Pour commencer, examinons les deux définitions suivantes de la communication :
Processus par lequel des informations sont échangées entre individus par le biais d'un système commun de symboles, de signes ou de comportements. 3
La communication consiste à donner, recevoir ou échanger des idées, des informations, des signaux ou des messages par le biais de médias appropriés, permettant à des individus ou à des groupes de persuader, de rechercher des informations, de donner des informations ou d'exprimer des émotions. 4
Ces définitions offrent une vue d'ensemble du concept de communication. Dans ce chapitre, cependant, vous allez approfondir le « processus » de communication et sa complexité infinie. Pour commencer, examinons les formes de communication traditionnelles et les plus récentes et voyons si vous pouvez déterminer des règles pour chacune d'entre elles.
ACTIVITÉ
Quelles sont, selon vous, les règles applicables aux différentes formes de communication ? Énumérez les règles ou directives relatives à chaque formulaire de communication répertorié dans le tableau ci-dessous. Un exemple de règle pour le téléphone peut être de vous identifier lorsque vous appelez, au cas où la personne ne reconnaîtrait pas votre numéro.
Forme de communication
Règles relatives à ce formulaire
Face-à-face
Téléphone
Lettres imprimées
Adresse électronique
Envoi de SMS
Messagerie instantanée/chat de groupe
Médias sociaux
Avez-vous pu discerner différentes règles pour les différentes formes de communication ? Vous arrive-t-il à suivre ces règles lorsque vous envoyez des SMS, envoyez un e-mail ou parlez à quelqu'un en face à face ? Ces questions doivent être prises en compte au fur et à mesure que nous avançons dans ce chapitre.
Variables de communication
La technologie a créé de nouvelles règles de communication en raison des différentes structures de communication, allant des protocoles emoji aux mots tronqués et à l'orthographe, en passant par l'étiquette et la manière dont nous formons les réseaux de communication. AAMOF, il est important de comprendre la communication. Cependant, BTAIM, vous pourriez penser qu'il s'agit d'un CWOT. FWIW, ce chapitre vous aidera à naviguer dans la myriade de moyens de communication. GIFLER ? (La signification des acronymes doit être incluse en bas de page) (AAMOF = en fait, BTAIM = quoi qu'il en soit, CWOT = perte de temps totale, FWIW = pour ce que ça vaut, SLAP = sonne comme un plan)
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Bien que l'utilisation des acronymes (symboles de communication) ci-dessus nous permette de faire plus en moins d'espace et de temps, nous devons faire attention à la manière dont nous transmettons l'information aux autres et réfléchir plus clairement à ce qui nous est communiqué. Il est certain qu'avec l'ampleur d'Internet, nous voyons des messages plus courts, une plus grande portée et une plus grande immédiateté.
Vous savez que le transfert d'informations peut se faire vocalement : voix, téléphone, face à face, à la radio ou à la télévision. Il peut nous parvenir sous forme écrite, par exemple par correspondance ou sur support imprimé ou numérique. Nous obtenons des informations visuellement sous forme de logos, d'images, de cartes, de menus et de panneaux de signalisation. Et, bien sûr, nous apprenons des choses de manière non verbale en observant le langage corporel, le ton de la voix, les gestes, etc.
La communication signifie qu'il y a au moins un expéditeur et un destinataire, et qu'entre les deux, il y a le message. Le type d'outil de communication que vous choisissez d'utiliser a également un effet sur le message transmis. Vous choisirez un crayon ? Stylo ? Téléphone ? Courrier électronique ? Un texto ? Photo ? Ou peut-être une opportunité en face à face ? Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour communiquer avec une personne ou un groupe de personnes, vous déterminez l'efficacité avec laquelle vous envoyez votre message. De plus, il y a toujours des émotions derrière un message. Vous pouvez simplement partager une photo de vous sur la plage, envoyer un appel à l'aide pour un devoir de classe, ou peut-être vous sentir triste parce qu'un ami est malade. Chacun de ces facteurs affecterait la façon dont vous pourriez communiquer.
Avez-vous déjà envoyé un message à quelqu'un trop rapidement ? Par exemple, vous avez entendu dire qu'une amie vient de rompre avec son petit ami et qu'elle a le cœur brisé. Vous pensez immédiatement que vous devriez envoyer une sorte de commentaire « j'espère que vous allez bien » et décidez d'utiliser Facebook pour le faire. Plus tard, vous découvrez qu'elle ne voulait pas que les gens le sachent du tout et vous avez en quelque sorte sauté le pistolet sur vos condoléances. Comment t'es-tu senti ? Aurais-tu pu procéder autrement ? Peut-être qu'elle a attendu qu'elle t'en parle elle-même ? Un e-mail privé ou un appel téléphonique ? C'est l'une de ces situations où vous devez prendre du recul pendant un moment et vous assurer que ce que vous allez envoyer sera reçu comme vous le souhaitez. En apprendre un peu plus sur le concept d'intelligence émotionnelle (EQ) vous aidera également à décider de la manière de communiquer dans diverses situations. Ce concept sera abordé plus en détail dans les sections sur l'écoute et les problèmes de communication.
