kuunganisha shughuli kati ya majarida na leja. Kumbuka kwamba akaunti ndogo ya kupokewa akaunti ni rekodi ya akaunti ya kila mteja. Ilionekana kama Kielelezo 7.16 kwa Baker Co.
Kutumia maelezo ya kumbukumbu, ikiwa mtu yeyote alikuwa na swali kuhusu kuingia hii, angeenda kwenye jarida la mauzo, ukurasa wa 26, shughuli #45321 na #45324. Hii husaidia kuunda njia ya ukaguzi, au njia ya kurudi nyuma na kupata nyaraka za awali zinazounga mkono shughuli.
ZAMU YAKO
Ni Journal gani unayotumia?
Mechi ya kila moja ya shughuli katika safu ya haki na jarida sahihi kutoka safu ya kushoto.
| A. Journal Ununuzi | i Mauzo kwa sababu |
| B. fedha risiti jarida | ii. Kurekebisha entries |
| Jarida la Utoaji wa Fedha | iii. Kupokea fedha kutoka kwa mteja wa malipo |
| D. mauzo jarida | iv. Kununua hesabu kwa mkopo |
| E. jarida la jumla | v. Kulipa muswada wa umeme |
Suluhisho
A. iv; B. iii; C. v; D. i; E. ii.
Mfano kamili
Hebu kurudi jarida mauzo, inavyoonekana katika Kielelezo 7.17 kuwa ni pamoja na taarifa kuhusu Baker Co. pamoja na makampuni mengine ambayo kampuni haina biashara.
Mwishoni mwa mwezi, Mauzo ya jumla kwa mkopo yalikuwa $2,775. Shughuli zingewekwa katika mpangilio wa kihistoria katika jarida la mauzo. Kama unaweza kuona, shughuli ya kwanza imewekwa kwa Baker Co, ya pili kwa Alpha Co., kisha Tau Inc., na kisha mwingine kwa Baker Co. Katika tarehe kila shughuli ni posted katika mauzo jarida, taarifa sahihi itakuwa posted katika leja tanzu kwa kila mmoja wa wateja. Kwa mfano, Januari 3, kiasi kinachohusiana na ankara 45321 na 45322 zimewekwa kwenye akaunti za Baker na Alpha, kwa mtiririko huo, katika leja ndogo inayofaa. Mwishoni mwa mwezi huo, jumla ya $2,775 ingewekwa kwenye akaunti ya udhibiti wa Akaunti ya Kupokea Akaunti katika leja ya jumla. Akaunti Baker Co katika leja tanzu bila kuonyesha kwamba wao deni $1,450; Alpha Co amepata $625; na Tau Inc. amepata $700 (Kielelezo 7.18).
Mwishoni mwa mwezi huo, tutaweka jumla kutoka kwa jarida la mauzo kwenye leja ya jumla (Kielelezo 7.19).
Kwa ujumla, akaunti tatu za kibinafsi zinadaiwa kampuni $2,775, ambayo ni kiasi kinachoonyeshwa katika akaunti ya udhibiti wa Akaunti ya Kupokea. Inaitwa jumla ya udhibiti kwa sababu inasaidia kuweka rekodi sahihi, na jumla katika akaunti za kupokewa lazima iwe sawa na usawa katika Akaunti ya kupokewa katika leja ya jumla. Ikiwa kiasi cha akaunti zote za kupokewa akaunti za mtu binafsi hazikuongeza hadi jumla katika akaunti ya jumla ya Akaunti ya Kupokeza/akaunti ya udhibiti, ingeonyesha kwamba tumefanya kosa. Kielelezo 7.20 inaonyesha jinsi akaunti na kiasi ni posted.
Jarida la Mapokezi ya fedha
Wakati mteja anapolipa kiasi kilichopaswa, (kwa ujumla kutumia hundi), waandishi wa vitabu hutumia njia ya mkato mwingine kurekodi risiti yake. Wanatumia jarida la pili la pekee, jarida la risiti za fedha. Jarida la risiti za fedha hutumiwa kurekodi risiti zote za fedha (zilizorekodiwa na debit kwa Fedha). Katika mfano uliopita, kama Baker Co. kulipwa $1,450 zinadaiwa, kutakuwa na debit kwa Fedha kwa $1,450 na mikopo kwa Akaunti Receivable. Nukuu itafanywa katika safu ya kumbukumbu ili kuonyesha malipo yamewekwa kwenye akaunti ndogo ya Baker Co. Baada ya malipo ya Baker Co., jarida la risiti la fedha litaonekana kama kwenye Kielelezo 7.21.
