12.5 : Enregistrer les transactions effectuées lors de la préparation de la paie
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Avez-vous déjà regardé votre salaire et vous êtes-vous demandé où était passé tout cet argent ? Eh bien, il n'a pas disparu ; l'argent a été utilisé pour verser des paiements financiers obligatoires et facultatifs à diverses entités.
La masse salariale peut être l'une des dépenses et des passifs potentiels les plus importants d'une entreprise. Les charges salariales comprennent les salaires et traitements des employés, ainsi que les déductions pour impôts, avantages sociaux et contributions de l'employeur. Dans cette section, nous expliquons ces éléments de la paie et les écritures comptables requises.
Indemnisation et déductions
En tant que salarié travaillant dans une entreprise, vous êtes rémunéré pour votre travail. Ce salaire peut être un salaire mensuel ou un salaire horaire payé périodiquement. Le montant gagné par l'employé avant toute réduction de salaire est considéré comme un revenu brut (salaire). Ces réductions incluent des déductions involontaires et volontaires. Le solde restant après les déductions est considéré comme un revenu net (salaire), ou « salaire net ». Le salaire net est ce que les employés reçoivent et déposent sur leurs comptes bancaires.
Déductions involontaires
Les déductions involontaires sont des retenues sur lesquelles ni l'employeur ni l'employé n'ont de contrôle et qui sont exigées par la loi.
Les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux sont considérés comme des déductions involontaires. Les impôts sur le revenu imposés sont différents pour chaque employé et sont basés sur leur formulaire W-4, le certificat d'allocation de retenue à la source de l'employé. L'employé doit renseigner son état civil, le nombre d'allocations demandées et tout montant de réduction supplémentaire. L'employeur utilisera ces informations pour déterminer le montant de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu sur chaque salaire. La retenue d'impôt sur le revenu de l'État peut également utiliser les informations W-4 ou le certificat de retenue à la source de l'État. Les montants de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu et de la retenue d'impôt sur le revenu des États peuvent être établis à l'aide de tableaux fiscaux publiés chaque année par l' Internal Revenue Service (IRS) (voir Figure 12.15) et les bureaux gouvernementaux des États, respectivement. Certains États n'exigent cependant pas de retenue d'impôt sur le revenu, puisqu'ils n'imposent pas d'impôt sur le revenu de l'État. Les dettes de revenus fédérales et étatiques sont conservées sur des comptes fournisseurs jusqu'à leur versement aux organismes gouvernementaux qui administrent le processus de conformité fiscale pour leur entité gouvernementale particulière.
Bien que cela ne soit pas courant, la retenue d'impôt sur le revenu local est appliquée aux personnes vivant ou travaillant dans une juridiction pour couvrir la scolarité, les services sociaux, l'entretien des parcs et l'application de la loi. Si les impôts locaux sur le revenu sont retenus, ils restent des dettes courantes jusqu'à ce qu'ils soient payés.
D'autres déductions involontaires concernent les impôts de la Federal Insurance Contribution Act (FICA) pour la sécurité sociale et l' assurance-maladie La FICA oblige les employeurs à retenir des impôts sur les salaires des employés « afin de fournir des avantages aux retraités, aux personnes handicapées et aux enfants ». Le taux d'imposition de la sécurité sociale est de 6,2 % du salaire brut des employés. En 2017, le montant maximum des revenus imposables est de 127 200 dollars. Cela signifie que seuls les premiers 127 200 dollars du salaire brut de chaque employé sont soumis à l'impôt de sécurité sociale. En 2018, le montant maximum des revenus imposables est passé à 128 400$. Le taux d'imposition de Medicare est de 1,45 % du revenu brut des employés. Il n'y a aucun plafond de revenus imposables pour l'impôt Medicare. Les deux taxes combinées sont égales à 7,65 % (6,2 % + 1,45 %). L'employeur et l'employé paient les deux impôts au nom de l'employé.
Une législation plus récente sur les soins de santé, l'Affordable Care Act (ACA), impose une retenue fiscale supplémentaire sur le salaire des employés de 0,9 % pour les personnes qui dépassent un seuil de revenu basé sur leur statut déclaratif (mariées, célibataires ou chefs de famille, par exemple). Cette retenue d'impôt supplémentaire sur l'assurance-maladie ne s'applique qu'à la masse salariale des employés.
Enfin, les déductions involontaires peuvent également inclure les pensions alimentaires pour enfants, les prélèvements fiscaux fédéraux de l'IRS, les saisies salariales ordonnées par le tribunal et les jugements de faillite. Toutes les déductions involontaires sont à la charge de l'employeur jusqu'à ce qu'elles soient payées.
