12.4 : Préparer les écritures comptables pour enregistrer les billets à court terme payables
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Si vous avez déjà contracté un prêt sur salaire, vous avez peut-être été confronté à une situation où vos frais de subsistance ont temporairement dépassé vos actifs. Vous avez besoin de suffisamment d'argent pour couvrir vos dépenses jusqu'à ce que vous receviez votre prochain salaire. Une fois que vous avez reçu ce chèque de paie, vous pouvez rembourser au prêteur le montant que vous avez emprunté, plus un petit supplément pour l'aide du prêteur.
Il y a un flux et un reflux dans les affaires qui peuvent parfois entraîner la même situation, où les dépenses commerciales dépassent temporairement les recettes. Même si une entreprise se trouve dans cette situation, les factures doivent tout de même être payées. La société peut envisager de payer une note à court terme pour couvrir la différence.
Un billet à court terme est une dette créée et exigible au cours de la période d'activité d'une entreprise (moins d'un an). Parmi les principales caractéristiques de cette promesse de paiement écrite (voir Figure 12.12), citons une date de remboursement établie, un montant payable spécifique, des conditions d'intérêt et la possibilité de revente de la dette à une autre partie. Un billet à court terme est classé comme un passif courant car il est entièrement remboursé au cours de la période d'exploitation de l'entreprise. Ce compte à payer apparaîtrait au bilan sous Passifs courants.
La vente de dettes à un tiers est possible avec tout prêt, qui inclut un billet payable à court terme. Les termes du contrat indiqueront cette possibilité de revente, et le nouveau propriétaire de la dette respectera les termes du contrat des parties d'origine. Un prêteur peut choisir cette option pour collecter rapidement des liquidités et réduire l'encours global de la dette.
Nous examinons maintenant deux situations de billets à payer à court terme ; l'une est créée par un achat et l'autre par un prêt.
RÉFLÉCHISSEZ-Y
Billets à ordre : le moment est venu d'émettre davantage de dettes ?
Une pratique courante des entités gouvernementales, en particulier des écoles, consiste à émettre des billets à court terme (à ordre) pour couvrir les dépenses quotidiennes jusqu'à ce que les recettes soient perçues de la collecte des impôts, des fonds de loterie et d'autres sources. Les conseils scolaires approuvent l' émission des billets, le remboursement du principal et des intérêts étant généralement effectué en quelques mois.
L'objectif est de couvrir intégralement toutes les dépenses jusqu'à ce que les recettes soient distribuées par l'État. Toutefois, les recettes distribuées fluctuent en raison de l'évolution des prévisions de recouvrement, et les écoles peuvent ne pas être en mesure de couvrir leurs dépenses pendant la période en cours. Cela pose un dilemme : il faut ou non émettre davantage de billets à court terme pour couvrir le déficit.
La dette à court terme peut être préférée à la dette à long terme lorsque l' entité ne souhaite pas consacrer de ressources au paiement d'intérêts sur une longue période. Dans de nombreux cas, le taux d'intérêt est inférieur à celui de la dette à long terme, car le prêt est considéré comme moins risqué avec une période de remboursement plus courte. Cette période de remboursement plus courte est également bénéfique pour les dépenses d'amortissement ; la dette à court terme ne s'amortit généralement pas, contrairement à la dette à long terme.
Que feriez-vous si vous trouviez votre école dans cette situation ? Est-ce que vous émettriez plus de dettes ? Y a-t-il des alternatives ? Quels sont les points positifs et négatifs de la pratique des billets à ordre ?
Enregistrement des billets à court terme payables créés par un achat
Un billet payable à court terme créé par un achat survient généralement lorsqu'un paiement à un fournisseur n'est pas effectué dans les délais impartis. Le fournisseur peut avoir besoin d'un nouvel accord qui convertit les comptes créditeurs impayés en une note à payer à court terme (voir Figure 12.13), avec des intérêts ajoutés. Cela donne à l'entreprise plus de temps pour rembourser ses dettes impayées et incite le fournisseur à retarder le paiement. En outre, la création du billet payable renforce la position juridique du propriétaire du billet, étant donné que le billet est un instrument juridique négociable qui peut être plus facilement appliqué dans le cadre d'actions en justice.
