7.2: Eleza na Eleza Madhumuni ya Majarida Maalum na Umuhimu wao kwa wadau
- Page ID
- 174859
Biashara kubwa, uwezekano mkubwa zaidi kwamba biashara hiyo itakuwa na kiasi kikubwa cha shughuli ambazo zinahitaji kurekodi na kusindika na mfumo wa habari wa uhasibu wa kampuni. Umejifunza kwamba kila shughuli ni kumbukumbu katika jarida la jumla, ambayo ni orodha chronological ya shughuli. Kwa maneno mengine, shughuli zimeandikwa kwenye jarida la jumla wakati zinatokea. Wakati hii ni mbinu sahihi ya uhasibu, pia inaweza kuunda jarida la jumla la kufanya kazi na linaweza kufanya kutafuta vipande maalum vya habari changamoto sana. Kwa mfano, kudhani mteja John Smith kushtakiwa bidhaa kwa $100 Juni 1. Katika jarida la jumla, kampuni ingekuwa rekodi zifuatazo.
Kuingia kwa jarida hili lingefuatiwa na kuingia kwa jarida kwa kila shughuli nyingine ambayo kampuni ilikuwa nayo kwa salio ya kipindi hicho. Tuseme, Juni 27, Mheshimiwa Smith aliuliza, “Ni kiasi gani mimi deni?” Ili kujibu swali hili, kampuni itahitaji kuchunguza kurasa zote za jarida la jumla kwa karibu mwezi mzima ili kupata shughuli zote za mauzo zinazohusiana na Mheshimiwa Smith. Na kama Mheshimiwa Smith alisema, “Nilidhani nililipa sehemu ya wiki mbili zilizopita,” kampuni hiyo ingehitaji kupitia jarida la jumla ili kupata maingizo yote ya malipo kwa Mr. Smith. Fikiria kama kulikuwa na shughuli 1,000 za mauzo ya mikopo kwa mwezi huo, kila mmoja angeandikwa katika jarida la jumla kwa namna hiyo, na shughuli nyingine zote, kama vile kulipa bili, au ununuzi wa hesabu, pia zingeandikwa, kwa utaratibu wa kihistoria, katika jarida la jumla. Hivyo, kurekodi shughuli zote kwa jarida la jumla hufanya iwe vigumu kupata tidbits fulani ya habari zinazohitajika kwa mmoja wa wateja wetu, Mheshimiwa Smith. Matumizi ya jarida maalum na leja ndogo zinaweza kufanya mfumo wa habari wa uhasibu ufanisi zaidi na kuruhusu aina fulani za habari kupatikana kwa urahisi zaidi.
ZAMU YAKO
Kutumia Akaunti ya Ledger Mkuu (Udhibiti)
Hapa ni taarifa kutoka kwa akaunti kulipwa ndogo leja:
Je, jumla inapaswa kuwa katika Jumla ya Udhibiti wa Akaunti ya Kulipwa?
Hapa ni taarifa kutoka kwa akaunti ya kupokewa ndogo leja.
Je! Jumla inapaswa kuwa katika Jumla ya Udhibiti wa Akaunti?
Suluhisho
Akaunti Kulipwa Control Jumla ni: 1,362 + 4,468 + 8,167 = 13,997
Jumla ya Udhibiti wa Akaunti ya Kupokeana ni: 2,250 + 0 + 1,500 + 8,160 = 11,910
Majarida Maalum
Badala ya kuwa na jarida moja tu la jumla, makampuni ya kundi la shughuli za aina moja pamoja na kuziandika katika majarida maalum badala ya jarida la jumla. Hii inafanya kuwa rahisi na ufanisi zaidi kupata aina maalum ya manunuzi na kuharakisha mchakato wa kutuma shughuli hizi. Katika kila jarida maalum, shughuli zote zimefikia mwishoni mwa mwezi, na jumla hizi zinawekwa kwenye leja ya jumla. Kwa kuongeza, badala ya mtu mmoja kuingia shughuli zote katika majarida yote, mara nyingi makampuni huwapa maingizo ya jarida maalum kwa mtu mmoja. Uhusiano kati ya majarida maalum, jarida la jumla, na leja ya jumla inaweza kuonekana katika Mchoro 7.8.
