7.4: Usando equipes para melhorar a motivação e o desempenho

3. Por que as empresas estão usando estruturas organizacionais baseadas em equipes?

Uma das tendências mais aparentes nos negócios atualmente é o uso de equipes para atingir metas organizacionais. Usar uma estrutura baseada em equipe pode aumentar a motivação e o desempenho individual e em grupo. Esta seção fornece uma breve visão geral do comportamento do grupo, define equipes de trabalho como tipos específicos de grupos e fornece sugestões para criar equipes de alto desempenho.

Compreendendo o comportamento do grupo

As equipes são um tipo específico de grupo organizacional. Cada organização contém grupos, unidades sociais de duas ou mais pessoas que compartilham os mesmos objetivos e cooperam para alcançá-los. Compreender alguns conceitos fundamentais relacionados ao comportamento e aos processos de grupo fornece uma boa base para entender conceitos sobre equipes de trabalho. Os grupos podem ser formais ou informais por natureza. Os grupos formais são designados e sancionados pela organização; seu comportamento é direcionado para o cumprimento das metas organizacionais. Os grupos informais são baseados em relações sociais e não são determinados ou sancionados pela organização.

Grupos organizacionais formais, como o departamento de vendas da Apple, devem operar dentro do sistema organizacional maior da Apple. Até certo ponto, elementos do sistema Apple maior, como estratégia organizacional, políticas e procedimentos da empresa, recursos disponíveis e a cultura corporativa altamente motivada dos funcionários, determinam o comportamento de grupos menores, como o departamento de vendas, dentro da empresa. Outros fatores que afetam o comportamento dos grupos organizacionais são as características individuais dos membros (por exemplo, habilidade, treinamento, personalidade), os papéis e normas dos membros do grupo e o tamanho e a coesão do grupo. As normas são as diretrizes comportamentais implícitas do grupo ou os padrões de comportamento aceitável e inaceitável. Por exemplo, pode ser esperado que um gerente de vendas da Apple trabalhe pelo menos dois sábados por mês sem pagamento extra. Embora isso não esteja escrito em nenhum lugar, é a norma esperada.

A coesão do grupo se refere ao grau em que os membros do grupo desejam permanecer no grupo e tendem a resistir a influências externas (como uma mudança nas políticas da empresa). Quando as normas de desempenho do grupo são altas, a coesão do grupo terá um impacto positivo na produtividade. A coesão tende a aumentar quando o tamanho do grupo é pequeno, as metas individuais e de grupo são semelhantes, o grupo tem alto status na organização, as recompensas são baseadas em grupos em vez de individuais e o grupo compete com outros grupos dentro da organização. A coesão do grupo de trabalho pode beneficiar a organização de várias maneiras, incluindo maior produtividade, melhor autoimagem do trabalhador devido ao sucesso do grupo, maior fidelidade à empresa, redução da rotatividade de funcionários e redução do absenteísmo. A Southwest Airlines é conhecida pela coesão de seu grupo de trabalho. Por outro lado, a coesão também pode levar a uma produção restrita, resistência à mudança e conflito com outros grupos de trabalho na organização.

A oportunidade de transformar o processo de tomada de decisão em um grupo com habilidades e habilidades diversas é um dos argumentos para usar grupos de trabalho (e equipes) em ambientes organizacionais. Para que a tomada de decisão em grupo seja mais eficaz, no entanto, tanto os gerentes quanto os membros do grupo devem compreender seus pontos fortes e fracos (veja a Tabela 7.1).

Grupos de trabalho versus equipes de trabalho

Já observamos que as equipes são um tipo especial de grupo organizacional, mas também precisamos diferenciar entre grupos de trabalho e equipes de trabalho. Os grupos de trabalho compartilham recursos e coordenam esforços para ajudar os membros a desempenharem melhor seus deveres e responsabilidades individuais. O desempenho do grupo pode ser avaliado somando as contribuições dos membros individuais do grupo. As equipes de trabalho exigem não apenas coordenação, mas também colaboração, a união de conhecimentos, habilidades, habilidades e recursos em um esforço coletivo para atingir um objetivo comum. Uma equipe de trabalho cria sinergia, fazendo com que o desempenho da equipe como um todo seja maior do que a soma das contribuições individuais dos membros da equipe. A simples atribuição de funcionários a grupos e rotulá-los como uma equipe não garante um resultado positivo. Os gerentes e membros da equipe devem estar comprometidos em criar, desenvolver e manter equipes de trabalho de alto desempenho. Os fatores que contribuem para seu sucesso serão discutidos posteriormente nesta seção.

