5.4: Apêndice - Conclua um ciclo contábil abrangente para uma empresa

Percorremos todo o ciclo contábil do Printing Plus com as etapas distribuídas em três capítulos. Vamos analisar o ciclo contábil completo de outra empresa aqui. O diagrama completo do ciclo contábil é apresentado na Figura 5.14.

Figura 5.14 O ciclo contábil. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Em seguida, vamos dar uma olhada em um exemplo abrangente que funciona em todo o ciclo contábil da Clip'em Cliff. Clifford Girard se aposentou do Corpo de Fuzileiros Navais dos EUA após 20 anos de serviço ativo. Cliff decide que seria divertido se tornar barbeiro e abrir sua própria loja chamada “Clip'em Cliff”. Ele administrará a barbearia em sua casa nos primeiros meses enquanto identifica um novo local para sua loja.

Como sua carreira na Marinha incluiu vários anos de logística, ele também operará uma prática de consultoria na qual ajudará barbeiros iniciantes a criar uma prática de barbearia. Ele cobrará uma taxa fixa ou uma taxa por hora. Sua prática de consultoria será reconhecida como receita de serviços e fornecerá receita adicional enquanto ele desenvolve sua prática de barbearia.

Ele obtém uma licença de barbeiro após o treinamento exigido e está pronto para abrir sua loja em 1º de agosto. A Tabela 5.2 mostra suas transações do primeiro mês de negócios.

Transações para agosto

Encontro	Transação
1 de agosto	Cliff emite ações ordinárias de $70.000 em dinheiro.
3 de agosto	Cliff compra equipamento de barbearia por $45.000; $37.500 foram pagos imediatamente em dinheiro, e os $7.500 restantes foram cobrados de Cliff com o pagamento devido em 30 dias. Ele decidiu comprar equipamentos usados, porque não tinha certeza se realmente queria administrar uma barbearia. Ele presumiu que substituirá o equipamento usado por um novo dentro de alguns anos.
6 de agosto	Cliff compra suprimentos por $300 em dinheiro.
10 de agosto	A Cliff fornece $4.000 em serviços a um cliente que solicita a cobrança pelos serviços.
13 de agosto	Cliff paga uma conta de serviços públicos de 75 dólares em dinheiro.
14 de agosto	Cliff recebe $3.200 em dinheiro adiantado de um cliente por serviços ainda não prestados.
16 de agosto	Cliff distribuiu $150 em dinheiro em dividendos aos acionistas.
17 de agosto	Cliff recebe $5.200 em dinheiro de um cliente pelos serviços prestados.
19 de agosto	Cliff pagou $2.000 pelo passivo pendente da transação de 3 de agosto.
22 de agosto	Cliff pagou $4.600 em dinheiro em despesas salariais aos funcionários.
28 de agosto	O cliente da transação de 10 de agosto paga $1.500 em dinheiro pela conta de Cliff.

Tabela 5.2

Transação 1: Em 1º de agosto de 2019, a Cliff emite ações ordinárias de $70.000 em dinheiro.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem mais dinheiro. O dinheiro é um ativo que está aumentando no lado do débito.
• Quando a empresa emite ações, isso gera um valor de ações ordinárias mais alto do que antes da emissão. A conta de ações ordinárias está aumentando no lado do crédito.

Transação 2: Em 3 de agosto de 2019, Cliff compra equipamento de barbearia por $45.000; $37.500 foram pagos imediatamente em dinheiro e os $7.500 restantes foram cobrados à Cliff com o pagamento devido em 30 dias.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem mais equipamentos do que antes. O equipamento é um ativo que está aumentando no lado do débito em $45.000.
• O dinheiro é usado para pagar $37.500. O dinheiro é um ativo, diminuindo no lado do crédito.
• Cliff pediu para ser cobrado, o que significa que ele não pagou em dinheiro imediatamente por $7.500 do equipamento. Contas a pagar são usadas para sinalizar esse passivo de curto prazo. As contas a pagar estão aumentando no lado do crédito.

Transação 3: Em 6 de agosto de 2019, Cliff compra suprimentos por $300 em dinheiro.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem menos dinheiro. O dinheiro é um ativo que está diminuindo no lado do crédito.
• Os suprimentos, uma conta de ativos, estão aumentando no lado do débito.