Déductions volontaires
Outre les déductions involontaires, les employeurs peuvent retenir certaines déductions volontaires sur les salaires des employés. Les déductions volontaires ne doivent pas être supprimées de la paie des employés, sauf si l'employé désigne une réduction de ces montants. Les déductions volontaires peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter, la couverture des soins de santé, l'assurance-vie, les contributions de retraite, les contributions caritatives, les fonds de pension et les cotisations syndicales. Les employés peuvent prendre en charge la totalité du coût de ces avantages ou partager les coûts avec l'employeur.
La couverture des soins de santé est une obligation pour de nombreuses entreprises en raison de l'ACA. Les employeurs peuvent fournir une couverture partielle des avantages sociaux et demander à l'employé de payer le reste. Par exemple, l'employeur couvrirait 30 % des frais de santé, et 70 % seraient à la charge de l'employé.
Les cotisations de retraite peuvent inclure celles versées à un régime parrainé par l'employeur, tel qu'un régime à cotisations définies, qui « abrite » le revenu dans un 401 (k) ou un 403 (b). En termes simples, un régime à cotisations définies permet à un employé de verser volontairement un montant ou un pourcentage précis de son salaire avant impôts sur un compte spécial afin de reporter l'impôt sur ces revenus. Habituellement, une partie de la contribution de l'employé est doublée par son employeur ; les employeurs s'en servent souvent pour attirer et retenir des employés hautement qualifiés et précieux. Ce n'est que lorsque l'employé retire finalement des fonds du plan qu'il sera tenu de payer l'impôt sur ces revenus. Comme le montant cotisé au plan n'est pas immédiatement imposé par l'IRS, cela permet à l'employé d'accumuler des fonds pour sa retraite. Ce revenu différé peut être exclu du revenu imposable fédéral actuel du salarié, mais pas de l'impôt FICA. Toutes les retenues volontaires sont considérées comme des obligations de l'employeur jusqu'à leur versement. Pour des informations plus détaillées sur la planification de la retraite et l'utilisation d'un 401 (k) ou d'un 403 (b), consultez l'annexe C.
Comme pour les déductions involontaires, les déductions volontaires sont considérées comme un passif courant jusqu'à ce qu'elles soient payées. Lorsque la paie est décaissée, des écritures de journal sont requises.
CONCEPTS EN PRATIQUE
Devriez-vous commencer à épargner pour la retraite ?
Devriez-vous épargner pour la retraite dès maintenant ou attendre ? En tant qu'étudiant, vous pouvez être enclin à remettre à plus tard votre épargne en vue de la retraite pour de nombreuses raisons. Vous n'êtes peut-être pas en situation financière pour le faire, vous pensez que la sécurité sociale suffira à couvrir vos besoins, ou vous n'y avez peut-être même pas pensé jusqu'à présent.
Selon une enquête réalisée en 2012 par le Bureau of Labor Statistics, parmi ceux qui avaient accès à un régime à cotisations définies, seuls 68 % des employés ont cotisé à leur plan de retraite. De nombreux employés attendent la trentaine ou la quarantaine pour commencer à épargner, ce qui peut retarder la retraite ou empêcher le retraité de couvrir ses dépenses annuelles. Certains écueils qui contribuent à ce manque d' épargne sont les pratiques de dépenses négatives à court terme, telles que les emprunts à taux d'intérêt élevé, les achats par carte de crédit et les dépenses discrétionnaires (dépenses facultatives telles que les repas au restaurant ou les divertissements). Pour éviter ces risques, vous devez
- Analysez vos habitudes de dépenses et apportez des modifications lorsque cela est possible.
- Élaborez un plan financier avec l'aide d'un spécialiste des finances.
- Adhérez à un régime à cotisations définies et respectez le plan (ne retirez pas de fonds plus tôt).
- Essayez de contribuer au moins autant que votre employeur est prêt à égaler.
- Envisagez d'autres options d'épargne à court terme comme les obligations ou les comptes bancaires à intérêt élevé.
- Fixez un objectif d'épargne précis pour votre compte de retraite. Par exemple, de nombreux conseillers financiers recommandent d'épargner au moins 15 % de votre revenu mensuel pour la retraite. Toutefois, ils incluent généralement à la fois la contribution de l'employé et celle de l'employeur, par exemple, supposons que l'entreprise verse à chaque dollar investi par l' employé une contribution de 0,50$ de l'employeur, jusqu'à 8 % pour l'employé. Dans ce cas, si l'employé contribue à 8 % et que l' entreprise fournit 4 %, cela amène l'employé à 80 % de l'objectif recommandé (12 % des 15 % recommandés).
