14.4: Procedimentos básicos de contabilidade

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3. Quais são as seis etapas do ciclo contábil?

Usando princípios contábeis geralmente aceitos, os contadores registram e relatam dados financeiros de maneiras semelhantes para todas as empresas. Eles relatam suas descobertas em demonstrações financeiras que resumem as transações comerciais de uma empresa em um período de tempo especificado. Conforme mencionado anteriormente, as três principais demonstrações financeiras são o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e a demonstração dos fluxos de caixa.

Às vezes, as pessoas confundem contabilidade com contabilidade. Contabilidade é um conceito muito mais amplo. A contabilidade, o sistema usado para registrar as transações financeiras de uma empresa, é um processo administrativo rotineiro. Os contadores realizam as transações dos contadores, classificam e resumem as informações financeiras e, em seguida, preparam e analisam os relatórios financeiros. Os contadores também desenvolvem e gerenciam sistemas financeiros e ajudam a planejar a estratégia financeira da empresa.

A equação contábil

Os procedimentos contábeis usados hoje são baseados naqueles desenvolvidos no final do século XV por um monge italiano, o irmão Luca Pacioli. Ele definiu os três principais elementos contábeis como ativos, passivos e patrimônio líquido. Ativos são coisas de valor de propriedade de uma empresa. Eles podem ser tangíveis, como dinheiro, equipamentos e edifícios, ou intangíveis, como uma patente ou nome de marca registrada. Passivos - também chamados de dívidas - são o que uma empresa deve a seus credores. O patrimônio líquido é o valor total do investimento na empresa menos quaisquer passivos. Outro termo para patrimônio líquido é patrimônio líquido.

A relação entre esses três elementos é expressa na equação contábil:

Ativos − Passivos = Patrimônio líquido dos proprietários Ativos − Passivos = patrimônio líquido dos proprietários

A equação contábil deve estar sempre em equilíbrio (ou seja, o total dos elementos em um lado do sinal de igual deve ser igual ao total do outro lado).

Suponha que você abra uma cafeteria e invista $10.000 em dinheiro no negócio. Nesse ponto, a empresa tem ativos de $10.000 e nenhum passivo. Essa seria a equação contábil:

Ativos $10.000==Passivos $0++Patrimônio líquido do proprietário$10.000 Ativos = passivos+patrimônio líquido de proprietários $10.000 = $0+$10.000

Os passivos são zero e o patrimônio líquido (o valor do seu investimento no negócio) é de $10.000. A equação se equilibra.

Para manter a equação contábil em equilíbrio, cada transação deve ser registrada como duas entradas. À medida que cada transação é registrada, há um evento igual e oposto, de forma que duas contas ou registros são alterados. Esse método é chamado de contabilidade de dupla entrada.

Suponha que depois de iniciar seu negócio com $10.000 em dinheiro, você empreste outros $10.000 do banco. A equação contábil mudará da seguinte forma:

Ativos $10.000 $10.000 $20.000====Passivos $0 $10.000 $10.000 ++++Patrimônio líquido do proprietário $10.000 $0 $10.000 Equação inicial da transação de empréstimo Equação após empréstimo Ativos = passivos+patrimônio líquido $10.000 = $0+$10.000 Equação inicial $10.000 = $10.000 = $10.000 = $10.000 = $10.000+$0 Transação de empréstimo $20.000 = $10.000+$10.000 Equação após o empréstimo

Agora você tem $20.000 em ativos — seus $10.000 em dinheiro e os recursos do empréstimo de $10.000 do banco. O empréstimo bancário também é registrado como um passivo de $10.000 porque é uma dívida que você deve pagar. Fazer duas entradas mantém a equação em equilíbrio.

O ciclo contábil

O ciclo contábil se refere ao processo de geração de demonstrações financeiras, começando com uma transação comercial e terminando com a preparação do relatório. O Quadro 14.5 mostra as seis etapas do ciclo contábil. A primeira etapa do ciclo é analisar os dados coletados de várias fontes. Todas as transações que têm impacto financeiro na empresa — vendas, pagamentos a funcionários e fornecedores, pagamentos de juros e impostos, compras de estoque e similares — devem ser documentadas. O contador deve revisar os documentos para se certificar de que estão completos.

Etapa 1, analise os documentos da transação comercial. Etapa 2, registre as transações comerciais no diário. Etapa 3, publique as entradas do diário nos livros contábeis. Etapa 4, prepare o balanço experimental. Etapa 5, prepare demonstrações financeiras e relatórios gerenciais a partir dos dados da conta. Etapa 6, analise os relatórios. — Figura **14.5** **O Ciclo Contábil** (Atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY 4.0.)

Em seguida, cada transação é registrada em um diário, uma lista das transações financeiras em ordem cronológica. Os lançamentos diários são então registrados em livros contábeis, que mostram aumentos e diminuições em contas específicas de ativos, passivos e patrimônio líquido dos proprietários. Os totais contábeis de cada conta são resumidos em um saldo experimental, que é usado para confirmar a precisão dos números. Esses valores são usados para preparar demonstrações financeiras e relatórios gerenciais. Finalmente, os indivíduos analisam esses relatórios e tomam decisões com base nas informações contidas neles.

