3.2 : Définir et décrire l'équation comptable élargie et sa relation avec l'analyse des transactions
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Avant d'explorer la manière d'analyser les transactions, nous devons d'abord comprendre ce qui régit la manière dont les transactions sont enregistrées.
Comme vous l'avez appris, l'équation comptable représente l'idée qu'une entreprise a besoin d'actifs pour fonctionner, et deux sources principales contribuent aux opérations : les passifs et les capitaux propres. La société emprunte les fonds, crée des passifs, ou elle peut prendre les fonds fournis par les bénéfices générés au cours de la période actuelle ou passée, créant ainsi des bénéfices non répartis ou une autre forme de fonds propres des actionnaires. Souvenez-vous de la forme de base de l'équation comptable.
Équation comptable étendue
L'équation comptable étendue décompose plus en détail la partie de l'équation comptable relative aux capitaux propres. Cet élargissement de la section sur les capitaux propres permet à une entreprise de voir l' impact sur les fonds propres de l'évolution des revenus et des dépenses, ainsi que des investissements et des paiements des propriétaires. Il est important d'avoir plus de détails sur cette catégorie d'actions afin de comprendre l'effet sur les états financiers d'une période à l'autre. Par exemple, une augmentation du chiffre d'affaires peut augmenter le bénéfice net sur le compte de résultat, augmenter les bénéfices non répartis sur le compte de bénéfices non répartis et modifier la distribution des capitaux propres des actionnaires au bilan. Il peut être difficile de comprendre où ces changements se sont produits sans que les recettes soient comptabilisées individuellement dans cette équation élargie.
L'équation comptable étendue est présentée ici.
Notez que cette équation comptable étendue décompose les capitaux propres en quatre catégories : actions ordinaires, dividendes, revenus et dépenses. Cela examine chaque élément du capital d'apport et des bénéfices non répartis individuellement afin de mieux illustrer l' impact de chacun sur les variations des capitaux propres.
Une entreprise peut désormais utiliser cette équation pour analyser les transactions plus en détail. Mais tout d'abord, il peut être utile d'examiner les nombreux comptes qui peuvent appartenir à chacune des principales catégories d'actifs, de passifs et de capitaux propres, en termes de relation avec l'équation comptable élargie. Nous pouvons commencer cette discussion en examinant le plan comptable.
Plan de comptes
Rappelons que les éléments de base du système comptable, même le plus simple, sont les comptes et un grand livre général. Les comptes montrent toutes les modifications apportées aux actifs, aux passifs et aux capitaux propres, soit les trois principales catégories de l'équation comptable. Chacune de ces catégories comprend à son tour de nombreux comptes individuels, qu'une entreprise tient tous dans son grand livre général.
Lorsqu'une entreprise lance le processus d'analyse pour la première fois, elle dresse une liste de tous les comptes utilisés dans les transactions quotidiennes. Par exemple, une entreprise peut avoir des comptes tels que la trésorerie, les comptes clients, les fournitures, les comptes fournisseurs, les revenus non gagnés, les actions ordinaires, les dividendes, les revenus et les dépenses. Chaque entreprise dressera une liste adaptée à son type d'activité et aux transactions qu'elle prévoit d'effectuer. Les comptes peuvent recevoir des numéros en utilisant le système présenté dans le tableau 3.2.
Système de numérotation des
| Catégorie de compte | Le numéro de compte attribué commencera par | Numéros de compte d'une petite entreprise | Numéros de compte d'une grande entreprise |
|---|---|---|---|
| Actifs | 1 | 100-199 | 1000—1999 |
| Passifs | 2 | 200—299 | 2000-299 |
| Capitaux propres | 3 | 300—399 | 300—3999 |
| Revenus | 4 | 400—499 | 4000—4999 |
| Dépenses | 5 | 500—599 | 5000—599 |
Tableau 3.2
Nous appelons ce système de numérotation des comptes un plan comptable. Les comptes sont présentés dans le plan comptable dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans les états financiers, en commençant par les comptes de bilan puis les comptes de résultat. Des numéros supplémentaires commençant par six et continuant peuvent être utilisés dans les grandes entreprises de merchandising et de fabrication. Les informations contenues dans le plan comptable constituent la base d'un système comptable bien organisé.
