3.3 : Définir et décrire les étapes initiales du cycle comptable

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Ce chapitre sur l'analyse et l'enregistrement des transactions est le premier de trois chapitres consécutifs (y compris Le processus d'ajustement et la fin du cycle comptable) qui couvrent les étapes d'une seule série processus connu sous le nom de cycle comptable. Le cycle comptable est un processus étape par étape qui permet d' enregistrer les activités et les événements commerciaux afin de maintenir les registres financiers à jour. Le processus se déroule sur une période comptable et recommencera le cycle au cours de la période suivante. Une période est un cycle d'exploitation d'une entreprise, qui peut être un mois, un trimestre ou une année. Passez en revue le cycle comptable dans la Figure 3.5.

Un grand cercle intitulé, au centre, Le cycle comptable. Le grand cercle se compose de 10 petits cercles avec des flèches pointant d'un petit cercle au suivant. Les petits cercles sont étiquetés, dans le sens des aiguilles d'une montre : 1 Identifier et analyser les transactions ; 2 Enregistrer les transactions dans le journal ; 3 Publier les informations du journal dans le grand livre ; 4 Préparer le solde de référence non ajusté ; 5 Ajuster les écritures ; 6 Préparer le solde de test ajusté ; 7 Préparer les états financiers ; 8 Entrées de clôture ; 9 Préparer Solde d'essai après clôture ; 10 entrées inversées (facultatif). — Figure 3.5 Le cycle comptable. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

Comme vous pouvez le constater, le cycle commence par l'identification et l'analyse des transactions, et se termine par l'inversion des entrées (ce que nous n' aborderons pas dans ce manuel). L'ensemble du cycle vise à maintenir les données financières organisées et à les rendre facilement accessibles aux utilisateurs internes et externes de l'information. Dans ce chapitre, nous nous concentrons sur les quatre premières étapes du cycle comptable : identifier et analyser les transactions, enregistrer les transactions dans un journal, publier les informations du journal dans un grand livre et préparer une balance de vérification non ajustée.

Dans le cadre du processus d'ajustement, nous passons en revue les étapes 5, 6 et 7 du cycle comptable : enregistrement des écritures d'ajustement, préparation d'une balance de vérification ajustée et préparation des états financiers. Dans la section Terminer le cycle comptable, nous passons en revue les étapes 8 et 9 : clôture des écritures et préparation d'un solde de vérification après clôture. Comme indiqué précédemment, nous ne couvrons pas les entrées inversées.

CONSIDÉRATIONS ÉTHIQUES

Transformer des comptes de cartes-cadeaux piratés en espèces

Les cartes-cadeaux sont un excellent moyen pour une entreprise de prévendre ses produits et de générer des flux de trésorerie. L'un des problèmes liés aux cartes-cadeaux est que les fraudeurs utilisent les faibles contrôles internes du détaillant pour frauder les clients du détaillant. Un fraudeur peut pirater des cartes-cadeaux à chargement automatique et vider le compte bancaire d'un client en achetant de nouvelles cartes-cadeaux physiques via le compte de carte-cadeau à chargement automatique. Il s'agit d'un réel problème, et un contrôle interne visant à réduire ce type de fraude consiste à utiliser un système de double vérification pour le transfert d'argent d'un compte bancaire vers un compte de carte-cadeau rechargeable. Les comptables peuvent aider leur organisation à limiter la fraude par cartes-cadeaux en passant en revue les contrôles internes de leur entreprise relatifs au processus des cartes-cadeaux.

Une explication simple de cette fraude est qu'un fraudeur accède au compte de messagerie électronique d'un individu par hameçonnage ou par d'autres moyens, par exemple en plaçant un enregistreur de clés sur un ordinateur public ou sur un réseau Wi-Fi public corrompu. La personne utilise le même mot de passe pour la carte-cadeau rechargeable que son compte de messagerie, et le fraudeur verra les courriels concernant la carte-cadeau. Le fraudeur contacte le détaillant en se faisant passer pour l'individu, et le détaillant crée un code de remboursement de cartes-cadeaux en magasin, et le fraudeur ou son complice se rendra au magasin en se faisant passer pour l'individu et achètera des cartes-cadeaux physiques avec le code de remboursement. Le compte bancaire du client sera vidé et le client sera bouleversé. Dans le cadre d'une autre fraude par carte-cadeau, la carte de crédit de la personne est volée et utilisée pour acheter des cartes-cadeaux physiques auprès d'un détaillant. Ce type de fraude pose des problèmes au détaillant, car la mise en œuvre de contrôles internes insuffisants nuit à sa réputation.

