7.1: Eleza na Eleza Vipengele vya Mfumo wa Habari wa Uhasibu

Leo, tunapotaja mfumo wa habari wa uhasibu (AIS), kwa kawaida tunamaanisha mfumo wa uhasibu wa kompyuta, kwa sababu kompyuta na programu za kompyuta ambazo zinatusaidia mchakato wa shughuli za uhasibu zimekuwa za gharama nafuu. Faida za kutumia mfumo wa uhasibu wa kompyuta zinazidi gharama za ununuzi mmoja, na karibu makampuni yote, hata ndogo sana, wanaweza kumudu na kutumia mfumo wa uhasibu wa kompyuta. Hiyo si kusema kwamba mifumo ya uhasibu ya karatasi au mwongozo na taratibu zimepotea. Biashara nyingi zina aina fulani ya mifumo isiyo ya kompyuta na kompyuta. QuickBooks ni mfano wa programu ya programu ya uhasibu ya gharama nafuu ambayo inajulikana kwa biashara ndogo ndogo na za kati.

Mwongozo na Mifumo ya Habari ya Uhasibu

Kushangaza, mfumo wa habari wa uhasibu wa neno unatangulia kompyuta. Kitaalam, AIS ni mfumo au seti ya michakato ya kukusanya data kuhusu shughuli za uhasibu; kurekodi, kuandaa, na kufupisha data; na kufikia upeo na maandalizi ya taarifa za kifedha na ripoti nyingine kwa watumiaji wa ndani na nje. Mifumo au taratibu hizi zinaweza kuwepo kama mfululizo wa leja za karatasi, hifadhidata za kompyuta, au mchanganyiko wa hizo mbili. Mifano ya watumiaji wa nje ni pamoja na benki ambazo zinaweza kukopesha pesa za kampuni, wawekezaji, na Tume ya Usalama na Exchange (SEC), ambayo inahitaji makampuni yanayofanyiwa biashara hadharani kuwasilisha taarifa za kifedha zilizokaguliwa. Kwa kuwa makampuni ya biashara yalihitaji kuzalisha taarifa za kifedha muda mrefu kabla ya kompyuta kuwepo, walitumia mifumo ya uhasibu wa mwongozo kukusanya data zinazohitajika. Takwimu ni neno kwa ajili ya sehemu ya shughuli za uhasibu zinazounda pembejeo kwa AIS. Umechunguza aina nyingi za data katika kozi hii, kwa mfano, fedha zilizopokelewa juu ya uuzaji wa kipengee ni hatua moja ya data, kupunguza akaunti ya hesabu kuhusiana na bidhaa hiyo maalum iliyouzwa ni hatua nyingine ya data, na mapato na gharama za bidhaa zinazouzwa zitakuwa za ziada data pointi zinazohusiana na shughuli hiyo moja ya kuuza. Hizi pointi data ni muhtasari na jumla (kwa maneno mengine “kusindika”) katika idadi ya maana zaidi na muhimu kwamba kuonekana katika taarifa za fedha, na data hii yote ni kawaida inajulikana kama taarifa za kifedha. kampuni ambayo inaweza kuwa na kutumika mwongozo AIS miaka iliyopita uwezekano inatumia kompyuta AIS leo. Ni muhimu kukumbuka kuwa mfumo wa uhasibu wa kompyuta haubadili kile tunachofanya na shughuli za uhasibu, inabadilisha tu jinsi tunavyofanya, na jinsi tunavyoweza kuwasilisha habari kwa watumiaji tofauti.

Hebu fikiria mfano wa kampuni ambayo ilikuwepo kabla ya kuwa na kompyuta, duka la idara Macy's, ambayo kwa sasa inafanya kazi maduka katika karibu majimbo yote hamsini ya Marekani. Macy's ilianza kama duka dogo, la dhana la bidhaa kavu lililofunguliwa mnamo New York City mwaka 1858, likawa duka la idara, R.H. Macy & Co., mnamo mwaka wa 1877 kwa kutumia alama hiyo ya nyota nyekundu ambayo bado inatumia leo. Tunaweza kudhani kwamba hata miaka mia moja iliyopita, Macy alihitaji kufanya kazi sawa anazofanya leo:

• kununua hesabu ya bidhaa ili kuuza kwa wateja;
• kurudi rekodi ya baadhi ya hesabu;
• rekodi ya mauzo yaliyotolewa kwa wateja kwa bei ya mauzo;
• rekodi gharama ya bidhaa zilizouzwa kwa kiasi cha Macy kilicholipwa ili kununua;
• rekodi ya malipo kutoka kwa wateja;
• rekodi inarudi kutoka kwa wateja;
• kununua aina nyingine za vitu zinazohitajika kwa shughuli, kama vifaa vya ofisi na mali isiyohamishika;
• kulipa kwa ununuzi wa awali;
• kulipa kodi, huduma, na huduma zingine;
• kulipa wafanyakazi;
• ingiza shughuli hizi zote;
• baada ya shughuli zote;
• rekodi ya kurekebisha funguo za jarida;
• rekodi ya kufunga journal entries;
• kuweka wimbo wa receivables yake, payables, na hesabu; na
• kuzalisha taarifa za kifedha kwa watumiaji wa ndani na nje pamoja na ripoti zingine zinazofaa kwa mameneja katika kutathmini hatua mbalimbali za utendaji zinazohitajika kutathmini mafanikio ya kampuni.

Kama unaweza kufikiria, kufanya yote haya bila kompyuta ni tofauti kabisa kuliko kufanya kazi hizi kwa msaada wa kompyuta. Katika mfumo wa mwongozo, kila shughuli za biashara zinarekodiwa, kwa namna ya kuingia jarida katika jarida la jumla au mojawapo ya majarida mengine manne ya kawaida yaliyoelezwa katika Elezea na Eleza Madhumuni ya Majarida Maalum na Umuhimu wao kwa wadau, kutumia kalamu na karatasi. Entries Journal ni kisha posted kwa leja ujumla; mizani itakuwa computed kwa mkono au kwa kuongeza mashine calculator kwa kila akaunti ya jumla leja; uwiano wa majaribio ni tayari; kurekebisha entries journal ni tayari; na hatimaye taarifa za fedha tayari, kila manually.

