16.1: Mchakato wa Mawasiliano ya Usimamizi

Malengo ya kujifunza

1. Kuelewa na kuelezea mchakato wa mawasiliano.

Mawasiliano ya kibinafsi ni sehemu muhimu ya kuwa meneja mwenye ufanisi:

• Inathiri maoni, mtazamo, motisha, na tabia za wengine.
• Inaonyesha hisia zetu, hisia, na nia zetu kwa wengine.
• Ni gari la kutoa, kupokea, na kubadilishana habari kuhusu matukio au masuala yanayotuhusu.
• Inaimarisha muundo rasmi wa shirika kwa njia kama vile kutumia njia rasmi za mawasiliano.

Mawasiliano ya kibinafsi inaruhusu wafanyakazi katika ngazi zote za shirika kuingiliana na wengine, kupata matokeo yaliyohitajika, kuomba au kupanua msaada, na kutumia na kuimarisha muundo rasmi wa shirika. Madhumuni haya hutumikia sio tu watu wanaohusika, lakini lengo kubwa la kuboresha ubora wa ufanisi wa shirika.

Mfano ambao tunawasilisha hapa ni oversimplification ya kile kinachotokea katika mawasiliano, lakini mfano huu utakuwa na manufaa katika kujenga mchoro wa kutumika kujadili mada. Kielelezo 16.1.1 unaeleza sehemu rahisi ya mawasiliano ambapo mawasiliano husimba ujumbe na mpokeaji huamua ujumbe. ¹

Kielelezo\(\PageIndex{1}\): Msingi Communication Model (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Kuandika na Decoding

Mambo mawili muhimu ya mfano huu ni encoding na decoding. Usimbaji ni mchakato ambao watu wanaoanzisha mawasiliano hutafsiri mawazo yao katika seti ya utaratibu wa alama (lugha), ama imeandikwa au inayozungumzwa. Usimbaji unaathiriwa na uzoefu wa mtumaji uliopita na mada au suala, hali yake ya kihisia wakati wa ujumbe, umuhimu wa ujumbe, na watu wanaohusika. Kuchochea ni mchakato ambao mpokeaji wa ujumbe hutafsiri. Mpokeaji anaunganisha maana ya ujumbe na anajaribu kufunua nia yake ya msingi. Kuchochea pia kunaathiriwa na uzoefu wa awali wa mpokeaji na sura ya kumbukumbu wakati wa kupokea ujumbe.

Maoni

Aina kadhaa za maoni zinaweza kutokea baada ya ujumbe kutumwa kutoka kwa mawasiliano kwa mpokeaji. Maoni yanaweza kutazamwa kama hatua ya mwisho katika kukamilisha sehemu ya mawasiliano na inaweza kuchukua aina kadhaa, kama vile majibu ya maneno, nod ya kichwa, jibu linaloomba habari zaidi, au hakuna majibu kabisa. Kama ilivyo na ujumbe wa awali, majibu pia yanahusisha encoding, kati, na decoding.

Kuna aina tatu za msingi za maoni zinazotokea katika mawasiliano. ² Hizi ni habari, kurekebisha, na kuimarisha. Katika maoni ya habari, mpokeaji hutoa taarifa zisizo za kawaida kwa mawasiliano. Mfano ni kiwango cha hesabu mwishoni mwa mwezi. Katika maoni ya kurekebisha, mpokeaji anajibu kwa changamoto ujumbe wa awali. mpokeaji anaweza kujibu kwamba si wajibu wake wa kufuatilia hesabu. Katika kuimarisha maoni, mpokeaji aliwasiliana kwamba amepokea wazi ujumbe na nia zake. Kwa mfano, daraja unayopokea kwenye karatasi ya muda (ama chanya au hasi) inaimarisha maoni kwenye karatasi yako ya muda (mawasiliano yako ya awali).

Kelele

Kuna, hata hivyo, njia mbalimbali ambazo ujumbe uliotarajiwa unaweza kupotosha. Mambo ambayo kupotosha ujumbe uwazi ni kelele. Sauti inaweza kutokea wakati wowote pamoja na mfano ulioonyeshwa kwenye Mchoro 16.1.1, ikiwa ni pamoja na mchakato wa kuamua. Kwa mfano, meneja anaweza kuwa chini ya shinikizo na kutoa maagizo, “Nataka kazi hii imekamilika leo, na sijali ni gharama gani,” wakati meneja anajali gharama gani.

kuangalia dhana

1. Eleza mchakato wa mawasiliano.
2. Kwa nini maoni ni sehemu muhimu ya mchakato wa mawasiliano?
3. Je! Ni mambo gani ambayo mameneja wanaweza kufanya ili kupunguza kelele katika mawasiliano?