Transação 4: Em 10 de agosto de 2019, fornece $4.000 em serviços a um cliente que solicita a cobrança pelos serviços.

Análise:

• Clip'em Cliff prestou serviços, gerando assim receita. A receita afeta o patrimônio líquido e aumenta no lado do crédito.
• O cliente não pagou imediatamente pelo serviço e deve o pagamento à Cliff. Esta é uma conta a receber de Cliff. As contas a receber são um ativo que está aumentando no lado do débito.

Transação 5: Em 13 de agosto de 2019, Cliff paga uma conta de serviços públicos de $75 em dinheiro.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem menos dinheiro do que antes. O dinheiro é um ativo que está diminuindo no lado do crédito.
• Pagamentos de serviços públicos são despesas cobradas. As despesas de serviços públicos impactam negativamente o patrimônio líquido e aumentam no lado do débito.

Transação 6: Em 14 de agosto de 2019, Cliff recebe $3.200 em dinheiro adiantado de um cliente para que os serviços sejam prestados.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem mais dinheiro. O dinheiro é um ativo que está aumentando no lado do débito.
• O cliente ainda não recebeu os serviços, mas já pagou à empresa. Isso significa que a empresa deve o serviço ao cliente. Isso cria uma responsabilidade para o cliente e a receita ainda não pode ser reconhecida. Receita Não Realizada é a conta de passivo, que está aumentando no lado do crédito.

Transação 7: Em 16 de agosto de 2019, Cliff distribuiu $150 em dinheiro em dividendos aos acionistas.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem menos dinheiro. O dinheiro é um ativo que está diminuindo no lado do crédito.
• Quando a empresa paga dividendos, isso diminui o patrimônio líquido e aumenta a conta de dividendos. Os dividendos aumentam no lado do débito.

Transação 8: Em 17 de agosto de 2019, Cliff recebe $5.200 em dinheiro de um cliente pelos serviços prestados.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem mais dinheiro do que antes. O dinheiro é um ativo que está aumentando no lado do débito.
• O serviço foi prestado, o que significa que a receita pode ser reconhecida. A receita de serviços aumenta a equidade. A receita de serviços está aumentando no lado do crédito.

Transação 9: Em 19 de agosto de 2019, Cliff pagou $2.000 pelo passivo pendente da transação de 3 de agosto.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem menos dinheiro. O dinheiro é um ativo que está diminuindo no lado do crédito.
• Contas a pagar é uma conta de passivo, diminuindo no lado do débito.

Transação 10: Em 22 de agosto de 2019, Cliff pagou $4.600 em dinheiro em despesas salariais aos funcionários.

Análise:

• Clip'em Cliff agora tem menos dinheiro. O dinheiro é um ativo que está diminuindo no lado do crédito.
• Quando a empresa paga salários, isso é uma despesa para o negócio. As despesas salariais reduzem o patrimônio líquido aumentando no lado do débito.

Transação 11: Em 28 de agosto de 2019, o cliente da transação de 10 de agosto paga $1.500 em dinheiro pela conta de Cliff.

Análise:

• O cliente fez um pagamento parcial em sua conta pendente. Isso reduz as contas a receber. Contas a receber é uma conta de ativos que diminui no lado do crédito.
• O dinheiro é um ativo, aumentando no lado do débito.

O diário completo de agosto é apresentado na Figura 5.15.

Figura 5.15 Entradas de diário de agosto. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Depois que todos os lançamentos contábeis tiverem sido criados, a próxima etapa do ciclo contábil é lançar as informações do diário no livro contábil. O livro contábil é representado visualmente por contas T. Cliff examinará cada transação e transferirá as informações da conta para o lado do débito ou crédito dessa conta contábil. Qualquer conta que tenha mais de uma transação precisa ter um saldo final calculado. Isso acontece calculando a diferença entre os débitos e os créditos em uma conta.

O livro contábil do Clip'em Cliff representado por contas T é apresentado na Figura 5.16.

Figura 5.16 Contas T de agosto. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Você notará que a soma dos saldos da conta de ativos no livro contábil de Cliff é igual à soma dos saldos da conta de passivo e patrimônio líquido em $83.075. O saldo final de débito ou crédito em cada conta é transferido para o saldo experimental não ajustado na coluna de débito ou crédito correspondente, conforme ilustrado na Figura 5.17.

