7.2 : Création de structures organisationnelles

Quelles sont les formes traditionnelles de structure organisationnelle ?

Les principales fonctions exercées par les responsables incluent la planification, l'organisation, la direction et le contrôle. Ce module se concentre spécifiquement sur la fonction d'organisation. L'organisation implique la coordination et l'allocation des ressources d'une entreprise afin que celle-ci puisse réaliser ses plans et atteindre ses objectifs. Ce processus d'organisation, ou de structuration, est réalisé par :

• Déterminer les activités professionnelles et répartir les tâches (division du travail)
• Regroupement des emplois et des employés (départementalisation)
• Attribution de pouvoirs et de responsabilités (délégation)

Le résultat du processus d'organisation est une structure formelle au sein d'une organisation. Une organisation est l'ordre et la conception des relations au sein d'une entreprise ou d'une entreprise. Il se compose de deux personnes ou plus qui travaillent ensemble avec un objectif commun et des objectifs clairs. Les organisations formelles disposent également de lignes hiérarchiques bien définies, de canaux de circulation de l'information et de moyens de contrôle. Les ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles sont délibérément liées pour former l'organisation de l'entreprise. Certains liens sont durables, tels que les liens entre les personnes du service financier ou du marketing. D'autres peuvent être modifiés à tout moment, par exemple lorsqu'un comité est formé pour étudier un problème.

Chaque organisation possède une sorte de structure sous-jacente. En général, les organisations basent leurs cadres sur des approches traditionnelles, contemporaines ou basées sur le travail d'équipe. Les structures traditionnelles sont plus rigides et regroupent les employés par fonction, produits, processus, clients ou régions. Les structures contemporaines et basées sur les équipes sont plus flexibles et rassemblent les employés pour répondre rapidement aux environnements commerciaux dynamiques. Quel que soit le cadre structurel qu'une entreprise choisit de mettre en œuvre, tous les dirigeants doivent d'abord réfléchir au type de travail à effectuer au sein de l'entreprise.

Figure\(\PageIndex{1}\) : Fondé en 1943, le détaillant suédois IKEA est passé d'une petite entreprise de vente par correspondance à une force mondiale dans le domaine de l'ameublement de maison avec plus de 390 magasins en Europe, en Amérique du Nord, en Afrique, en Australie et en Asie. Mieux connu pour ses designs de meubles contemporains, ses ouvertures de magasins très fréquentées et ses publicités originales, le groupe IKEA se compose de plusieurs divisions correspondant aux fonctions de vente au détail, de chaîne d'approvisionnement, de vente, de conception et de fabrication de l'entreprise. Quels facteurs ont probablement influencé le développement de la structure organisationnelle d'IKEA à mesure que l'entreprise se développait au fil des ans ? (Crédit : JJbers/ Flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Division du travail

Le processus qui consiste à diviser le travail en tâches distinctes et à attribuer des tâches aux travailleurs s'appelle la division du travail. Dans un restaurant de restauration rapide, par exemple, certains employés prennent ou exécutent les commandes, d'autres préparent les repas, quelques-uns nettoient et entretiennent le matériel, et au moins l'un d'entre eux supervise tous les autres. Dans une usine de montage automobile, certains travailleurs installent des rétroviseurs, tandis que d'autres installent des pare-chocs sur des supports de pare-chocs. La mesure dans laquelle les tâches sont subdivisées en petits emplois est appelée spécialisation. Les employés qui occupent des postes hautement spécialisés, tels que les ouvriers de chaînes de montage, effectuent un nombre limité et une variété de tâches. Les employés qui deviennent des spécialistes d'une tâche, ou d'un petit nombre de tâches, acquièrent de meilleures compétences dans l'exécution de cette tâche particulière. Cela peut améliorer l'efficacité et la cohérence de la production et des autres activités professionnelles. Cependant, un haut degré de spécialisation peut également amener les employés à se désintéresser ou à s'ennuyer en raison du manque de variété et de défis.