Le fraudeur utilise-t-il les cartes-cadeaux acquises frauduleusement ? Non, il existe un marché complet pour la vente de cartes-cadeaux sur Craigslist, il suffit d'aller voir à quel point il est facile d'acheter des cartes-cadeaux à prix réduit sur Craigslist. Il existe également des entreprises telles que cardcash.com et cardhub.com qui achètent et revendent des cartes-cadeaux. Le fraudeur se contente de vendre les cartes-cadeaux et le détaillant n'a aucune idée qu'il échange des cartes-cadeaux acquises frauduleusement. Grâce à la mise en place de contrôles internes appropriés, le comptable peut contribuer à limiter cette fraude et à protéger la réputation de son employeur.

Les quatre premières étapes du cycle comptable

Les quatre premières étapes du cycle comptable sont (1) identifier et analyser les transactions, (2) enregistrer les transactions dans un journal, (3) publier les informations du journal dans un grand livre et (4) préparer une balance de vérification non ajustée. Nous commençons par présenter les étapes et leur documentation associée.

Quatre cases avec des flèches pointant d'une case à l'autre. Les cases sont étiquetées, de gauche à droite : 1 Identifier et analyser les transactions ; 2 Enregistrer la transaction dans le journal ; 3 Publier les informations du journal dans le grand livre ; 4 Préparer le solde de test non ajusté. — Figure 3.6 Cycle comptable. Les quatre premières étapes du cycle comptable. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

Ces quatre premières étapes jettent les bases du processus d'enregistrement.

Étape 1 L'identification et l'analyse des transactions constituent la première étape du processus. Cela prend des informations provenant de sources ou d'activités d' origine et les traduit en données financières utilisables. Une source originale est un enregistrement traçable d'informations qui contribue à la création d' une transaction commerciale. Par exemple, une facture de vente est considérée comme une source d'origine. Les activités comprendraient le paiement d'un employé, la vente de produits, la fourniture d'un service, la collecte d'argent, l'emprunt d'argent et l'émission d'actions aux propriétaires de l'entreprise. Une fois la source d'origine identifiée, l'entreprise analysera les informations pour voir comment elles influencent les dossiers financiers.

Supposons que Mark Summers de Supreme Cleaners (de Why It Matters) fournit des services de nettoyage à un client. Il génère une facture de 200$, soit le montant que le client doit, afin qu'il puisse être payé pour le service. Ce reçu de vente contient des informations telles que le montant dû par le client, les conditions de paiement et les dates. Ce reçu de vente est une source originale contenant des informations financières qui créent une transaction commerciale pour l' entreprise.

Étape 2. La deuxième étape du processus consiste à enregistrer les transactions dans un journal. Cela prend les données analysées de l'étape 1 et les organise dans un enregistrement complet de chaque transaction de l' entreprise. Une transaction est une activité commerciale ou un événement qui a une incidence sur les informations financières présentées dans les états financiers. Les informations permettant d'enregistrer une transaction proviennent d'une source originale. Un journal (également connu sous le nom de livre d'entrée original ou journal général) est un enregistrement de toutes les transactions.

Par exemple, lors de la transaction précédente, Supreme Cleaners avait reçu une facture de 200$. Mark Summers doit enregistrer ces 200$ dans ses dossiers financiers. Il doit choisir quels comptes représentent cette transaction, si cette transaction augmentera ou diminuera les comptes et comment cela impacte l' équation comptable avant de pouvoir enregistrer la transaction dans son journal. Il doit effectuer ce processus pour chaque transaction survenant au cours de la période.

La figure 3.7 inclut des informations telles que la date de la transaction, les comptes requis dans l'écriture du journal et les colonnes pour les débits et les crédits.

Une page blanche d'un journal comptable. La ligne supérieure s'intitule Journal général. En dessous se trouvent quatre colonnes, étiquetées de gauche à droite : Date, Titre du compte, Débit, Crédit. — Figure 3.7 Journal général. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

Étape 3. La troisième étape du processus consiste à publier les informations du journal dans un registre. La validation prend toutes les transactions du journal au cours d'une période et déplace les informations vers un grand livre général, ou grand livre. Comme vous l'avez appris, les soldes des comptes peuvent être représentés visuellement sous forme de comptes T.

