3.4: Jinsi ya Kusimamia Muda

Maswali ya kuzingatia:

• Ninawezaje kutumia makadirio ya muda juu ya kazi ili kuboresha usimamizi wa muda?
• Ni tabia gani zinazoweza kusaidia au kuzuia linapokuja suala la kusimamia wakati?

Katika sehemu hii inayofuata utajifunza kuhusu kusimamia muda na kufanya kazi za kipaumbele. Hii si tu ujuzi muhimu wa kutafuta elimu, lakini inaweza kuwa uwezo unaokufuata kupitia maisha yako yote, hasa ikiwa kazi yako inakupeleka katika jukumu la uongozi.

Kielelezo\(\PageIndex{7}\): Kalenda ya mtandaoni ni chombo muhimu sana cha kuweka wimbo wa madarasa, mikutano, na matukio mengine. Mifumo mingi ya usimamizi wa kujifunza ina vipengele hivi, au unaweza kutumia programu ya kalenda.

UCHAMBUZI SWALI

Soma kila taarifa katika chombo kifupi cha kujitegemea chini, na angalia jibu linalotumika kwako. Hakuna majibu sahihi au mabaya.

Jedwali 3.3

	Daima	Kawaida	Wakati mwingine	Mara chache	Kamwe
Napenda kupewa muda uliopangwa mkali kwa kila kazi. Inasaidia mimi kukaa kupangwa na katika mstari.
Napenda kuwa dakika 15 mapema kuliko dakika 1 kuchelewa.
Napenda kufuta badala ya kupanga kila kitu kabla ya muda.
Napendelea kuwa na uwezo wa kusimamia wakati na jinsi mimi kufanya kila kazi.
Nina wakati mgumu kukadiria muda gani kazi itachukua.
Nina motisha zaidi wakati kuna tarehe ya mwisho ujao. Inasaidia mimi kuzingatia.
Nina shida kuweka vipaumbele katika utaratibu wa manufaa zaidi.

Zoezi hili linalenga kukusaidia kutambua mambo fulani kuhusu mtindo wako wa usimamizi wa wakati. Sehemu muhimu ni kwa wewe kutambua maeneo yoyote ambapo unaweza kuwa na uwezo wa kuboresha na kupata ufumbuzi kwao. Sura hii itatoa baadhi ya ufumbuzi, lakini kuna wengine wengi ambao wanaweza kupatikana kwa kutafiti mikakati ya usimamizi wa muda.

Baada ya kuamua majibu yako bora kwa kila taarifa, fikiria juu ya nini wanaweza kumaanisha kuhusiana na uwezo uwezo na/au changamoto kwa ajili yenu linapokuja suala la usimamizi wa muda katika chuo. Ikiwa wewe ni mtu anayependa muda uliopangwa mkali, ungefanya nini ikiwa umechukua kozi ambayo ilikuwa na karatasi moja kubwa tu kutokana mwishoni? Je, wewe kuweka mwenyewe mfululizo wa muda uliopangwa mini kwamba alifanya wewe vizuri zaidi na kwamba naendelea mambo kusonga pamoja kwa ajili yenu? Au, ikiwa una shida ya kuweka kipaumbele kazi, ingekuwa itasaidia kufanya orodha ya kazi za kufanya na kuziagiza, kwa hiyo unajua ni zipi lazima zikamilike kwanza?