Figura 5.17 Balanço experimental não ajustado para Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Depois que todos os saldos da conta forem transferidos para as colunas corretas, cada coluna será totalizada. O total na coluna de débito deve corresponder ao total na coluna de crédito para permanecer equilibrado. O saldo de teste não ajustado para Clip'em Cliff aparece na Figura 5.18.

Figura 5.18 Balanço experimental não ajustado para Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

O saldo experimental não ajustado mostra um saldo de débito e crédito de $87.900. Lembre-se de que o saldo experimental não ajustado é preparado antes que qualquer ajuste no final do período seja feito.

Em 31 de agosto, Cliff tem as transações mostradas na Tabela 5.3 que exigem ajustes.

Transações de 31 de agosto

Encontro	Transação
31 de agosto	Cliff fez um inventário dos suprimentos e descobriu que $250 em suprimentos permanecem sem uso no final do mês.
31 de agosto	O equipamento comprado em 3 de agosto desvalorizou $2.500 durante o mês de agosto.
31 de agosto	A Clip'em Cliff realizou $1.100 em serviços em agosto para o cliente a partir da transação de 14 de agosto.
31 de agosto	Analisando o extrato bancário da empresa, o Clip'em Cliff descobre $350 de juros auferidos durante o mês de agosto que antes não eram cobrados nem registrados. Como novo cliente do banco, os juros foram pagos por um banco que oferecia uma taxa de juros acima da média do mercado.
31 de agosto	Os impostos de renda não pagos e não registrados anteriormente no mês são de $3.400. O pagamento do imposto era para cobrir seus impostos de renda estimados trimestrais federais. Ele mora em um estado que não tem imposto de renda individual

Tabela 5.3

Ajustando a transação 1: Cliff fez um inventário de suprimentos e descobriu que $250 em suprimentos permanecem sem uso no final do mês.

Análise:

• $250 em suprimentos permanecem no final de agosto. A empresa começou o mês com suprimentos no valor de $300. Portanto, $50 de suprimentos foram usados durante o mês e devem ser registrados (300 — 250). Suprimentos são um ativo que está diminuindo (crédito).
• Os suprimentos são um tipo de despesa pré-paga que, quando usada, se torna uma despesa. As despesas com suprimentos aumentariam (débito) para os $50 de suprimentos usados em agosto.

Transação de ajuste 2: O equipamento comprado em 3 de agosto se desvalorizou $2.500 durante o mês de agosto.

Análise:

• O custo do equipamento de $2.500 foi alocado em agosto. Essa depreciação afetará a conta Depreciação Acumulada—Equipamento e a conta Despesa de Depreciação—Equipamento. Embora não estejamos fazendo cálculos de depreciação aqui, você encontrará cálculos mais complexos, como depreciação em ativos de longo prazo.
• Depreciação acumulada — O equipamento é uma conta de contra-ativo (ao contrário do equipamento) e aumenta (crédito) de $2.500.
• Despesa de depreciação — O equipamento é uma conta de despesas que está aumentando (débito) em $2.500.

Ajustando a transação 3: A Clip'em Cliff realizou $1.100 em serviços em agosto para o cliente a partir da transação de 14 de agosto.

Análise:

• O cliente da transação de 14 de agosto concedeu à empresa $3.200 em pagamento antecipado pelos serviços. No final de agosto, a empresa havia ganho $1.100 do pagamento adiantado. Isso significa que a empresa ainda não forneceu $2.100 em serviços para esse cliente.
• Como parte da receita não obtida agora é obtida, a receita não obtida diminuiria. A Receita Não Realizada é uma conta passiva e diminui no lado do débito.
• Agora, a empresa pode reconhecer os $1.100 como receita obtida. A receita de serviços aumenta (crédito) em $1.100.

Ajustando a Transação 4: Analisando o extrato bancário da empresa, o Clip'em Cliff identifica $350 de juros auferidos durante o mês de agosto que não foram registrados anteriormente.