DHANA KATIKA MAZOEZI

Kisasa cha Mfumo wa Uhasibu

Mwaka wa 1955, katika mojawapo ya matumizi ya mwanzo ya kompyuta ya kweli ili kuwezesha kazi za uhasibu, Kampuni ya General Electric ilitumia kompyuta ya UNIVAC ili kusindika malipo yake. Awali ilichukua kompyuta saa arobaini tu kusindika malipo kwa kipindi kimoja cha kulipa. Programu ya kwanza ya kisasa ya zama za sahajedwali kwa kompyuta binafsi, VisiCalC, ilipatikana mwaka 1978. Hivyo, kati ya vipindi vya wakati huu kulikuwa na maboresho madogo kwa matumizi ya zana za uhasibu wa kompyuta, lakini haikuwa hadi katikati ya miaka ya 1980 kwamba mipango ya kina ya uhasibu ya kompyuta ilianza kutumika sana. Hivyo, kabla ya katikati ya miaka ya 1980, uhasibu mkubwa ulifanyika kwa mikono au kutumia mifumo mbalimbali ya kompyuta isiyo ya juu kwa kushirikiana na mifumo ya mwongozo. Fikiria idadi ya wasiohalali itachukua kurekodi shughuli za makampuni mengi. Kwa mfano, siku ya kwanza ya biashara katika Macy mwaka wa 1858, duka lilikuwa na mapato ya $11.06. ¹ Kielelezo halisi cha uhasibu kilichotumiwa kurekodi mauzo hayo kinaonyeshwa kwenye Mchoro 7.2, ambayo inaonekana rahisi sana. Leo Macy ina zaidi ya $24 bilioni katika mapato ya mauzo-unaweza kufikiria uhasibu kwa shughuli hizo zote (pamoja na gharama zote) kwa mkono?

Kielelezo 7.2 Macy ya Uhasibu Ledger. Uhasibu leja kuonyesha shughuli kwa siku ya kwanza Macy ya. Jumla ya mapato walikuwa $11.06 au kidogo juu ya $340 katika dola ya leo. (mikopo: kutumika kwa idhini ya Macy ya Corporation)

Leo, Macy na makampuni mengine makubwa na madogo hufanya kazi sawa za uhasibu kwa kutumia vifaa vya kompyuta (kompyuta, printers, na keyboards), na programu. Kwa mfano, wafadhili wanaweza kuingia shughuli kwenye kompyuta kwa kutumia keyboard, scanner, au skrini ya kugusa. Screen inaonyesha data iliyoingia au mashamba inapatikana kwa kuingia data. Kwa mfano, maduka mengi ya rejareja yana mfumo wa uuzaji wa uhakika (POS) unaoingia katika uuzaji kwa skanning kipengee wakati wa kuuza, maana wakati shughuli hiyo inafanywa. Mfumo huu unarekodi uuzaji na wakati huo huo unasasisha hesabu kwa kuipunguza kulingana na idadi ya vitu vilivyonunuliwa.

Baadaye katika sehemu ya jinsi ya Kuandaa Ledger Tanzu, utapewa mfululizo wa shughuli kwa biashara ndogo na utaulizwa kwanza kuingia shughuli kwa mkono kwenye jarida linalofaa, chapisha habari kutoka kwa majarida hadi leja ya jumla, kuandaa mizani ya majaribio, kurekebisha na kufunga entries, na manually kuzalisha taarifa za fedha kama Macy au biashara nyingine yoyote ingekuwa kufanyika kabla ya matumizi ya teknolojia mbalimbali za kompyuta. Kisha utafanya kazi sawa kwa kutumia QuickBooks, programu maarufu ya uhasibu inayotumiwa na biashara nyingi ndogo na za kati. Kampuni kubwa kama Macy's ina maduka katika maeneo kote nchini na kiasi kikubwa cha shughuli, hivyo kuna uwezekano mkubwa wa kutumia mfuko wa programu iliyoundwa ili kukidhi mahitaji ya biashara kubwa sana. Hii mara nyingi hujulikana kama mfumo wa kupanga rasilimali za biashara (ERP) ambao unasimama kwa mfumo wa kupanga rasilimali za biashara (ERP). Mfumo wa ERP unaunganisha mifumo yote ya kompyuta ya kampuni ikiwa ni pamoja na mifumo ya uhasibu na mifumo isiyo ya uhasibu. Yaani makampuni makubwa yana mifumo ndogo ya uhasibu kama vile mfumo wa mapato (mauzo/akaunti za kupokea/risiti za fedha), mfumo wa matumizi (kununua/akaunti za kulipwa/malipo ya fedha), mfumo wa uzalishaji, mfumo wa mishahara, na mfumo wa jumla wa leja. Mifumo isiyo ya uhasibu inaweza kujumuisha utafiti na maendeleo, masoko, na rasilimali za binadamu, ambazo, wakati sio sehemu muhimu ya mfumo wa uhasibu, katika mfumo mkubwa wa kampuni nzima ya ERP huunganishwa na modules za uhasibu. Mifano ya mifumo maarufu ya programu ya ERP ni PeopleSoft na SAP.