N'oubliez pas que plus vous attendez pour commencer à investir, plus vous devrez épargner plus tard pour avoir suffisamment d'argent pour votre retraite.
Entrées de journal pour déclarer les rémunérations et les déductions
Nous continuons à utiliser Sierra Sports comme société d'exemple pour préparer des écritures de journal.
Sierra Sports emploie plusieurs personnes, mais nous nous concentrons sur un employé en particulier pour cet exemple. Billie Sanders travaille pour Sierra Sports et gagne un salaire de 2 000$ par mois. Elle réclame deux allocations de retenue à la source (voir Figure 12.15). Ce montant est payé le premier jour du mois suivant. Les retenues à la source pour les impôts fédéraux et étatiques sur le revenu sont évaluées à 102 dollars et 25 dollars, respectivement. La sécurité sociale de la FICA est imposée au taux de 6,2 % et la FICA Medicare est imposée au taux de 1,45 %. Billie a des déductions volontaires pour l' assurance maladie et une contribution de retraite 401 (k). Elle est responsable de 40 % de sa prime d'assurance maladie de 500$ ; Sierra Sports prend en charge les 60 % restants (comme l'explique la paie de l'employeur). Les contributions 401 (k) totalisent 150$. La première entrée enregistre les salaires à payer au cours du mois d'août.
Les dépenses salariales sont un compte de capitaux propres utilisé pour comptabiliser les dépenses cumulées (accumulées) de l'entreprise au cours du mois d'août (augmentation du côté débit). Les dépenses salariales représentent le revenu brut (salaire) de l' employé avant toute déduction. Chaque obligation de déduction est répertoriée sur son propre compte, ce qui facilitera le paiement aux différentes entités. Notez que l'assurance maladie payable est de 200$, soit 40 % de la responsabilité de l'employé pour la prime (500$ × 0,40 = 200$). Les salaires payables représentent le revenu net (salaire) ou le « salaire net » de Billie. Les salaires payables s'élèvent à 1 370$, que l'on obtient en prenant le revenu brut et en soustrayant la somme des passifs (2 000$ — 630$ = 1 370$). Comme les salaires ne sont payés que le premier jour du mois suivant, cette obligation sera maintenue pendant le mois d' août. Tous les passifs (dettes) augmentent en raison de l' encours de la dette de l'entreprise (augmentation du côté du crédit).
La deuxième entrée enregistre le paiement en espèces des salaires accumulés au 1er septembre.
Le paiement à Billie Sanders a lieu le 1er septembre. Le paiement concerne les salaires accumulés à partir du mois d'août. Le paiement diminue les salaires payables (côté débit) puisque le passif a été payé et diminue la trésorerie (côté crédit), car la trésorerie est l'actif utilisé pour le paiement.
LIEN VERS L'APPRENTISSAGE
L'IRS a développé une base de données de simulation avec vingt simulations de contribuables différentes pour aider les contribuables à comprendre leurs déclarations et leurs retenues fiscales.
Indemnisation et déductions
À ce stade, vous vous demandez peut-être : « Pourquoi dois-je payer tout cet argent alors que mon employeur ne l'est pas ? » Votre employeur a également la responsabilité fiscale et légale de verser des contributions et de faire correspondre des fonds à certains comptes de passif salarial.
Impôts sur les salaires involontaires
Les employeurs doivent égaler les cotisations des employés à la sécurité sociale FICA (taux de 6,2 %) sur les premiers 127 200 dollars de salaires des employés pour 2017, et à FICA Medicare (taux de 1,45 %) sur tous les revenus des employés. Les retenues à la source pour ces impôts sont transférées au même endroit que les contributions des employés ; ainsi, les mêmes comptes sont utilisés pour l' enregistrement des écritures de journal.
Les employeurs sont tenus par la loi de cotiser à un système d'assurance chômage qui couvre les employés en cas d'interruption de travail due à des facteurs indépendants de leur volonté (suppression de l'emploi suite à la faillite de l' entreprise, par exemple). L'impôt reconnaissant ce paiement obligatoire est la loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA). Le FUTA est à un taux de 6 %. Cette taxe s'applique aux 7 000$ initiaux du salaire de chaque employé gagné au cours de l'année. Ce taux peut être réduit de 5,4 % à titre de crédit pour avoir remboursé le chômage de l'État à temps, soit un taux inférieur de 0,6 %. La loi sur l'impôt sur le chômage de l'État (SUTA) est similaire au processus FUTA, mais les taux d'imposition et les revenus minimaux imposables varient d'un État à l'autre.
