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16.2: Tipos de comunicação nas organizações

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    Objetivos de

    1. Conheça os tipos de comunicação que ocorrem nas organizações.

    No modelo de comunicação descrito acima, três tipos de comunicação podem ser usados pelo comunicador na fase inicial de transmissão ou pelo receptor na fase de feedback. Esses três tipos são discutidos a seguir.

    Comunicação oral

    Isso consiste em todas as mensagens ou trocas de informações faladas, e é o tipo de comunicação mais comum.

    Comunicação escrita

    Isso inclui e-mails, textos, cartas, relatórios, manuais e anotações em notas autoadesivas. Embora os gerentes prefiram a comunicação oral por sua eficiência e imediatismo, o aumento da comunicação eletrônica é inegável. Além disso, alguns gerentes preferem a comunicação por escrito para mensagens importantes, como uma mudança na política da empresa, onde a precisão do idioma e a documentação da mensagem são importantes.

    Liderança gerencial

    Lidando com a sobrecarga de informações

    Um dos desafios de muitas organizações é lidar com uma enxurrada de e-mails, mensagens de texto, mensagens de voz e outras comunicações. As organizações se tornaram mais planas, terceirizaram muitas funções e colocaram tecnologia em camadas para acelerar a comunicação com programas de comunicação integrados, como o Slack, que permite aos usuários gerenciar toda a comunicação e acessar recursos compartilhados em um só lugar. Isso pode levar à sobrecarga de informações, e mensagens cruciais podem ser abafadas pelo volume da sua caixa de entrada.

    Adicione a prática de “responder a todos”, que pode aumentar o volume de comunicação usado por muitos colegas de trabalho, e isso significa que você pode obter cinco ou seis versões de um e-mail inicial e precisar entender todas as respostas, bem como a comunicação inicial, antes de responder ou decidir que o problema é resolvido e nenhuma resposta é necessária. Aqui estão algumas sugestões para lidar com a sobrecarga de e-mail ascendente, horizontal e descendente dentro de sua organização e externamente para partes interessadas e clientes.

    Uma forma de reduzir o volume e o tempo gasto com e-mails é desligar a torneira das mensagens recebidas. Existem práticas óbvias que ajudam, como cancelar a assinatura de boletins eletrônicos ou desativar as notificações de contas de mídia social, como Facebook e Twitter. Além disso, considere se seus colegas ou subordinados diretos estão copiando você em muitos e-mails para sua informação. Se sim, explique que você só precisa ser atualizado em determinados momentos ou quando uma decisão final for tomada.

    Você também desejará configurar um sistema que organize sua caixa de entrada em “pastas” que permitirão gerenciar o fluxo de mensagens em grupos que permitirão que você as endereça adequadamente. Seu sistema pode ter uma aparência mais ou menos assim:

    1. Caixa de entrada: trate isso como uma caneta de retenção. Os e-mails não devem ficar aqui por mais tempo do que o necessário para você arquivá-los em outra pasta. A exceção é quando você responde imediatamente e está aguardando uma resposta imediata.
    2. Hoje: Isso é para itens que precisam de uma resposta hoje.
    3. Esta semana: Isso é para mensagens que exigem uma resposta antes do final da semana.
    4. Este mês/trimestre: isso é para tudo o que precisa de uma resposta de longo prazo. Dependendo da sua função, você pode precisar de uma pasta mensal ou trimestral.
    5. Para sua informação: Isso é para qualquer item que seja apenas informativo e que você queira consultar no futuro.

    Esse sistema prioriza os e-mails com base nos prazos em vez dos remetentes dos e-mails, permitindo que você agende melhor o trabalho e defina prazos.

    Outra coisa a considerar é o seu e-mail de saída. Se suas mensagens enviadas não forem específicas, muito longas, pouco claras ou forem copiadas de forma muito ampla, é provável que seus colegas sigam a mesma prática ao se comunicarem com você. Mantenha sua comunicação clara e direta, e gerenciar sua caixa de saída ajudará a tornar seus e-mails recebidos gerenciáveis.

    questões de pensamento crítico

    1. Como você está gerenciando seus e-mails agora? Você está misturando e-mails pessoais e escolares e relacionados ao trabalho na mesma conta?
    2. Como você se comunicaria com uma colega que está enviando muitos e-mails para sua informação, enviando muitos e-mails pouco claros ou copiando muitas pessoas em suas mensagens?

    fontes

    Amy Gallo, Stop Email Overload, Harvard Business Review, 21 de fevereiro de 2012, https://hbr.org/2012/02/stop-email-overload-1;

    Barry Chingel, “Como vencer a sobrecarga de e-mail em 2018”, CIPHER, 16 de janeiro de 2018, https://www.ciphr.com/advice/email-overload/;

    Monica Seely, “À mercê da sua caixa de entrada? Como lidar com a sobrecarga de e-mail”, The Guardian, 6 de novembro de 2017, https://www.theguardian.com/small-bu...email-overload.