De plus, d'autres variables importantes jouent un rôle important dans la communication. Ils vont de l'origine ethnique à la culture, en passant par l'âge et le sexe, et sont significatifs pour ce que l'on essaie de « dire » à quelqu'un d'autre. Malheureusement, le message est parfois perdu ou mal interprété parce que ni l'expéditeur ni le destinataire n'ont pris en compte ces aspects importants d'une communication réussie. Vous en apprendrez plus à ce sujet plus loin dans le chapitre.
Contexte de la communication
Il est également essentiel de comprendre le contexte de votre communication. En d'autres termes, à qui parlez-vous ? Pourquoi parlez-vous à cette personne ou à ces personnes ? Qu'espérez-vous obtenir exactement grâce à la communication que vous initiez ? Un communicateur efficace comprend le public auquel il essaie d'envoyer un message. Cela signifie que vous utilisez le bon endroit : conversation en face à face, téléphone, e-mail, texte, lettre écrite, photo ou tout autre moyen qui convient le mieux à une situation donnée. De cette façon, votre message peut atteindre votre public (professeur, patron, collègue, ami, parent, coéquipier) de manière productive, et j'espère que le message que vous souhaitez transmettre sera reçu en conséquence.
Voici un exemple de contexte : vous devez interroger votre professeur sur la note que vous avez obtenue pour un devoir parce que vous pensez que la note était trop faible pour le travail que vous avez effectué. Serait-il approprié que vous envoyiez un texto demandant pourquoi vous avez reçu la note ? Ne serait-il pas préférable de téléphoner à votre professeur en espérant qu'elle soit disponible pour discuter avec vous ? Ou pensez-vous qu'il serait plus utile et plus productif de connaître les heures de bureau du professeur et de venir discuter de vos préoccupations en personne ? Ce sont des décisions que vous devez prendre avec soin afin de tirer le meilleur parti de ce que vous essayez de communiquer.
Écoute
Un autre aspect de la communication est l'art d'écouter. N'oubliez pas que la communication se fait dans les deux sens. Il ne suffit pas d'envoyer un message. Il faut écouter attentivement la réponse, et non seulement écouter, mais comprendre que le public qui reçoit votre message peut avoir une vision très différente du sujet. Comme indiqué précédemment, cela peut être dû au sexe, à l'âge, à la culture, etc. Tous ces facteurs ont une incidence sur la qualité de la transmission et de la réception de la communication. Plus loin dans ce chapitre, nous aborderons la différence entre simplement « entendre » la réponse et réellement « écouter » la réponse. Une communication optimale se produit lorsque les deux parties écoutent activement. Enfin, cela se résume à ceci : la communication est tout acte impliquant un expéditeur et au moins un destinataire, par lequel un message est transmis et, espérons-le, reçu correctement.
« Nous nous sentons tous mieux lorsque nous nous sentons écoutés. Et nous nous sentons encore mieux quand nous nous sentons compris. Pour être compris, nous devons être écoutés. Il est souvent plus important pour nous de nous sentir écoutés que d'obtenir ce que nous avons dit vouloir. D'un autre côté, se sentir ignoré et incompris est littéralement douloureux, que nous ayons six ou soixante ans. » 5 — Steve Hein
De nombreuses variables empêchent la réception correcte des messages. L'une d'entre elles est l'émotion, à la fois la vôtre et celle de la personne avec qui vous essayez de communiquer. Parfois, vous devez utiliser des informations émotionnelles pour vous aider à prendre une décision sur la façon dont vous communiquez. Cela signifie que vous devez être capable de comprendre vos propres sentiments et ceux des autres. L'intelligence émotionnelle comporte cinq composantes (conscience de soi, autorégulation, motivation, empathie et compétences sociales). Comprendre comment ces composants fonctionnent pour vous aider à entrer en contact avec votre côté émotionnel et celui des autres est un élément important de l'écoute.
En fin de compte, la communication concerne l'information. Le message que vous envoyez peut être aussi simple qu'un mot (ou même une lettre), ou aussi complexe qu'une demande de stage. La façon dont vous agissez sur ces informations, la façon dont vous vous attendez à ce que les autres agissent en fonction de celles-ci et la façon dont elles deviennent des connaissances font partie de la complexité de la communication.
Notes
2 Sommerville, Joseph. Les cinq clés de la réussite interpersonnelle. 2004.