Na akaunti kupokewa ndogo leja kwa Baker Co. ingekuwa pia kuonyesha malipo alikuwa posted (Kielelezo 7.22).
Katika jarida la risiti za fedha, mikopo inaweza kuwa kwa Akaunti zinazopokelewa wakati mteja analipa akaunti, au Mauzo, katika kesi ya uuzaji wa fedha, au kwa akaunti nyingine wakati fedha zinapokelewa kwa sababu nyingine. Kwa mfano, ikiwa tulipwa zaidi muswada wetu wa umeme, tunaweza kupata hundi ya refund katika barua. Tutatumia jarida la risiti za fedha kwa sababu tunapokea fedha, lakini mkopo utakuwa kwenye akaunti yetu ya Gharama za Huduma. Ikiwa unatazama mfano katika Mchoro 7.23, unaona kwamba hakuna safu ya Gharama ya Huduma, kwa hiyo ingeandikwa vipi? Tutatumia cheo cha safu ya generic kama vile “nyingine” ili kuwakilisha shughuli hizo za fedha katika leja ndogo ingawa akaunti maalum zingeweza kutambuliwa na nambari ya akaunti katika jarida maalum. Tutaangalia nambari ya akaunti kwa Gharama za Utility na mkopo akaunti kwa kiasi cha hundi. Ikiwa tulipokea marejesho kutoka kwa kampuni ya umeme mnamo Juni 10 kwa kiasi cha $100, tungepata nambari ya akaunti kwa gharama za matumizi (sema ni 615) na uirekodi.
Mwishoni mwa mwezi, sisi jumla ya safu ya Fedha katika jarida la risiti za fedha na debit akaunti ya Fedha katika leja ya jumla kwa jumla. Katika kesi hii kulikuwa na entries mbili katika jarida la risiti za fedha, fedha zilizopatikana kutoka kwa Baker na hundi ya refund kwa overpayment juu ya huduma kwa jumla ya fedha zilizopokelewa na kumbukumbu katika jarida la risiti ya fedha ya $1,550, kama inavyoonekana katika Kielelezo 7.24.
Akaunti yoyote iliyotumiwa katika safu ya Akaunti Zingine lazima iingizwe tofauti katika leja ya jumla kwa akaunti inayofaa. Kielelezo 7.25 kinaonyesha jinsi refund itakuwa posted kwa akaunti ya gharama za huduma katika leja ujumla.
Jarida la Utoaji wa Fedha
Shughuli nyingi zinahusisha fedha. Tunaingia fedha zote zilizopokelewa kwenye jarida la risiti za fedha, na tunaingia malipo yote ya fedha katika jarida la utoaji wa fedha, wakati mwingine pia hujulikana kama jarida la malipo ya fedha. Udhibiti mzuri wa ndani unataja utawala bora ni kwamba fedha zote zilizopokelewa na biashara zinapaswa kuwekwa, na fedha zote zinazolipwa kwa pesa zinazopaswa na biashara zinapaswa kufanywa kwa hundi. Fedha zilizolipwa nje zimeandikwa katika jarida la utoaji wa fedha, ambalo kwa ujumla huhifadhiwa kwa utaratibu wa namba kwa nambari ya hundi na inajumuisha hundi zote zilizorekodi katika rejista ya kitabu cha hundi. Ikiwa tulilipa muswada wa simu ya mwezi huu wa $135 na hundi #4011, tunataka kuingia kama inavyoonekana kwenye Mchoro 7.26 katika jarida la utoaji wa fedha.
Jumla ya malipo yote ya fedha kwa mwezi huo yatakuwa kumbukumbu katika akaunti ya jumla ya Fedha (Kielelezo 7.27) kama ifuatavyo. Kumbuka kuwa maelezo ya jarida la risiti za fedha na jarida la utoaji wa fedha ni kumbukumbu katika akaunti ya jumla ya Fedha.
