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7.3:使用特殊日记账分析和记录交易

在计算机问世之前,会计信息系统是以纸质为基础的,因此特殊期刊被广泛使用。 当会计师使用纸质系统时,他们不得不在多个地方写相同的 数字,因此可能会犯错误。 现在, 大多数企业都使用数字技术,过账到 期刊的步骤由会计软件执行。 交易 本身最终出现在交易文件中,而不是纸质 期刊中,但各公司仍然在屏幕上打印或提供与期刊非常相似的 内容。 几年前,所有 会计记录都是人工保存的。 如果一家公司有许多 交易,那就意味着要在 普通日记账中记录许多日记账分录。 人们很快意识到,某些类型的 交易比任何其他类型的 交易更频繁地发生,因此为了节省时间,他们为 每种经常发生的交易类型(例如信贷销售、信贷 购买、现金收款和现金支付)设计了专门的日志。 我们会将 这四种类型的交易 分别记入他们自己的日记账中,而不是在普通期刊中。 因此,除了 普通日记账外,我们还有销售日记账、现金 收款日记账、采购日记账和现金支出 日记账。

使用永续 库存法和定期库存方法的特殊日记账之间的主要区别在于,如您在本章 前面的示例中所见,永续方法中的 销售日记账将有一列用于记录销货成本的借项 和贷记至库存。 在采购 日志中,使用永久方法将要求我们从库存 而不是采购中扣除。 另一个区别是,永续 法将在库存账户中包括运费,而 周期法将有一个特殊的运费账户,在计算销售成本时 将添加该账户。 有关永久账户与定期账户和相关账户(例如 运费)的 复习,请参阅 销售交易

仔细想想

哪本日记?

如果你从琼斯先生那里收到一张500美元的支票,用于支付你上周 完成的工作,你会用哪张日记来记录他们欠你的款项 的收据? 会记录什么?

《销售日记》

销售日记账用于记录账户销售额(即信用 销售或信用销售)。 信用销售始终需要 从应收账款中扣款,向销售部门贷记。 由于每笔 信贷销售交易的记录方式相同,因此将所有这些 交易记录在一个地方可以简化会计 流程。 图 7.15 显示了销售日记账的示例。 请注意, 尽管我们需要在每个月底将借方记入应收账款和销售 贷方,但 应收账款和销售贷记都只有一列。 还有 一列用于记入销售成本的借方和 商品库存的贷方,但同样,我们需要在这两列中过 账。 此外,对于使用永续库存 法的公司,还有另一列表示销售成本的 借方和商品库存的贷方,因为在永续库存 法下,要记录账户销售的两个条目 。

销售杂志,第 26 页。 九列,从左至右标示:日期、账户、地址、账号、条款、销售发票编号、参考资料、应收借记账款和信用销售、销售货物的借记成本和信贷商品库存。 第一行:2019 年 1 月 3 日;贝克公司;邮政信箱 12;1231;n/30;45321;850;625。 第二线:2019 年 1 月 3 日;Alpha Company;2 号公路;2134;2/10,n/30;45322;625;480。 第三线:2019 年 1 月 5 日;Tau, Inc.;大街 29 号;1257;n/30;45323;700;510。 第四行:2019 年 1 月 6 日;贝克公司;邮政信箱 12;1231;n/30;45324;600;420。
图 7.15

销售日记账中的信息取自销售发票的 副本,该发票是代表销售的原始 文件。 输入销售发票编号,以便簿记员可以 查找销售发票并帮助客户。 使用特殊期刊的一个好处是,一个人可以处理这本期 刊,而其他人则可以在另一本特殊 期刊上工作。

在月底,簿记员或计算机程序 将合计 A/R Dr 和 Sales Cr 列,并将金额过帐到 总账中的应收账款控制账户和 总账中的销售账户。 总账中的应收账款 控制账户是客户欠公司的所有 金额的总和。 同样在月底, 销售成本栏中的借方总额和商品库存栏中的 贷记总额将记入 各自的总分类账账户。

该公司本可以在普通期刊 而不是特别期刊上写这些条目,但如果有的话,这 很可能会导致销售交易 相互分离并分散在整个期刊中,从而更难找到 和跟踪它们。 使用销售日记账时,如果 公司是向客户征收销售税的公司,则 该日记账分录将是应收账款的借方和应付销售税和销售税的 贷方,这将需要在销售日记账中 增加一列来记录销售税。 例如,一笔100美元的销售加上10美元的额外销售税 将被记录为110美元的应收账款借方,100美元的 销售抵免额和10美元的应付销售税抵免。