Análise:

• Os juros são a receita da empresa sobre o dinheiro mantido em uma conta do mercado monetário no banco. A empresa só vê o extrato bancário no final do mês e precisa registrar a receita de juros recebida refletida no extrato bancário.
• A receita de juros é uma conta de receita que aumenta (crédito) em $350.
• Como a Clip'em Cliff ainda não coletou essa receita de juros, ela é considerada um crédito. Aumentos de juros a receber (débito) de $350.

Ajustando a transação 5: Os impostos de renda não pagos e não registrados anteriormente no mês são de $3.400.

Análise:

• O imposto de renda é uma despesa para a empresa que se acumula durante o período, mas só é pago em horários predeterminados ao longo do ano. Esse período não exigia pagamento, mas acumulava imposto de renda.
• A despesa de imposto de renda é uma conta de despesas que afeta negativamente o patrimônio líquido. A despesa de imposto de renda aumenta no lado do débito.
• A empresa deve o dinheiro do imposto, mas ainda não pagou, sinalizando uma responsabilidade. O imposto de renda a pagar é um passivo que está aumentando no lado do crédito.

O resumo do ajuste de entradas de diário para Clip'em Cliff é apresentado na Figura 5.19.

Figura 5.19 Ajustando entradas de diário para Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Agora que todas as entradas de ajuste estão registradas no diário, elas devem ser lançadas no livro contábil. A contabilização de entradas de ajuste é o mesmo processo que publicar as entradas gerais do diário. Cada valor da conta no diário será transferido para a conta contábil correspondente no lado do débito ou do crédito, conforme ilustrado na Figura 5.20.

Figura 5.20 Publicando entradas contábeis para Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Normalmente usaríamos uma contabilidade geral, mas para fins ilustrativos, estamos usando contas T para representar os livros contábeis. As contas T após as entradas de ajuste serem lançadas são apresentadas na Figura 5.21.

Figura 5.21 Entradas contábeis (em contas T) para Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Você notará que a soma dos saldos da conta de ativos é igual à soma dos saldos da conta de passivo e patrimônio líquido em $80.875. O saldo final de débito ou crédito em cada conta é transferido para o saldo experimental ajustado, da mesma forma que o livro contábil é transferido para o saldo experimental não ajustado.

A próxima etapa do ciclo é preparar a balança de teste ajustada. O saldo de teste ajustado do Clip'em Cliff é mostrado na Figura 5.22.

Figura 5.22 Balanço de teste ajustado para Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

O saldo experimental ajustado mostra um saldo de débito e crédito de $94.150. Uma vez preparado o saldo experimental ajustado, Cliff pode preparar suas demonstrações financeiras (etapa 7 do ciclo). Nós apenas preparamos a declaração de renda, a demonstração dos lucros acumulados e o balanço patrimonial. A demonstração dos fluxos de caixa é discutida em detalhes na Demonstração dos Fluxos de Caixa.

Para preparar suas demonstrações financeiras, você deve trabalhar com seu saldo experimental ajustado.

Lembre-se de que as receitas e despesas vão para uma declaração de renda. Dividendos, lucro líquido (perda) e saldos de lucros acumulados vão para a demonstração dos lucros acumulados. Em um balanço, você encontra ativos, contra-ativos, passivos e contas patrimoniais dos acionistas.

A declaração de renda do Clip'em Cliff é mostrada na Figura 5.23.

Figura 5.23 Declaração de renda do Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Observe que as despesas foram apenas $25 a menos do que as receitas. No primeiro mês de operações, a Cliff agradece qualquer renda. Cliff desejará aumentar a renda no próximo período para mostrar crescimento para investidores e credores.

Em seguida, Cliff prepara a seguinte declaração de lucros acumulados (Figura 5.24).

Figura 5.24 Declaração de lucros acumulados para Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

O saldo inicial dos lucros retidos é zero porque Cliff acabou de iniciar as operações e não tem saldo para transferir para um período futuro. O saldo final dos lucros retidos é de —$125. Você provavelmente nunca quer ter um valor negativo em sua demonstração de resultados acumulados, mas essa situação não é totalmente incomum para uma organização em suas operações iniciais. Cliff vai querer melhorar esse resultado daqui para frente. Pode fazer sentido para Cliff não pagar dividendos até aumentar seu lucro líquido.

Cliff então prepara o balanço do Clip'em Cliff, conforme mostrado na Figura 5.25.

