8.4 : Le contexte de la communication

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Questions à prendre en compte :

Mon mode de communication change-t-il dans certaines situations ?
Est-ce que j'utilise un style de conversation modifié lorsque je suis avec différentes personnes ?
Quel est le rôle de l'écoute dans la communication ?

Mon mode de communication change-t-il dans certaines situations ?

Les circonstances entourant un message fournissent le contexte. Il s'agit notamment du cadre dans lequel vous vous trouvez, de la culture qui vous guide, vous et les personnes avec qui vous communiquez, et de l'objectif de la communication. Le contexte inclut également les valeurs des personnes, la pertinence du message, le moment choisi pour transmettre votre message et la raison pour laquelle vous souhaitez communiquer. Cela implique de prendre en compte votre public, le lieu, l'heure et toutes les autres variables qui ont un impact sur la communication de manière constructive.

Figure\(\PageIndex{7}\) : Votre domaine de carrière, votre environnement de travail, le style vestimentaire accepté et les relations avec vos collègues ou clients ajoutent du contexte à votre communication. (Crédit (les deux photos) : Lyncconf Games/Flickr /Attribution 2.0 Generic (CC-BY 2.0))

En général, toutes les communications ont lieu pour une raison. Lorsque vous communiquez avec des personnes, êtes-vous toujours sur la même longueur d'onde ? Êtes-vous complètement réveillé et votre colocataire est presque endormi ? Le match de baseball est-il vraiment important pour vous mais totalement ennuyeux pour la personne à qui vous parlez ? Il est important que toutes les personnes impliquées comprennent le contexte de la conversation. S'agit-il d'une fête qui se prête à des plaisanteries frivoles ? La conversation porte-t-elle sur quelque chose de grave qui s'est produit ? Quelles sont les étapes pertinentes pour comprendre le contexte ? Tout d'abord, faites attention au timing. Y a-t-il suffisamment de temps pour couvrir ce que vous essayez de dire ? Est-ce le bon moment pour discuter d'une augmentation avec le patron ? Qu'en est-il de l'emplacement ? Votre conversation doit-elle avoir lieu dans l'ascenseur, par e-mail, dans un salon de discussion ? Est-ce que tout le monde participe à la conversation pour la même raison ?

L'activité suivante peut vous aider à comprendre ce que l'on entend par contexte.

QUESTION D'ANALYSE

Réfléchissez au contexte d'un dîner en famille. Vous êtes à table avec des frères et sœurs, des cousins, des parents, des tantes et des oncles et des grands-parents. Une grande variété de groupes d'âge sont présents autour de la table du dîner. Y a-t-il des règles sur la façon dont vous vous comportez dans ces circonstances ? Quels sont-ils ?

Mettez-vous ensuite dans le contexte d'un salon de discussion avec des personnes que vous connaissez peut-être et d'autres que vous ne connaissez pas. Existe-t-il des règles de communication dans cette situation ? Quels sont-ils ?

Parfois, nous avons des idées fausses sur ce qui se passe dans une situation de groupe. Peut-être pensons-nous que tout le monde là-bas sait de quoi nous parlons. Ou nous pensons connaître l'opinion de chacun sur un problème ou une situation. Ou nous entamons déjà la conversation en pensant que nous avons raison et qu'ils ont tort. Dans ces cas, la communication peut très mal tourner. Pourquoi ? Nous n'écoutons pas et ne nous préparons même pas correctement à la conversation que nous espérons avoir. Très souvent, nous nous préoccupons uniquement de ce que nous avons à dire à une personne ou à un groupe et nous ne prenons pas assez de recul pour réfléchir à ce que notre message pourrait signifier pour eux. Il semble que nous ne nous soucions pas de la façon dont le message sera reçu et nous sommes souvent surpris de voir à quel point la communication s'est mal passée. Pourquoi ? Parce que nous n'avons pas pris de recul et que nous ne nous sommes pas dit : « Hmmmm, ma tante est une personne vraiment croyante et serait probablement offensée par une conversation sur l'intimité sexuelle. » Ou encore : « Mon père a quelques difficultés financières et ce n'est peut-être pas le bon moment pour réunir l'argent dont j'ai besoin pour acheter une nouvelle voiture. »

Est-ce que j'utilise un style de conversation modifié lorsque je suis avec différentes personnes ?

Il y a tellement de cas dans notre vie où nous pensons d'abord à nos besoins et brouillons ce que nous pensons, ce qui donne lieu à de graves malentendus. Il est vraiment important non seulement de nous préoccuper de notre besoin de communiquer, mais aussi de prendre en considération avec qui nous communiquons, quand et où nous communiquons, et comment nous allons le faire de manière positive. Tout d'abord, vous devez prendre du recul et réfléchir à ce que vous voulez dire et pourquoi. Réfléchissez ensuite à la personne avec laquelle vous essayez de communiquer.