Pontos fortes e fracos da tomada de decisão em grupo
Pontos fortes	Fraquezas
Os grupos trazem mais informações e conhecimentos para o processo de tomada de decisão. Os grupos oferecem uma diversidade de perspectivas e, portanto, geram um maior número de discordâncias. A tomada de decisão em grupo resulta em uma decisão de maior qualidade do que a tomada de decisão individual. A participação dos membros do grupo aumenta a probabilidade de que uma decisão seja aceita.	Normalmente, os grupos demoram mais tempo para chegar a uma solução do que um indivíduo. Os membros do grupo podem pressionar outras pessoas a se conformarem, reduzindo a probabilidade de alternativas. O processo pode ser dominado por um ou um pequeno número de participantes. Os grupos não têm responsabilidade, porque é difícil atribuir a responsabilidade pelos resultados a qualquer indivíduo.

Tabela 7.1

Tipos de equipes

A evolução do conceito de equipe nas organizações pode ser vista em três tipos básicos de equipes de trabalho: resolução de problemas, autogerenciada e multifuncional. As equipes de resolução de problemas geralmente são formadas por funcionários do mesmo departamento ou área de especialização e do mesmo nível da hierarquia organizacional. Eles se reúnem regularmente para compartilhar informações e discutir formas de melhorar processos e procedimentos em áreas funcionais específicas. As equipes de resolução de problemas geram ideias e alternativas e podem recomendar um curso de ação específico, mas normalmente não tomam decisões finais, alocam recursos ou implementam mudanças.

Muitas organizações que tiveram sucesso usando equipes de resolução de problemas estavam dispostas a expandir o conceito de equipe para permitir que os membros da equipe tivessem maior responsabilidade na tomada de decisões, na implementação de soluções e no monitoramento dos resultados. Esses grupos altamente autônomos são chamados de equipes de trabalho autogerenciadas. Eles se administram sem qualquer supervisão formal, assumindo a responsabilidade de estabelecer metas, planejar e programar atividades de trabalho, selecionar os membros da equipe e avaliar o desempenho da equipe.

Hoje, aproximadamente 80% das empresas da Fortune 1000 usam algum tipo de equipe autogerenciada. ⁹ Um exemplo é a mudança da Zappos para equipes de trabalho autogerenciadas em 2013, onde a estrutura organizacional tradicional e os chefes foram eliminados, de acordo com um sistema chamado holacracia. ¹⁰ Outra versão de equipes de autogestão pode ser encontrada na W. L. Gore, a empresa que inventou o tecido Gore-Tex e o fio dental Glide. Os três funcionários que inventaram as cordas de guitarra Elixir contribuíram com seu tempo livre para o esforço e convenceram alguns colegas a ajudá-los a melhorar o design. Depois de trabalhar três anos inteiramente por conta própria — sem pedir nenhuma permissão de supervisão ou alta gerência ou ser submetida a qualquer tipo de supervisão — a equipe finalmente buscou o apoio da empresa maior, que precisava para colocar os cordões no mercado. Hoje, W. L. Gore's Elixir é a marca de cordas número um em vendas para guitarristas acústicos. ¹¹

Uma adaptação do conceito de equipe é chamada de equipe multifuncional. Essas equipes são compostas por funcionários aproximadamente do mesmo nível hierárquico, mas de diferentes áreas funcionais da organização. Muitas forças-tarefa, comitês organizacionais e equipes de projeto são multifuncionais. Muitas vezes, os membros da equipe trabalham juntos somente até resolverem um determinado problema ou concluírem um projeto específico. As equipes multifuncionais permitem que pessoas com vários níveis e áreas de especialização juntem seus recursos, desenvolvam novas ideias, resolvam problemas e coordenem projetos complexos. Tanto as equipes de resolução de problemas quanto as autogerenciadas também podem ser equipes multifuncionais.

SATISFAÇÃO E QUALIDADE DO CLIENTE

Team Approach voa alto na GE Aviation

“Equipe” é o termo usado nas fábricas da GE Aviation para descrever como grupos de funcionários autogerenciados estão trabalhando juntos para tomar decisões para ajudá-los a realizar seu trabalho com eficiência, manter a qualidade e cumprir prazos críticos na cadeia de suprimentos de aviação global.

Esse conceito de gerenciamento não é novo para a GE Aviation; suas fábricas em Durham, Carolina do Norte e Bromont, Quebec, Canadá, usam equipes autogerenciadas há mais de 30 anos. Essa abordagem às operações comerciais continua sendo bem-sucedida e agora é usada na maioria de suas 77 instalações de fabricação em todo o mundo.

O objetivo da equipe é aproximar a tomada de decisões e a autoridade o mais possível do produto final, o que significa que os funcionários da linha de frente são responsáveis por cumprir as metas de desempenho diariamente. Por exemplo, se houver algum tipo de atraso no processo de fabricação, cabe à equipe descobrir como manter as coisas em andamento, mesmo que isso signifique pular pausas ou mudar seus horários de trabalho para superar obstáculos.