À titre d'exemple, revenons sur l'achat d' équipement de soccer par Sierra Sports le 1er août. Sierra Sports a acheté 12 000$ d' équipement de soccer auprès d'un fournisseur à crédit. Les conditions de crédit étaient 2/10, n/30, date de facturation le 1er août. Supposons que Sierra Sports n'ait pas été en mesure d'effectuer le paiement dû dans les 30 jours. Le 31 août, le fournisseur renégocie les conditions avec Sierra et convertit les comptes créditeurs en note écrite, exigeant le paiement intégral dans un délai de deux mois, à compter du 1er septembre. Les intérêts sont désormais inclus dans les conditions de paiement à un taux annuel de 10 %. L'entrée de conversion d'un compte à payer en billet à court terme payable dans le journal de Sierra est affichée.
Les comptes fournisseurs diminuent (débit) et les obligations à payer à court terme augmentent (crédit) pour le montant initial dû de 12 000 dollars. Lorsque Sierra paie en espèces le montant total dû, intérêts compris, le 31 octobre, l'inscription suivante est effectuée.
Puisque Sierra a payé la totalité du montant dû, les billets à payer à court terme diminuent (débit) du montant principal de la dette. Les frais d'intérêts augmentent (débit) pendant deux mois d'accumulation d'intérêts. Les frais d'intérêt sont calculés à partir de notre équation précédente, où Intérêt = principal × taux d'intérêt annuel × partie de l'année (12 000$ × 10 % × [2/12]), soit 200$. La trésorerie diminue (crédit) de 12 200$, soit le principal plus les intérêts dus.
L'autre scénario de billets à court terme est créé par un prêt.
Enregistrement des billets à court terme payables créés par un prêt
Un billet à court terme à payer créé par un prêt prend naissance lorsqu'une entreprise s'engage auprès d'un prêteur Figure 12.14. Une entreprise peut choisir cette voie lorsqu'elle ne dispose pas de suffisamment de liquidités pour financer immédiatement une dépense d'investissement mais qu'elle n'a pas besoin d'un financement à long terme. L'entreprise peut également avoir besoin d'un afflux de liquidités pour couvrir temporairement ses dépenses. Il existe une promesse écrite de payer le solde principal et les intérêts dus au plus tard à une date précise. Ce délai de paiement se situe dans la période d'activité de l' entreprise (moins d'un an). Envisagez un scénario de billets payables à court terme pour Sierra Sports.
Sierra Sports a besoin d'une nouvelle machine d'impression de vêtements après avoir enregistré une augmentation des commandes d'uniformes personnalisés. Sierra ne dispose pas actuellement de suffisamment de liquidités pour payer la machine, mais l' entreprise n'a pas besoin de financement à long terme. Sierra emprunte 150 000 dollars à la banque le 1er octobre, le paiement devant être effectué dans les trois mois (31 décembre), à un taux d'intérêt annuel de 12 %. La saisie suivante se produit lorsque Sierra souscrit initialement le prêt.
La trésorerie augmente (débit), tout comme les obligations à payer à court terme (crédit) pour le montant principal du prêt, qui est de 150 000 dollars. Lorsque Sierra paie en totalité le 31 décembre, l'inscription suivante se produit.
Les obligations à payer à court terme diminuent (un débit) du montant principal du prêt (150 000 dollars). Les frais d'intérêt augmentent (un débit) de 4 500$ (calculés comme 150 000$ de capital × 12 % de taux d'intérêt annuel × [3/12 mois]). Diminution en espèces (un crédit) du montant principal majoré des intérêts dus.
LIEN VERS L'APPRENTISSAGE
Les calculateurs de prêt peuvent aider les entreprises à déterminer le montant qu' elles peuvent emprunter auprès d'un prêteur en fonction de certains facteurs, tels que le montant du prêt, les conditions, le taux d'intérêt et la catégorisation des remboursements (remboursement périodique ou à la fin du prêt, par exemple). Un groupe de professionnels des technologies de l'information fournit à l'un de ces calculateurs de prêts des définitions, des informations supplémentaires et des outils pour fournir plus d'informations.