Makampuni mengi yana majarida manne maalum, lakini kunaweza kuwa na zaidi kulingana na mahitaji ya biashara. Majarida makuu manne maalum ni jarida la mauzo, jarida la manunuzi, jarida la utoaji wa fedha, na jarida la risiti za fedha. Majarida haya maalum yalitengenezwa kwa sababu baadhi ya funguo za jarida hutokea mara kwa mara. Kwa mfano, kuuza bidhaa kwa ajili ya fedha daima ni debit kwa Fedha na mikopo kwa Mauzo kumbukumbu katika jarida risiti fedha. Vivyo hivyo, tunataka kurekodi uuzaji wa bidhaa kwa mkopo katika jarida la mauzo, kama debit kwa akaunti zinazopokewa na mikopo kwa mauzo. Makampuni yanayotumia mfumo wa hesabu ya daima pia hurekodi kuingia kwa pili kwa ajili ya kuuza na debit kwa gharama ya bidhaa zinazouzwa na mkopo kwa hesabu. Unaweza kuona entries sampuli katika Kielelezo 7.9.
Kumbuka kuna safu ya kuingia tarehe shughuli ilifanyika; safu ya kuonyesha mteja ambaye shughuli hiyo inahusu; nambari ya ankara ambayo inapaswa kufanana na nambari kwenye ankara iliyotolewa (katika karatasi au elektroniki) kwa mteja; sanduku la kumbukumbu linaloonyesha shughuli imetumwa kwenye akaunti ya mteja na inaweza kujumuisha kitu rahisi kama alama ya hundi au msimbo unaounganisha shughuli kwenye majarida mengine na leja; na nguzo mbili za mwisho zinazoonyesha akaunti na kiasi kilichopigwa na sifa.
Ununuzi wa hesabu kwa mkopo itakuwa kumbukumbu katika jarida manunuzi (Kielelezo 7.10) na debit kwa Merchandise Mali na mikopo kwa Akaunti kulipwa.
Kulipa bili ni kumbukumbu katika jarida la utoaji wa fedha (Kielelezo 7.11) na daima ni debit kwa Akaunti Kulipwa (au nyingine kulipwa au gharama) na mikopo kwa Fedha.
Kupokea fedha kutoka kwa mauzo ya bidhaa, kama malipo ya akaunti ya kupokewa au kutoka kwa shughuli nyingine, imeandikwa katika jarida la risiti za fedha (Kielelezo 7.12) na debit kwa fedha na mikopo kwa chanzo cha fedha, iwe ni kutokana na mapato ya mauzo, malipo kwa akaunti kupokewa, au baadhi ya akaunti nyingine.
Jedwali 7.1 muhtasari shughuli ya kawaida katika majarida maalum awali mfano.
Aina na Madhumuni ya Majarida Maalum
| Jina la jarida | Journal Lengo | Akaunti (s) Iliyopewa | Akaunti (s) Sifa |
|---|---|---|---|
| Journal Mauzo | Mauzo kwa mkopo | Akaunti receivable, Gharama ya Bidhaa kuuzwa | Mauzo, Mali |
| Journal Ununuzi | Ununuzi kwa mkopo | Mali | Akaunti Kulipwa |
| Jarida la Malipo ya Fedha | Kulipa fedha | Inaweza kuwa: Akaunti Kulipwa, au akaunti nyingine |
Cash |
| Journal Fedha risiti | Kupokea fedha | Cash | Inaweza kuwa: Mauzo, Akaunti ya Kupokea, au akaunti nyingine |
| Jarida kuu | Shughuli yoyote si kufunikwa awali; kurekebisha na kufunga entries | Inaweza kuwa: Kushuka kwa thamani ya gharama |
Inaweza kuwa: Kushuka kwa thamani ya kusanyiko |
Jedwali 7.1
Utakumbuka jinsi gani haya yote? Kumbuka, “Fedha ni Mfalme,” hivyo tunazingatia shughuli za fedha kwanza. Ukipokea fedha, bila kujali chanzo cha manunuzi, na hata kama ni sehemu tu ya manunuzi, huenda katika jarida la risiti za fedha. Kwa mfano, kama kampuni alifanya mauzo kwa $1,000 na mteja alitoa $300 taslimu na aliahidi kulipa mizani iliyobaki katika siku zijazo, shughuli nzima ingeingia katika jarida la risiti za fedha, kwa sababu baadhi ya fedha zilipokelewa, hata kama ni sehemu tu ya shughuli. Huwezi kugawanya kuingia hii ya jarida kati ya majarida mawili, kwa sababu debits kila shughuli lazima iwe sawa na mikopo au labda jumla yako ya jarida haitakuwa na usawa mwishoni mwa mwezi. Unaweza kufikiria kugawanya shughuli hii katika shughuli mbili tofauti na kuzingatia ni kuuza fedha kwa $300 na kuuza kwa sababu ya $700, lakini hiyo pia itakuwa haifai. Ingawa mizani katika akaunti ya jumla ya leja itakuwa kitaalam kuwa sahihi kama ulifanya hivyo, hii sio njia sahihi. Habari za udhibiti wa ndani inaonyesha kwamba hii ni shughuli moja, kuhusishwa na idadi moja ankara katika tarehe fulani, na lazima kumbukumbu katika ukamilifu wake katika jarida moja, ambayo katika kesi hii ni fedha risiti jarida. Ikiwa fedha yoyote inapokelewa, hata ikiwa ni sehemu tu ya manunuzi, shughuli nzima imeingia kwenye jarida la risiti za fedha. Kwa mfano huu, shughuli zilizoingia katika jarida la risiti za fedha ingekuwa na debit kwa fedha kwa $300, debit kwa Akaunti ya Kupokea kwa $700, na mikopo kwa Mauzo kwa $1,000.