CE QUE DISENT LES ÉTUDIANTS

Parmi les méthodes suivantes, quelle est votre méthode de communication préférée ?
1. En personne/en face-à-face
2. Appel vocal
3. Appel vidéo
4. Adresse électronique
5. Envoi de SMS (y compris les applications de textos)
6. Environnements de réseaux sociaux
Quel élément de communication trouvez-vous le plus difficile ?
1. Comprendre le public ou la situation et utiliser la forme ou le ton qui convient le mieux
2. Parler devant un groupe de personnes
3. Rédaction de documents ou rapports
4. Écoute et interprétation
Lorsque vous rédigez un article pour un cours, quel aspect trouvez-vous le plus difficile ?
1. Proposer une idée/une thèse/une question de recherche originale
2. Recherche de sources et d'informations générales
3. Évaluation de la qualité des sources ou des données
4. Organisation du document
5. Rédaction/édition du document
6. Rédaction de la bibliographie/de la liste des œuvres citées

Vous pouvez également participer aux enquêtes anonymes What Students Say pour ajouter votre voix à ce manuel. Vos réponses seront incluses dans les mises à jour.

Les étudiants ont donné leur point de vue sur ces questions, et les résultats sont présentés dans les graphiques ci-dessous.

Parmi les méthodes suivantes, quelle est votre méthode de communication préférée ?

Quel élément de communication trouvez-vous le plus difficile ?

Lorsque vous rédigez un article pour un cours, quel aspect trouvez-vous le plus difficile ?

Intelligence émotionnelle

Nous avons parlé de l'intelligence émotionnelle lorsqu'il s'agit d'écouter. Reconnaître vos propres émotions et celles des autres vous aidera également à éviter les malentendus. Lorsque vous êtes conscient de votre propre état émotionnel et que vous avez les compétences nécessaires pour y faire face et vous adapter, votre communication avec les autres s'améliorera. Vous êtes moins susceptible de lancer une réplique furieuse à une critique perçue, par exemple.

Vous êtes mieux à même de gérer la communication lorsque vous reconnaissez également les émotions de quelqu'un d'autre. Une conversation peut dégénérer en territoire hostile si quelqu'un se sent attaqué, ou peut-être simplement parce qu'il a vécu une expérience émotionnelle liée à la conversation que vous ne comprenez pas. Prendre note des réactions émotionnelles des autres au cours d'une conversation et écouter et parler avec empathie vous aidera à gérer la situation.

Lorsque les conversations commencent à être animées, il est conseillé de faire une pause et de vous demander pourquoi. Si c'est vous qui vous sentez sur la défensive et en colère, essayez de reconnaître la source de votre frustration et essayez de prendre du recul, peut-être en abandonnant la conversation jusqu'à ce que vous soyez mieux en mesure de contrôler vos émotions et de communiquer de manière plus claire et plus calme.

Si c'est quelqu'un d'autre qui est émotif, encore une fois, demandez-vous pourquoi. Voyez-vous les raisons pour lesquelles cette personne peut se sentir attaquée, rabaissée ou usurpée ? Si vous pouvez reconnaître leurs émotions et y répondre, vous pourrez peut-être rétablir la communication sur des bases solides.

ACTIVITÉ

Réfléchissez au contexte et à l'outil de communication que vous pourriez envisager dans les situations suivantes :

Vous devez informer votre professeur que vous ne serez pas en mesure de remettre votre devoir à temps. Que direz-vous, quand et où allez-vous le dire, quel mode de communication utiliserez-vous et pourquoi ?
Votre colocataire veut inviter des amis pour une fête et vous n'êtes pas sûr d'être prêt pour cela. Que dites-vous à votre colocataire et comment ?
Le week-end est plein d'activités, mais vous êtes attendu chez vous pour une réunion de famille. Comment faites-vous savoir à vos parents que vous ne venez pas ?

L'écoute est une action de communication

Notre communication comprend à la fois l'envoi et, surtout, la réception de messages. Malheureusement, nous ne prenons souvent pas le temps de nous concentrer sur cette dernière partie. Souvent, nous réfléchissons déjà à ce que nous allons dire ensuite sans écouter ce qui nous est dit. Ce manque de concentration se produit lors de discussions intenses et oppositionnelles, mais il peut également être fréquent lors de conversations individuelles et lorsque quelqu'un se confie à nous. Lorsque nous écoutons, nous devons adopter le concept d'empathie, ce qui signifie que vous comprenez ce qu'une personne peut ressentir et pourquoi les actions de cette personne avaient un sens pour elle à ce moment-là. De cette façon, nos idées peuvent être communiquées de manière logique aux autres, et cela nous aide à comprendre les autres lorsqu'ils communiquent avec nous.