在任何特殊期刊中使用参考代码 非常重要。 请记住,销售记录在销售 日记账中后,会将其过帐到应收账款子分类账中, 使用参考代码有助于关联日记账和分类账之间的 交易。 回想一下,应收账款 子分类账是每个客户账户的记录。 它看起来 像 Baker Co. 的 图 7.16

应收账款子分类账。 贝克公司账户,编号为 1231。 六列,从左至右标记:日期、项目、参考信息、借方、贷方、余额。 第一行:2019;期初余额;空白;空白;空白;0。 第二行:1 月 3 日;45321;SJ 26;850;空白;850。 第三行:1 月 6 日;45324;SJ 26;600;空白;1,450。
图 7.16 应收账款子分类账。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC B Y-NC-SA 4.0 许可)

使用参考信息,如果有人 对此条目有疑问,他或她将前往销售日记第 26 页的 交易 #45321 和 #45324。 这有助于创建 审计记录,或者找到一种返回并找到 支持交易的原始文件的方法。

轮到你了

你用哪本日记?

将右列中的每笔交易与左列中的 相应日记账进行匹配。

A. 采购日志 i. 账户销售
B. 现金收入 日记账 二。 调整条目
C. 现金支付 日记账 三。 从 收费客户那里收取现金
D. 销售杂志 iv。 通过 信用卡购买库存
E. 普通日记 v. 支付电 费

解决方案

A.iv; B.iii; C. v; D.i; E.ii.

综合示例

让我们回到销售日志,如 图 7.17 所示,其中包括有关 Baker Co. 以及与该公司有业务往来的其他公司的信息。

销售杂志,第 26 页。 九列,从左至右标示:日期、账户、地址、账号、条款、销售发票编号、参考资料、应收借记账款和信用销售、销售货物的借记成本和信贷商品库存。 第一行:2019 年 1 月 3 日;贝克公司;邮政信箱 12;1231;n/30;45321;850;625。 第二线:2019 年 1 月 3 日;Alpha Company;2 号公路;2134;2/10,n/30;45322;625;480。 第三线:2019 年 1 月 5 日;Tau, Inc.;大街 29 号;1257;n/30;45323;700;510。 第四行:2019 年 1 月 6 日;贝克公司;邮政信箱 12;1231;n/30;45324;600;420。 第五行:空白;总计;空白;空白;空白;空白;2,775。
图 7.17部分销售日志。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

月底,信贷销售总额为2,775美元。 交易将按时间顺序在 销售日记账中公布。 如你所见,第一笔交易被过帐到 贝克公司,第二笔交易过帐给Alpha Co.,然后是Tau Inc.,然后是 另一笔到贝克公司。 每笔交易在 销售日记账中过帐之日,相应的信息将在每个客户的 子分类账中过帐。 例如, 1月3日,与45321和45322发票相关的金额分别在相应的 子分类账中过帐 到贝克和阿尔法的账户。 月底,总额为2 775美元的款项 将记入 总分类账中的应收账款控制账户。 贝克公司在子公司账本中的账户将 显示他们欠1450美元;Alpha Co. 欠625美元;Tau Inc. 欠 700美元(图 7.18)。

应收账款子分类账。 六列,从左至右标记:日期、项目、参考信息、借方、贷方、余额。 贝克公司;账号 1231;第一行:2019;期初余额;空白;空白;空白;0。 第二行:1 月 3 日;45321;SJ 26;850;空白;850。 第三行:1 月 6 日;45324;SJ 26;600;空白;1,450。 Alpha Company;账号 2134;第一行:2019 年;期初余额;空白;空白;0。 第二行:45322;SJ 26;625;空白;625。 Tau, Inc.;账号 1257;第一行:2019;期初余额;空白;空白;空白;0。 第二行:1 月 3 日;45323;SJ 26;700;空白;700。
图 7.18 应收账款辅助分类账。 应收账款子分类账中的个人账户。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC B Y-NC-SA 4.0 许可)

月底,我们会将销售 日记账中的总计过帐到总账中(图 7.19)。

应收账款总账(控制总计)。 七列,从左至右标记:日期、项目、参考信息、借方、贷方、余额借方、余额贷方。 第一行:2019;期初余额;空白;空白;空白;0;空白。 第二行:1 月 31 日;SJ 26;2,775;空白;2,775;空白。
图 7.19 应收账款总账。 月末过帐到总帐中的应收账款控制总额 帐户。 (出处:莱斯 大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