Ikiwa unalipa fedha (kwa kawaida kwa kuandika hundi), kwa sababu yoyote, hata kama ni sehemu tu ya manunuzi, shughuli nzima imeandikwa katika jarida la utoaji wa fedha. Kwa mfano, kama kampuni ilinunua jengo kwa $500,000 na kutoa hundi ya $100,000 kama malipo ya chini, shughuli nzima ingeandikwa katika jarida la utoaji wa fedha kama mkopo wa fedha kwa $100,000, mikopo ya mikopo inayolipwa kwa $400,000, na debit kwa majengo kwa $ 500,000.
Kama shughuli haihusishi fedha, itakuwa kumbukumbu katika moja ya majarida mengine maalum. Ikiwa ni uuzaji wa mikopo (pia unajulikana kama uuzaji kwa akaunti), umeandikwa katika jarida la mauzo. Kama ni mikopo ya ununuzi (pia inajulikana kama ununuzi kwa sababu), ni kumbukumbu katika jarida manunuzi. Ikiwa hakuna ya hapo juu, imeandikwa katika jarida la jumla.
MAOMBI YA KUENDELEA
Mifumo ya Habari za U
Hebu fikiria nini mfumo wa habari wa uhasibu wa Gearhead Outfitters unaweza kuonekana kama. Ni taarifa gani ambayo usimamizi wa kampuni utapata muhimu? Vivyo hivyo, ni habari gani ambazo watumiaji wa nje wa ripoti za kifedha za Gearhead wanahitaji? Je! Mahitaji ya udhibiti yanaamuru nini Gearhead inahitaji kufuatilia katika mfumo wake wa uhasibu?
Gearhead unataka kujua nafasi yake ya kifedha, matokeo ya shughuli, na mtiririko wa fedha. Takwimu hizo zitasaidia usimamizi kufanya maamuzi kuhusu kampuni. Vivyo hivyo, watumiaji wa nje wanataka data hii (usawa, taarifa ya mapato, na taarifa ya mtiririko wa fedha) kufanya maamuzi kama vile au kupanua mikopo kwa Gearhead.
Ili kuweka rekodi sahihi, shughuli za kampuni lazima zizingatiwe. Kwa mfano, hesabu inunuliwa, mauzo yanafanywa, wateja wanatakiwa, fedha zinakusanywa, wafanyakazi wanafanya kazi na wanahitaji kulipwa, na gharama nyingine zinatumika. Shughuli hizi zote zinahusisha michakato tofauti ya kurekodi. Mali itahitaji jarida la manunuzi. Mauzo itahitaji mauzo jarida, risiti fedha jarida, na akaunti kupokewa ndogo leja (kujadiliwa baadaye) jarida. Malipo na malipo mengine yatahitaji majarida yao wenyewe ili kufuatilia kwa usahihi shughuli.
Majarida hayo yanaruhusu kampuni kurekodi habari za uhasibu na kuzalisha taarifa za kifedha. Data pia hutoa usimamizi na taarifa zinazohitajika kufanya maamuzi mazuri ya biashara. Kwa mfano, leja ndogo, kama vile ledger kupokewa akaunti, kutoa data kuhusu kuzeeka na collectability ya receivability. Hivyo, kubuni sahihi, utekelezaji, na matengenezo ya mfumo wa habari za uhasibu ni muhimu kwa uendelevu wa kampuni.
Maswali mengine gani yanaweza kujibiwa kupitia uchambuzi wa habari zilizokusanywa na mfumo wa habari wa uhasibu? Fikiria katika suala la muda wa maagizo hesabu na mahitaji ya mtiririko wa fedha. Je, kuna taarifa zisizo za kifedha za kuchimba kutoka kwenye mfumo wa uhasibu? Mfumo wa habari wa uhasibu unapaswa kutoa taarifa zinazohitajika kwa biashara ili kufikia malengo yake.