Jinsi ya kusimamia Muda

Njia rahisi zaidi ya kusimamia muda wako ni kupanga kwa usahihi muda gani utachukua kufanya kila kazi, na kisha kuweka kando kiasi hicho cha muda. Jinsi unavyogawanya wakati ni juu yako. Ikiwa itachukua saa tano kujifunza kwa mtihani wa mwisho, unaweza kupanga kueneza zaidi ya siku tano, na saa kila usiku, au unaweza kupanga saa mbili usiku mmoja na saa tatu ijayo. Nini ungependa kufanya ni mpango wa kusoma masaa machache tu usiku kabla ya mtihani na kupata kwamba akaanguka mfupi sana wakati wewe inakadiriwa ungehitaji. Kama hiyo ingekuwa kutokea, ungekuwa na kukimbia nje ya muda kabla ya kumaliza, bila njia ya kurudi nyuma na kubadilisha uamuzi wako. Katika hali hii, unaweza hata kujaribiwa “kuvuta usiku wote,” ambayo ni maneno ambayo imekuwa kutumika kati ya wanafunzi wa chuo kwa miongo kadhaa. Kwa asili inamaanisha kwenda bila usingizi kwa usiku mzima na kutumia wakati huo kumaliza kazi. Wakati njia hii ya kujaribu kufanya mipango duni ni ya kawaida ya kutosha kuwa na jina, mara chache huzalisha kazi bora.

Jedwali 3.4 Mfano wa Tathmini ya Muda

Shughuli	Muda uliokadiriwa	Muda halisi
mazoezi Quiz	Dakika 5	Dakika 15
Maabara Hitimisho	Dakika 20	Dakika 35
Chakula ununuzi	Dakika 45	Dakika 30
Hifadhi ya kufanya kazi	Dakika 20	Dakika 20
Tiba ya kimwili	Saa 1	Dakika 50

Kati ya sehemu zote za usimamizi wa muda, kutabiri kwa usahihi muda gani kazi itachukua ni kawaida ngumu zaidi-na mbaya zaidi. Sehemu ya tatizo linatokana na ukweli kwamba wengi wetu si sahihi sana wakati, hasa wakati sisi ni busy kutumia wenyewe kwa kazi. Suala jingine linalofanya iwe vigumu kukadiria kwa usahihi wakati wa kazi ni kwamba makadirio yetu yanapaswa pia kuzingatia mambo kama kuvuruga au matatizo yasiyotarajiwa yanayotokana na ucheleweshaji.

Linapokuja suala la shughuli za kitaaluma, kazi nyingi zinaweza kutegemea kukamilika kwa mambo mengine kwanza, au wakati kazi inachukua inaweza kutofautiana kutoka mfano mmoja hadi mwingine, wote ambao huongeza ugumu na ugumu wa kukadiria muda gani na jitihada zinahitajika.

Kwa mfano, kama mwalimu alitoa sura tatu za kusoma, huwezi kuwa na wazo lolote kwa muda gani kila sura inaweza kuchukua kusoma mpaka utawaangalia. Sura ya kwanza inaweza kuwa 30 kurasa muda mrefu wakati wa pili ni 45. Sura ya tatu inaweza kuwa tu kurasa 20 lakini alifanya zaidi ya chati na grafu kwa ajili ya wewe kulinganisha. Kwa kuhesabu ukurasa, inaweza kuonekana kwamba sura ya tatu itachukua muda mdogo, lakini kwa kweli kusoma chati na grafu kukusanya habari inaweza kuchukua muda mrefu kuliko kusoma mara kwa mara.

Kufanya mambo magumu zaidi, linapokuja suala la kukadiria muda juu ya kazi kwa kitu kama kawaida kama kusoma, sio kusoma yote inachukua kiasi sawa cha muda. Fiction, kwa mfano, ni kawaida kusoma kwa kasi kuliko mwongozo wa kiufundi. Lakini kitu kama riwaya ya Finnegan's Wake na James Joyce inachukuliwa kuwa ngumu sana kwamba wasomaji wengi hawakamaliza.

SHUGHULI

Ili kuelewa vizuri muda gani aina tofauti za nyenzo zinaweza kuchukua kusoma, jaribu jaribio hili. Utatumia mifano miwili ya maandiko maarufu ambayo ni karibu sana na kuwa idadi sawa ya maneno: Anwani ya Gettysburg na aya za ufunguzi kutoka A Krismasi Carol. Kabla ya kuanza, kadiria muda gani itachukua wewe kusoma kila mmoja, na kutabiri ambayo unafikiri itachukua muda mrefu. Unapofanya kusoma, tumia kazi ya stopwatch kwenye kifaa kama vile simu au timer nyingine ili kuona muda gani inachukua.

