16.2: Aina ya Mawasiliano katika Mashirika

Malengo ya kujifunza

1. Jua aina ya mawasiliano yanayotokea katika mashirika.

Katika mfano wa mawasiliano ulioelezwa hapo juu, aina tatu za mawasiliano zinaweza kutumiwa na mawasiliano katika awamu ya awali ya maambukizi au mpokeaji katika awamu ya maoni. Aina hizi tatu zinajadiliwa ijayo.

Mawasiliano ya mdomo

Hii ina ujumbe wote au kubadilishana habari zinazozungumzwa, na ni aina iliyoenea zaidi ya mawasiliano.

Mawasiliano Written

Hii ni pamoja na barua pepe, maandiko, barua, ripoti, miongozo, na maelezo juu ya maelezo ya utata. Ingawa mameneja wanapendelea mawasiliano ya mdomo kwa ufanisi wake na haraka, ongezeko la mawasiliano ya elektroniki haliwezi kuepukika. Pia, mameneja wengine wanapendelea mawasiliano yaliyoandikwa kwa ujumbe muhimu, kama vile mabadiliko katika sera ya kampuni, ambapo usahihi wa lugha na nyaraka za ujumbe ni muhimu.

Uongozi wa Usimamizi

Kushughulika na Overload

Moja ya changamoto katika mashirika mengi ni kushughulika na wingi wa barua pepe, maandiko, barua za sauti, na mawasiliano mengine. Mashirika kuwa flatter, outsourced kazi nyingi, na layered teknolojia kwa kasi ya mawasiliano na programu jumuishi mawasiliano kama vile Slack, ambayo inaruhusu watumiaji kusimamia mawasiliano yao yote na kupata rasilimali pamoja katika sehemu moja. Hii inaweza kusababisha overload habari, na ujumbe muhimu inaweza kuzama nje na kiasi katika Inbox yako.

Ongeza mazoezi ya “jibu kwa wote,” ambayo inaweza kuongeza kiasi cha mawasiliano, ambayo wafanyakazi wenzake wengi hutumia, na hiyo ina maana kwamba unaweza kupata matoleo tano au sita ya barua pepe ya awali na unahitaji kuelewa majibu yote pamoja na mawasiliano ya awali kabla ya kujibu au kuamua kuwa suala hilo ni kutatuliwa na hakuna jibu inahitajika. Hapa ni mapendekezo ya kushughulika na overload e-mail juu, usawa, na chini ndani ya shirika lako na nje kwa wadau na wateja.

Njia moja ya kupunguza kiasi na wakati unayotumia kwenye barua pepe ni kuzima spigot ya ujumbe unaoingia. Kuna mazoea ya wazi ambayo husaidia, kama vile kujiandikisha kwenye barua pepe au kuzima arifa kutoka kwenye akaunti za vyombo vya habari vya kijamii kama vile Facebook na Twitter. Pia, fikiria kama wenzako au ripoti za moja kwa moja zinakuiga kwenye barua pepe nyingi kama FYI. Ikiwa ndiyo, eleza kwamba unahitaji tu kurekebishwa wakati fulani au wakati uamuzi wa mwisho unafanywa.

Utahitaji pia kuanzisha mfumo ambao utaandaa kikasha chako kwenye “folda” ambazo zitawawezesha kusimamia mtiririko wa ujumbe kwenye makundi ambayo itawawezesha kushughulikia ipasavyo. Mfumo wako unaweza kuangalia kitu kama hiki:

1. Inbox: Kutibu hii kama kalamu kufanya. E-mails haipaswi kukaa hapa muda mrefu zaidi kuliko inachukua kwa wewe kuwasilisha kwenye folda nyingine. Mbali ni wakati unapojibu mara moja na unasubiri majibu ya haraka.
2. Leo: Hii ni kwa ajili ya vitu ambavyo vinahitaji majibu leo.
3. Wiki hii: Hii ni kwa ajili ya ujumbe ambao unahitaji majibu kabla ya mwisho wa wiki.
4. Mwezi huu/robo: Hii ni kwa kila kitu ambacho kinahitaji majibu ya muda mrefu. Kulingana na jukumu lako, unaweza kuhitaji folda ya kila mwezi au ya robo mwaka.
5. FYI: Hii ni kwa ajili ya vitu yoyote ambayo ni kwa ajili ya habari tu na kwamba unaweza kutaka rejea nyuma katika siku zijazo.

Mfumo huu unaweka kipaumbele cha barua pepe kulingana na vipindi vya muda badala ya watumaji wa barua pepe, kukuwezesha kufanya kazi bora na kuweka muda uliopangwa.

Kitu kingine cha kuzingatia ni barua pepe yako inayoondoka. Ikiwa ujumbe wako unaotoka sio maalum, mrefu sana, haijulikani, au unakiliwa sana, wenzako wana uwezekano wa kufuata mazoezi sawa wakati wa kuzungumza na wewe. Weka mawasiliano yako wazi na kwa uhakika, na kusimamia outbox yako itasaidia kufanya barua pepe zako zinazoingia zinaweza kusimamiwa.

maswali muhimu ya kufikiri

1. Je, unasimamia barua pepe zako sasa? Je, unachanganya barua pepe za kibinafsi na za shule na zinazohusiana na kazi katika akaunti hiyo?
2. Je, unaweza kuwasiliana na mwenzake ambaye anatuma barua pepe nyingi za FYI, kutuma pia barua pepe zisizojulikana, au kuiga watu wengi sana kwenye ujumbe wake?

vyanzo

Amy Gallo, Acha Barua pepe Overload, Harvard Business Review, Februari 21, 2012, https://hbr.org/2012/02/stop-email-overload-1;

Barry Chingel, “Jinsi ya kuwapiga barua pepe Overload katika 2018", CIPHER, Januari 16, 2018, https://www.ciphr.com/advice/email-overload/;

Monica Seely, “Katika Huruma ya Inbox yako? Jinsi ya kukabiliana na Overload ya barua pepe”, Guardian, Novemba 6, 2017, https://www.theguardian.com/small-bu...email-overload.

