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2.3: Exposição dos funcionários

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    Exposição do empregador e acesso aos registros médicos

    O prontuário médico de cada funcionário deve ser preservado e mantido por pelo menos a duração do emprego, mais trinta (30) anos, exceto que os seguintes tipos de registros não precisam ser retidos por nenhum período especificado:

    1. Reclamações de seguro saúde.
    2. Registros de primeiros socorros (não incluindo históricos médicos) de tratamento único.
    3. Os prontuários médicos de funcionários que trabalharam por menos de um ano.

    Cada registro de exposição do funcionário deve ser preservado e mantido por pelo menos trinta (30) anos, exceto que:

    1. Os dados de base para monitoramento ou medição ambiental (local de trabalho), como relatórios de laboratório e planilhas, precisam ser retidos apenas por um (1) ano.
    2. Fichas de dados de segurança.
    3. Os resultados da monitorização biológica designados como registos de exposição por normas específicas de segurança e saúde ocupacional devem ser preservados e mantidos conforme exigido pela norma específica.

    Acesso aos registros

    Sempre que um funcionário ou representante designado solicitar acesso a um registro, o empregador deve garantir que o acesso seja fornecido em um tempo, local e maneira razoáveis. Se o empregador não puder razoavelmente fornecer acesso ao registro dentro de quinze (15) dias úteis, o empregador deverá, dentro de quinze (15) dias úteis, informar o funcionário ou representante designado solicitando o registro do motivo do atraso e da data mais próxima em que o registro possa ser disponibilizado.

    Cópias de registros

    Sempre que um funcionário ou representante designado solicitar uma cópia de um registro, o empregador deve garantir que

    1. uma cópia do registro é fornecida sem custo para o funcionário ou representante;
    2. as instalações de cópia mecânica necessárias (por exemplo, fotocópia) são disponibilizadas sem custo para o funcionário ou representante para copiar o registro; ou
    3. o registro é emprestado ao funcionário ou representante por um tempo razoável para permitir que uma cópia seja feita.

    É necessário consentimento por escrito

    Cada empregador deve, mediante solicitação, garantir o acesso de cada funcionário aos registros médicos dos quais o funcionário é sujeito, exceto quando as informações contidas nos registros possam ser prejudiciais à saúde do funcionário, como um diagnóstico específico de uma doença terminal ou condição psiquiátrica. Nesses casos, as informações serão divulgadas a um representante designado somente por consentimento por escrito.

    Cada empregador deve, mediante solicitação, garantir o acesso de cada funcionário e representante designado a cada análise usando exposição ou registros médicos relativos às condições de trabalho ou local de trabalho do funcionário.

    Após a primeira entrada no emprego de um funcionário, e pelo menos anualmente a partir de então, cada empregador deve informar os funcionários atuais abrangidos por esta seção do seguinte:

    1. A existência, localização e disponibilidade de quaisquer registros cobertos por esta seção.
    2. A pessoa responsável por manter e fornecer acesso aos registros.
    3. Os direitos de acesso de cada funcionário a esses registros.

    Sucessão de registros

    Sempre que um empregador deixar de fazer negócios, o empregador deve transferir todos os registros sujeitos a esta seção para o empregador sucessor. O empregador sucessor deve receber e manter esses registros.