Kama biashara nyingi leo, Macy's pia inao tovuti ya kampuni na inashiriki katika e-commerce kwa kutoa uuzaji wa bidhaa nyingi za kampuni mtandaoni. Makampuni ya programu za uhasibu kama QuickBooks na wachuuzi wa programu kubwa wameboresha njia ambazo zinaweza kutoa programu ya AIS ili kukidhi mahitaji haya. Kwa mfano, duka ndogo la kiatu la rejareja la rejareja linaweza kununua programu ya QuickBooks iliyotolewa kwenye kifaa cha hifadhi ya elektroniki kama vile CD na kuipakia ili kuhifadhiwa kwenye gari ngumu ya kompyuta za kampuni, au duka linaweza kununua toleo la “wingu”. Toleo la wingu hutoa duka la kiatu linununua programu na upatikanaji wa programu ya QuickBooks mtandaoni kupitia kitambulisho cha mtumiaji na nenosiri bila haja ya kupakia programu kwenye kompyuta za duka. QuickBooks inasasisha programu wakati matoleo mapya yanatolewa na kuhifadhi data ya uhasibu wa kampuni katika wingu. Kompyuta ya wingu inahusu kutumia intaneti kufikia programu na vifaa vya kuhifadhi habari zinazotolewa na makampuni badala ya, au kwa kuongeza, kuhifadhi data hii kwenye gari ngumu ya kompyuta ya kampuni au kwa fomu ya karatasi. Faida ya kompyuta ya wingu ni kwamba wafanyakazi wa kampuni wanaweza kufikia programu na kuingia shughuli kutoka kwa kifaa chochote kilicho na uhusiano wa intaneti mahali popote. Kampuni hiyo inalipa ada ya kila mwezi kwa upatikanaji wa programu iliyosasishwa, ambayo inaweza kuwa na gharama kubwa zaidi kuliko kununua programu iliyohifadhiwa kwenye kompyuta binafsi. Hasara zinazoweza kujumuisha ni pamoja na wasiwasi wa usalama kwa sababu kampuni ya nje inahifadhi mipango ya kampuni na data, na ikiwa kampuni ya mwenyeji inakabiliwa na matatizo ya kiufundi, makampuni ya kulipa kwa huduma hizi yanaweza kushindwa kufikia data zao wenyewe au kufanya biashara. Hata hivyo, huduma za wingu zinazidi kuwa maarufu.

Hapa, sisi kuonyesha dhana na mazoea ya AIS kutumia Intuit QuickBooks, maarufu na sana kutumika AIS.

Wakati kampuni kwa kawaida huchagua AIS ili kukidhi mahitaji yake maalum, mifumo yote inapaswa kuwa na vipengele vinavyoweza:

• pembejeo/kuingia data (kwa mfano, kuingia mauzo kwa mteja);
• kuhifadhi data;
• usindikaji data na kompyuta kiasi cha ziada kuhusiana na shughuli (kwa mfano, kodi ya mauzo ya kompyuta juu ya mauzo, pamoja na gharama za usafirishaji na ada za bima; kompyuta kulipa mfanyakazi kwa kuzidisha masaa kazi na kiwango cha kulipa hourly; usindikaji mabadiliko hesabu kutoka manunuzi yote hesabu na mauzo ya hesabu na data kutoka kwa shughuli nyingine yoyote ambayo hutokea katika biashara);
• kukusanyika/muhtasari wa data (kwa mfano, mauzo ya jumla ya kompyuta kwa mwaka);
• kuwasilisha data (kwa mfano, kuzalisha mizania na taarifa nyingine za kifedha na ripoti kwa mwaka); na
• kuhifadhi data (kama vile jina la mteja, anwani, anwani ya meli , na kikomo cha mikopo).

AISs, ikiwa ni kompyuta au mwongozo, kwa ujumla huhusisha hatua tatu: pembejeo, usindikaji, na pato. Sisi kuingia data ghafi katika mfumo wetu katika hatua ya pembejeo na kujaribu kurekebisha makosa yoyote kabla ya kwenda hatua ya pili ya usindikaji data. Sisi hatimaye kuzalisha “pato,” ambayo ni katika mfumo wa habari muhimu.

Inputting/Kuingia Data

Hati ya chanzo ni hati ya awali inayotoa ushahidi kwamba shughuli ilitokea. Ikiwa unaajiri kampuni ya kuchora nyumba yako, itawezekana kutoa hati inayoonyesha ni kiasi gani unachodaiwa. Hiyo ni hati ya mauzo ya kampuni na ankara yako. Unapolipa, hundi yako au rekodi ya manunuzi ya digital pia ni hati ya chanzo kwa kampuni iliyotolewa huduma, katika kesi hii, mchoraji wa nyumbani.

Fikiria unaingia kwenye duka la vitabu vya chuo kikuu kununua sweatshirt ya shule, na inauzwa nje. Kisha kujaza hati kuagiza sweatshirt ya ukubwa wa kati katika bluu. fomu kujaza ni utaratibu wa kununua na wewe, na ni mauzo ili chuo kikuu Bookstore. Pia ni hati ya chanzo ambayo hutoa ushahidi kwamba umeamuru sweatshirt. Fikiria duka la vitabu hakukuuliza kulipa mapema kwa sababu haijui itaweza kupata sweatshirt kwako. Katika hatua hiyo, hakuna uuzaji umefanywa, na huna deni pesa kwenye duka la vitabu. Siku chache baadaye, duka la vitabu linaweza kupata sweatshirt uliyoamuru na kukupeleka barua pepe kukujulisha hili. Unaporudi kwenye duka la vitabu, unawasilishwa na sweatshirt na ankara (pia inajulikana kama muswada) ambayo lazima ulipe ili uweze kuchukua nyumba yako ya sweatshirt. Bili hii/muswada huu pia ni hati ya chanzo. Inatoa ushahidi wa mauzo na wajibu wako wa kulipa kiasi hicho. Hebu tuangalie mfano.

Kielelezo 7.3 ni hati ya chanzo - ankara (muswada) kutoka Symmetry Mold Design kwa ajili ya huduma mold design. Kumbuka masharti (mikataba kuhusu malipo) yameorodheshwa hapo juu na jinsi kampuni inavyohesabu matokeo hayo chini.