Mawasiliano yasiyo ya maneno

Kuna pia mabadiliko ya habari bila kusema au kuandika. Baadhi ya mifano ya hii ni mambo kama vile taa za trafiki na sirens pamoja na mambo kama vile ukubwa wa ofisi na uwekaji, ambayo yanaashiria kitu au mtu wa umuhimu. Vilevile, vitu kama vile lugha ya mwili na kujieleza kwa uso vinaweza kuwasilisha ujumbe wa fahamu au ufahamu kwa wengine.

Kielelezo\(\PageIndex{1}\): Lugha yako ya mwili inaweza kutuma ujumbe wakati wa mkutano. (Mikopo: Amtec Picha/Flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Mvuto mkubwa juu ya Mawasiliano ya kibinafsi

Bila kujali aina ya mawasiliano inayohusika, asili, mwelekeo, na ubora wa michakato ya mawasiliano ya kibinafsi inaweza kuathiriwa na mambo kadhaa. ³

Ushawishi wa Kijamii

Mawasiliano ni mchakato wa kijamii, kwani inachukua angalau watu wawili kuwa na sehemu ya mawasiliano. Kuna aina mbalimbali za mvuto wa kijamii ambazo zinaweza kuathiri usahihi wa ujumbe uliotarajiwa. Kwa mfano, vikwazo vya hadhi kati ya wafanyakazi katika ngazi mbalimbali za shirika vinaweza kuathiri mambo kama vile kushughulikia mwenzake kama katika ngazi ya mkurugenzi kama “Bi Jones” au mfanyakazi mwenza katika ngazi sawa na “Mike.” Kanuni na majukumu yaliyopo yanaweza kulazimisha nani anayesema na nani na jinsi mtu anavyojibu. Kielelezo 16.2.2 unaonyesha aina mbalimbali za mawasiliano zinazoonyesha mvuto wa kijamii mahali pa kazi.

Kielelezo\(\PageIndex{2}\): Sampuli za Mawasiliano ya Usimamizi (Ugawaji: Chuo Kikuu cha Rice Copyright, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Mtazamo

Aidha, mchakato wa mawasiliano unaathiriwa sana na michakato ya ufahamu. Kiwango ambacho mfanyakazi anapata maelekezo ya kazi kwa usahihi kutoka kwa meneja inaweza kuwa na mvuto na mtazamo wake wa meneja, hasa ikiwa maelekezo ya kazi yanapingana na maslahi yake katika kazi au ikiwa yana utata. Ikiwa mfanyakazi amesema meneja kama asiye na uwezo, nafasi ni kwamba kidogo ambayo meneja anasema itachukuliwa kwa uzito. Kama bosi ni vizuri kuonekana au kuonekana kama ushawishi mkubwa katika kampuni, kila kitu anasema inaweza kutafsiriwa kama muhimu.

Ushirikiano Kushiriki

Ufanisi wa mawasiliano unaweza kuathiriwa na kiwango ambacho moja au pande zote mbili zinahusika katika mazungumzo. Uangalifu huu unaitwa mwingiliano, uangalifu au ushiriki wa mwingiliano. ⁴ Ikiwa mpokeaji wa ujumbe anahusika na masuala mengine, ufanisi wa ujumbe unaweza kupungua. Uhusika wa mwingiliano una vipimo vitatu vinavyohusiana: mwitikio, ufahamu, na uangalifu.

Kubuni ya Shirika

Mchakato wa mawasiliano unaweza pia kuathiriwa na muundo wa shirika. Mara nyingi imesemwa kugawanya shirika kwa sababu hiyo itasababisha muundo wa ushiriki zaidi na kusababisha mawasiliano bora katika shirika. Wakati ujumbe unapaswa kusafiri kupitia ngazi nyingi za shirika, uwezekano wa kuvuruga unaweza pia kutokea, ambao ungepungua kwa mawasiliano zaidi ya uso kwa uso.

Kielelezo\(\PageIndex{3}\): Smart mameneja kuelewa kwamba si wote wa mahusiano ya kampuni ya ushawishi mkubwa kuonekana kama sehemu ya chati ya shirika. Mtandao wa uhusiano usio rasmi, wa kibinafsi upo kati ya wafanyakazi, na habari muhimu na maarifa hupita kupitia mtandao huu daima. Kutumia programu ya uchambuzi wa vyombo vya habari vya kijamii na zana zingine za kufuatilia, mameneja wanaweza ramani na kupima mahusiano ya kawaida asiyeonekana ambayo huunda kati ya wafanyakazi katika ngazi zote za shirika. Je, kutambua shirika lisilo rasmi la kampuni linaweza kusaidia mameneja kukuza kazi ya pamoja, kuwahamasisha wafanyakazi, na kuongeza tija? (Mikopo: Exeter/flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

hundi ya dhana

1. Aina kuu tatu za mawasiliano ni nini?
2. Unawezaje kusimamia uingiaji wa mawasiliano ya elektroniki?
3. Je, ni mvuto mkubwa juu ya mawasiliano ya shirika, na jinsi gani muundo wa shirika unaweza kuathiri mawasiliano?