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8.6 : Définir l'objectif d'un rapprochement bancaire et préparer un rapprochement bancaire et ses écritures comptables associées

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    La banque est un partenaire très important pour toutes les entreprises. Non seulement la banque fournit des services de contrôle de base, mais elle traite les transactions par carte de crédit, protège les espèces et peut financer des prêts en cas de besoin.

    Les comptes bancaires des entreprises peuvent impliquer des milliers de transactions par mois. En raison du nombre de transactions en cours, le solde comptable d'une organisation pour son compte courant est rarement le même que le solde que les dossiers bancaires reflètent pour l' entité à un moment donné. Ces différences temporelles sont généralement causées par le fait que l'organisation aura connaissance de certaines transactions avant la banque, ou que la banque aura connaissance de certaines transactions avant l'entreprise.

    Par exemple, si une entreprise émet un chèque qui n'a pas encore été compensé, elle sera informée de la transaction avant que la banque ne le soit. De même, la banque peut avoir reçu des fonds pour le compte de l'entreprise et les avoir enregistrés dans les dossiers de la banque pour la société avant que l'organisation n'ait connaissance du dépôt.

    Compte tenu du volume important de transactions qui ont une incidence sur un compte bancaire, il devient nécessaire de mettre en place un système de contrôle interne pour s'assurer que toutes les transactions en espèces sont correctement enregistrées sur le compte bancaire, ainsi que dans le grand livre de l'entreprise. Le rapprochement bancaire est le rapport financier interne qui explique et documente les différences qui peuvent exister entre le solde d'un compte courant tel que reflété par les dossiers de la banque (solde bancaire) d'une entreprise et les registres comptables de l'entreprise (solde de l'entreprise).

    Le rapprochement bancaire est un document interne préparé par la société propriétaire du compte courant. Les transactions présentant des différences temporelles sont utilisées pour ajuster et rapprocher les soldes de la banque et de l'entreprise ; une fois le rapprochement bancaire préparé avec précision, le solde bancaire et le solde de l'entreprise seront tous deux du même montant.

    Notez que les transactions dont la société a connaissance ont déjà été enregistrées (journalisées) dans ses dossiers. Toutefois, les transactions dont la banque a connaissance mais que l'entreprise n'a pas connaissance doivent être journalisées dans les dossiers de l'entité.

    Principes fondamentaux de la procédure de rapprochement bancaire

    Le solde d'un relevé bancaire peut différer des dossiers financiers de l'entreprise en raison d'une ou de plusieurs des circonstances suivantes :

    • Un chèque impayé : un chèque qui a été émis et déduit des registres financiers de l'entreprise mais qui n'a pas été encaissé par le destinataire, de sorte que le montant n'a pas été retiré du compte bancaire.
    • Un dépôt en transit : dépôt qui a été effectué par l'entreprise et enregistré dans ses livres mais qui n'a pas encore été enregistré par la banque.
    • Déductions pour frais de service bancaire : frais souvent facturés par les banques chaque mois pour la gestion du compte bancaire. Il peut s'agir de frais de maintenance fixes, de frais par chèque ou de frais pour un chèque émis pour un montant supérieur au solde du compte courant, appelé chèque de fonds insuffisants (NSF). Ces frais sont déduits du compte par la banque mais n'apparaîtront pas dans les dossiers financiers.
    • Erreurs déclenchées soit par le client soit par la banque : par exemple, le client peut enregistrer un chèque de manière incorrecte dans ses dossiers, pour un montant supérieur ou inférieur à celui qui a été écrit. En outre, la banque peut signaler un chèque dont le solde est incorrect ou sur le compte courant du mauvais client.
    • Ajouts tels que les intérêts ou les fonds collectés par la banque pour le client : les intérêts sont ajoutés au compte bancaire au fur et à mesure qu'ils sont gagnés mais ne sont pas déclarés dans les dossiers financiers. Ces ajouts peuvent également inclure des fonds collectés par la banque pour le client.

    Démonstration d'un rapprochement bancaire

    Un rapprochement bancaire est structuré de manière à inclure les informations présentées dans la Figure 8.6.

    Nom de la société, rapprochement bancaire, 31 décembre 2018 ; solde du relevé bancaire au 31/12/18 X X X ; plus les dépôts en transit X X X ; moins les chèques impayés (X X X) ; solde bancaire ajusté X X X. Solde comptable au 31/12/18 X X X ; plus les revenus non enregistrés dans les livres X X X ; plus les revenus d'intérêts bancaires X X X ; moins les dépenses non comptabilisé dans les livres (X X X) ; moins les frais de compte bancaire (X X X) ; solde comptable ajusté X X X
    Figure 8.6 Rapprochement bancaire. Un rapprochement bancaire comprend des catégories d'ajustements du solde bancaire et du solde comptable. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

    Supposons les circonstances suivantes pour Feeter Plumbing Company, une petite entreprise située dans le nord de l'Ohio.