Hakikisha kwamba unasoma kwa uelewa, sio tu skimming juu ya maneno. Ikiwa unapaswa kusoma tena sehemu ili uelewe vizuri kile kinachosemwa, hiyo inafaa. Lengo hapa ni kulinganisha kusoma kwa maandiko tofauti, si kuona jinsi ya kufunga unaweza kuona-kusoma maneno kwenye ukurasa.

Baada ya kumaliza Gettysburg Anwani, kusoma na wakati A Krismasi Carol na kulinganisha wote wa nyakati yako.

Anwani ya Gettysburg
Abraham Lincoln
Gettysburg, Pennsylvania Novemba 19, 1863 Hesabu ya
neno: 278

Miaka minne na saba iliyopita baba zetu walizalisha katika bara hili, taifa jipya, lilijengwa katika Uhuru, na kujitolea kwa pendekezo kwamba watu wote wameumbwa sawa.

Sasa tunashiriki katika vita kubwa vya wenyewe kwa wenyewe, tukijaribu kama taifa hilo, au taifa lolote ambalo lina mimba na lililojitolea, linaweza kuvumilia kwa muda mrefu. Sisi ni alikutana juu ya kubwa vita uwanja wa vita kwamba. Tumekuja kujitolea sehemu ya shamba hilo, kama mahali pa kupumzika kwa wale waliotoa maisha yao hapa ili taifa lile liishi. Ni kufaa kabisa na sahihi kwamba tunapaswa kufanya hivyo.

Lakini, kwa maana kubwa, hatuwezi kujitolea — hatuwezi kujitakasa — hatuwezi kutakasa — ardhi hii. Wanaume wenye ujasiri, wanaoishi na wafu, ambao walijitahidi hapa, wameiweka wakfu, mbali zaidi ya uwezo wetu maskini wa kuongeza au kuzuia. Dunia itakumbuka kidogo, wala kukumbuka kwa muda mrefu kile tunachosema hapa, lakini haiwezi kusahau kile walichofanya hapa. Ni kwa ajili yetu hai, badala yake, kuwa wakfu hapa kwa kazi unfinished ambayo wao waliopigana hapa hadi sasa hivyo nobly juu. Ni afadhali tupate kujitolea hapa kwa kazi kubwa iliyobaki mbele yetu - kwamba kutoka kwa wafu hawa wenye heshima tunatoa kujitolea zaidi kwa sababu hiyo ambayo kwa ajili yake walitoa kipimo kamili cha mwisho cha ibada - kwamba sisi hapa tunatazamia sana kwamba hawa wafu hawatakufa bure - kwamba taifa hili, chini ya Mungu, na kwamba serikali ya watu, kwa ajili ya watu, kwa ajili ya watu, haitaangamia kutoka duniani.

Carol ya Krismasi
Charles Dickens
Chapman & Hall, 1843 Hesabu ya
neno: 260

Marley alikuwa amekufa: kuanza na. Hapana shaka yoyote juu ya hayo. Daftari la mazishi yake lilisainiwa na mchungaji, karani, mkulima, na mombolezi mkuu. Scrooge saini: na jina Scrooge ilikuwa nzuri juu ya 'Badilisha, kwa kitu chochote alichagua kuweka mkono wake kwa. Old Marley alikuwa amekufa kama msumari wa mlango.

Akili! Simaanishi kusema kwamba najua, kwa ufahamu wangu mwenyewe, ni nini hasa kilichokufa kuhusu msumari wa mlango. Ningekuwa nimeelekea, mimi mwenyewe, kuzingatia msumari wa jeneza kama kipande cha uharibifu wa chuma katika biashara. Bali hekima ya baba zetu ipo katika simile; Wala mikono yangu isiyotukuzwa haitasumbua, wala haitatendeka kwa ajili ya nchi. Kwa hiyo utaniwezesha kurudia, kwa kusisitiza, kwamba Marley alikuwa amekufa kama msumari wa mlango.