Na fábrica de Bromont, os trabalhadores não têm supervisores que os orientem. Em vez disso, eles têm treinadores que lhes dão metas específicas. As funções típicas desempenhadas pelos supervisores, como planejamento, desenvolvimento de processos de fabricação e monitoramento de férias e horas extras, são gerenciadas pelas próprias equipes. Além disso, os membros de cada equipe fazem parte de um conselho conjunto com representantes da gerência e do RH para tomar decisões que afetarão as operações gerais da fábrica, como quando eliminar horas extras e quem será promovido ou demitido.

Essa abordagem prática ajuda os trabalhadores a ganharem confiança e motivação para resolver problemas diretamente, em vez de enviar uma pergunta para a cadeia de comando e esperar por uma diretriz. Além disso, a formação de equipes permite que as pessoas que fazem o trabalho diariamente tenham as melhores ideias para resolver problemas e realizar várias tarefas de trabalho da maneira mais eficiente possível.

Para a GE Aviation, implementar a abordagem de equipe tem sido um empreendimento bem-sucedido, e a empresa acha a estratégia mais fácil de implementar ao iniciar uma nova fábrica. A empresa abriu recentemente várias novas fábricas, e o conceito de equipe teve um efeito interessante no processo de contratação. Uma nova fábrica em Welland, Ontário, Canadá, será inaugurada em breve, e o processo de contratação, que pode parecer mais rigoroso do que a maioria das experiências de contratação de emprego, está em andamento. Com o conceito de equipe em mente, os candidatos precisam demonstrar não apenas as habilidades técnicas necessárias, mas também as habilidades sociais, por exemplo, a capacidade de se comunicar com clareza, aceitar feedback e participar de discussões de maneira respeitosa.

Perguntas de pensamento crítico

1. Quais desafios você acha que os recrutadores de RH enfrentam ao contratar candidatos que precisam ter habilidades técnicas e sociais?
2. Como membros experientes da equipe podem ajudar os novos funcionários a terem sucesso na estrutura de equipes? Forneça alguns exemplos.

Fontes: GE Reports Canada, “The Meaning of Teaming: Empowering New Hires at GE's Welland Brilliant Factory”, gereports.ca, 17 de julho de 2017; Sarah Kessler, “A GE tem uma versão de autogestão que é muito parecida com a holacracia de Zappos — e funciona”, Quartz, https://qz.com, 6 de junho de 2017; Gareth Phillips, “Não procure gerentes! Equipes autogerenciadas”, LinkedIn, https://www.linkedin.com, 9 de junho de 2016; Amy Alexander, “Step by Step: Train Employees to Take Charge”, Investor's Business Daily, www.investors.com, 18 de junho de 2014; Rasheedah Jones, “Teaming at GE Aviation”, Management Innovation eXchange, http://www.managementexchange.com, 14 de julho de 2013.

Construindo equipes de alto desempenho

Uma boa equipe deve possuir certas características, portanto, selecionar os funcionários adequados para a equipe é vital. Os funcionários que estão mais dispostos a trabalhar juntos para atingir um objetivo comum devem ser selecionados, em vez de funcionários que estejam mais interessados em suas próprias realizações pessoais. Os membros da equipe também devem possuir uma variedade de habilidades. Habilidades diversas fortalecem a eficácia geral da equipe, portanto, as equipes devem recrutar membros conscientemente para preencher lacunas no conjunto de habilidades coletivas. Para serem eficazes, as equipes também devem ter metas claramente definidas. Metas vagas ou pouco claras não fornecerão a orientação necessária nem permitirão que os funcionários avaliem seu desempenho em relação às expectativas.

Em seguida, equipes de alto desempenho precisam praticar uma boa comunicação. Os membros da equipe precisam comunicar mensagens e fornecer feedback adequado para corrigir qualquer mal-entendido. O feedback também deve ser separado; ou seja, os membros da equipe devem ter o cuidado de criticar as ideias em vez de criticar a pessoa que as sugere. Nada pode degradar a eficácia de uma equipe do que ataques pessoais. Por fim, grandes equipes têm ótimos líderes. Líderes de equipe qualificados dividem o trabalho para que as tarefas não se repitam, ajudam os membros a definir e monitorar metas, monitorar o desempenho da equipe, se comunicar abertamente e permanecer flexíveis para se adaptar às mudanças de metas ou demandas de gerenciamento.

VERIFICAÇÃO DE CONCEITO

1. Qual é a diferença entre uma equipe de trabalho e um grupo de trabalho?
2. Identifique e descreva três tipos de equipes de trabalho.
3. Quais são algumas maneiras de construir uma equipe de alto desempenho?