    Comunicação não verbal

    Há também a transformação da informação sem falar ou escrever. Alguns exemplos disso são coisas como semáforos e sirenes, bem como coisas como tamanho e localização do escritório, que conotam algo ou alguém importante. Além disso, coisas como linguagem corporal e expressão facial podem transmitir mensagens conscientes ou inconscientes a outras pessoas.

    Uma foto mostra um grupo de pessoas ouvindo atentamente uma apresentação em uma reunião.

    Figura\(\PageIndex{1}\): Sua linguagem corporal pode enviar mensagens durante uma reunião. (Crédito: Amtec Photos/ Flickr/ Atribuição 2.0 Genérica (CC BY 2.0))

    Principais influências na comunicação interpessoal

    Independentemente do tipo de comunicação envolvida, a natureza, direção e qualidade dos processos de comunicação interpessoal podem ser influenciadas por vários fatores. 3

    Influências sociais

    A comunicação é um processo social, pois são necessárias pelo menos duas pessoas para ter um episódio de comunicação. Há uma variedade de influências sociais que podem afetar a precisão da mensagem pretendida. Por exemplo, barreiras de status entre funcionários em diferentes níveis da organização podem influenciar coisas como abordar um colega como diretor como “Sra. Jones” ou um colega de trabalho no mesmo nível de “Mike”. As normas e papéis predominantes podem ditar quem fala com quem e como alguém responde. A Figura 16.2.2 ilustra uma variedade de comunicações que ilustram as influências sociais no local de trabalho.

    Um diagrama mostra uma variedade de comunicações que ilustram as influências sociais no local de trabalho.

    Figura\(\PageIndex{2}\): Padrões de comunicação gerencial (Atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob licença CC-BY 4.0)

    Percepção

    Além disso, o processo de comunicação é fortemente influenciado pelos processos perceptivos. A medida em que um funcionário recebe com precisão as instruções de trabalho de um gerente pode ser influenciado por sua percepção do gerente, especialmente se as instruções de trabalho entrarem em conflito com seu interesse no trabalho ou se forem controversas. Se um funcionário estereotipou o gerente como incompetente, é provável que pouco do que o gerente diga seja levado a sério. Se a chefe é bem vista ou vista como influente na empresa, tudo o que ela diz pode ser interpretado como importante.

    Interação e envolvimento

    A eficácia da comunicação pode ser influenciada pela medida em que uma ou ambas as partes estão envolvidas na conversa. Essa atenção é chamada de atenção na interação ou envolvimento na interação. 4 Se o destinatário pretendido da mensagem estiver preocupado com outros problemas, a eficácia da mensagem pode ser diminuída. O envolvimento na interação consiste em três dimensões inter-relacionadas: responsividade, perceptividade e atenção.

    Design organizacional

    O processo de comunicação também pode ser influenciado pelo design da organização. Muitas vezes se argumenta a descentralização de uma organização porque isso levará a uma estrutura mais participativa e a uma melhor comunicação na organização. Quando as mensagens devem percorrer vários níveis de uma organização, a possibilidade de distorção também pode ocorrer, o que seria diminuído com mais comunicação face a face.

    Uma foto mostra um grupo de quatro profissionais de negócios trabalhando juntos em um laptop.

    Figura\(\PageIndex{3}\): Os gerentes inteligentes entendem que nem todos os relacionamentos influentes de uma empresa aparecem como parte do organograma. Existe uma rede de conexões informais e pessoais entre os trabalhadores, e informações e conhecimentos vitais passam por essa web constantemente. Usando software de análise de mídia social e outras ferramentas de rastreamento, os gerentes podem mapear e quantificar os relacionamentos normalmente invisíveis que se formam entre funcionários em todos os níveis de uma organização. Como a identificação da organização informal de uma empresa pode ajudar os gerentes a promover o trabalho em equipe, motivar os funcionários e aumentar a produtividade? (Crédito: Exeter/flickr/ Atribuição 2.0 Genérica (CC BY 2.0))

    verificação de conceito

    1. Quais são os três principais tipos de comunicação?
    2. Como você pode gerenciar a entrada de comunicação eletrônica?
    3. Quais são as principais influências na comunicação organizacional e como o design organizacional pode afetar a comunicação?