Kielelezo 7.3 ankara kutoka Symmetry Mold Design kuonyesha masharti ya malipo. (mikopo: mabadiliko ya “ankara” na James Ceszyk/Flickr, CC B 4.0)

Makampuni mengine hutuma bili za karatasi kwa barua, mara nyingi huuliza mpokeaji aondoe sehemu ya muswada huo na kurudi kwa malipo. Sehemu hii ya machozi ni waraka unaozunguka na husaidia kuhakikisha kuwa malipo yanatumika kwa akaunti sahihi ya mteja na ankara. Kwa ujumla, hati hii ilianza kama pato iliyochapishwa, ankara, kutoka sehemu ya kulipa ya AIS. Wakati mteja anapoondoa sehemu yake na kuirudisha katika bahasha na hundi kwa kampuni hiyo, sasa imekuwa “imegeuka ” na itatumika kama hati ya chanzo cha pembejeo, inayoitwa ushauri wa remittance. Ushauri wa uhamisho ni hati ambayo wateja hutuma pamoja na hundi na kumjulisha mpokeaji kuhusu ankara ambayo mteja analipa. Kielelezo 7.4 ni mfano wa hati ya kugeuka.

Kielelezo 7.4 Turn-Around Document kutoka Kohl ya. matumizi ya automatisering (codes bar) anaokoa muda na kuhakikisha usahihi tangu mashine inaweza kusoma anwani, namba ya akaunti, na hata kiasi juu ya hundi. (mikopo: mabadiliko ya “Bill” na Kerry Ceszyk/Flickr, CC BY 4.0)

Wote mwongozo na kompyuta mifumo ya uhasibu itatumika hati chanzo. Mifumo ya e-commerce ina nyaraka za ziada za chanzo zinazohusiana na shughuli za mtanda Nyaraka za chanzo husaidia kuanzisha njia ya ukaguzi, ambayo ni njia ya ushahidi unaoandika historia ya shughuli maalum kuanzia hati yake ya uanzishaji/chanzo na kuonyesha hatua zote ambazo zilipitia mpaka hali yake ya mwisho. Njia ya nyaraka za chanzo na rekodi nyingine (uchaguzi wa ukaguzi) hufanya iwe rahisi kuchunguza makosa au maswali kwa wateja, wachuuzi, wafanyakazi, na wengine. Kwa mfano, wakati mteja anaweka amri kwa simu, kwa barua, au mtandaoni, utaratibu wa mauzo unakuwa hati ya chanzo. Ikiwa mteja haipati bidhaa iliyoagizwa, kampuni inaweza kupata utaratibu wa awali, angalia kama tiketi ya kuokota ilizalishwa (tiketi ya kuokota inawaambia wafanyakazi wa ghala nini vitu vya hesabu ambavyo mteja aliamuru, ambazo sasa zinahitaji kuchukuliwa kwenye rafu), Pata nyaraka za usafirishaji , ambayo hutoa ushahidi kwamba bidhaa ilitolewa kwa meli, na angalia saini ya mteja kuthibitisha kupokea bidhaa. Njia ya nyaraka na entries katika majarida na leja na sawa yao ya elektroniki yanayotokana na shughuli hii hutoa ushahidi wa hatua zote zilizofanyika njiani. Hii inafanya kuwa rahisi kwa mtu yeyote kuthibitisha au kuchunguza, na labda kupata viungo dhaifu, ambapo mchakato huenda umevunjika. Inaruhusu kampuni kutambua sababu kwa nini mteja hajawahi kupokea bidhaa zilizoamriwa. Labda amri haijawahi kusafirishwa kwa sababu kampuni ilikuwa nje ya hisa ya bidhaa hii maalum, labda ilikuwa kusafirishwa na kushoto kwenye mlango wa mteja bila saini iliyoombwa, au labda utaratibu ulipelekwa kwa mteja sahihi au kwa anwani isiyo sahihi. Njia ya ukaguzi itasaidia wafanyakazi wa kampuni kuchunguza masuala yoyote ya kawaida. Inapaswa pia kuwasaidia kutambua udhaifu katika michakato yao na kuimarisha maboresho.

Biashara zinahitaji njia ya kuingiza data kutoka hati ya chanzo kama vile ankara ya mauzo au utaratibu wa ununuzi. Hii ilifanyika hapo awali kwa kalamu na karatasi na kwa sasa imefanywa kwa kuiingiza kwenye keyboard ya kompyuta; skanning, na skanner kama ile inayosoma MICR (kutambua tabia ya wino wa magnetic) alama (zilizopatikana kwenye hundi za benki) au scanners za mfumo wa POS kwenye madaftari ya fedha ambayo yanasoma bar ya bidhaa Nambo/alama za UPC; au kupokea kwa e-maambukizi (au uhamisho wa fedha za elektroniki [EFT]). Input mara nyingi huhusisha matumizi ya vifaa kama vile scanners, keypads, keyboards, skrini za kugusa, au wasomaji wa vidole vinavyoitwa vifaa vya biometri. Mara data imekuwa pembejeo, inapaswa kusindika ili iwe na manufaa.

Data ya Usindikaji

Makampuni yanahitaji mfumo wa uhasibu ili kusindika data iliyoingia na kuibadilisha kuwa habari muhimu. Katika mifumo ya uhasibu wa mwongozo, wafanyakazi hutengeneza data zote za shughuli kwa kuandika, kutuma, na kuunda ripoti za kifedha kwa kutumia karatasi. Hata hivyo, kama teknolojia imeendelea, ikawa rahisi kuweka rekodi kwa kutumia kompyuta na programu za programu hasa zilizotengenezwa kwa shughuli za uhasibu. Kompyuta ni nzuri katika kurudia na mahesabu, zote mbili ambazo zinahusika katika uhasibu, na kompyuta zinaweza kufanya mahesabu haya na uchambuzi haraka zaidi, na kwa makosa machache, hivyo kuwafanya kuwa chombo chenye ufanisi sana kwa uhasibu kutoka kwa pembejeo na mtazamo wa pato.

KIUNGO KWA KUJIFUNZA

Angalia orodha ya paket maarufu za programu za uhifadhi wa vitabu. Kwa habari hii, chaguo za uwezo wa chaguzi za programu za uhasibu wa sampuli zinaweza kutathminiwa.