Scrooge alijua alikuwa amekufa? Bila shaka alifanya. Inawezaje kuwa vinginevyo? Scrooge na yeye walikuwa washirika kwa Sijui miaka ngapi. Scrooge alikuwa msimamizi wake pekee, msimamizi wake pekee, hawawajui yake pekee, pekee yake residuary legatee, rafiki yake pekee, na mombolezo pekee. Na hata Scrooge hakukatwa sana na tukio la kusikitisha, lakini kwamba alikuwa mtu bora wa biashara siku hiyo ya mazishi, na akaiweka kwa biashara isiyo na shaka.

kutaja mazishi Marley huleta mimi nyuma kwa uhakika mimi kuanza kutoka. Hakuna shaka kwamba Marley amekufa. Hii lazima ieleweke wazi, au hakuna kitu cha ajabu kinachoweza kuja kwa hadithi nitakayoelezea.

Katika kulinganisha mbili, ilikuwa moja au nyingine rahisi kuelewa au kwa kasi kusoma? Je, ni kipande alitabiri ungependa kusoma kwa kasi?

Ni muhimu kutambua kwamba katika kesi hii masomo yote yalikuwa aya tatu tu kwa muda mrefu. Ingawa kunaweza kuwa na nusu dakika tu au hivyo kati ya kusoma kila mmoja, kiasi hicho cha muda kingezidisha sana juu ya sura nzima.

Kujua mwenyewe

Wakati unaweza kupata kila aina ya makadirio online kuhusu muda gani kazi fulani inaweza kuchukua, ni muhimu kujua haya ni wastani tu. Watu wanasoma kwa kasi tofauti, watu huandika kwa kasi tofauti, na namba hizo zinabadilika hata kwa kila mtu kulingana na mazingira.

Ikiwa unajaribu kusoma katika mazingira ambayo yana vikwazo (kwa mfano, mazungumzo, wito wa simu, nk), kusoma kurasa za 10 zinaweza kukuchukua muda mrefu zaidi kuliko ikiwa unasoma katika eneo la utulivu. Kwa ishara hiyo hiyo, unaweza kuwa unasoma katika mazingira ya utulivu (kwa mfano, kitandani baada ya kila mtu ndani ya nyumba amelala), lakini ikiwa umechoka, tahadhari yako na uhifadhi wako huenda usiwe kama ungekuwa umefarijiwa.

Kwa asili, njia pekee unayoweza kusimamia muda wako kwa usahihi ni kujua mwenyewe na kujua muda gani unachukua kufanya kila kazi. Lakini wapi kuanza?

Chini, utapata meza ya shughuli za kawaida za kitaaluma za chuo. Orodha hii imeandaliwa kutoka kwa idadi kubwa ya vyanzo mbalimbali, ikiwa ni pamoja na vyuo vikuu, wachapishaji, na waelimishaji wa kitaaluma, ili kuwasaidia wanafunzi kukadiria muda wao wenyewe juu ya kazi. Madhumuni ya meza hii ni kukupa nafasi ya kuanza katika makadirio yako na kuonyesha jinsi mambo tofauti yanaweza kuathiri muda halisi uliotumika.

Utaona kwamba kando ya kila kazi kuna safu ya kitengo, ikifuatiwa na wakati wastani juu ya kazi, na safu ya maelezo. Kitengo ni chochote kinachopimwa (kwa mfano, kurasa za kusoma, kurasa zilizoandikwa, nk), na wakati wa kazi ni wakati wa wastani inachukua wanafunzi kufanya kazi hizi. Ni muhimu kuzingatia safu ya maelezo, kwa sababu huko utapata mambo ambayo huathiri wakati wa kazi. Sababu hizi zinaweza kubadilisha kiasi cha muda shughuli inachukua.

meza 3.5 Muda juu ya kazi kwa ajili ya shughuli za kawaida chuo.