Journal ya Ununuzi
Makampuni mengi huingia manunuzi tu ya hesabu kwa sababu katika jarida la manunuzi. Baadhi ya makampuni pia hutumia kurekodi manunuzi ya vifaa vingine kwa sababu. Hata hivyo, katika sura hii sisi kutumia manunuzi journal kwa ajili ya ununuzi wa hesabu kwa sababu, tu. Itakuwa na debit kwa Merchandise Mali ikiwa unatumia mbinu ya hesabu ya daima na mkopo kwa Akaunti zinazolipwa, au debit kwa Ununuzi na mkopo kwa Akaunti za Kulipwa ikiwa unatumia njia ya hesabu ya mara kwa mara. Ni sawa na jarida la mauzo kwa sababu lina sambamba tanzu leja, akaunti kulipwa ndogo leja. Tangu jarida la manunuzi ni kwa ajili ya ununuzi wa hesabu kwa sababu, inamaanisha kampuni inadaiwa pesa. Ili kuweka wimbo wa nani kampuni hiyo inadaiwa pesa na wakati malipo yanapotakiwa, viingilio vinatumwa kila siku kwenye akaunti ndogo ya kulipwa. Akaunti zinazolipwa katika leja ya jumla inakuwa akaunti ya udhibiti kama Akaunti zinazopokelewa. Kama sisi awali hesabu kutoka Jones Mfg. (Nambari ya akaunti 789) kwa kutumia utaratibu wa ununuzi #123 na kupokea muswada wa $250, hii ingeandikwa katika jarida la manunuzi kama inavyoonekana kwenye Mchoro 7.28.
Rejea ya kuchapisha itakuwa kuonyesha kwamba tulikuwa tumeingia kiasi katika akaunti ndogo ya kulipwa (Kielelezo 7.29).
Jumla ya akaunti zote zinazolipwa leja ndogo zingewekwa mwishoni mwa mwezi kwa akaunti ya udhibiti wa Akaunti za Kulipwa. Jumla ya leja zote ndogo lazima iwe sawa na kiasi kilichoripotiwa katika leja ya jumla.
Jarida Jarida
Kwa nini utumie jarida la jumla ikiwa tuna majarida yote maalum? Sababu ni kwamba baadhi ya shughuli haifai katika jarida lolote maalum. Mbali na majarida manne maalum yaliyowasilishwa hapo awali (mauzo, risiti za fedha, utoaji wa fedha, na manunuzi), baadhi ya makampuni pia hutumia jarida maalum kwa ajili ya kurudi kwa mauzo na posho na jarida lingine maalum kwa ajili ya kurudi na posho za Ununuzi ikiwa zina faida nyingi za mauzo na kununua anarudi shughuli. Hata hivyo, makampuni mengi huingia shughuli hizo katika jarida la jumla, pamoja na shughuli nyingine ambazo hazifanani na maelezo ya aina maalum za shughuli zilizomo katika majarida manne maalum. Jarida la jumla pia ni muhimu kwa ajili ya kurekebisha entries (kama vile kutambua kushuka kwa thamani, kodi ya kulipia kabla, na vifaa ambavyo tumezitumia) na vifungo vya kufunga.
ZAMU YAKO
Kutumia Majarida ya Mauzo na Mapato ya Fedha
Unamiliki na kuendesha biashara inayouza bidhaa kwa biashara nyingine. Unaruhusu wateja imara kununua bidhaa kutoka kwenu kwa sababu, maana waache malipo ya manunuzi na kutoa masharti ya 2/10, n/30. Rekodi shughuli zifuatazo katika jarida la mauzo na risiti za fedha jarida:
| Januari 3 | Mauzo kwa mkopo kwa VJ Armitraj, Ltd., kiasi cha $7,200, ankara # 317745 |
| Januari 9 | Mauzo kwa mkopo kwa M. Baghdatis Inc., kiasi cha $5,200, ankara # 317746 |
| Januari 16 | Pata $7,200 kutoka VJ Armitraj, Ltd. (hakupokea wakati wa kipindi cha discount) |
| Januari 17 | Mauzo kwa mkopo kwa Ashe Inc., kiasi cha $3,780, ankara #317747 |
| Januari 18 | Kupokea kiasi kamili zinadaiwa kutoka M. Baghdatis Inc. ndani ya kipindi discount |
Suluhisho
Hakikisha kwamba jumla ya akaunti zote za mtu binafsi zinazopokewa ni sawa na jumla ya akaunti zinazopokelewa, au:
0 + $3,780 + 0 = $3,780.