这三个个人账户共欠公司 2,775美元,这是应收账款 控制账户中显示的金额。 它之所以被称为控制 总额,是因为它有助于保持准确的记录,并且应收账款中的 总额必须等于总账中应收账 款中的余额。 如果所有 个人应收账款的金额加起来不等于应收账款总分类账/控制账户 中的总额,则 表明我们犯了一个错误。 图 7.20 显示了账户和金额的过帐方式。

箭头从销售日记账第 26 页指向个人客户的销售额,指向这些客户的应收账款子分类账账户。 对于贝克公司850年1月3日和600年1月6日的销售额,箭头指向贝克公司账户中的850和600个条目。 在 625 年 1 月 3 日的 Alpha Company 出售中,有一支箭头指向 Alpha Company 账户中的 625 条目。 在 1 月 5 日以 700 美元的价格出售的 Tau, Inc. 中,一个箭头指向 Tau, Inc. 账户中的 700 条目。 箭头从销售日记账总额指向总账科目。 对于应收借方和贷方销售列中的销售日记账总额为2,775个,箭头指向应收账款中的2,775个借方和销售账户中的2,775个贷方。 对于 “销售商品借方成本” 和 “贷记商品库存” 列中的销售日记账总额为 2,035,箭头指向 “销货成本” 中的 2,035 个借方和 “商品库存” 账户中的 2,035 个贷方。
图 7.20 销售日志。 销售日记账交易 分别过帐到应收账款子 分类账中,总计过帐到总分类账。 (出处: 莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

现金收款日记账

当客户支付欠款时(通常使用 支票),簿记员会使用另一种快捷方式来记录其收据。 他们使用第二份特殊日记账,即现金收据日记账。 现金收款日记账用于记录所有现金收款 (通过借记现金记录)。 在前面的示例中,如果贝克 公司支付了所欠的1,450美元,则将从现金中扣除1,450美元 ,贷记到应收账款。 将在参考栏中 注明,表明付款已过帐到 贝克公司的应收账款子分类账中。 贝克 公司付款后,现金收据日记账将如 图 7.21 所示。

现金收据日记账,第87页。 十二列,从左至右标记:日期、发票编号、描述、现金借方、销售折扣借方、参考资料、应收账款贷方、销售贷方。 最后四列标题为 “其他账户:账号”、“勾号”、“借方”、“贷方”。 第一行:2019 年 2 月 3 日;空白;支票编号 123;1,450;空白;空白;1,450;空白;2134;空白;空白;空白。
图 7.21 来自现金收款日记账的页面。 当您将交易过帐到子分类账中的客户账户时,请选 中 该复选框。 (账户号码可以是客户的账户,或者,如果 交易涉及客户账户以外的其他内容, 则可以是该账户的号码。) (出处:莱斯 大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

还有贝克公司的应收账款子账本 还将显示付款已过账(图 7.22)。

应收账款子分类账。 贝克公司账户,编号为 1231。 六列,从左至右标记:日期、项目、参考信息、借方、贷方、余额。 第一行:空白;期初余额;空白;空白;空白;0。 第二行:1 月 3 日;45321;SJ 26;850;空白;850。 第三行:1 月 6 日;45324;SJ 26;600;空白;1,450。 第四行:2 月 3 日;支票号码 123;CR 87;空白;1,450;0。
图 7.22 应收账款子分类账。 这是贝克公司在应收账款子 分类账中的账户。 请注意,我们一直都知道贝克欠我们多少钱,以及自贝克付款以来已经有多 长时间了。 SJ 代表销售日记账, CR 代表现金收入日记账。 (出处:莱斯 大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

在现金收 款日记账中,当客户在账户上付款时,贷记可以记入应收账款; 如果是现金销售,则贷记到销售账户;如果出于其他原因收到 现金,则贷记到其他账户。 例如,如果我们多付了电费, 我们可以在邮件中收到一张退款支票。 我们会使用现金 收款日记账,因为我们正在收到现金,但贷记 将记入我们的公用事业费用账户。 如果你看一下 图 7.23 中的示例,你会发现没有公用事业 费用栏,那么如何记录呢? 我们会使用一些通用的 列标题,例如 “其他” 来表示子分类账 中的现金交易,尽管具体账户 实际上会通过特殊日记账中的账号来标识。 我们会查找公用事业费用的账号,然后将支票金额存入 账户。 如果我们在6月10日收到电力公司100美元的退款,我们会 找到公用事业费账号(比如说是615)并 记录下来。