Pato: Kuwasilisha Taarifa

AIS inapaswa kutoa njia ya kuwasilisha pato la mfumo ( ukurasa uliochapishwa, picha ya skrini, e-maambukizi). Programu yoyote ya programu ya uhasibu kama ile inayotumiwa na makampuni makubwa (mfumo wa ERP) au moja inayotumiwa na biashara ndogo ndogo (QuickBooks) inaweza kuchapisha kwa urahisi taarifa za kifedha na nyaraka zingine pamoja na kuzionyesha kwenye skrini.

Baadhi ya taarifa za kifedha zinapaswa kutolewa kwa vyanzo vingine kama vile mabenki au mashirika ya serikali, na ingawa katika miongo kadhaa iliyopita kila kitu kiliwasilishwa na kuwasilishwa kwenye karatasi, leo, habari nyingi zinawasilishwa kielektroniki, na AISs husaidia kuwezesha kuwa na taarifa katika muhimu elektroniki format. Benki nyingi zinahitaji data za elektroniki, na Mfumo wa Mapato ya Ndani (IRS) hukubali maelezo yako kama maambukizi ya digital badala ya fomu ya karatasi. Mwaka 2017, asilimia 92 ya walipa kodi wote waliofungua kodi zao wenyewe walifanya hivyo kielektroniki. ² Mashirika mengi huchagua kufungua kodi zao kwa umeme, na wale walio na mali zaidi ya dola milioni 10 wanatakiwa kufungua umeme na IRS. ³ Tangu tarehe 5 Mei 1996, makampuni yote yanayofanyiwa biashara hadharani yanatakiwa kuwasilisha filings zao, kama vile taarifa za kifedha na sadaka za hisa, kwa SEC kielektroniki. ⁴ SEC inaweka data zote kwenye database ya elektroniki inayojulikana kama Mkusanyiko wa Data ya Umeme, Uchambuzi, na Mfumo wa Upatikanaji (EDGAR). Database hii inaruhusu mtu yeyote kutafuta database kwa taarifa za kifedha na nyingine kuhusu kampuni yoyote ya biashara hadharani. Hivyo, AISs huwezesha upatikanaji wa ndani wa habari za kifedha, lakini ushirikiano wa habari hiyo nje kama inahitajika au inahitajika. Kama vile mfumo wa EDGAR unaotumiwa na SEC huhifadhi data kwa upatikanaji, AIS lazima itoe njia ya kuhifadhi na kurejesha data.

Kuhifadhi Data

Takwimu zinaweza kuhifadhiwa na AIS katika muundo wa karatasi, digital, au wingu. Kabla ya kompyuta zilitumiwa sana, data ya kifedha ilihifadhiwa kwenye karatasi, kama jarida na leja iliyoonyeshwa kwenye Mchoro 7.5.

Kielelezo 7.5 Uhifadhi wa Data. (a) Jarida la jumla na (b) leja ya jumla. (mikopo a: muundo wa “Kuingia katika ledger Barent Roseboom ya kina shughuli na John Fluno katika 1764" na Huduma ya Hifadhi ya Taifa, Umma Domain; mikopo b: muundo wa “Print Order Kitabu, Holmes McDougall” na Edinburgh City of Print/Flickr, CC BY 2.0)

Kama teknolojia imebadilika, hivyo uwe na mifumo ya kuhifadhi-kutoka kwenye diski za floppy hadi CD, anatoa kidole, na wingu. Gari ngumu kwenye kompyuta yako ni kifaa cha kuhifadhi data, kama vile gari ngumu nje unaweza kununua. Data iliyohifadhiwa lazima iwe na uwezo wa kupatikana wakati inahitajika. Kama unaweza kuona kutoka Kielelezo 7.6, data iliyohifadhiwa inatoka na/au inapita kupitia kazi kuu tatu za AIS (pembejeo, taratibu, na pato) na matokeo ya mwisho kuwa matumizi ya data katika fomu zinazohitajika kwa ajili ya kufanya maamuzi, kama vile taarifa za fedha. Upatikanaji wa uwezo wa kuingiza data, kusimamia taratibu, au kurejesha data inahitaji udhibiti wa kutosha ili kuzuia udanganyifu au upatikanaji usioidhinishwa na inahitaji utekelezaji wa hatua za usalama wa data. Kielelezo 7.6 unaeleza kazi muhimu kufanywa na AIS.

Kielelezo 7.6 Uhasibu Mfumo wa Habari Kazi nne muhimu zinazofanywa na mfumo wa habari wa uhasibu. (mgawo: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)

ZAMU YAKO

Hatua katika Mfumo wa Habari wa Uhasibu

Hatua tatu za mfumo wa habari za uhasibu ni pembejeo, usindikaji, na pato. Takwimu ni kiungo ghafi kinachotumiwa katika michakato hii. Baadhi ya data inaweza kupatikana kutoka hati chanzo, na data nyingine ni kupatikana kutoka database ambapo hapo awali imekuwa kuhifadhiwa. Wakati data imechukuliwa, matokeo ya mwisho ni kawaida habari. Taarifa ni muhimu zaidi kuliko data. Chukua, kwa mfano, mchakato mwingine ambao mkate unaweza kutumia kuoka biskuti za chip za chokoleti. Wakati kompyuta hazihitaji kuhusishwa, tunaanza mchakato kwa kukusanyika kikundi cha viungo ghafi kama vile mayai, sukari, unga, chips chokoleti, na mafuta, katika bakuli kubwa. Kuchukua kijiko cha kile kilicho kwenye bakuli wakati huo haipendekezi sana kwa buds za ladha au “muhimu” kwa mtu anayependa cookie ya chokoleti. Tunachunguza viungo vya ghafi kwa kuchanganya vizuri na kugeuza kuwa unga, kuzikatwa katika maumbo, kuoka, na kuzipiga. Vile vile, data ghafi kuhusu mauzo moja yaliyomo kwenye ankara ya mauzo, kama jina la mteja, tarehe ya kuuza, na kiasi cha mauzo, ni moja kwa moja si muhimu sana kwa mtumiaji wa taarifa za kifedha kama vile mwekezaji. Hata hivyo, kwa kusindika data zinazohusiana na uuzaji, kuhakikisha kuwa ni sahihi kwa kuangalia kwamba idadi ya vitu zilizoamriwa zilikuwa katika hisa na kwa kweli zimetumwa, kuziunganisha na mauzo mengine kwa kipindi hicho, na kuzalisha taarifa ya mapato iliyo na mauzo kwa kipindi hicho ni kikubwa muhimu zaidi kuliko vipande ya mtu binafsi ya data zinazohusiana na mauzo moja.