Structures traditionnelles

Une fois qu'une entreprise a divisé le travail qu'elle doit effectuer en tâches spécifiques, les responsables regroupent les tâches afin de coordonner des tâches et des activités similaires ou associées. Ce regroupement de personnes, de tâches et de ressources en unités organisationnelles s'appelle la départementalisation. Il facilite les processus de planification, de direction et de contrôle.

Un organigramme est une représentation visuelle des relations structurées entre les tâches et les personnes habilitées à les accomplir. Dans l'organigramme de la figure\(\PageIndex{2}\), chaque figure représente un emploi et chaque emploi comprend plusieurs tâches. Le directeur des ventes, par exemple, doit engager des vendeurs, établir des territoires de vente, motiver et former les vendeurs et contrôler les opérations de vente. Le tableau indique également le type général de travail effectué pour chaque poste. Comme le\(\PageIndex{3}\) montre la figure, cinq types de base de départementalisation sont couramment utilisés dans les organisations :

Figure\(\PageIndex{2}\) : Organigramme d'un fabricant d'appareils électroménagers type Attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0

1. La départementalisation fonctionnelle, qui repose sur les principales fonctions exercées au sein d'une unité organisationnelle (marketing, finances, production, ventes, etc.). Ethan Allen Interiors, un fabricant d'accessoires de maison intégré verticalement, poursuit avec succès sa départementalisation par fonction, y compris la vente au détail, la fabrication et l'approvisionnement, la conception des produits, la logistique et les opérations, ce qui inclut des contrôles financiers stricts. ¹

Figure\(\PageIndex{3}\) : Figure 7.5 Cinq méthodes traditionnelles d'organisation (Attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY 4.0.)

2. Départementalisation des produits, qui est basée sur les biens ou services produits ou vendus par l'unité organisationnelle (tels que les services ambulatoires/d'urgence, la pédiatrie, la cardiologie et l'orthopédie). Par exemple, ITT est un fabricant leader diversifié de composants de haute technologie et de solutions technologiques personnalisées pour les marchés du transport, de l'industrie, du pétrole et du gaz. L'entreprise est divisée en quatre divisions de produits : Procédés industriels (pompes, vannes et équipements de traitement des eaux usées), Control Technologies (produits de contrôle du mouvement et d'isolation des vibrations), Motion Technologies (amortisseurs, plaquettes de frein et matériaux de friction) et Solutions d'interconnexion (connecteurs) pour une variété de marchés). ²
3. La départementalisation des processus, qui est basée sur le processus de production utilisé par l'unité organisationnelle (tels que la coupe et le traitement du bois, la finition des meubles et l'expédition). Par exemple, l'organisation de Gazprom Neft, une société pétrolière russe, reflète les activités que l'entreprise doit effectuer pour extraire le pétrole du sol et le transformer en produit final : exploration et recherche, production (forage), raffinage, commercialisation et distribution. ³ Pixar, la société de films d'animation qui fait désormais partie de Disney, est divisée en trois groupes parallèles mais interactifs basés sur des processus : le développement technologique, qui fournit des outils d'infographie ; le développement créatif, qui crée des histoires et des personnages et les anime ; et la production, qui coordonne le processus de réalisation d'un film. ⁴
4. Départementalisation de la clientèle, qui est basée sur le type principal de client desservi par l'unité organisationnelle (tels que les acheteurs en gros ou au détail). Le groupe PNC Financial Services propose une large gamme de services à tous ses clients et est structuré en fonction du type de consommateur qu'il dessert : services bancaires de détail pour les consommateurs ; groupe de gestion d'actifs, avec un accent particulier sur les particuliers ainsi que sur les entreprises, les syndicats, les municipalités et autres ; et services bancaires institutionnels pour les entreprises du marché intermédiaire à l'échelle nationale ⁵

L'ÉTHIQUE DANS LA PRATIQUE

L'éthique dans la pratique

Le menu de Panera est clair Le changement stratégique de la philosophie globale d'une entreprise et de la façon dont elle mène ses activités affecte tous les aspects de la structure organisationnelle. Et lorsque ce changement concerne la durabilité et les « aliments propres », Panera Bread Company a relevé le défi il y a plus de dix ans et propose désormais un menu exempt d'agents de conservation, d'édulcorants, de colorants et de saveurs synthétiques.