现金收据日记账,第87页。 十二列,从左至右标记:日期、发票编号、描述、现金借方、销售折扣借方、参考资料、应收账款贷方、销售贷方。 最后四列标题为 “其他账户:账号”、“勾号”、“借方”、“贷方”。 第一行:6 月 10 日;空白;退款;100;空白;空白;空白;空白;空白;615;空白;空白;100。
图 7.23 现金收入日记账。 “Ref” 列 代表参考,可以是任何有助于我们记住的东西。 例如,在问题中,Ref 可能是公司寄给我们的 支票的编号。 或者可能是我们在那家公司 使用的账号。 它是审计线索的一部分。 其他意思是 “各种”,因此我们会使用账 号支付公用事业费用并将其记入贷方。 当它被过帐到 总账时,我们将 “勾选” 615 旁边的复选框,提醒 自己它已经过帐。 (出处:莱斯 大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

在月底,我们将现金 收入日记账中的 “现金” 列合计,然后从总账 中的现金账户中扣除总额。 在本例中,现金 收入日记账中有两个条目,即从贝克收到的现金和多付公用事业费的退 款支票,已收到并 记录在现金收据日记账中的总现金为1,550美元,如 图7.24 所示。

总账:现金。 七列,从左到右标记:日期;项目;参考;借方;贷方;余额借方;余额贷方。 第一行:2019;期初余额;空白;空白;空白;20,000;空白。 第二行:1 月 31 日;1 月;CRJ;1,550;空白;21,550;空白。
图 7.24 总账:现金。 一月份的现金收款日记账期 末余额过帐到 总帐中的现金帐户。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有, 根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

在 “其他账户” 列中使用的任何账户都必须在总账中 单独输入相应的账户。 图 7.25 显示了退款将如何过账到总账中的 公用事业费用账户。

总账:公用事业费用。 八列,从左至右标记:日期;项目;参考;账号;借方;贷方;余额借方;余额贷方。 第一行:2019;期初余额;空白;空白;空白;空白;6,000;空白。 第二行:1 月 31 日;退款;空白;615;空白;100;5,900;空白。
图 7.25 总账:公用事业费用。 在现金收款日记账中过 帐到其他账户的任何内容都 将过帐到总账中的相应帐户。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

现金支出日记

许多交易涉及现金。 我们将收到的所有现金记入 现金收款日记账,并将所有现金支付记入 现金支出日记账,有时也称为现金 支付日记账。 良好的内部控制规定了最佳规则 ,即企业收到的所有现金都应存入,为企业所欠款项支付的所有 现金都应以支 票支付。 支付的款项记录在现金支出 日记账中,该日记账通常按支票号 码的数字顺序保存,包括支票簿登记簿中记录的所有支票。 如果我们使用支票 #4011 支付了本月 135 美元的电话账单 ,我们将按照现金支付日志中的 图 7.26 所示将其输入。

现金支出日记,第18页。 十列,从左至右标记:日期、支票编号;收款人;现金借方;应付账款借方;购买借记。 最后四列标题为 “其他账户:账号”、“勾号”、“借方”、“贷方”。 第一行:1 月 31 日;401;电话公司;135;135;空白;空白;空白;空白;空白。
图 7.26 使用现金支出日记账。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC B Y-NC-SA 4.0 许可)

该月所有现金支付的总额 将记录在总分类账现金账户(图 7.27)中,如下所示。 请注意,现金 收款日记账和现金支出日记账的信息都记录 在总分类账现金账户中。

总账:现金。 七列,从左至右标记:日期、项目、参考信息、借方、贷方、余额借方、余额贷方。 第一行:2019;期初余额;空白;空白;空白;20,000;空白。 第二行:1 月 31 日;1 月;CRJ;1,550;空白;21,550;空白。 第三行:1 月 31 日;1 月;CPJ;空白;135;21,415;空白。
图 7.27 总分类账:现金。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

《购买日记》

许多公司只在采购日志中记账存货 的购买情况。 一些公司还使用它来记录账户中其他物资的 购买情况。 但是,在本章中,我们 仅 使用购买日记账进行账户库存采购。 如果您 使用永久库存方法,则始终会从商品库存中扣款,记入 应付账款; 如果使用定期库存方法,则记入采购的借方和应付账款的贷项。 它与销售 日记账类似,因为它有一个相应的子分类账,即应付 账款子分类账。 由于采购日志 仅用于购买账户库存,这意味着公司 欠款。 为了跟踪公司的欠款人以及 何时到期,这些分录每天都会过帐到 应付账款子分类账中。 总账中的应付账款 变成控制账户,就像应收账款一样。 如果我们从 Jones Mfg 订购库存。 (账号为 789)使用 采购订单 #123 收到了 250 美元的账单,这将 记录在采购日志中,如 图 7.28 所示。