Décomposer l'équation comptable élargie
Reportez-vous à l'équation comptable développée (Figure 3.3). Nous commençons par le côté gauche de l'équation, les actifs, et nous nous dirigeons vers le côté droit de l'équation pour les passifs et les capitaux propres.
Les actifs et l'équation comptable élargie
Sur le côté gauche de l'équation se trouvent les actifs. Les actifs sont des ressources qu'une entreprise possède et qui ont une valeur économique. Les actifs sont représentés dans les états financiers du bilan. Quelques exemples courants d'actifs sont la trésorerie, les comptes clients, les stocks, les fournitures, les dépenses payées d'avance, les effets à recevoir, l'équipement, les bâtiments, les machines et les terrains.
Les espèces comprennent le papier-monnaie ainsi que les pièces, les chèques, les comptes bancaires et les mandats. Tout ce qui peut être rapidement liquidé en espèces est considéré comme de l'argent liquide. Les activités de trésorerie constituent une part importante de toute activité, et les flux de trésorerie entrants et sortants de l'entreprise sont présentés dans l'état des flux de trésorerie.
Les comptes clients sont des sommes dues à l'entreprise, généralement par un client. Le client n'a pas encore payé en espèces le bien ou le service fourni, mais il le fera à l'avenir. La formulation courante pour décrire cette situation est qu'un client a acheté quelque chose « sur facture », ce qui signifie que le client a demandé à être facturé et qu'il paiera à une date ultérieure : « Compte » parce qu' un client ne nous a pas encore payés mais a demandé à être facturé ; « Recevable » parce que nous allons recevez l'argent à l'avenir.
L'inventaire fait référence aux biens disponibles à la vente. Les entreprises de services n'ont pas de biens à vendre et n'auraient donc pas d'inventaire. Les entreprises de merchandising et de fabrication ont des stocks. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez Inventaire.
Les stylos, le papier et les crayons sont des exemples de fournitures (fournitures de bureau). Les fournitures sont considérées comme des actifs jusqu'à ce qu'un employé les utilise. Au moment où ils sont utilisés, ils n'ont plus de valeur économique pour l'organisation et leur coût est désormais une dépense pour l' entreprise.
Les dépenses prépayées sont des articles payés avant leur utilisation. Ils sont considérés comme des actifs jusqu'à leur utilisation. Certains exemples peuvent inclure l'assurance et le loyer. L'assurance, par exemple, est généralement souscrite pour plus d'un mois à la fois (six mois en général). L'entreprise n'utilise pas les six mois de l'assurance en même temps, elle l'utilise un mois à la fois. Cependant, l'entreprise prépaie tout cela à l'avance. Au fil du mois, la société ajustera ses dossiers pour refléter le coût d'un mois d' utilisation de l'assurance.
Les notes à recevoir sont similaires aux comptes à recevoir en ce sens qu'il s'agit d'argent dû à la société par un client ou une autre entité. La différence ici est qu'une note inclut généralement des intérêts et des conditions contractuelles spécifiques, et que le montant peut être dû dans plusieurs exercices comptables.
Les exemples d'équipements incluent les bureaux, les chaises et les ordinateurs ; tout ce qui a une valeur à long terme pour l'entreprise et qui est utilisé au bureau. L'équipement est considéré comme un actif à long terme, ce qui signifie que vous pouvez l'utiliser pendant plus d'une période comptable (un an par exemple). L'équipement perdra de la valeur au fil du temps, selon un processus appelé dépréciation. Vous en apprendrez davantage sur ce sujet dans Le processus d'ajustement.
Les bâtiments, les machines et les terrains sont tous considérés comme des actifs à long terme. Les machines sont généralement spécifiques à une entreprise de fabrication qui possède une usine de production de biens. Les machines et les bâtiments se déprécient également. Contrairement à d'autres actifs à long terme tels que les machines, les bâtiments et les équipements, les terrains ne sont pas amortis. Le processus de calcul de la perte de valeur foncière peut être très fastidieux, spéculatif et peu fiable ; par conséquent, le traitement comptable consiste à ne pas déprécier les terres au fil du temps.