En 2015, Ron Shaich, fondateur et PDG de l'entreprise, a annoncé la liste « interdite » de Panera, qui comprend près de 100 ingrédients, dont il s'est engagé à éliminer ou à ne plus jamais réutiliser dans les plats du menu. Deux ans plus tard, l'entreprise a annoncé que son menu était « 100 % propre », mais le processus n'a pas été facile.

Panera a consacré des milliers d'heures de travail à examiner les 450 ingrédients utilisés dans les plats du menu, avant de reformuler plus de 120 d'entre eux afin d'éliminer les ingrédients artificiels. Une fois que l'équipe a identifié les ingrédients qui n'étaient pas « propres », elle a travaillé avec les 300 fournisseurs de l'entreprise et, dans certains cas, avec le fournisseur d'un fournisseur, pour reformuler un ingrédient afin de le rendre exempt de conservateurs. Par exemple, la recette de la populaire soupe au brocoli et au cheddar de l'entreprise a dû être révisée 60 fois pour éliminer les ingrédients artificiels sans perdre le goût et la texture de la soupe. Selon Shaich, l'approche par essais et erreurs consistait à trouver le juste équilibre entre le lait, la crème et les émulsifiants, comme la moutarde de Dijon, pour remplacer le phosphate de sodium (un produit interdit) tout en préservant la texture crémeuse de la soupe. Panera a également créé un nouveau fromage cheddar à utiliser dans la soupe et a utilisé une moutarde de Dijon contenant du vinaigre non conservé pour remplacer le phosphate de sodium interdit.

Sara Burnett, directrice de la politique alimentaire et de bien-être de Panera, estime que la responsabilité de l'entreprise va au-delà du simple service à ses clients. Elle pense que Panera peut faire la différence en utilisant sa voix et son pouvoir d'achat pour avoir un impact positif sur l'ensemble du système alimentaire. En outre, les efforts herculéens déployés par l'entreprise pour supprimer les ingrédients artificiels de ses plats de menu l'ont également aidée à examiner de près sa chaîne d'approvisionnement et d'autres processus que Panera pourrait simplifier en utilisant de meilleurs ingrédients.

Panera n'est pas encore satisfaite de son engagement en faveur d'une alimentation propre. La chaîne alimentaire a récemment annoncé son objectif de s'approvisionner en œufs 100 % hors cage pour toutes ses boulangeries-cafés Panera aux États-Unis d'ici 2020.

Questions sur la pensée critique

1. Comment l'approche de Panera en matière d'alimentation saine offre-t-elle à l'entreprise un avantage concurrentiel ?
2. Quel impact cet engagement en faveur d'une alimentation sans conservateurs a-t-il sur la structure organisationnelle de l'entreprise ?
3. La « nourriture propre » exerce-t-elle une pression supplémentaire sur Panera et ses fournisseurs ? Expliquez votre raisonnement.

Sources : « Our Food Policy », www.panerabread.com, consulté le 24 juillet 2017 ; Emily Payne, « Sara Burnett de Panera Bread sur le changement de la demande pour un meilleur système alimentaire », Food Tank, http://foodtank.com, consulté le 18 juillet 2017 ; Julie Jargon, « What Panera Had to Change to Make Its Menu « Clean » » The Wall Street Journal, https://www.wsj.com, 20 février 2017 ; John Kell, « Panera affirme que son menu alimentaire est désormais 100 % propre », Fortune, http://fortune.com, 13 janvier 2017 ; Lani Furbank, « Sept questions avec Sara Burnett, directrice du bien-être et de l'alimentation » Policy at Panera Bread », Food Tank, https://foodtank.com, 12 avril 2016.

