7.4: Usando sistemas de informação para obter vantagem competitiva
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Os sistemas de TI da Informação apoiam ou moldam a estratégia organizacional de uma unidade de negócios para oferecer uma vantagem competitiva. Qualquer sistema de informação - Business Process Management (BPM), Electronic Data Interchange (EDI), Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS), Transaction Processing Systems (TPS) - que ajude uma empresa a fornecer um produto ou serviço a um custo menor, ou seja diferenciado que se concentra em um segmento de mercado específico ou é inovador é um sistema de informação estratégica. As empresas normalmente têm vários tipos diferentes de sistemas de informação; cada tipo atende a um nível diferente de tomada de decisão - operacional (trabalhadores), tático (gerentes médios e seniores) e estratégico (executivos).
Vamos dar uma olhada em alguns exemplos.
Intercâmbio eletrônico de dados (EDI)
Normalmente, uma troca em papel de pedidos de compra e faturas leva uma semana para ser processada. Usando o EDI, o processo pode ser concluído em poucas horas! Ao integrar fornecedores e distribuidores via EDI, uma empresa pode melhorar a velocidade, a eficiência e a segurança, reduzindo consideravelmente os recursos necessários para gerenciar informações comerciais relevantes. Cleo, TrueCommerce EDI, Jitterbit, GoAnywhere MFT são alguns dos muitos softwares EDI que podem ser usados em conjunto com uma plataforma de integração de dados.
O EDI pode assumir o papel de gerenciamento da cadeia de suprimentos e o formato padrão de troca de informações usado por muitos sistemas discutidos abaixo.
Sistemas de processamento de transações (TPS)
Os sistemas de processamento de transações (TPS) são sistemas de informação computadorizados desenvolvidos para processar grandes quantidades de dados para transações comerciais de rotina, como folha de pagamento, processamento de pedidos, reservas aéreas, registros de funcionários, contas a pagar e contas a receber. O TPS elimina o tédio das transações repetitivas necessárias que exigem tempo e trabalho e as torna eficientes e precisas, embora as pessoas ainda precisem inserir dados em sistemas computadorizados. Os sistemas de processamento de transações são sistemas que abrangem fronteiras que permitem que a organização interaja com ambientes externos. Os exemplos de TPS incluem caixas eletrônicos, autorizações de cartão de crédito, pagamentos de contas on-line e postos de pagamento automático em lojas de varejo. A TI permite que tudo isso aconteça em tempo real.
Gerenciamento de processos de negócios (BPM)
O gerenciamento de processos de negócios é a integração automatizada de informações do processo com o objetivo de agilizar as operações, reduzir custos e melhorar o atendimento ao cliente (Ken Vollmer, BPMInstitute.org). Ao contrário do EDI, o BPM é usado tanto interna quanto externamente, entre aplicativos dentro de uma empresa e entre empresas. Grandes instituições financeiras como o Bank of America usam o BPM para vincular, integrar e automatizar diferentes aplicativos - cartão de crédito, conta bancária, empréstimos - resultando em um tempo de entrega para transações financeiras de semanas a minutos.
Sistemas de Informação Gerencial (MIS)
Sistemas de informação gerencial (MIS): usuários, hardware e software que apoiam a tomada de decisões. O MIS coleta e armazena seus principais dados e produz as informações que os gerentes precisam para análise, controle e tomada de decisão. Por exemplo, as contribuições das vendas de diferentes produtos podem ser usadas para analisar tendências de bom desempenho e aquelas que não têm. Os gerentes usam essa análise para tomar decisões semiestruturadas, como alterações em pedidos futuros de estoque e cronogramas de fabricação.
MIS, IS e IT soam muito semelhantes e geralmente são confundidos. O MIS é um tipo de IS mais baseado na organização e focado em aproveitar a TI para aumentar o valor dos negócios (ou seja, o lucro). O gerenciamento de TI ou TI é o gerenciamento técnico de um departamento de TI que pode incluir o MIS.
Sistemas de suporte à decisão (DSS)
Um sistema de apoio à decisão (DSS) é um sistema de informação computadorizado que apoia as atividades de tomada de decisão empresarial ou organizacional, analisando e analisando uma grande quantidade de dados e produzindo relatórios de informações abrangentes. À medida que a tecnologia continua avançando, o DSS não se limita apenas aos grandes computadores mainframe — os aplicativos do DSS podem ser carregados na maioria dos desktops, laptops e até mesmo dispositivos móveis. Por exemplo, o planejamento de rotas por GPS determina a rota mais rápida e melhor entre dois pontos: analisar e comparar várias opções e levar em consideração as condições do tráfego.
