7.6: Resumo

7.1 Definir e descrever os componentes de um sistema de informações contábeis

• Um sistema de informações contábeis é um conjunto de processos de negócios que registram transações usando diários e livros contábeis (um sistema baseado em papel) ou arquivos de computador (usando um sistema computadorizado) para acompanhar o dinheiro e outros ativos de uma empresa.
• As principais etapas em um sistema de informações contábeis são entrada, processamento e saída.
  • Entrada: Essa é uma forma de registrar a transação.
  • Processamento: Esse é um método de combinar tipos semelhantes de informações (como somar todas as vendas à vista para obter um total separado de todas as vendas a crédito e, em seguida, adicionar tudo para encontrar o total de vendas).
  • Saída: Qualquer forma usada para exibir os resultados do processamento é produzida.
  • Documento fonte: é um registro de que uma transação ocorreu; geralmente é usado na fase de entrada.
  • Armazenamento: Este é qualquer método usado para salvar os resultados gerados pelo sistema. Os dados armazenados são recuperados e usados no estágio de entrada, processamento ou saída. Dados e informações adicionais também são armazenados durante esses processos.

7.2 Descreva e explique o propósito dos periódicos especiais e sua importância para as partes interessadas

• Usamos diários especiais para acompanhar tipos similares de transações.
• Usamos diários especiais para economizar tempo, pois os mesmos tipos de transações ocorrem repetidamente.
• Para decidir qual diário especial usar, primeiro pergunte: “Há dinheiro envolvido?” Se a resposta for “Sim”, use o diário de recibos de caixa ou de desembolsos de dinheiro.
• O diário de recibos de caixa sempre debita dinheiro, mas pode creditar quase tudo (principalmente vendas, contas a receber ou um novo empréstimo do banco).
• O diário de desembolsos em dinheiro sempre credita dinheiro, mas pode debitar quase tudo (contas a pagar, notas a pagar, devoluções e subsídios de vendas, despesas telefônicas, etc.).
• O diário de vendas sempre debita contas a receber e sempre credita as vendas. Se a empresa usa um método de inventário perpétuo, ela também debita o custo das mercadorias vendidas e credita o estoque.
• O diário de compras sempre debita Compras (se estiver usando o método de inventário periódico) ou Inventário (se estiver usando o método de estoque perpétuo) e credita Contas a Pagar.
• Publicamos o saldo mensal de cada um dos periódicos especiais na contabilidade geral no final do mês.
• Publicamos diariamente todos os periódicos nos livros contábeis subsidiários.
• Usamos o diário geral para transações que não cabem em nenhum outro lugar — geralmente, para ajustar e fechar entradas, e pode ser para devoluções de vendas e/ou devoluções de compra.
• O livro contábil da subsidiária de contas a receber contém todos os detalhes sobre contas individuais.
• O total do livro contábil subsidiário de contas a receber deve ser igual ao total na conta contábil geral de contas a receber.
• O livro contábil subsidiário de contas a pagar contém todos os detalhes sobre contas a pagar individuais.
• O total do livro contábil subsidiário de contas a pagar deve ser igual ao total na conta contábil geral de contas a pagar.

7.3 Analise e registre transações usando diários especiais

• Regras dos diários de recibos de caixa: Use sempre que receber dinheiro. Sempre debite dinheiro e crédito em contas a receber ou em alguma outra conta.
• Regras dos diários de desembolsos em dinheiro: Sempre que um cheque é emitido, deve haver um crédito em dinheiro e um débito na AP ou, normalmente, uma despesa. Sempre credite em dinheiro e débito em contas a pagar ou alguma outra conta.
• Regras dos diários de vendas: Use somente para vendas de mercadorias a crédito (quando os clientes cobram o valor). Sempre debite contas a receber e credite as vendas e debite o custo das mercadorias vendidas e credite o estoque de mercadorias ao usar um sistema de inventário perpétuo.
• Regras dos diários de compras: Use somente para compra de mercadorias (estoque) a crédito (quando você cobra o valor). Sempre debite o estoque de mercadorias ao usar um sistema de inventário perpétuo (ou compras ao usar um sistema de inventário periódico) e credite em contas a pagar.
• Publique diariamente nos livros contábeis da subsidiária.
• Mensalmente, no final de cada mês, após totalizar todas as colunas em cada diário, publique nas contas contábeis gerais, que incluem as contas controladoras de Contas a Receber e Contas a Pagar ( contabilidade geral). Observe que a única coluna em que você não contabiliza o total na conta contábil é a coluna Outras contas. Não existe uma conta contábil geral chamada Outras contas. Conforme mencionado, cada entrada nessa coluna é publicada individualmente em sua respectiva conta.

7.4 Prepare um livro contábil subsidiário

• Um cronograma de contas a receber é uma lista de todas as contas e saldos individuais que compõem as contas a receber.
• Um cronograma de contas a pagar é uma lista de todas as contas e saldos individuais que compõem as contas a pagar.