Figura 5.25 Balanço do Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

O balanço patrimonial mostra ativos totais de $80.875, o que equivale ao total de passivos e patrimônio líquido. Agora que as demonstrações financeiras estão completas, Cliff passará para a próxima etapa do ciclo contábil, preparando e lançando as entradas de fechamento. Para fazer isso, Cliff precisa de suas informações de saldo de teste ajustadas.

Cliff fechará apenas contas temporárias, que incluem receitas, despesas, resumo de renda e dividendos. A primeira entrada fecha as contas de receita para o resumo da renda. Para fechar as receitas, Cliff debitará as contas de receita e o resumo da receita de crédito.

A segunda entrada fecha as contas de despesas com o resumo da renda. Para fechar despesas, Cliff creditará contas de despesas e debitará o resumo da receita.

A terceira entrada fecha o resumo da renda com os lucros acumulados. Para encontrar o saldo, considere a diferença entre o valor do resumo da renda na primeira e na segunda entradas (10.650 - 10.625). Para fechar o resumo da renda, Cliff debitaria o Resumo da Renda e creditaria os Lucros Retidos.

A quarta entrada de fechamento fecha os dividendos aos lucros acumulados. Para fechar dividendos, Cliff creditará dividendos e debitará os lucros retidos.

Depois que todas as entradas finais forem registradas no diário, Cliff publicará essas informações no livro contábil. As contas fechadas com seus saldos finais, bem como os lucros acumulados, são apresentadas na Figura 5.26.

Figura 5.26 Contas fechadas com saldos finais para Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Agora que as contas temporárias estão fechadas, elas estão prontas para serem acumuladas no próximo período.

A última etapa do mês de agosto é a etapa 9, preparando o balanço experimental pós-fechamento. O saldo do teste após o fechamento deve conter apenas informações permanentes da conta. Nenhuma conta temporária deve aparecer nesse saldo experimental. O balanço do teste pós-fechamento do Clip'em Cliff é apresentado na Figura 5.27.

Figura 5.27 Balanço do teste pós-encerramento do Clip'em Cliff. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

Neste ponto, Cliff concluiu o ciclo contábil de agosto. Ele agora está pronto para iniciar o processo novamente em setembro e em períodos futuros.

CONCEITOS NA PRÁTICA

Revertendo entradas

Uma etapa do ciclo contábil que não abordamos é reverter as entradas. A reversão de entradas pode ser feita no início de um novo período para determinados acréscimos. A empresa reverterá o ajuste das entradas feitas no período anterior aos acréscimos de receitas e despesas.

Pode ser difícil acompanhar os acréscimos de períodos anteriores, pois a documentação de suporte pode não estar prontamente disponível nos períodos atuais ou futuros. Isso exige que um contador se lembre de quando esses acréscimos vieram. Ao reverter esses acréscimos, há um risco reduzido de contar as receitas e despesas duas vezes. A documentação de suporte recebida no período atual ou futuro para um acréscimo será mais fácil de igualar às receitas e despesas anteriores com a reversão.

LINK PARA O APRENDIZADO

Como aprendemos, o índice atual mostra o quão bem uma empresa pode cobrir dívidas de curto prazo com ativos de curto prazo. Examine o balanço patrimonial no Relatório Anual de 2017 da Target e calcule o índice atual. O que o resultado significa para a Target?

PENSE BEM

Usando índices de liquidez para avaliar o desempenho financeiro

Você possui uma empresa de paisagismo que acabou de começar a operar. Você fez várias compras caras de equipamentos no primeiro mês para começar seu negócio. Essas compras reduziram muito seu dinheiro em estoque e, por sua vez, sua liquidez sofreu nos meses seguintes com um baixo capital de giro e um índice atual baixo.

Sua empresa está agora no oitavo mês de operação e, embora você esteja começando a ver um crescimento nas vendas, não está vendo uma mudança significativa em seu capital de giro ou índice atual em relação aos números baixos em seus primeiros meses. O que você poderia atribuir a essa estagnação na liquidez? Há algo que você possa fazer como proprietário de uma empresa para melhorar essas medições de liquidez? O que acontecerá se você não conseguir mudar sua liquidez ou se ela piorar?