Executivos de marketing de uma empresa de móveis (como a Living Spaces) poderiam executar modelos de DSS que usam dados de vendas e suposições demográficas para desenvolver previsões dos tipos de móveis que atrairiam os grupos populacionais que mais crescem.
Os DSSs podem existir em diferentes níveis de tomada de decisão dentro da organização, de executivos a gerentes seniores, e ajudam as pessoas a tomar decisões sobre uma ampla variedade de problemas, desde decisões altamente estruturadas até decisões não estruturadas.
- Uma decisão estruturada geralmente é repetitiva e rotineira e é baseada diretamente nas entradas. Por exemplo, uma empresa decide se quer ou não sacar fundos de uma conta internacional, dependendo da taxa de câmbio atual. O EDI e o TPS normalmente lidam com decisões estruturadas. Decisões estruturadas são boas candidatas à automação, mas não necessariamente criamos sistemas de apoio à decisão para elas.
- Uma decisão não estruturada tem muitas incógnitas e depende de conhecimento e/ou experiência. Um sistema de informação pode apoiar essas decisões fornecendo aos tomadores de decisão ferramentas de coleta de informações e recursos colaborativos. Um exemplo de decisão não estruturada pode ser quais tipos de um novo produto devem ser criados e qual mercado deve ser direcionado.
Os sistemas de apoio à decisão funcionam melhor quando os tomadores de decisão estão tomando decisões semiestruturadas. Uma decisão semiestruturada é aquela em que a maioria dos fatores necessários para tomar a decisão é conhecida, mas a experiência humana e outros fatores externos ainda podem desempenhar um papel. Um bom exemplo de decisão semiestruturada seria diagnosticar uma condição médica. Agricultores que usam ferramentas de planejamento de safra para determinar a melhor época para plantar, fertilizar e colher é outro exemplo.
Os DSSs podem ser tão simples quanto uma planilha que permite a entrada de variáveis específicas e, em seguida, calcula os resultados necessários, como gerenciamento de estoque. Outro DSS pode ajudar a determinar quais produtos uma empresa deve desenvolver. A entrada no sistema pode incluir pesquisas de mercado sobre o produto, informações da concorrência e custos de desenvolvimento do produto. O sistema então analisaria essas entradas com base nas regras e conceitos específicos programados nelas. Finalmente, o sistema relataria seus resultados, com recomendações e/ou indicadores-chave para decidir.
Um DSS pode ser visto como uma ferramenta para obter vantagem competitiva, pois pode fornecer à organização um mecanismo para tomar decisões sábias sobre produtos e inovações.
Sistemas colaborativos
À medida que as organizações começaram a implementar tecnologias de rede, surgiram sistemas de informação que permitiram que os funcionários colaborassem de forma diferente. Ferramentas como compartilhamento de documentos e videoconferência permitiram que os usuários discutissem ideias juntos e colaborassem sem a necessidade de reuniões físicas e presenciais.
Em termos gerais, qualquer software que permita que vários usuários interajam em um documento ou tópico pode ser considerado colaborativo. Correio eletrônico, um documento compartilhado do Word, redes sociais e fóruns de discussão se enquadrariam nessa definição ampla. No entanto, muitas ferramentas de software foram criadas e foram projetadas especificamente para fins colaborativos. Essas ferramentas oferecem um amplo espectro de funções colaborativas. Eles podem existir como sistemas autônomos ou integrados a qualquer um dos sistemas de informação acima. Aqui está apenas uma lista resumida de algumas ferramentas colaborativas disponíveis para empresas atualmente:
Os serviços em nuvem se referem a uma ampla variedade de serviços fornecidos sob demanda para empresas e clientes pela Internet, sem a necessidade de infraestrutura interna ou hardware.
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Os serviços de videoconferência on-line permitem que duas ou mais pessoas em diferentes localizações geográficas se encontrem e colaborem.
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Com a explosão da rede mundial, a distinção entre esses diferentes sistemas se tornou confusa. Os sistemas de informação estão disponíveis para automatizar praticamente qualquer aspecto comercial - desde o gerenciamento de inventário até as vendas e o atendimento ao cliente. “Tecnologia da Informação (TI)” agora é a categoria para designar qualquer estrutura de comunicação de software e hardware que hoje funcione como um sistema nervoso virtual da sociedade em todos os níveis.