Je, unaweza kutoa mfano wa kila hatua tatu, pamoja na hati ya chanzo ambayo inaweza kutumika katika hatua ya pembejeo na data iliyohifadhiwa ambayo inaweza kutumika katika hatua za pembejeo na usindikaji, kwanza kwa duka la vyakula, na kisha ofisi ya matibabu?

Suluhisho

Duka la vyakula:

• Hati ya Chanzo: Hii ni pamoja na hundi ya kuwekwa; jumla kutoka kila rekodi ya fedha, ikiwa ni pamoja na jumla ya fedha; ankara ya mazao; maombi ya ajira na mfanyakazi mpya; maelezo ya kadi ya wakati; fomu ya W-4 ( habari za ajira); na kadhalika.
• Input: Hii ni pamoja na kuingia data kutoka hati chanzo kwenye keyboard kompyuta, umeme skanning bar code ya kila bidhaa kununuliwa katika duka la vyakula (katika Checkout counter na kupokea bidhaa kutoka kwa muuzaji mbali lori), labda uchapishaji wa vidole wakati wa saa, au kuingia katika bei ya kujiandikisha.
• Usindikaji: michakato ya usajili wa fedha (hujilimbikiza na jumla) makundi mbalimbali ya vitu (kuponi, hundi, na mashtaka) na mtumiaji; hesabu inaweza kufuatiliwa na RFID ( kitambulisho cha redio-frequency); na programu za programu zinaweza kusindika habari zilizokusanywa na madaftari ya fedha binafsi kama vile habari mfanyakazi.
• Pato: Data ambayo imechukuliwa inaweza kutazamwa kwenye skrini ya kompyuta, kuchapishwa kama nakala ngumu (pato la karatasi), au kutumwa kama pato la elektroniki kutoka kwenye rekodi ya fedha kwenye kompyuta (inaweza kufanyika bila waya au kwa cable).
• Uhifadhi: Data inaweza kuhifadhiwa kwenye database ya kampuni kwenye gari lake la kompyuta ngumu au kama hifadhi ya wingu. Hopefully duka pia ni kulipa kwa hifadhi salama salama offsite (katika kesi ya moto katika duka au walaghai kujaribu kupata habari), kwa ujumla kupatikana kwa njia ya mtandao na kuhifadhiwa katika “wingu.” Vinginevyo, hifadhi inaweza kuwa kwenye magazeti ya karatasi, gari ngumu ya kompyuta, disks, au anatoa nje. Data iliyohifadhiwa inaweza kupatikana na kutumika katika hatua za pembejeo, usindikaji, na pato.

Ofisi ya daktari:

• Chanzo Hati: Hii inajumuisha hundi ya kuwekwa kutoka kwa mgonjwa; maelezo ya bima ya mgonjwa kwenye faili; rekodi ya daktari ya uchunguzi na taratibu zilizofanywa kwa mgonjwa, kuwasilishwa kwa kampuni ya bima; na ankara ya vifaa vya matibabu.
• Ingiza: Data kutoka hati ya chanzo, kwa mfano, iliyo na utambuzi na mpango wa matibabu, ingeingia kwenye kibodi cha kompyuta.
• Processing: Mfumo unaweza kupata codes matibabu sambamba na kila utaratibu daktari alifanya, hivyo ina taarifa sahihi kwa kampuni ya bima.
• Pato: Fomu ya matibabu ni kuchapishwa na kisha kutumwa kwa kampuni ya bima kwa ajili ya malipo.
• Uhifadhi: mpango wa utambuzi na matibabu huhifadhiwa kwenye database ya kompyuta kwa upatikanaji kwenye ziara inayofuata kwa mgonjwa huyu. Fomu ya kutumwa kwa kampuni ya bima pia imehifadhiwa kielektroniki hivyo kunaweza kufuatilia hadi malipo kutoka kampuni ya bima inapokelewa. Pia kumbuka kwamba wakati wa usindikaji, mfumo ulipaswa kurejesha nambari za matibabu kutoka faili ya nambari zote zilizohifadhiwa kwenye databana.

ZAMU YAKO

Mfumo wa Habari wa Uhasibu (AIS)

Je! Ni baadhi ya aina gani za habari ambazo mfumo wa habari za uhasibu unapaswa kuwapa wamiliki, mameneja, na wafanyakazi wa biashara, mwishoni mwa siku, au wiki, au mwezi, ambayo kwa upande wake wanaweza kuhitaji kutoa kwa watumiaji wengine wa nje?

Suluhisho

• Taarifa kwa madhumuni ya ndani itajumuisha mauzo ya jumla na ni kiasi gani cha gharama ya kuzalisha mauzo. Pia kuchukuliwa ni kiasi gani hesabu ni juu ya mkono hivyo uamuzi unaweza kufanywa kama au ili hesabu zaidi.
• Kampuni hiyo itahitaji kurekodi matukio yote ya kiuchumi ya biashara ili kupata mauzo ya jumla, gharama za bidhaa zinazouzwa, gharama, na mapato halisi, pamoja na idadi ya masaa ya wafanyakazi waliofanya kazi, namba ya usalama wa jamii ya mfanyakazi, na ni kiasi gani kampuni iliahidi kulipa mfanyakazi kwa kila saa.
• Taarifa kwa watumiaji wa nje, kama vile IRS au mashirika ya serikali za mitaa na serikali za mitaa, itakuwa ni pamoja na anarudi kodi ya mapato na mauzo na fomu ya kodi ya mishahara. Wamiliki wa biashara na mameneja watahitaji mauzo na gharama zote, kodi ya mauzo iliyokusanywa, na mapato ya wafanyakazi.
• Kwa maneno mengine, kampuni inahitaji AIS.