7.5 Descreva planos de carreira abertos a indivíduos com educação conjunta em contabilidade e sistemas de informação

• Análise de dados, sistemas de inteligência artificial, credenciais de segurança de dados, aplicativos de blockchain e contabilidade forense são algumas das áreas que oferecem novos caminhos de carreira para profissionais de contabilidade.
• Os impostos continuarão a ser preparados usando um software que extrai informações do sistema de informações contábeis.
• A integração do software de contabilidade com gerenciamento de estoque e pagamento eletrônico, conforme usado pelo Walmart e pela Amazon, estabelecerá novos padrões de automação de processos de negócios.
• Contabilidade forense, segurança de dados, inteligência artificial e análise de dados são todas áreas para as quais empresas e agências governamentais buscarão graduados em contabilidade que também tenham conhecimento sobre sistemas de informação.

Termos-chave

sistema de informações contábeis (AIS)

conjunto de processos de negócios que registram transações usando diários e livros contábeis (para sistemas de papel) e arquivos de computador (para sistemas computadorizados) para acompanhar as transações de uma empresa, processar os dados associados a essas transações e produzir resultados úteis para internos e externos tomada de decisão e análise

livro subsidiário de contas a pagar

livro contábil especial que contém informações sobre todos os fornecedores e os valores que devemos a eles; o total de todas as contas no livro contábil subsidiário de contas a pagar deve ser igual ao total da conta de controle de contas a pagar na contabilidade geral

controle de contas a receber

conta de contas a receber na contabilidade geral

livro subsidiário de contas a receber

livro contábil especial que contém informações sobre todos os clientes e os valores que eles devem; o total de todas as contas no livro contábil subsidiário de contas a receber deve ser igual ao total da conta de controle de contas a receber na contabilidade geral

inteligência artificial

sistemas computadorizados que são ensinados a usar o raciocínio e outros aspectos da inteligência humana para imitar algumas das tarefas que os humanos realizam

trilha de auditoria

trilha passo a passo de evidências que documentam o histórico de uma transação desde o início e todas as etapas pelas quais ela passou até sua conclusão

grandes volumes de dados

conjuntos de dados de transações on-line e outras fontes que são tão grandes que novos softwares e métodos foram criados para analisá-los e explorá-los, de forma que possam fornecer informações sobre tendências e padrões do negócio

blockchain

tecnologia subjacente na qual o Bitcoin é construído; fornece um único livro contábil compartilhado usado por todas as partes de uma transação, resultando em transações mais baratas, seguras e privadas

diário de desembolsos em dinheiro

diário especial que é usado para registrar saídas de caixa; toda vez que o dinheiro sai do negócio, geralmente quando emitimos um cheque, registramos neste diário

diário de recibos de caixa

diário especial usado para registrar entradas de caixa; toda vez que recebemos cheques e moedas de clientes e outras pessoas, registramos esses recibos de caixa neste diário

computação em nuvem

usar a internet para acessar o software e os recursos de armazenamento de informações fornecidos pelas empresas (geralmente há uma cobrança) em vez de, ou além de, armazenar esses dados no disco rígido do computador da empresa ou em papel

criptomoeda

moeda digital que usa técnicas de criptografia para verificar a transferência dos fundos, mas opera de forma independente de um banco

dados

partes de transações contábeis que constituem a entrada para um sistema de informações contábeis

análise de dados

analisando a enorme quantidade de dados gerados por todas as transações eletrônicas que ocorrem em uma empresa

armazenamento de dados/informações

maneira de salvar dados e informações; pode ser no papel, no disco rígido do computador ou pela Internet para salvar na nuvem

planejamento de recursos corporativos (ERP)

sistema que ajuda uma empresa a otimizar suas operações e ajuda a gerência a responder rapidamente às mudanças

sistema especializado

programa de software construído em um banco de dados; o software faz perguntas e usa a resposta para fazer a próxima pergunta ou oferecer conselhos

contabilidade forense

usando conhecimentos de contabilidade e informática para procurar fraudes e analisar registros financeiros em formato impresso e eletrônico

ponto de venda

ponto de tempo em que ocorre uma transação de venda

sistema de ponto de venda (POS)

sistema computadorizado para registrar e processar uma venda imediatamente quando ela ocorre, geralmente digitalizando o código de barras do produto

diário de compras

diário especial usado para registrar compras de estoque de mercadorias a crédito; sempre debita a conta do inventário de mercadorias (se estiver usando o método de estoque perpétuo) ou a conta de compras (se estiver usando o método periódico)

diário de vendas

diário especial que é usado para registrar todas as vendas a crédito; sempre debita contas a receber e credita vendas e, se a empresa usar o método de estoque perpétuo, também debita o custo das mercadorias vendidas e credita o estoque de mercadorias

cronograma de contas a pagar

tabela mostrando cada quantia devida e a quem ela deve ser paga; o total do cronograma deve ser igual ao total de contas a pagar na contabilidade geral

cronograma de contas a receber

tabela mostrando cada cliente e o valor devido; o total do cronograma deve ser igual ao total de contas a receber na contabilidade geral

documento fonte

documento em papel ou registro eletrônico que fornece evidências de que uma transação ocorreu e inclui detalhes sobre a transação

jornal especial

livro de entrada original que é usado para registrar transações de um tipo similar, além do diário geral

documento de retorno

documento em papel que começa como um documento de saída de uma parte do sistema de informações contábeis (o faturamento envia fatura ao cliente), que se torna entrada para outra parte do sistema de informações contábeis após a conclusão da próxima fase do processo (contas a receber recebem pagamento feito na fatura)