Muda juu ya Task
Shughuli	Kitengo	Muda juu ya kazi	Notes
Kusoma kwa ujumla kitaaluma (kitabu, majarida ya kitaaluma)	Ukurasa 1	Dakika 5—7	Jihadharini kwamba kasi yako ya kusoma binafsi inaweza kutofautiana na inaweza kubadilika kwa muda.
Ufundi kusoma (hesabu, chati na data)	Ukurasa 1	Dakika 10—15	Jihadharini kwamba kasi yako ya kusoma binafsi inaweza kutofautiana na inaweza kubadilika kwa muda.
Rahisi Quiz au swali la nyumbani: jibu fupi-oriented kuelekea kukumbuka au majibu ya aina ya kitambulisho	Kwa swali	Dakika 1—2	Ukamilifu wa swali utaathiri sana wakati unaohitajika.
Quiz Complex au swali la nyumbani: jibu fupi-oriented kuelekea maombi, tathmini, au awali ya ujuzi	Kwa swali	Dakika 2—3	Ukamilifu wa swali utaathiri sana wakati unaohitajika.
Math tatizo seti, tata	Kwa swali	Dakika 15	Kwa mfano, algebra, equations tata, mahesabu ya fedha
Kuandika: mfupi, hakuna utafiti	Kwa kila ukurasa	Dakika 60	Insha fupi, kazi za kuandika mada moja, muhtasari, kazi za kuandika bure, uandishi wa habari-ni pamoja na kuandaa, kuandika, kuthibitisha, na kukamilisha
Kuandika: karatasi ya utafiti	Kwa kila ukurasa	Dakika 105	Inajumuisha wakati wa utafiti, kuandaa, uhariri, kuthibitisha, na kukamilisha (umejengwa katika hesabu ya kila ukurasa)
Utafiti kwa ajili ya jaribio	Kwa sura	Dakika 60	Dakika 45—90 kwa sura, kulingana na utata wa nyenzo
Utafiti kwa ajili ya mtihani	Kwa mtihani	Dakika 90	Masaa 1—2, kulingana na utata wa nyenzo

Tena, hizi ni wastani, na haina maana yoyote kama nyakati yako ni kidogo polepole au kidogo kwa kasi. Hakuna “kiasi sahihi cha muda,” wakati tu inachukua wewe kufanya kitu ili uweze kupanga kwa usahihi na kusimamia muda wako.

Pia kuna kipengele kingine cha kuangalia katika meza. Hizi ni tofauti katika shughuli zinazofanana ambazo zitaathiri pia wakati unayotumia. Mfano mzuri wa hii unaweza kupatikana katika safu nne za kwanza. Kila moja ya shughuli hizi inahusisha kusoma, lakini unaweza kuona kwamba kulingana na nyenzo zinazosomwa na utata wake, muda uliotumika unaweza kutofautiana sana. Sio tu kufanya tofauti hizi kwa wakati akaunti kwa aina tofauti za vifaa ambavyo unaweza kusoma (kama ulivyopata katika zoezi la kusoma kulinganisha mapema katika sura hii), lakini pia huzingatia wakati unaohitajika kufikiri juu ya kile unachosoma kuelewa na kuelewa ni nini akisema.

PATA KUSHIKAMANA

Ni programu gani zinazokusaidia kujiandaa vizuri kwa ajili ya mafanikio wakati wa kusimamia muda wako?

Je, una shida kuweka wimbo wa kazi nyingi katika kipindi cha muda?

Trello inakuwezesha kuandaa majukumu yako yote katika bodi muhimu. Unaweza kuwashirikisha na wengine (washirika wa mradi), weka alerts kama vikumbusho, na uangalie kazi wakati unavyomaliza.

Je, unatumia programu fulani kukusaidia kusimamia muda wako?

Programu za note za fimbo zinapatikana kwa PC, Mac, na vifaa vya simu. Wanakuwezesha kuchapisha vikumbusho vya haraka, uwapangilie upya kama inahitajika, na uwaone tofauti au kama orodha kamili ya kufanya.

Unataka nini unaweza kuboresha kuhusu ujuzi wako wa usimamizi wa muda?

Toggl husaidia kuweka wimbo wa jinsi na wapi unatumia muda wako ili uweze bajeti bora na kufanya mabadiliko ya usimamizi wa muda ambayo huwapa bure kwa mambo muhimu sana.