Leggers tanzu
Mbali na majarida manne maalum, kuna leja mbili maalum, akaunti ya kupokewa ndogo leja na akaunti kulipwa ndogo leja. Akaunti ya kupokewa ndogo ya akaunti inatoa maelezo kuhusu kila mtu ambaye amepata pesa ya kampuni, kama inavyoonekana kwenye Mchoro 7.13. Kila block rangi inawakilisha akaunti ya mtu binafsi na inaonyesha tu kiasi kwamba mtu amepata kampuni. Angalia kwamba leja ndogo hutoa tarehe ya shughuli na safu ya kumbukumbu ili kuunganisha shughuli kwa habari sawa iliyowekwa katika mojawapo ya majarida maalum (au jarida la jumla ikiwa majarida maalum hayatumiwi) -kumbukumbu hii ni kawaida kanuni ambayo inarejelea jarida maalum kama vile SJ kwa jarida maalum la mauzo, pamoja na kiasi kilichopaswa katika safu ya debit na malipo yaliyotolewa katika safu ya mikopo. Kiasi ambacho kinadaiwa na watu wote , kama ilivyoonyeshwa katika leja ndogo, huongezwa pamoja ili kuunda jumla ya udhibiti wa akaunti za kupokewa, na hii inapaswa kuwa sawa na usawa wa Akaunti ya Kupokewa iliyoripotiwa katika leja ya jumla kama inavyoonekana kwenye Mchoro 7.14. Vipengele muhimu kuhusu akaunti ndogo ya kupokewa akaunti ni:
- Akaunti zinazopokelewa katika leja ya jumla ni jumla ya jumla ya akaunti ya mtu binafsi ambayo yameorodheshwa katika leja ndogo ya akaunti iliyopokewa.
- Yote ya kiasi zinadaiwa na kampuni katika akaunti kupokewa ndogo leja lazima sawa kiasi katika akaunti kupokewa akaunti ya jumla leja.
MASUALA YA KIMAADILI
tanzu leja udanganyifu 6
Vidokezo vya tanzu vinapaswa kusawazisha na kukubaliana na leja ya jumla. Wahasibu wanaotumia QuickBooks na mifumo mingine ya uhasibu huenda wasifanye kufanya hatua hii, kwa sababu katika mifumo hii leja ndogo inasasisha leja ya jumla moja kwa moja. Hata hivyo, mtu mwaminifu anaweza kuendesha rekodi za uhasibu kwa kurekodi kiasi kidogo cha risiti za fedha katika akaunti ya udhibiti kuliko ilivyoandikwa kwenye kadi ndogo za leja. Mhasibu wa kimaadili lazima awe macho ili kuhakikisha kwamba leja zinabakia uwiano na kwamba udhibiti sahihi wa ndani umewekwa ili kuhakikisha uzima wa mfumo wa uhasibu.
Akaunti ya kulipwa ndogo ya akaunti ina maelezo kuhusu kiasi chochote ambacho kampuni inadaiwa kwa watu na/au makampuni. Katika akaunti zinazolipwa ndogo, kila muuzaji (mtu au kampuni ambayo umenunua hesabu au vitu vingine) ina akaunti inayoonyesha maelezo ya shughuli zote. Sawa na leja ndogo ya akaunti iliyopokewa, jarida tanzu la manunuzi linaonyesha tarehe ambayo manunuzi yalitokea; safu ya kumbukumbu iliyotumiwa kwa namna ile ile kama ilivyoelezwa hapo awali kwa leja ndogo za akaunti zinazopokelewa; na hatimaye, leja ndogo inaonyesha kiasi kushtakiwa au kiasi kulipwa. Zifuatazo ni shughuli kwa ABC Inc. na XYZ Inc. usawa wa mwisho unahitajika katika kila tanzu manunuzi jarida inaonyesha kiasi kampuni amepata ABC na XYZ.
Kama kiasi mbili ni aliongeza pamoja, kampuni amepata $305 kwa jumla ya makampuni mawili. $305 ni kiasi ambacho kitaonyesha katika akaunti ya akaunti ya jumla ya akaunti ya Akaunti.
ZAMU YAKO
Kutumia Ledger ndogo ya Akaunti ya Kulipwa
Kupata usawa katika kila akaunti katika akaunti kulipwa ndogo leja kwamba ifuatavyo. Kumbuka kwamba kila akaunti ya muuzaji ina nambari ya akaunti ya kipekee au AP No.
Suluhisho
maelezo ya chini
- 6 Joseph R. Dervaes. “Akaunti ya Kupokewa Udanganyifu, Sehemu ya Tano: Nyingine za Uhasibu udanganyifu Magazine. Julai/Agosti, 2004. http://www.fraud-magazine.com/articl...? id=4294967822