    1. Une fois toutes les informations affichées à jour, à la fin du 31 juillet, le solde comptable s'élevait à 32 760 dollars et le solde du relevé bancaire à 77 040 dollars.
    2. Les chèques 5523 pour 9 620$ et 6547 pour 10 000 dollars sont impayés.
    3. Le chèque 5386 de 2 000 dollars est correctement supprimé du compte bancaire mais est enregistré dans les registres comptables pour 1 760 dollars. C'était en paiement de cotisations. Les effets de cette transaction ont entraîné une erreur de 320$ qui doit être déduite du solde comptable de la société.
    4. Le dépôt nocturne de 34 300 dollars du 31 juillet a été remis à la banque en dehors des heures de bureau. Par conséquent, le dépôt ne figure pas sur le relevé bancaire, mais sur les dossiers financiers.
    5. Lors de l'examen du relevé bancaire, une erreur est découverte. Un chèque est retiré du compte de Feeter pour 240$ qui aurait dû être retiré du compte d'un autre client de la banque.
    6. Sur le relevé bancaire figure une note indiquant que la banque a collecté 60 000 dollars de frais (paiements) auprès de la société émettrice de la carte de crédit ainsi que 1 800 dollars d'intérêts. Cette transaction figure sur le relevé bancaire mais pas dans les dossiers financiers de l'entreprise.
    7. La banque a informé Feeter qu'un chèque de 2 200 dollars avait été retourné impayé par le client Berson en raison de fonds insuffisants sur le compte de Berson. Ce retour de chèque est reflété sur le relevé bancaire mais pas dans les dossiers de Feeter.
    8. Les frais de service bancaire pour le mois sont de 80$. Ils n'ont pas été enregistrés dans les dossiers de Feeter.

    Chaque élément serait enregistré sur le rapprochement bancaire comme suit :

    Feeter Plumbing, Réconciliation bancaire, 21 juillet 2018 ; Solde du relevé bancaire 77 040$ ; Ajouter : Dépôt 34 300$ et erreur bancaire 320 moins 34 620, sous-total 111 660 ; Déduire : chèques impayés numérotés 5523 (9 620) et 6547 (10 000) moins (19 620) ; Solde bancaire ajusté 92 040 dollars ; Solde comptable 32 760 dollars ; Ajouter : Collection de compte 60 000 dollars et intérêts perçus 1 800 moins 61 800, sous-total 94 560 dollars ; Déduire : chèque N S F (2 200), erreur d'enregistrement (240) et frais de service (80) moins (2 520). Solde comptable ajusté 92 040$.

    L'une des caractéristiques importantes du rapprochement bancaire est qu'il identifie les transactions qui n'ont pas été enregistrées par l'entreprise et qui sont censées être enregistrées. Des écritures de journal sont nécessaires pour ajuster le solde comptable au solde correct.

    Dans le cas de Feeter, la première entrée enregistrera la collecte du billet, ainsi que les intérêts collectés.

    Inscription au journal : débit en espèces 31 800, notes de crédit à recevoir 30 000 et intérêts à recevoir 1 800. Explication : « Pour reconnaître le billet qui a été collecté et facturé des frais d'intérêts. »

    La deuxième saisie requise consiste à ajuster les livres pour le chèque retourné par Berson.

    Entrée de journal : comptes débiteurs et crédités en espèces pour 2 200 dollars chacun. Explication : « Pour ajuster le compte du chèque retourné en cas de fonds insuffisants. »

    La troisième entrée permet de régler l'erreur d'enregistrement pour le contrôle 5386.

    Entrée de journal : Débit, cotisations, frais et crédit, espèces pour 240 dollars chacun. Explication : « Pour corriger un chèque qui n'a pas été correctement enregistré. »

    La dernière entrée consiste à enregistrer les frais de service bancaire qui sont déduits par la banque mais qui n'ont pas été enregistrés dans les dossiers.

    Entrée de journal : Débit des frais de service bancaire et crédit en espèces pour 80 dollars chacun. Explication : « Pour enregistrer les frais de service bancaire mensuels. »

    Les entrées précédentes sont standard afin de garantir que les dossiers bancaires correspondent aux enregistrements financiers. Ces saisies sont nécessaires pour mettre à jour le compte de trésorerie du grand livre de Feeter afin de refléter les ajustements effectués par la banque.

    LIEN VERS L'APPRENTISSAGE

    Cet article pratique illustre les principales raisons pour lesquelles un rapprochement bancaire est important, à la fois pour des raisons professionnelles et personnelles.