Passifs et équation comptable élargie
L'équation comptable met l'accent sur une idée de base en affaires, à savoir que les entreprises ont besoin d'actifs pour fonctionner. Une entreprise peut financer l'achat d'actifs de deux manières. Tout d'abord, elle peut vendre des actions de ses actions au public afin de réunir les fonds nécessaires à l'achat des actifs, ou elle peut utiliser les bénéfices réalisés par l'entreprise pour financer ses activités. Ensuite, elle peut emprunter de l'argent auprès d'un prêteur tel qu'une institution financière. Vous découvrirez d'autres ressources au fur et à mesure de votre progression dans le livre. Examinons maintenant le côté droit de l'équation comptable.
Les passifs sont des obligations de payer un montant dû à un prêteur (créancier) sur la base d'une transaction passée. Les passifs sont inscrits au bilan. Il est important de comprendre que lorsque nous parlons de passifs, nous ne parlons pas uniquement de prêts. L'argent collecté pour des cartes-cadeaux, des abonnements ou sous forme de dépôts anticipés auprès des clients peut également constituer un passif. Essentiellement, tout ce qu'une entreprise doit et n'a pas encore payé dans un délai donné est considéré comme un passif, comme les salaires, les services publics et les impôts.
Par exemple, une entreprise utilise des services publics d'une valeur de 400 dollars en mai mais n' est pas facturée ou invitée à payer pour l'utilisation avant juin. Même si l'entreprise n'a pas à payer la facture avant le mois de juin, elle devait de l'argent pour l'utilisation qui a eu lieu en mai. Par conséquent, l'entreprise doit enregistrer la consommation d'électricité, ainsi que l'obligation de payer la facture de services publics, en mai.
À terme, cette dette doit être remboursée en fournissant le service, en remplissant l'abonnement ou en fournissant un actif tel que de la marchandise ou de l'argent. Parmi les exemples courants de passifs, citons les comptes fournisseurs, les obligations à payer et les revenus non gagnés.
Les comptes créditeurs reconnaissent que l'entreprise doit de l'argent et n'a pas payé. N'oubliez pas que lorsqu'un client achète quelque chose « sur facture », cela signifie qu'il a demandé à être facturé et qu'il paiera ultérieurement. Dans ce cas, l'entreprise acheteuse est le « client ». L'entreprise devra payer l'argent dû à l' avenir, c'est pourquoi nous utilisons le mot « payable ». La dette due est généralement remboursée en moins d'un exercice comptable (généralement moins d'un an) si elle est classée comme compte à payer.
Les notes à payer sont similaires aux comptes fournisseurs en ce sens que la société doit de l'argent et n'a pas encore payé. Certaines des principales différences sont que les termes du contrat sont généralement plus longs qu'une période comptable, que les intérêts sont inclus et qu'il existe généralement un contrat plus formalisé qui dicte les termes de la transaction.
Les revenus non gagnés représentent le paiement anticipé d'un client pour un produit ou un service qui n'a pas encore été fourni par l'entreprise. Comme l'entreprise n'a pas encore fourni le produit ou le service, elle ne peut pas reconnaître le paiement du client comme un chiffre d'affaires, conformément au principe de comptabilisation des recettes. Ainsi, le compte est appelé revenu non gagné. La société propriétaire du produit ou du service engage la responsabilité envers le client.
Les capitaux propres et l'équation comptable élargie
Les capitaux propres font référence aux investissements du propriétaire (actionnaires) dans l'entreprise et aux bénéfices. Ces deux composantes sont le capital d'apport et les bénéfices non répartis.
Les investissements du propriétaire dans l'entreprise prennent généralement la forme d'actions ordinaires et sont appelés capital d'apport. Il existe un investissement du propriétaire hybride étiqueté comme action privilégiée qui est une combinaison de dettes et de capitaux propres (un concept abordé dans des cours de comptabilité plus avancés). La société émettra des actions ordinaires pour représenter la propriété des actionnaires. Vous en apprendrez plus sur les actions ordinaires dans la comptabilité des entreprises.