De retour chez Supreme Cleaners, Mark a identifié les comptes nécessaires pour représenter la vente de 200$ et les a enregistrés dans son journal. Il prendra ensuite les informations du compte et les transférera dans son grand livre général. Tous les comptes qu'il a utilisés au cours de la période figureront dans le grand livre général, et pas seulement ceux touchés par la vente de 200$.

Deux comptes T présentés côte à côte. Le compte T de gauche est intitulé Comptes recevables. Il contient une entrée de débit de 200$ étiquetée 1er janvier et un solde débiteur de 200$. Le bon compte T est étiqueté Cleaning Revenue. Il contient une entrée de crédit de 200$ étiquetée 1er janvier et un solde créditeur de 200$. — Figure 3.8 Grand livre sous forme de compte T. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

Étape 4. La quatrième étape du processus consiste à préparer une balance d'essai non ajustée. Cette étape prend les informations du grand livre et les transfère vers un document indiquant tous les soldes des comptes et garantissant que les débits et les crédits pour le solde de la période (les totaux des débits et des crédits sont égaux).

Mark Summers de Supreme Cleaners doit organiser tous ses comptes et leurs soldes, y compris la vente de 200$, sur un solde d'essai. Il doit également s'assurer que ses débits et ses crédits sont équilibrés à l'issue de cette étape.

Supreme Clean, Trial Balance, 30 avril 2018. Le solde de chaque compte, qu'il soit débité ou crédité, est indiqué sous la forme XXX. Les comptes de solde débiteur sont répertoriés comme suit : trésorerie, comptes clients, fournitures de bureau, assurance prépayée ; équipement, dividendes, frais d'essence et frais de publicité. Les comptes de solde créditeur sont répertoriés comme suit : comptes fournisseurs, revenus de nettoyage non gagnés, actions ordinaires et revenus de nettoyage. — Figure 3.9 Balance d'essai non ajustée. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

Il est important de noter que l'enregistrement de l'ensemble du processus nécessite une grande attention aux détails. Toute erreur survenue au début du processus peut entraîner des informations de reporting incorrectes sur les états financiers. Si cela se produit, les comptables devront peut-être remonter jusqu'au début du processus pour trouver leur erreur. Au cours de chaque étape, assurez-vous d'être prudent et de prendre vraiment le temps de comprendre comment enregistrer les informations et pourquoi vous les enregistrez. Dans la section suivante, vous apprendrez comment l'équation comptable est utilisée pour analyser les transactions.

CONCEPTS EN PRATIQUE

Comptabilité judiciaire

Avez-vous déjà rêvé de travailler pour le Federal Bureau of Investigation (FBI) ? En tant que juricomptable, ce rêve est peut-être possible. Un juricomptable enquête sur les crimes financiers, tels que l' évasion fiscale, les délits d'initiés et les détournements de fonds, entre autres choses. Les juricomptables examinent les dossiers financiers à la recherche d'indices permettant de porter des accusations contre des criminels potentiels. Ils examinent chaque étape du cycle comptable, y compris les documents sources originaux, les écritures de journal, les livres généraux et les états financiers. Ils peuvent même être invités à témoigner de leurs conclusions devant un tribunal.

Pour être un juricomptable performant, il faut être détaillé, organisé et naturellement curieux. Cette position devra retracer les mesures qu'un suspect a pu prendre pour dissimuler des activités financières frauduleuses. Comprendre le fonctionnement d'une entreprise peut aider à identifier les activités frauduleuses qui s'écartent de la position de l'entreprise. Certains des meilleurs juricomptables ont arrêté de grands criminels tels qu'Al Capone, Bernie Madoff, Ken Lay et Ivan Boesky.

LIEN VERS L'APPRENTISSAGE

Un outil qui peut être utile aux entreprises qui cherchent un moyen plus simple de visualiser leurs processus comptables est de disposer d'états financiers consultables. Cette fonctionnalité est présente dans plusieurs systèmes logiciels, permettant aux entreprises de suivre le cycle comptable, de la saisie des transactions à l'établissement des états financiers. Lisez cette chronique du Journal of Accountancy sur les états financiers forables pour en savoir plus.