购买日志。 六列,从左至右标记:日期、采购订单编号、贷记账户、账号、勾号、库存借记和应付账款贷项。 第一行:XX;123;琼斯制造;789;Check;250。
图 7.28 采购日记账。 在购买日记账中记录 商品的购买情况。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可)

过账参考将表明我们已经在应付账款子分类账中输入 了金额(图 7.29)。

应付账款子分类账。 琼斯制造业账户,编号789。 六列,从左到右标记:日期;项目;参考;借方;贷方;余额。 第一行:1 月 12 日;库存;空白;空白;250;250。
图 7.29 应付账款子分类账。 (出处:莱斯大学 OpenStax 版权所有,根据 CC B Y-NC-SA 4.0 许可)

所有应付账款辅助分类账的总额将在 月底过账到总分类账 应付账款控制账户。 所有子分类账的总和必须 等于总分类账中报告的金额。

普通期刊

如果我们有所有的特殊期刊,为什么要使用普通期刊? 原因是有些交易不适合任何特殊 日记。 除了 先前提供的四种特殊日记账(销售、现金收入、现金支出和 采购)外,一些公司还使用特殊日记账来记录销售 退货和补贴,如果有许多销售回报,则使用另一种特殊日记账来记录采购 退货和补贴购买 退货交易。 但是,大多数公司将这些交易 以及与四种特别期刊中所载的具体交易类型描述不 符的其他交易记录 在普通日记账中。 普通日记账也是调整分录(例如确认折旧、预付 租金和我们消耗的物资)和结账分录所必需 的。

轮到你了

使用销售和现金收入日记账

您拥有并经营一家向其他 企业销售商品的企业。 您允许老客户通过账户向您 购买商品,这意味着您可以让他们按2/10、n/30 的条款收取购买和报价。 在销售 日记账和现金收款日记账中记录以下交易:

1 月 3 日 向 VJ Armitraj, Ltd. 贷记销售额 7,200 美元,发票编号 317745
1 月 9 日 向 M. Baghdatis Inc. 贷记销售额,金额为 5,200 美元,发票编号 317746
1 月 16 日 从 VJ Armitraj, Ltd. 获得 7,200 美元(折扣期内未收到)
1 月 17 日 A. Ash e Inc. 贷记销售额,金额为 3,780 美元,发票 #317747
1 月 18 日 在折扣期内领取 M. Baghdatis Inc. 的全额 欠款

解决方案

销售杂志,第27页。 六列,从左至右标记:日期、发票编号、借记账户、账号、应收账款借记账单、销售账单。 第一行:2019 年 1 月 3 日;317745;VJ Armitraj,Ltd;AR 354;7;200。 第二行:2019 年 1 月 9 日;317746;M. Baghdatis Inc.;AR 471;5;200。 第三行:2019 年 1 月 17 日;317747;A. Ashe Inc.;AR 371;3;780。 第四行:空白;空白;空白;空白;16;180。现金收款日记账,其他账户。 九列,从左至右标记:日期、发票编号、描述、现金借记、销售折扣借记账单、参考资料、应收账款、销售记录、账号。 第一行:2019 年 1 月 8 日;317740;VJ Armitraj;7,200;空白;空白;7,200;空白;AR354。 第二行:2019 年 1 月 9 日;317746;M. Baghdatis;5,096;104;空白;5,200;空白;AR471。 第三行:空白、空白、借记总额 = 12,400;12,296;104;空白;12,400;空白;空白。 第四行:空白;空白;总积分 = 12,400;空白;空白;空白;空白;空白;空白。应收账款子分类账。 六列,从左至右标记:日期、项目、参考信息、借方、贷方、余额。 VJ Armitraj Ltd;账号为 354。 第一行:1 月 3 日;销售日志;27;7,200;空白;7,200。 第二行:1月16日;现金收据;24;空白;7,200;空白。 A. Ashe Inc;账号 371。 第一行:1 月 17 日;销售日志;27;3,780;空白;3,780。 M. Baghdatis Inc;账号 471。 第一行:1 月 9 日;销售日志;27;5,200;空白;5,200。 第二行:1 月 18 日;现金收据;24;空白;5,200;空白。

确保所有个人应收账款的总额 等于应收账款总额,或者:

0 + 3,780 美元 + 0 = 3,780 美元。

应收账款 T 型账户。 借记分录:16,180。 信用分录:7,200 和 5,200。 借方余额:3,780。