Wakati AIS ina kazi za msingi za pembejeo, usindikaji, pato, na kuhifadhi, kila kampuni au mfumo utaamua juu ya hatua halisi na taratibu chini ya kila kazi hizi pana. Tunajua kwamba data hutumiwa kutengeneza aina ya habari zinazohitajika na watumiaji kufanya maamuzi. Njia moja ambayo shirika la rejareja linaweza kupata, pembejeo, mchakato, na kuhifadhi data zinazohusiana na shughuli za mauzo ni kupitia mfumo wa uuzaji (POS). Wakati mteja yuko tayari kununua kipengee, mtunza fedha anachunguza bidhaa kununuliwa, bei inarudishwa kutoka faili ya bei, uuzaji umeandikwa, na hesabu inasasishwa. Mifumo mingi ya POS ni pamoja na skana, skrini ya kompyuta, au kibao kilicho na skrini ya kugusa. Malipo ya wateja yanahifadhiwa kwenye droo ya fedha. Kwa mauzo yasiyo ya fedha, wasomaji wa kadi ya mkopo huruhusu wateja kuingiza, swipe, au kugusa kadi zao kulipa (ambayo pia husaidia kuzuia makosa ya pembejeo ya kibodi na kuweka habari salama).

MASUALA YA KIMAADILI

Viwango vya maadili katika maduka ya rejareja

Wafanyakazi wa mauzo ya kitaalamu hufanya mifumo ya POS. Kuna kanuni ya kimaadili kwa wataalamu wa mauzo iliyoundwa na Chama cha Mauzo ya Professional kusaidia wataalamu wa mauzo kudumisha hukumu nzuri. ⁵ Shirika linaweka viwango kama vile zifuatazo:

• Kudumisha viwango vya juu vya uadilifu katika mahusiano yote ya biashara.
• Kutoa wateja wetu na uzoefu wa kununua ambao “ tunafanya jambo sahihi na hivyo kusaidia kupata matokeo sahihi.”
• Kukuza na kulinda mazoea mazuri ya mauzo.
• Daima tenda kulingana na kanuni za shirika langu na ndani ya sheria.

Wahasibu wanaweza kusaidia wataalamu wa mauzo katika kujenga mazingira ya kimaadili. Mazingira ya kimaadili yataruhusu watumiaji wa data ya uhasibu kufanya maamuzi ya biashara imara na kuendesha kampuni vizuri.

Hata hivyo, POS ni sehemu tu ya AIS. Kama kila uuzaji umeingia kwenye rejista, data nyingine hukusanywa, kumbukumbu, na kusindika na AIS na inakuwa habari. Takwimu kuhusu kila uuzaji zimeandikwa katika mfumo wa habari: ni nini kilichouzwa, ni kiasi gani cha gharama, bei ya mauzo, na kodi yoyote ya mauzo. Pia inarekodi wakati wa siku, karani, na kitu kingine chochote kampuni ilipanga rekodi ya fedha kurekodi. Wakati mauzo yote ya siku yamehesabiwa, hutoa habari kwa namna ya data iliyopangwa na kusindika yenye maana kwa kampuni. Biashara inaweza kutaka kuona ni saa gani ya siku ilisababisha mauzo zaidi, au kujua ni bidhaa gani iliyokuwa muuzaji bora. AIS inaweza kutoa taarifa hii.

Mfumo unaundwa wakati taratibu zinafanya kazi pamoja ili kuzalisha habari kwa biashara. Mchakato wa mauzo hupata wateja, akaunti zinazopokewa, na data ya hesabu na hubadilisha faili zinazofaa. Mchakato wa manunuzi pia hupata hesabu na akaunti zinazolipwa na kuzisasisha, kwa sababu makampuni mengi yanunua bidhaa kwa mkopo. Kwa kuwa hakuna makampuni mawili yanayofanya kazi sawa, ungependa kutarajia kila kampuni kuwa na AIS tofauti kidogo. Baadhi ya biashara hawana rekodi ya fedha, lakini bado watakuwa na akaunti ya Mauzo. Makampuni mengine yana mauzo ya fedha tu, kwa hiyo hawatakuwa na akaunti ya Kupokea Akaunti. Bila kujali aina ya biashara-rejareja, viwanda, au huduma-AIS ni sehemu muhimu ya biashara kwani ni mfumo huu ambao hutoa taarifa zinazohitajika na watunga maamuzi ya ndani na nje.

DHANA KATIKA MAZOEZI

Je! Hii ni Mfumo wa Habari wa Uhasibu?

Je! Unafikiri mmiliki wako wa wastani wa lori ana mfumo wa habari wa uhasibu?

Kielelezo 7.7 Chakula lori. (mikopo: mabadiliko ya “ Malori ya Chakula” na Daniel Lobo/Flickr, Umma Domain)

Malori ya chakula yatakuwa na aina fulani ya mfumo wa habari za uhasibu iwe karatasi ya msingi au ya elektroniki. Njia moja ya kawaida ya kuunda mfumo wa habari za uhasibu katika aina hii ya mazingira ya biashara ni kutumia programu, kama vile Square Point of Sale (Square Inc.). Mfumo wa programu ya Square Point of Sale (POS) unaendelea kufuatilia mauzo. Kwa aina hii ya mfumo, lori la chakula litawezekana kuwa na Square Stand (POS ya kibao), droo ya fedha, na waandishi wa habari. Pembejeo ya habari kwenye Square Stand imehifadhiwa kwenye seva za mraba kwa kutumia wingu (nafasi ya kuhifadhi mtandaoni inayotolewa na makampuni mbalimbali na bidhaa) na inapatikana na kampuni kupitia dashibodi ya mtandaoni. Mfumo huu inaruhusu utunzaji wa mauzo ya fedha zote na mauzo ya kadi ya mkopo. Vipengele hivi - Programu ya Square Point of Sale, Square Stand, droo ya fedha, na printers-hufanya sehemu ya mfumo wa habari za uhasibu kwa lori la chakula.