5. La départementalisation géographique, qui repose sur la segmentation géographique des unités organisationnelles (telles que le marketing américain et canadien, le marketing européen et le marketing latino-américain).

Les personnes sont affectées à une unité organisationnelle particulière parce qu'elles effectuent des tâches similaires ou connexes, ou parce qu'elles sont conjointement responsables d'un produit, d'un client ou d'un marché. Les décisions concernant la façon de départementaliser influent sur la façon dont la direction attribue les pouvoirs, distribue les ressources, récompense les performances et met en place des lignes de communication. De nombreuses grandes organisations ont recours à plusieurs types de départementalisation. Par exemple, Procter & Gamble (P&G), l'entreprise de produits de consommation de plusieurs milliards de dollars, intègre quatre types de départementalisation différents, que l'entreprise qualifie de « quatre piliers ». Tout d'abord, les Global Business Units (GBU) divisent l'entreprise en fonction des produits (soins pour bébés, femmes et familles ; beauté ; tissus et soins à domicile ; santé et soins de beauté). P&G utilise ensuite une approche géographique en créant des unités commerciales pour commercialiser ses produits dans le monde entier. Il existe des groupes de vente et d'opérations de marché (SMO) pour l'Amérique du Nord, l'Amérique latine, l'Europe, l'Asie-Pacifique, la Grande Chine, l'Inde, le Moyen-Orient et l'Afrique. Le troisième pilier de P&G est la division Global Business Services (GBS), qui utilise également la départementalisation géographique. GBS fournit des processus technologiques et des outils de données standard pour permettre aux GBU et aux SMO de mieux comprendre l'activité et de mieux servir les consommateurs et les clients. Il soutient les unités commerciales de P&G dans des domaines tels que la comptabilité et les rapports financiers, les technologies de l'information, les achats, l'administration des salaires et des avantages sociaux et la gestion des installations. Enfin, les divisions du pilier « Fonctions de l'entreprise » constituent un filet de sécurité pour tous les autres piliers. Ces divisions comprennent des spécialités fonctionnelles telles que le développement commercial des clients ; les relations extérieures ; les ressources humaines ; les connaissances juridiques, marketing, consommateurs et marchés ; la recherche et le développement ; et les services sur le lieu de travail. ⁶

Organisation hiérarchique et du personnel

L'organisation hiérarchique est conçue avec des lignes d'autorité et de communication directes et claires émanant des cadres supérieurs. Les responsables ont un contrôle direct sur toutes les activités, y compris les tâches administratives. Un organigramme pour ce type de structure montrerait que tous les postes de l'entreprise sont directement liés par une ligne imaginaire allant de la position la plus élevée de l'organisation à la plus basse (où se produit la production de biens et de services). Cette structure, avec sa conception simple et son large contrôle de gestion, est souvent bien adaptée aux petites entreprises entrepreneuriales.

À mesure qu'une organisation se développe et devient plus complexe, l'organisation hiérarchique peut être améliorée en ajoutant des postes de personnel à la conception. Les postes de personnel fournissent des services de conseil et de soutien spécialisés aux responsables hiérarchiques de l'organisation hiérarchique et du personnel, comme le montre la figure\(\PageIndex{4}\). Dans les opérations quotidiennes, les personnes occupant des postes hiérarchiques sont directement impliquées dans les processus utilisés pour créer des biens et des services. Les personnes occupant des postes de personnel fournissent les services administratifs et de soutien dont les employés hiérarchiques ont besoin pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Les postes hiérarchiques au sein des organisations se situent généralement dans des domaines tels que la production, le marketing et les finances. Les postes de personnel se trouvent dans des domaines tels que le conseil juridique, le conseil en gestion, les relations publiques et la gestion des ressources humaines.

Figure\(\PageIndex{4}\) : Organisation de la ligne et du personnel (Attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY 4.0.)

 

VÉRIFICATION DU CONCEPT

1. Comment la spécialisation permet-elle d'améliorer l'efficacité et la cohérence de la production ?
2. Quels sont les cinq types de départementalisation ?