Les bénéfices de l'entreprise constituent une autre composante des capitaux propres des actionnaires. Ces bénéfices non répartis sont ce que la société conserve à la fin d'une période pour réinvestir dans l'entreprise, après toute distribution à la propriété. D'un point de vue plus technique, les bénéfices non répartis sont les bénéfices cumulés d'une entreprise depuis sa création, moins les dividendes qu'elle a déclarés ou payés depuis sa création. Un point délicat à retenir est que les bénéfices non répartis ne sont pas considérés comme des actifs. Au lieu de cela, ils font partie du compte de capitaux propres de l' actionnaire, ce qui le place sur le côté droit de l'équation comptable.
La distribution des bénéfices à la propriété est appelée dividende. Le dividende pourrait être versé en espèces ou prendre la forme d'une distribution d'un plus grand nombre d'actions de la société aux actionnaires actuels. Dans les deux cas, les dividendes diminueront les bénéfices non répartis.
Les revenus et les dépenses, sous forme de bénéfice net ou de perte nette, influent également sur les bénéfices non répartis. Les revenus sont les revenus provenant de la vente de biens et de services. Une augmentation des revenus contribuera également à une augmentation des bénéfices non répartis. Les dépenses sont le coût des ressources associées à la génération de revenus. Une augmentation des dépenses contribuera à la diminution des bénéfices non répartis. Rappelons que ce concept de comptabilisation des dépenses associées aux revenus est le principe de comptabilisation des dépenses. Parmi les dépenses, citons le paiement de factures pour les services publics, les salaires des employés et les frais d'intérêt sur les prêts. Une entreprise n'a pas de dépenses tant qu'elles ne sont pas « engagées ». Engagé signifie que la ressource est utilisée ou consommée. Par exemple, vous ne reconnaîtrez pas les services publics comme des dépenses tant que vous ne les aurez pas utilisés. La différence entre les revenus réalisés et les dépenses engagées est appelée résultat net (perte) et se trouve sur le compte de résultat.
Le bénéfice net déclaré dans le compte de résultat est transféré dans l' état des bénéfices non répartis. Si une entreprise a un bénéfice net (bénéfice) pour la période, cela augmentera ses bénéfices non répartis pour la période. Cela signifie que les revenus ont dépassé les dépenses pour la période, augmentant ainsi les bénéfices non répartis. Si une entreprise enregistre une perte nette pour la période, cela diminue les bénéfices non répartis pour la période. Cela signifie que les dépenses ont dépassé les recettes de la période, diminuant ainsi les bénéfices non répartis.
Vous remarquerez que les capitaux propres augmentent avec l'émission d' actions ordinaires et les revenus, et diminuent en raison des paiements de dividendes et des dépenses. Les capitaux propres sont inscrits au bilan sous forme de capital d'apport (actions ordinaires) et de bénéfices non répartis. L'état des bénéfices non répartis calcule le solde des bénéfices non répartis au début de la période, ajoute le bénéfice net ou soustrait la perte nette du compte de résultat, et soustrait les dividendes déclarés, pour obtenir un solde de bénéfices non répartis de fin d'exercice déclaré au bilan.
Maintenant que vous avez une compréhension de base de l' équation comptable et que vous avez des exemples d'actifs, de passifs et de capitaux propres, vous serez en mesure d'analyser les nombreuses transactions qu'une entreprise peut rencontrer et de déterminer comment chaque transaction affecte l'équation comptable et les états financiers. Toutefois, dans Définir et examiner les étapes initiales du cycle comptable, nous examinons d'abord comment le rôle de l'identification et de l'analyse des transactions s'inscrit dans le processus continu connu sous le nom de cycle comptable.
LIEN VERS L'APPRENTISSAGE
Le Financial Accounting Standards Board avait adopté une politique qui permettait aux entreprises de réduire leur obligation fiscale grâce à des déductions compensatoires fondées sur des actions. Cela a conduit les entreprises à créer ce que certains appellent le « débit litigieux », afin de reporter l'obligation fiscale et d'augmenter les charges fiscales au cours de la période en cours. Voir l'article « Le débit litigieux — sérieusement » sur l'endettement continu pour une discussion plus approfondie de cette pratique.