Même si elle est silencieuse, écouter c'est communiquer. Nous pouvons souvent « entendre » ce qui est dit, mais nous n'écoutons pas assez bien pour discerner ce que signifie la personne qui essaie de communiquer avec nous. Pour écouter efficacement, nous devons le considérer comme un processus actif, de la même manière que nous pensons à parler ou à envoyer des messages.

Qu'implique donc l'écoute active ? Vous pouvez utiliser certaines stratégies pour vous aider à devenir un bon auditeur. Tout d'abord, arrête de parler. Tu ne peux pas écouter si tu parles. Ensuite, éteignez la télévision, mettez votre téléphone dans votre poche, coupez la musique et, si nécessaire, allez dans un endroit calme, afin de pouvoir réellement vous concentrer sur ce qui se dit. Ensuite, faites preuve d'empathie pour la personne qui vous parle. En d'autres termes, ne commencez pas à réfléchir à des moyens de répondre. Même si quelqu'un a un problème (avec vous ou avec quelque chose d'autre), évitez d'essayer de le résoudre immédiatement ; demandez-vous si la personne qui vous parle veut vraiment des conseils ou des mesures, ou si elle veut simplement être vue et entendue. Enfin, avant de répondre, répétez ce que vous avez entendu afin que l'autre personne puisse confirmer que vous l'avez bien entendu. Vous seriez étonné de voir à quel point ces stratégies permettent d'éviter les malentendus et la confusion.

Figure\(\PageIndex{8.11}\) : Être un bon auditeur demande de la pratique et de la concentration. Pour vous aider, essayez d'éliminer les distractions et évitez de donner trop de conseils ou de raconter des histoires connexes. Même si vous n'écoutez qu'un bref résumé après avoir croisé quelqu'un dans le couloir, faites de votre mieux pour assimiler ce qu'il dit. (Source : Université de la vallée du Fraser/Flickr/Attribution 2.0 Generic (CC-BY 2.0))

Pensez à toutes les fois où vous êtes passé par un service au volant pour manger ou prendre un café. Le scénario est le plus souvent le même, non ? Vous commandez, disons, des frites moyennes, un hamburger sans fromage ni oignons et une grande boisson gazeuse. Vous écoutez ensuite la personne à l'intérieur du restaurant vous répondre : « Vous voulez des frites moyennes, un quart de livre sans fromage ni oignons, et un gros coca ». Si c'est la bonne commande, vous dites oui et vous passez au paiement. Cela peut être considéré comme une écoute active des deux côtés. L'activité suivante peut vous aider à réfléchir à l'écoute active.

QUESTION D'ANALYSE

Il s'agit d'une activité d'auto-analyse. Comme indiqué ci-dessus, écouter et entendre ne sont pas la même chose, et la différence peut souvent entraîner une mauvaise communication. Pensez à une époque où votre tentative de communication avec quelqu'un (face à face ou en ligne) ne s'est pas déroulée comme prévu. Le message que vous essayiez de transmettre n'a pas été reçu comme vous le vouliez, ce qui a provoqué une certaine discorde entre vous et la personne à qui vous « parliez ». Notez ce qui s'est passé. Réfléchissez ensuite un peu à ce qui aurait pu être fait différemment. Le problème était-il le vôtre ? Avez-vous envoyé un message qui n'était pas très clair ? Le destinataire de ce message n'a-t-il pas vraiment « écouté » ce que vous disiez ? Qu'est-ce qui a empêché ce qui aurait dû être une simple communication entre vous et quelqu'un d'autre ?

Comme indiqué précédemment, les émotions sont fréquemment impliquées dans la communication. Ce serait bien si tout était logique et que tout le monde venait toujours de ce lieu sans émotion. Mais ce n'est pas ainsi que cela fonctionne dans la plupart des cas. Les gens ont des opinions, des besoins, des désirs et des résultats qu'ils recherchent ; des sentiments qui peuvent être blessés ; et des attitudes différentes. La liste pourrait s'allonger encore et encore. Ce qui est important, c'est que nous devons être conscients de nos propres émotions et de celles des autres lorsque nous essayons de communiquer. Tenez compte des sentiments des autres ainsi que des vôtres. Faites preuve d'empathie. Et pendant que vous essayez de le faire, écoutez, ne vous contentez pas d'entendre !