A fotografia mostra uma captura de tela de uma página de livros rápidos, com colunas e linhas de dados. — Figura **14.6** O QuickBooks é um conhecido desenvolvedor de software que fornece soluções de gerenciamento de negócios para empresas de diferentes tamanhos. As ferramentas de software de contabilidade da empresa beneficiam os profissionais ao automatizar uma ampla gama de tarefas contábeis e outras tarefas comerciais. O QuickBooks tornou-se padrão nas áreas de contabilidade e negócios, auxiliando na tomada de decisões gerenciais e simplificando os processos contábeis e contábeis. *Quais funções contábeis são normalmente incorporadas aos programas básicos de software de contabilidade?* (Crédito: Marc Smith/Flickr/ Atribuição 2.0 Genérica (CC BY 2.0))

avanços tecnológicos

Na última década, a tecnologia teve um impacto significativo no setor contábil. Os programas de contabilidade computadorizados e on-line agora fazem muitas coisas diferentes para tornar as operações comerciais e os relatórios financeiros mais eficientes. Por exemplo, a maioria dos pacotes contábeis oferece módulos básicos que lidam com funções de contabilidade geral, ordem de venda, contas a receber, ordem de compra, contas a pagar e controle de estoque. Os programas fiscais usam dados contábeis para preparar declarações fiscais e planos fiscais. Os terminais de ponto de venda usados por muitas empresas de varejo registram automaticamente as vendas e fazem parte da contabilidade. The Big Four e muitas outras grandes empresas de contabilidade pública desenvolvem software de contabilidade para si mesmas e para clientes.

Os aplicativos contábeis e financeiros geralmente representam uma das maiores porções do orçamento de software de uma empresa. O software de contabilidade varia de programas prontos para uso para pequenas empresas a sistemas personalizados de planejamento de recursos corporativos em grande escala para grandes corporações. Embora esses avanços tecnológicos em aplicações contábeis tenham facilitado muito os aspectos financeiros da administração de uma pequena empresa, empreendedores e outros proprietários de pequenas empresas devem dedicar algum tempo para entender os princípios contábeis subjacentes, que desempenham um papel importante na avaliação de como financeiramente sólida, uma empresa comercial realmente é.

GERENCIANDO MUDANÇAS

A análise de dados se torna uma ferramenta eficaz de CPA

Conhecimento é poder, e entender o que seus clientes querem e como sua empresa pode fornecer isso geralmente o diferencia da concorrência. Como a área de contabilidade continua aproveitando os avanços tecnológicos, é importante que a análise de dados se torne um elemento-chave da caixa de ferramentas de qualquer profissional de contabilidade.

Historicamente descritos como “publicitários” que rastreiam informações financeiras, os contadores de hoje precisam aprender sobre big data e análise de dados como parte de sua educação continuada. Há pouco tempo, o trabalho de um contador terminou quando as demonstrações financeiras comerciais foram finalizadas e os formulários fiscais estavam prontos para serem arquivados nos órgãos governamentais federais, estaduais e locais. Não mais. Com a revolução da tecnologia de computadores, automação e coleta de dados de uma infinidade de fontes, os contadores podem usar a análise de dados para fornecer uma visão mais clara do ambiente geral de negócios para suas empresas e clientes de forma contínua.

A análise de dados pode ser definida como o processo de examinar vários conjuntos de dados (às vezes chamados de big data) para tirar conclusões sobre as informações que eles contêm, com a ajuda de sistemas e softwares especializados. Usar a análise de dados de forma eficaz pode ajudar as empresas a aumentar a receita, expandir as operações, maximizar o atendimento ao cliente e muito mais. Os contadores podem usar a análise de dados para fazer previsões mais precisas e detalhadas; ajudar as empresas a vincular diversos conjuntos de dados financeiros e não financeiros, o que fornece um relatório mais abrangente de seu desempenho geral aos acionistas e outros; avaliar e gerenciar riscos em toda a organização; e identificar possíveis fraudes.

A análise de dados também pode melhorar e aprimorar o processo de auditoria, pois agora mais informações serão coletadas, o que permite a análise de conjuntos de dados completos em situações em que somente amostras foram auditadas anteriormente. Além disso, será mais fácil realizar o monitoramento contínuo usando conjuntos de dados abrangentes.

Os profissionais de contabilidade que podem se adaptar às rápidas mudanças tecnológicas, como a análise de dados, não apenas expandirão o escopo de sua experiência, mas também fornecerão orientação financeira que dará a suas empresas e clientes uma forte vantagem estratégica sobre os concorrentes.

Perguntas de pensamento crítico

Como os contadores podem usar a análise de dados para aprimorar os serviços que prestam aos seus clientes?
A mudança sísmica na tecnologia é uma coisa boa para contadores profissionais? Explique seu raciocínio.

Fontes: “Data Analytics”, http://searchdatamanagement.techtarget.com, acessado em 11 de agosto de 2017; Jiali Tang e Khondkar E. Karim, “Big Data in Business Analytics: Implications for the Audit Profession”, The CPA Journal, http://www.cpajournal.com, edição de junho de 2017; Clarence Puxa, “Você está pronto? Data Analytics Is Reshaping the Work of Accountants”, https://www.cfoinnovation.com, 28 de fevereiro de 2017; Norbert Tschakert, Julia Kokina, Stephen Kozlowski e Miklos Vasarhelyi, “The Next Frontier in Data Analytics”, Journal of Accountancy, http://www.journalofaccountancy.com , 1º de agosto de 2016.

VERIFICAÇÃO DE CONCEITO

Explique a equação contábil.
Descreva o ciclo contábil de seis etapas.
Qual o papel dos computadores e outras tecnologias na contabilidade?