Avantages volontaires fournis par l'employeur
Les employeurs offrent des avantages concurrentiels (avantages) aux employés afin d'améliorer la satisfaction au travail et le moral des employés. Aucune loi n'oblige l'employeur à couvrir ces avantages financièrement. Parmi les avantages possibles, citons la couverture santé, l'assurance-vie, les contributions aux plans de retraite, les congés de maladie payés, les congés de maternité/paternité payés et les indemnités de vacances.
Les congés de maladie payés, les congés de maternité/paternité payés et les indemnités de vacances aident les employés à prendre des congés lorsque cela est nécessaire ou requis en leur fournissant une allocation pendant leur absence. Cette compensation est souvent comparable au salaire ou au traitement de la période couverte. Certaines entreprises ont des politiques qui exigent que les vacances et les congés de maladie payés soient utilisés au cours de l'année, faute de quoi le salarié risque de perdre ces avantages au cours de la période en cours. Ces avantages sont considérés comme des passifs estimatifs puisqu'on ne sait pas exactement quand, si et dans quelle mesure l'employé les utilisera. Voyons maintenant le processus de journalisation de la rémunération et des déductions des employeurs.
Entrées de journal pour déclarer les rémunérations et les déductions
Outre les inscriptions salariales des employés de Billie Sanders, Sierra Sports a l'obligation de contribuer à l'impôt sur le chômage fédéral, le chômage dans les États, la sécurité sociale de la FICA et l' assurance-maladie FICA. Ils sont également responsables de 60 % du paiement des primes d'assurance maladie de Billie. Supposons que Sierra Sports reçoive le crédit FUTA et ne soit imposée qu'au taux de 0,6 %, et que les impôts de la SUTA soient de 100 dollars. Le mois d'août est le premier mois de salaire de Billie Sanders pour l'année. L'entrée suivante représente les charges salariales et les charges de l'employeur pour le mois d'août. La deuxième entrée enregistre le passif en matière de primes d' assurance maladie.
La charge fiscale salariale de l'employeur est le compte de capitaux propres utilisé pour comptabiliser les dépenses salariales au cours de la période (augmentations du côté débit). Le montant de 265$ est la somme de tous les passifs de cette période. Notez que l'impôt de sécurité sociale FICA à payer et l'impôt FICA Medicare à payer ont été utilisés dans la saisie de la paie des employés plus tôt et encore ici dans la paie de l'employeur Vous n'avez besoin d' utiliser qu'un seul compte si les paiements sont destinés au même destinataire et aux mêmes fins. Les montants des impôts de sécurité sociale (124 dollars) et d'assurance-maladie (29 dollars) retenus correspondent aux montants retenus sur la masse salariale des employés. L'impôt fédéral sur le chômage payable et l'impôt sur le chômage de l'État à payer reconnaissent les obligations relatives aux déductions chômage fédérales et étatiques, respectivement. L'impôt fédéral sur le chômage (12$) est calculé en multipliant le taux d'impôt fédéral sur le chômage de 0,6 % par 2 000$. Ces comptes de passif augmentent (côté crédit) lorsque le montant dû augmente.
La deuxième entrée reconnaît la responsabilité créée par la fourniture de l'avantage volontaire, à savoir la couverture d'assurance maladie. Les éléments de paie volontaires et involontaires de l'employeur doivent être séparés. Il est également important de séparer les passifs estimés de certains avantages volontaires en raison de leur incertitude. Les frais d'avantages sociaux comptabilisent les dépenses d' assurance maladie à partir du mois L'assurance maladie payable reconnaît le passif impayé au titre de la couverture des soins de santé couverte par l'employeur (500$ × 60 % = 300$).
Les entrées suivantes représentent le paiement des charges salariales et des avantages sociaux de l'employeur au cours de la période suivante.
Lorsque le paiement a lieu, tous les comptes fournisseurs diminuent (débit) car la société a payé tous les impôts et avantages dus pour ces dettes. L'argent liquide est le mode de paiement accepté par les organisations bénéficiaires (Administration de la sécurité sociale et administrateur du plan de santé, par exemple).
LIEN VERS L'APPRENTISSAGE
L'IRS supervise toutes les activités liées à la fiscalité pour le compte du département américain du Trésor. Afin d'aider les contribuables à déterminer les montants qu'ils peuvent devoir, l'IRS a mis en place un calculateur de retenues à la source qui permet à un employé de savoir s'il doit soumettre un nouveau formulaire W-4 à l'employeur en fonction des résultats.