UHUSIANO WA IFRS

Mifumo ya Habari ya Uhasibu katika mazingira ya Kimataifa ya

Makampuni yote, bila kujali kama ni ya ndani au ya kimataifa, yatakuwa na mfumo wa habari wa uhasibu na vipengele vilivyoelezwa katika sura hii. Itakuwa rahisi kudhani kwamba mifumo ya habari ya uhasibu iliyoundwa na makampuni ya umma nchini Marekani imeundwa kulingana na kanuni za uhasibu za Marekani zinazokubalika kwa ujumla (GAAP). Hii ina maana kwamba makampuni haya huunda michakato na udhibiti wao ili pamoja na kufikia malengo ya kuripoti na ufuatiliaji wa kampuni, mfumo pia unakusanya, hatua, na kuripoti taarifa zinazohitajika chini ya GAAP ya Marekani. Lakini hii ni kweli? Vipi kuhusu makampuni ambayo yana matawi au sehemu ya shughuli zao katika nchi nyingine? Je, makampuni ya kimataifa ya kimataifa hutumia mifumo ya habari ya uhasibu sawa na wenzao wa Marekani?

Kama ilivyoonyeshwa hapo awali, makampuni yote yataunda aina fulani ya mfumo wa habari za uhasibu. General Electric (GE), kama mtengenezaji wa makao ya Marekani, hutumia mfumo wa habari wa uhasibu unaoruhusu kurekodi, kukusanya, kuzalisha, na kuchambua shughuli za biashara zake mbalimbali. Kwa kuwa GE ni shirika la Marekani, lenye makao makuu huko Boston, Massachusetts, mfumo wake wa habari wa uhasibu umeundwa kuzunguka sheria zilizowekwa na GAAP ya Marekani. Fiat Chrysler Automobiles (FCA) iko makao makuu nchini Uingereza, na inaunda mfumo wake wa habari za uhasibu ili kuzalisha fedha chini ya Viwango vya Kimataifa vya Taarifa za Fedha (IFRS). Juu ya uso, inaonekana kana kwamba kila kampuni itaunda mfumo wa habari kulingana na sheria za uhasibu katika nchi yake ya nyumbani. Hata hivyo, si rahisi sana. Leo, makampuni kuchukua faida ya uwezo wa kukopa fedha katika mipaka. Mara nyingi wakopeshaji huhitaji taarifa za kifedha za akopaye kuwasilishwa kwa kutumia sheria za uhasibu zinazohitajika na nchi ya mkopeshaji. Kwa mfano, ikiwa GE ilitaka kukopa pesa kutoka kwa Royal Bank of Scotland, ingekuwa na uwezekano wa kuwasilisha taarifa zake za kifedha kulingana na sheria za IFRS. Vile vile, kama FCA ilitaka kukopa kutoka Citibank, ingehitaji taarifa zake za kifedha katika fomu ya GAAP ya Marekani.

Kukopa sio sababu pekee ambayo kampuni inaweza kuhitaji kuwasilisha taarifa za kifedha kulingana na seti tofauti za kanuni za uhasibu. Kufikia mwaka wa 2017, GE ilikuwa na zaidi ya 130 tanzu, na biashara hizi zilikuwa ziko katika nchi 130. Tanzu ni biashara ambayo kampuni mzazi ina udhibiti wa maamuzi, kwa kawaida unahitajika kwa maslahi ya umiliki wa zaidi ya asilimia 50. Wengi wa tanzu hizi za GE zilianzisha mifumo yao ya habari za uhasibu kulingana na kanuni za uhasibu zilizokubaliwa katika nchi ambazo zilikuwapo, kama inavyotakiwa ili kuwa katika kufuata kanuni za mitaa kama vile kwa kodi za mitaa. Hivyo, GE lazima kubadilisha taarifa za kifedha zilizopatikana kutoka kwa mfumo wa habari wa uhasibu wa kampuni ndogo, mara nyingi kulingana na IFRS, kwa GAAP ya Marekani ili kuimarisha shughuli na shughuli za matawi yote na yale ya kampuni mzazi ili kuunda seti moja ya taarifa za kifedha.

Sisi kimsingi kuwa mbili GAAP Dunia-IFRS na Marekani GAAP-na makampuni mengi kupata ni muhimu kuwa na mifumo ya habari ya uhasibu ambayo inaweza kushughulikia seti zote mbili za sheria kutokana na hali ya kimataifa ya biashara na asili ya kimataifa ya kuongeza fedha kwa njia ya kukopa na kutoa hisa. Hii inaweza kuonekana kuwa ya mambo, kuwa na mifumo miwili, lakini kidogo zaidi ya miaka kumi iliyopita kulikuwa na zaidi ya sabini GAAP tofauti. Leo, kwa kuwa nchi nyingi sasa zinatumia IFRS, ubora na msimamo wa taarifa za kifedha zimeongezeka. Matokeo yake, gharama zinazohusiana na kuwa na mifumo ya habari za uhasibu ambayo inaweza kuchanganya seti nyingi za sheria za uhasibu imepungua.

maelezo ya chini

• 1 Fraser Sherman. “Historia ya Uhasibu wa Kompyuta.” Kazi Mwenendo. Januari 14, 2019. https://careertrend.com/about-632821...ccounting.html
• 2 Kodi ya Mapato Return Takwimu. faili. Mei 2018. https://www.efile.com/efile-tax-retu...it-statistics/
• 3 Kodi ya Mapato Return Takwimu. faili. Mei 2018. https://www.efile.com/efile-tax-retu...it-statistics/
• 4 Kuna msamaha wa ugumu kwa makampuni ambayo hayawezi kufungua nyaraka zao kielektroniki. Angalia Usalama wa Marekani na Tume ya Fedha. Taarifa muhimu kuhusu EDGAR. Februari 16, 2010. https://www.sec.gov/edgar/aboutedgar.htm
• 5 Chama cha Mauzo Professional. “APS Mauzo Kanuni ya Maadili.” n.d. www.associatofprofessiona... -msimbo mwenzi/